实用英语文体写作常用英文书信写作课件.pptx

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1、第二章第二章 常用英文书信写作常用英文书信写作书信作为最常用的信息交流方式，为社会各界人们广泛使用。常用的英文书信有私人书信（Personal letters），社交书信（Social correspondence）和公务信函（Business correspondence）。私人书信主要是写给家人、亲戚、朋友、恋人的信件，社交书信与人们的日常生活密切相关，是人们相互交往并参与社会活动而使用的联系手段，例如邀请信函（invitations），祝贺信（letters of congratulations），感谢信（thank-you letters），慰问信（letters of sympath

2、y），道歉信（letters of apology），吊唁信（letters of condolence），情书（love letters），介绍信（letters of introduction）等。公务信函主要包括外交公函、国际商务公函，也包括出国留学、国际学术会议交流、求学和求职等方面所涉及的文书等。本章重点讲私人信件和社交书信。第1页/共46页第一节第一节 英文信封的写法英文信封的写法1第二节第二节 英文书信的结构英文书信的结构2第三节第三节 英文书信的书写格式英文书信的书写格式3第四节第四节 日常英文书信写作范日常英文书信写作范例例4第二章第二章 常用英文书信写作常用英文书信写作第五

3、节第五节 英文邮件（英文邮件（E-mailE-mail）写作）写作5第2页/共46页第一节第一节 英文信封的写法英文信封的写法由于文化背景和习俗的不同，英文信封和 中文信封有较大差别。中文信封的左上角 通常是收信人的邮政编码，中间是收信人 的地址和姓名，右下角是发信人的地址和 邮编。如右图所示：而英文信封左上角写发信人的姓名和地址 ，中间写收信人的姓名和地址，右上角是贴 邮票的位置，左下角注明邮寄方式。如右 图所示：210046 邮票 江苏省南京市栖霞区文苑路1号 南京师范大学外国语学院 艾米 收 山东省济南市 山东大学250000 210046 邮票 江苏省南京市栖霞区文苑路1号 南京师范大

4、学外国语学院 艾米 收 山东省济南市 山东大学250000 寄信人姓名 邮票地址 收信人姓名 地址 第3页/共46页第一节第一节 英文信封的写法英文信封的写法英文信封的书写格式分为缩写式（缩写式（Indented FormIndented Form）和齐头式（齐头式（Block FormBlock Form）两种。具体采用哪种格式以信内地址格式为准，也就是说要与信纸上的收信人姓名、地址的格式保持一致。第4页/共46页第一节第一节 英文信封的写法英文信封的写法齐头式就是每一行的左边都要对整齐，例如：Ai Mi stamp Dept.of English Nanjing Normal Univ.0

5、1 Wenyuan Road Nanjing,Jiangsu 210046 P.R.China Aileen Green 1829 Calle Madrid Rolland Heights,CA 91748 U.S.A第5页/共46页第一节第一节 英文信封的写法英文信封的写法缩进式也就是每行逐次向右缩进一两个字母。例如：Ai Mi stamp Dept.of English Nanjing Normal Univ.01 Wenyuan Road Nanjing,Jiangsu 210046 P.R.China Aileen Green 1829 Calle Madrid Rolland Hei

6、ghts,CA 91748 U.S.A第6页/共46页第一节第一节 英文信封的写法英文信封的写法写信封时应注意以下几点：（1）按由小到大的顺序，详细而清楚地写上姓名、门牌号码、街道名、城镇名、州名或省名、邮政编码等。城镇名不可用缩写，但州名、郡名可以缩写。（2）对于社交性质的信件，也可以将收信人的姓名、地址写在信封的正面，发信人的姓名、地址写在信封的反面。（3）收信人的名字尽量用完整形式。比如，要写Mrs.Mary Clinton Dawson,而不是写Mrs.Dawson或Mrs.M.C.Dawson.（4）信封上一般不用标点符号，除非为了避免误解。比如在门牌号码和街道号码之间建议用破折号隔

7、开，如341-83rd street。第7页/共46页第二节第二节 英文书信的结构英文书信的结构正式英文书信一般由六个部分组成：信头（heading），信内收信人地址 （inside address of the receiver），收信人的称呼（salutation），正文 （body），发信人的结尾套语（the complementary close），落款签名 （close signature），另外，有时需 说明随信有附件（Enclosure,英文常 缩成Encl.或Enc.），还有可能结束结 尾处增写某些信息，即附言 （Postscript，英文常缩成P.S.）。HeadingIns

8、ide address of the receiver Close signatureSalutationBodyComplentar closePostscriptEnclosure第8页/共46页第二节第二节 英文书信的结构英文书信的结构1.信头（HEADING）信头是写信人的地址和写信的日期，在与非常亲密的人通信时，或者在写便条时，信头地址可以省略，但日期绝对不能省。以下是一个信头的两种书写格式：阶梯式（indented style）和直陈式（block style）。阶梯式：直陈式：68 Hero Rd.,68 Hero Rd.,Jinan,Shandong 250000,Jinan,

9、Shandong 250000,P.R.China.P.R.China.December 10th,2011 December 10th,2011第9页/共46页第二节第二节 英文书信的结构英文书信的结构写信头时应该注意以下两点：1，地址的顺序要按从小到大的顺序排列：门牌号码、街道名、城镇名、省名、国名。2，英美人的书信格式略有不同：英国人可能在发信人的姓名、地址后加逗号，最后一行以句号结束；而美国人一般在行尾不用标点符号，如下：英式写法 美式写法 (Miss Aileen Green,)(Miss Aileen Green)1819 Calle Madrid,1819 Calle Madri

10、d Rolland Heights,CA91748,Rolland Heights,CA91748 U.S.A.U.S.A.第10页/共46页第二节第二节 英文书信的结构英文书信的结构2信内日期（DATE）日期不能省略，直接跟在地址下面。年代一般要写完整，如September 1,2006,但与朋友写信时，年代可以省略。月底可以缩写，如Jan.，Feb.，Aug.，Sept.，Oct.，Dec.，。日期可以放在月份的前面（英式），如10 September,也可以放在月份的后面（美式），如September 10。以纯数字形式出现的日期，如12/16/2011显得很仓促，可以出现在给朋友的便条

11、里，但在正式的信件中不应出现。如果使用星期名，建议要用完整形式，如Monday,10 October。第11页/共46页第二节第二节 英文书信的结构英文书信的结构3 收信人地址（INSIDE ADDRESS OF THE RECEIVER）在公事信函中还要写清收信人的姓名、详细地址；在私人信函中，这一部分常常省略。收信人的姓名和地址写在（对收信人的）称呼语上面，其格式和发信人的姓名、地址一样；是否在姓名和地址后用标点符号由发信人自定。第12页/共46页第二节第二节 英文书信的结构英文书信的结构4.称呼（SALUTATION）对收信人的称呼语应与左边线对齐，与收信人姓名、地址相隔两行。私人书函中

12、，称呼语后用逗号，而在公事信函中，称呼语后用冒号。在致亲友的私人书信中可以直呼收信人的名字，但在公示信函里一定要写收信人的姓，如：Dear Mr./Dr.Stein:Dear Ms./Miss Santos:Dear Ms./Mrs Singh:Dear Professor Smith:Dear Professor Smith:如果收信的女性婚姻状况不详，可用Ms.称呼。Ms.既适用于已婚妇女，也适用于未婚妇女。（Mrs.的复数是Mmes.,Mr.的复数是Messrs.）第13页/共46页第二节第二节 英文书信的结构英文书信的结构如果不知道收信人的性别，在Dear后用全名：Dear Sana

13、Damasi:Dear T.K.Repin：如果信是写给某一机构的，或收信人的姓名不详，可以这样称呼：Dear Sir:(或Dear Madam:如果不知收信人的性别，可用Dear Sir or Madam:)To whom it may concern:(仅用于推荐信、证明书、鉴定书一类的信函)Dear colleague:(用来称呼和发信人同一职业的人，通常用于供许多人传阅的书信)第14页/共46页第二节第二节 英文书信的结构英文书信的结构5.正文（BODY）信的正文是书信的主题，从称呼的下一行紧接着称呼语结束的地方开始；如果称呼较长，可以左边界开始缩进三至五个字母。正文通常分为引子、目的

14、和结束语三个部分。(1)引子 引子部分讲明写信的原因。(2)目的 这是信件最重要的一部分，包括一至多个段落，内容包括邀请及其答复、求助及其答复、感谢、祝贺、慰问、道歉等多个方面。(3)结束语 这一段通常用来表达礼貌的祝福，并给对方留下美好的印象。第15页/共46页第二节第二节 英文书信的结构英文书信的结构6.结尾套语（THE COMPLEMENTARY CLOSE）结尾套语写在正下文一行或隔一行，大约从中间部位开始。结尾套语第一字母大写，以逗号结尾。套语的措辞要根据写信人与收信人的关系来确定，但最常用的是Yours sincerely或Sincerely yours,也可以说Yours ver

15、y sincerely,Yours affectionately,或Love.下面是一些常见套语，亲密程度随箭头的方向递增：(1)给长辈或上级：Yours(very)respectfully/obediently/gratefully/appreciatively,(2)熟人之间：Yours(very)sincerely/devotedly/truly,第16页/共46页第二节第二节 英文书信的结构英文书信的结构(3)普通朋友之间：Yours(very)sincerely/devotedly,Yours(very)intimately/cordially,Yours(as)ever,(With

16、)Best regards,(With)Best wishes,Good luck,(4)亲朋好友和家人之间：Yours affectionately，Love/Lots of love/With loads of love,Lovingly(yours),Your loving son/sister/daughter,Fondly yours,第17页/共46页第二节第二节 英文书信的结构英文书信的结构7.落款签名（CLOSURE SIGNATURE）签名出现在结尾套语下面一行稍微偏右的地方，签名结束时差不多与右边界对齐。签名后没有任何标点符号。例如：Yours respectfully，A

17、illen签名一定要用钢笔，不能用铅笔；自己要清楚，容易辨认；签名不带Mr.，Mrs.，Student等头衔。根据你与收信人之间的关系，签名时可以用全名（full name）、单名（first name）、和外号（nickname）。例如，在以Dear Mary开始的信件里，一般签名用单名。第18页/共46页第二节第二节 英文书信的结构英文书信的结构8.附件（ENCLOSURE）书信中的附言是指随信所附的单位介绍、个人简历、产品说明书、商品目录、宣传册等材料。附言应标注在签名下方左下角。一般顶格写起，与签名部分至少空一行。通常采用Enc.(即英语Enclosure的缩写)，附言有两件以及两件以

18、上需注明数目。例如：Encl:Personal Data/Enc:Invoices(3)。第19页/共46页9.附言（POSTCRIPT）附言一般出现在给亲朋好友的闲聊家常的信件里，补充正文里遗漏的内容，或突出一些重要的信息，如：We look forward to seeing you all again.With love,Aileen P.S.Sophias passed her driving test!We can hardly believe it.Aileen第20页/共46页第三节 英文书信的书写格式正文书信的格式大致有四种：缩行式（Indented Style）、全齐头式（F

19、ull Blocked Style）、改良齐头式（Modified Block Style）和混合式（Semi-block Style and Indented Paragraphs）。（1）缩行式（Indented Style）缩行式的信头、信内地址在换行时，下一行要比上一行向右缩进2-3个字母，信的正文每段开始一般都缩进4-6个字母，正式信段与段之间通常要空一行。结尾套语可居中，也可置于中间偏右。值得一提的是，缩行式现在不太常用。第21页/共46页第三节 英文书信的书写格式（2）全齐头式（Full Blocked Style）全齐头式分段时，包括信内地址人的姓名、地址、写信日期、以及正文均

20、从左边定格开始，每行对齐平行，成一垂直线。在正式的信函中段与段之间一般要空一行。（3）改良齐头式（Modified Block Style）改良齐头式的特点：段落不缩进；日期、结尾套语、签名部分等置于中间偏右；其它部分每行开头都从左边定格对齐。第22页/共46页第四节 日常书信写作范例最常见的日常书信有家信（letters to ones family）、邀请信函（invitations）、祝贺信(letters of congratulation)、感谢信(thank-you letters)、慰问信(letters of sympathy)、道歉信（letters of apology）、

21、吊唁信(letters of condolence)、情书(love letters)和介绍信(letters of introduction)。第23页/共46页第四节 日常书信写作范例1.家信(letters to ones family)家信主要是写给自己家人的信件，这类书信不仅是信息的沟通，同时也是感情的交流，语言比较随意个性，表现幽默亲切，较少拘泥于一些僵硬的格式。29/12/2011 Dear Mother and Father,I am very excited at the thought that in another week I shall be with you aga

22、in on holiday.I have enjoyed my stay in California very much indeed.Mrs.Brown and my fellow students Julie,Betty,Bob and Peter are all very nice to me,but,as they say in California,“Theres no place like home,”and I think you feel this above all at Christmas time.Im leaving here at 12:00 in the noon

23、on the Wednesday,the 23rd,and I will be home on Tuesday morning,somewhere about 6:00.Can you meet me at the station,as I shall have a lot of luggage?第24页/共46页第四节 日常书信写作范例 Ive got some Christmas presents for you all:a football and a box with pens and pencil for Peter and Hans;some gloves for Ruth.I a

24、m not going to tell you what your present is,so it will be a surprise.I hope you will like it.Im bringing home,also,an English Christmas Pudding.They make these puddings specially for Christmas,but I dont know if you will like it.It looks and feels very heavy,but as Hob says,“I dont mind trying anyt

25、hing once.”Then there are some mince pies.I think they will be very nice,they are home made.Mrs.Mudge made them,and I helped her.How are you all at home?I hope you are all keeping well.See that Father always puts on his big coat when goes out,so that he doesnt catch a cold.We dont want him ill for C

26、hristmas.I cant say how much I want to see you all again.Will Peter and Hans meet me at the station,or will Father,or best of all,will the whole family be there?Wednesday cant come too soon!Love and all good wishes Aileen 第25页/共46页第四节 日常书信写作范例2.邀请信函（Invitations）在日常生活中，我们经常给我们的同学、老师、朋友或者同事写信邀请他们参加一些社

27、会活动。再邀请发出后，我们会等待他们的回复，以确定他们能否如期参加。比如我们会邀请他们赴宴、担任比赛评委、参加舞会、参加婚礼或者参加聚会等等。这种邀请在语言和格式上非常简单，使用也非常广泛。收信人在收信后必须立即复信，在表示感谢的同时，给出明确的“接受”还是“不接受”的答复。如不得不谢绝邀请，要说明理由，并表示诚挚的歉意。（1）邀请参加婚宴 July 6,2011Dear Amy,As you may have already heard,Jeremy and I are going to be married at home on Sunday,July 16th,at eleven in

28、the morning.We hope you will be able to join us and to stay for the small reception afterward.第26页/共46页第四节 日常书信写作范例So well see you,wont we,AmySunday at eleven at Jeremys home!Affectionately yours,Marry （2）接受婚宴邀请 July 8th,2011Dear Marry,I am delighted with your kind invitation to your wedding and the

29、 reception.I wont miss it for anything in the world,and shall be at Jeremys on Sunday,July 16th,at eleven for sure.Thank you ever so much for including us among the few you want to have with you at this auspicious event.Affectionately yours,Amy第27页/共46页第四节 日常书信写作范例3.祝贺信（Letters of congratulation）祝贺信

30、是一种很常见的社交书信。每当亲朋好友获得奖励、学位、晋级、生日、毕业、就业、订婚、结婚、生儿育女、搬入新居、公司开张等喜讯时，常立即写信表示祝贺，以分享亲友的快乐，增进友谊。写祝贺信要注意简洁、热情、真诚、自然。通常祝贺信的基本内容有：祝贺之词，就事赞扬评价，美好祝愿。Congratulations on ones promotion 祝贺晋升Dear Mr.Danniel,My warm congratulations to you on your election as president of the state medical association.Its a fine tribut

31、e from your colleagues,and a reward you richly deserve for your many years of splendid service to the profession and to the people of the state.I cant think of any man who would be a better choice.My very best wishes to you!Sincerely yours,Thoms M.Cliton,M.D.第28页/共46页第四节 日常书信写作范例4.感谢信（Thank-you lett

32、ers）感谢信是一种很常见的社交信函，用于致谢他人的馈赠、款待、照顾、帮助以及对祝贺信、吊唁信、慰问信的回复。感谢信不宜写得太长，要写的及时，感情真挚，措辞得体。感谢信通常包括以下内容：由衷地感谢对方的某种帮助，并称赞其作用和意义，结尾时表示希望有机会答谢对方或再次表示感谢。Thanks for hospitality 感谢殷勤招待Dear Mr.Robinson,Back now in Los Angeles,I wish to express my deep indebtedness to you for the hospitality you afforded to me.I enjoy

33、ed myself so much when I stayed with you in London and hope sometime I may be able to reciprocate when you visit U.S.A.I thank you once again.Please give me my best regards to your family.Yours sincerely,John第29页/共46页第四节 日常书信写作范例5.慰问信 Letters of Sympathy 慰问信通常是用于对亲戚朋友生病、受伤或遭灾等不幸事件的问候，有时也是对亲友遇到生活中不顺心

34、的事的问候。慰问信有时是某个组织、单位等写给其他地区或单位的问候信。慰问信要情感真挚、严肃庄重、措辞贴切。慰问信还要写得及时，在表达真诚同情的同时，鼓励对方树立信心，克服困难。对于较大的灾难，信中还可提及一些必要的捐款、捐物以表示支持。Consoling a friend who suffered from illness 慰问生病朋友 January 1st,2012Dear Jeremy,It is with great sorrow that I hear of your illness.I should like to know how you are getting on now.A

35、lthough Im not a doctor,Im taking the liberty of sending you a prescription:Dont worry about your studies.Take things easy.I sincerely hope you will soon be yourself again.Let me know if I can be of any help to you.Your loving friend,Anne第30页/共46页第四节 日常书信写作范例6.道歉信(Letters of apology)生活中，由于我们的疏忽或是不当行

36、为给他人造成了伤害或财产损失，我们都需要向当事人道歉，说明原由，争取当事人的谅解或赔偿对方的损失。这种道歉信言辞要恳切真诚。在写这种信时要注意一下几点:开门见山说明道歉的原因，并表明自己真切的歉意；提出对已造成的伤害和财产损失的弥补措施，这种弥补措施一定要具体；结尾段再次表明歉意，请求收信人的谅解。A letter of apology for ones carelessness 为自己的疏忽而道歉Dear Marry,I am writing to you with some embarrassment and many apologies.Remember when I promised

37、to call you last month?Well,unfortunately,I was called away on business,and in the rush forgot to do as I had promised.Im very sorry about this.Ill be very careful next time.Sincerely yours,Jane第31页/共46页第四节 日常书信写作范例7.吊唁信（letters of condolence）吊唁信是对某人的逝世表示哀悼、追思和对生者的安慰的一种书信形式。吊唁信的语言要严肃，语气要庄重。这类信一开头就交代

38、写信的目的，表示对生者的安慰；简要表达你的沉痛心情；追忆往昔与逝者交往的良好关系和度过的美好时光；一般要提出对收信人的帮助；最好不要用公函信笺，不要打字，而用手写，以表示郑重、诚心的缅怀。A letter of condolence for the death of a friends fatherDear Julia,We were shocked to learn of the sudden death of your father.I hope you can find consolation in the fact that he lived a rich and full life.

39、Boys join me in sending our deepest sympathy.Affectionately,Lily第32页/共46页第四节 日常书信写作范例8.情书(love letters)确切表达你对某人情感的最佳途径就是通过文字。在陷入爱河时，通过最佳方式表达内心想法对任何人都是一项艰巨的任务。因此，我们提供了一些有用的技巧。去吧，把你的内心悉数倾诉到纸上，无论是通过只言片语，还是一首情诗，或是一篇情意浓浓的散文，只要它们能够表达出你的情感。首先，要尽显个性（Be personal）。写情书这门艺术几尽绝迹。因此如果你想这样做，马上行动！表达出你对生命中的另一半的情感。使用

40、一些你们两人之间的特殊昵称。其次，要事无巨细(Be specific)。对方做过的哪些事情使你充满了幻想？是在看悲情电影时他眼中的泪珠？还是她不喝绿茶就醒不来？包含一些对你们共同度过的特别时光的记忆。让对方知道它们对你的意义，以及原因。再次，要亲自手写(Be hand-written)。不管是讲情书邮寄还是亲自送给他/她，最好是亲自手写。打印的情书让人难以感到真情实意。第33页/共46页第四节 日常书信写作范例A love letter from a girl to a boyDear Sharif,I always thought that dreams were just dreams,b

41、ut you made them all come true and even better,you built new dreams with me!I cant thank you enough for being more than perfect because you showed me that even all the things that seem wrong are actually opportunities to work at them together and bring us closer together.No matter how far you are,an

42、d no matter what you do,I always want you to know how much you mean to me,and how much I truly love you and how much I will always be yours forever.I love you so much and wish I could be there to hug and kiss you all day and all night long but for now this love letter will have to be my message.But

43、know you are a big part of me and I think of you all the time.I love you and I loved you before I was born,because I believe I was made for you,and will be yours for all eternity.Love always,Sara 第34页/共46页第四节 日常书信写作范例9.介绍信（letters of introduction）介绍信也是应用文的一种。介绍信可分两类：普通的介绍信（general letters of introdu

44、ction）和特殊的介绍信(special letters of introduction)。普通的介绍信，只说明持信人（被介绍人）的姓名、目的或希望收信人提供可能的协助。它并不一定保证持信人的能力、个性或财力。特殊的介绍信有时又叫“保证函”。内容常包括它对持信人的认识，其经济情况和品格。写信人“保证”持信人的人格和经济能力。介绍信可以寄给收信人或由持信人携住。写作特点有：你认为不能符合你希望的人，你切勿替他写介绍函；要简单扼要，开门见山；说明介绍的理由，以及使读信人提供协助所必须知晓的资料。写明收信人。（1）A general letter of introductionDear Mr.Al

45、len,The bearer of this letter,Mr.Lee Graham,has for several years been interested in organizing camps for boys who can afford to spend only a small amount on their summer vocations.As he is considering locations for camps in Grass Mountain.I suggested you were the man to help him,for you know every

46、nook and corner of the place.第35页/共46页第四节 日常书信写作范例 I shall be happy if you assist Mr.Graham in any way.He is a fine man and has a most worthwhile job on his hands.Yours truly,Jeremy(2)A special letter of introductionDear Ed,I take pleasure in introducing the bearer of this letter,Mr.Fred Barker.Mr.B

47、arker has for some time been connected with the Wilson circuit of Midwestern hotels,as a chief accountant in the Erie Hotel in Detroit.He wants to secure a position in the eastern part of the country,and should appreciate any assistance you may be able to give to help him get located here.He has an

48、enviable record in the accounting field,and you need not hesitate to recommend him.And even if you are unable to give Mr.Barker any“leads”,I am sure you will enjoy making his acquaintance.Cordially,Martin第36页/共46页第五节 英文邮件（E-mail）写作Email即电子邮件（Electronic Mail），是一种通过因特网Internet进行传递的一种电子化信函形式。在数字化网络时代的今

49、天，Email已逐步取代以往的信件、电话、传真等通用媒体，成为主要的信息交流方式之一。1 E-mail的格式电子邮件的格式因软件不同，而有一些差异。通常以公司内部备忘录（interoffice memorandum）的标准格式为准。主要有记载收信人及文件名称的“表头”（header）和记载书信内容的“正文部分”(Text area)组成。表头主要包括From(发信人姓名)、To（收信人）、Cc(副本收信人)、Blind Cc(隐匿副本收信人)、及subject（文件名，信件主题）等项目。此外，有些软件还有其他追加项目，如附件等。其中不可或缺的是To和Subject两个项目，其余的项目通常可视使

50、用者的需要予以增加或删减。正文部分一般包括开首敬辞、主文、结尾敬辞和署名（有时也需在署名后写明职务、所属单位、组织、团体名称，以及电话号码、传真号码、电子邮件地址等）。第37页/共46页第五节 英文邮件（E-mail）写作2E-mail的规则与礼仪（1）邮件易读的原则 *不要完全用大写书写。这是具有代表性的网络礼仪之一，因为全部用大写书写的文章读起来很吃力。*引用来函应力求精简。回信时，最好先在开头引用来信的要点。引用的原则是只抓重点，而且必须控制在最小的范围内。*标明出处。引用的词句若来自公开的信息来源或私人信件、商业信函且有四个字以上时，应标明出处和原作者，否则便侵犯著作权。（2）对收信人