会计信息化基础-Excel高级应用 第3章 Excel数据库功能.ppt

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1、第三章 Excel数据库功能 数据库技术已经在各行各业中得到了广泛的应用，而数据库管理软件也层出不穷。就连Excel都具有基本的管理功能了。那么，如果企业使用多种不同的数据库管理软件，如何将存储在不同数据库中的数据进行二次开发或再加工就是必须要解决的一个问题。本章的主要内容有：导入外部数据连接数据库Excel中的数据库函数 3.1 导入外部文本数据3.2 导入分隔符文本3.3 导入固定宽度文本3.4 连接外部数据库3.5 常用数据库函数 3.1 导入外部文本数据工作中除了Excel，经常会用到各种各样的数据管理软件，例如财务管理软件、通信管理软件等。这些软件的数据格式不少与Excel不兼容，但

2、是它们中大多数都有导出文本数据的功能。所以当需要使用外部数据源中的数据时，可以首先在软件中将数据导出为文本格式，然后再使用Excel导入功能就可以调用那些数据源中的数据了。这种文本数据的格式通常有两种：一种是数据间用某种分隔符隔开；另外一种是数据间没有分隔符，但是数据间的间隔长度是固定的。3.2 导入分隔符文本（1）打开想要导入数据的工作表，选择“数据/导入外部数据/导入数据”命令；（2）在“选取数据源”对话框中，将“文件类型”设置为“文本文件”，然后选择合适的文件，再单击“打开”按钮；（3）在“文本导入向导”中的第一步，选择合适的文本文件类型。如果类型选择不合适，导入的结果就会出现错误。然后

3、选择导入的起始行数和文件的编码格式。选择好以后就可以单击“下一步”按钮了；（4）在向导第二步，选择分隔符类型，如果分隔符不是“Tab键”、“分号”、“逗号”或“空格”，此时还可以在“其他”录入框中输入所用的分隔符，选择好分隔符后，数据预览框中就会出现规则的行与列，然后单击“下一步”按钮；（5）选择各个列的数据类型，设置为“不导入此列（跳过）”。如果某一列是日期，一定要将格式设置为“日期”，并且选择合适的日期类型，否则Excel不能正确地识别它；（6）在导入向导的最后一步是设置数据的放置位置，选择是在现有的工作表还是新建工作表，选择好以后再单击“确定”按钮。数据就导入到Excel工作表中了。3.

4、3 导入固定宽度文本(1)选择“数据/导入外部数据/导入数据”命令。在“选择数据源”对话框中，将文件类型设置为“文本文件”，然后选择合适的文件，再单击“打开”按钮。如图3.1所示；(2)在导入向导的第一步选择“固定宽度”，选择好以后单击“下一步”按钮；(3)在导入向导第二步，拖曳鼠标单击来设定列之间的边界，设定好以后单击“下一步”按钮；(4)如图3.2所示。此时，需要选择各个列的数据类型，本例中的最后一例为“日期”，所以一定要将其设置为“日期格式”，并且选择合适的日期类型，然后单击“完成”按钮；(5)在设定好数据的放置位置后，就可以查看导入的数据了。3.4 连接外部数据库前面已经学习了如何将文

5、本数据导入到Excel中，那么，是不是当引用Access、SQL Server或Foxpro等常见的数据库中的数据时，也需要将其中的数据导出为文本数据，然后再导入到Excel中呢？答案是否定的，因为在Excel本身就已经具备了直接引用常见数据库的能力了，而且一旦数据库中的数据发生变化时，还可以对引用的数据进行更新。3.4.1 新建并保存数据库查询3.4.2 运行已有的查询3.4.3 查询结果的更新3.4.1 新建并保存数据库查询（1）打开Excel，选择“数据/导入外部数据/新建数据库查询”命令；（2）在弹出的“选择数据源”对话框中单击“数据库”选项卡，选择“MS Access Databas

6、e”，然后单击“确定”按钮。如图3.5所示；（3）在“选择数据库”对话框中，选择好合适的数据库文件，然后单击“确定”按钮。如图3.6所示；（4）在“查询向导”对话框中就出现了数据库中所有的表，如果不能确定要导入哪些字段，可以单击“预览”按钮来查看字段的内容；（5）在确定要导入此字段后，就可以单击中间的箭头按钮来进行选择；（6）选择好所有的字段后，再单击“下一步”按钮；（7）如图3.7所示。在筛选数据时还可以设置，是否对导入的数据进行筛选。本例中选择导入所有“地区”字段“等于”“中西部”的数据，然后单击“下一步”按钮；（8）如图3.8所示。在查询向导中还可以设置是否需要对导入的数据进行排序，本例

7、中，选择将导入的数据根据“销售量”进行降序排列。然后单击“下一步”按钮；（9）如图3.9所示，不要着急单击“完成”按钮。如果将来还需要再次运行此次设置的数据库查询，可单击“保存查询”按钮对刚才设置的查询进行保存；（10）在“另存为”对话框中对此次查询进行命名，然后单击“保存”按钮；（11）返回上一级对话框，单击“完成”按钮；（12）在设定好数据的放置位置后，就可以查看从数据库中导入的数据了。如图3.10所示，经过刚才的查询设置，数据库中的“销售记录”表中的所有“地区”为“中西部”的数据就被导入到Excel工作表中了，而且数据还是按照“销售量”的降序进行排列的。3.4.2 运行已有的查询（1）选

8、择“数据/导入外部数据/导入数据”命令；（2）在“我的数据源”文件夹中就会发现刚才保存的数据库查询，选择此查询，然后单击“打开”按钮；（3）选择好导入数据的位置后，再单击“确定”按钮。刚才保存的查询再次运行了一遍。3.4.3 查询结果的更新（1）打开Excel表格，发现导入的数据并未根据源数据的变化而变化；（2）此时需要借助Excel中的“外部数据”工具来进行数据更新。首先，将光标放置在导入的数据区域中。然后在工具栏上单击鼠标右键，调出常用工具栏菜单，选中“外部数据”命令即可；（3）在“外部数据”工具栏中，单击“刷新数据”按钮，就会发现导入的数据已经和数据库中的数据源进行了同步更新。3.5 常

9、用数据库函数前面已经介绍了函数的基础知识，而Excel中还包含一些特殊的函数，它们用于对存储在数据清单或数据库中的数据进行分析，这些函数统称为数据库函数Dfunctions。其他有关函数请参照第四章。3.5.1 数据库函数概述3.5.2 数据库函数的参数3.5.3 条件区域设置原则3.5.1 数据库函数概述基本上所有的数据库函数都具有如下特点。(1)每个函数均有三个参数：database、field和criteria。这些参数指向函数所使用的工作表区域；(2)除了GETPIVOTDATA函数之外，其余12个函数都以字母“D”开头；(3)如果将字母“D”去掉，可以发现其实大多数数据库函数已经在E

10、xcel的其他类型函数中出现过了。比如，DAVERAGE将“D”去掉的话，就是求平均值的函数AVERAGE。通过表3.1可以了解各个数据库函数的主要用途：3.5.2 数据库函数的参数数据库函数的基本语法形式为：函数名称（database,field,criteria），如DMIN（A4:E10,利润,A1:B2）。数据库函数基本上都有三个参数：database、field和criteria。案例：数据函数的应用案例描述：在表3.2中，想要求出：有多少种椰子树的树高在1016英尺之间？椰子树与荔枝树的最大利润值；高度大于10英尺的椰子树的最小利润；椰子树的总利润；高度大于10英尺的椰子树的平均产

11、量；果园中所有树种的平均使用年数；求椰子树和荔枝树产量的估算标准偏差、真实标准偏差、估算方差、真实方差。3.5.3 条件区域设置原则1.可以为参数criteria指定任意区域，只要它至少包含一个列标志和列标志下方用于设定条件的单元格。例如，如果区域（A1:A2）在A1中包含列标志“树种”，在A2中包含树种名称“椰子树”，可将此区域命名为“椰子树树种”，那么在数据库函数中就可使用该名称作为参数criteria；2.虽然条件区域可以在工作表的任意位置，但不要将条件区域置于数据清单的下方。因为如果使用“数据”菜单中的“记录单”命令在数据清单中添加信息，新的信息将被添加在数据清单下方的第一行上。如果数据清单下方的行为“非空”，Excel将无法添加新的信息；3.确定条件区域没有与数据清单重叠；4.若要对数据库的整列进行操作，需要在条件区域中的列标志下方插入一个空白行。