项目文档管理制度.pdf

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1、项目文档管理制度者期作日版本信息版本号)r)r犬擅自蚁预防工程承包含间合同签订版营销中心项目文档管理制度拟制修改责任人拟制。修改自期修改内容及理由望E昌批准者)r)r犬擅自蚁预防工程承包含间合同签订版一、目的建立营销中心的文植管理制度，对项目中所有文档进行清晰有效的分类管理与控制，实现项目文档的有序保管与规范流动，为项目文档提供规范化的管理，提高项目的成功率，有效控制项目成本、进度、时间。二、范围本文适用于营销中心各单元、公司内配合部门及与之有关的客户、合资公司、渠道的文恼。三、原则（一）定义文档包括接收、发放和内部文挡，含传真、电邮、备忘录或是会议纪要、邮递、商务运作阶段文档及其他内部文挡。

2、（二）规范11:74:l明确内部文档的编制和命名Co）文件名应是文件的标题。（画）标题应能直观简明体现文件的内容。（画每个文档必须有一个统一的编号。（噩）在电子文档的命名后面加上编号。（国文件编制应使用对应的统一文档模板。由接收文档控制编号所有接收文档需有统一文档控制编号，统一由文档中心管理。文档控制编号形式由项目管理者根据实际情况确定，建议体现接收日期的信息。圆4)明确项目文档的使用制度(11:7）在项目前，应建立一套文档的管理程序鱼雷)r)r犬擅自蚁预防工程承包含间合同签订版明确文挡的拟制、审核人员Gl文档控制员。明确所有文档的编号、！生发登记操作，及受控等级。画建议接收文档的管理程序由文

3、档控制员统一接收。力日盖或记录接收日期（时间。赋予文档控制编号。记录输入文档中心数据库，保存原件。圃明确发送文档的管理程序加盖或记录发送日期（时间。记录输入文档中心受控库，保存原件。发送后由文档控制员统一记录归档。(Ill）明确合同各方之间的文档传递等相关规定（国文档借阅登记和保密规定原则上严禁文档原稿进行借阅。借阅副本应进行登记，加盖副本章。副本销毁的规定。限期返还原件的规定。（！）电子文挡的共事规定114.l明确文档的归档存放(!Cl）建立纸面存储和电子件存储两套相对应的文挡管理系统，目录结构见附表一项目文档归档结构。（画按文挡的阶段及用途属性（主题）归档分类，如售前阶段、售中阶段，再按标

4、书、合同、方案、会议纪要等分类。豆豆i雪)r)r犬擅自蚁预防工程承包含间合同签订版四、文档提交（一外埠部门提交部门的文挡，经过审核后及时提交给文档保管人员备案、存恼。（二部门内部文档定稿后及时提交给文档保管人员备案、存档。（三部门对外交流或是与项目单位汇报、沟通所提交的文挡，经过沟通、汇报后整理成终稿的，由文档负责人及时提交到文档管理人员备案、存档。四部门外埠工作人员与项目单位交流、沟通时准备的文档或是会议纪要定稿后提交部门领导，经部门领导审核后报文相管理人员备案、存档。（五备忘录或是会议纪要以周为单位提交文档；建设方案、冉冉黎、规划、设计等文档定稿后以月为单位提交；涉及变更的方案、规划等文档

5、经过部门与项目单位确认后及时报文档管理员备案、存档。五、具体内容一文档编号凡项目有关的文挡，均统一编号。文档编码方式：文档属性面发放对象白顺序编号面文档日期由文档密级文档属性：本宇段用两位英文字母表示发放对象：本字段用两位英文字母表示文档日期：本字段2位数字，表明文挡的发生时间，以便于查询和统计。顺序编号：本字段ii位数字，系文挡的顺序编号，此编号表示同一文档属性、发放对象内所有文档的顺序号。文档密级：本字段位数字，表明了文档的保密级别。口级代表机密，项目经理及其指定人员阅读级代表秘密，项目组核心成员阅读垒望)r)r犬擅自蚁预防工程承包含间合同签订版画级代表内部公开，项目组所有成员阅读圃级代表

6、公开，所有项目组干系人均可阅读表白文档属性字段对照文挡分类简写文档分类简写悟性指令潜在用户分析报告发票用户分析报告普查报告合作意向书孚册会议纪要备忘录建设方案计划解决方案答复项目制度报表合同招投标文件表文档接收对象字段对照发放对象简写发放对象简写客户项目组内部合作方部门内部合资公司渠道公司内部供应商二文档的存放项目文档分别建立电子和纸面件植案。纸面文档按文件的属性、分类存放，并填写文件存放控制表（附件一）进行存放、借阅登记。电子档案目录如下，通过权限设置控制不同文档人员访问权限。衰电子文挡目录。级目级自录二级目录二级目录囚级自录文件-.121!EI项目饥会阶段城市筛选分析资1啡皇军)r)r大擅

7、自蚁预防工程承包含间合同签订版调研毫毛城市毡能静态交通管理古平台？，牵优先泊ff.运营管理模式汇报怨前阶段宣传片设计方采静态交通智能化解决方案静态交通智能化建设方案会议纪要招投标招标书投标斗斗屉如合司合同合叶附件I阶段项目范囚项目II:!VI 项目实施ii如l项目总结项目总纺报告项目评估才Ii告培训II划培训培训方案培训考核评估表维护运维方案售后阶段项目总结报告问，If!管理我风险管理ii如l凤验管理变丑1申请农（三文档借阅（白）借阅人查阅文档编号清单（内部公开，确定所需借阅文档。（画）向文档管理员提出借阅申请。圃文档管理员根据其身份确定阅读权限。(I）若所借阅文档超过其阅读权限，需经领导批准

8、。图文档管理员填写文档借阅记录表。（！）借阅人签署文档借阅记录。晶借阅文档需在指定时间内归还、不得拷贝。皇岛)r)r犬擅自蚁预防工程承包含间合同签订版四文档取向文档取向意在明确项目各阶段需要提交的主要文档、文档负责人及文档的主要应用单元。详见附表二：文植取向表。垒-1)r)r犬擅自蚁预防工程承包含间合同签订版附表，文档存放和访问控制文档名称文件夹审批人借阅人重飞借阅日期归还日期)r)r犬擅自蚁预防工程承包含间合同签订版附表二：文档取向表名称负责人里程应用单元售前阶段 项目经理宣传片调li)f提纲客户分析报告会议纪要项目管理部沟通计划合作意向书机会与风险分析城市资料分析党争对手分析售前项目组织结构售中阶段项目.li划书项目监控报告项目组织结构初步可研报告需求文挡项目建设架构方案停车解决方案合资公司架构卒采收益测算分析报告普查报告建设方案实施方案实施管理制度项目计划性，口口合同招标备案稿人力资源管理制度项目预算风险管理计划l质量管理计划l立项备案政府审批报告投析、书指标书合同合资合作公司成立方案筋、目总结报告项目状态周报售后阶段培训方案培训实施方案培训结果考核评估表项目验收报告项目总结报告项目后评估报告项目运维方案问题管理表变更申请表垒伫j（己Jr,，咱坠.”4宝、:1.-，可咽，？项目状态周报风险管理表问题经验靡风险经验库倍息通报表项目移交农遗留问题农lo伫？