秘书事务管理 事务08 涉外接待.ppt

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1、事务08 涉外接待学习目标学习内容课后练习学习内容一、涉外接待的基本原则二、涉外接待中的礼宾次序三、安排涉外迎送仪式四、安排涉外会见和会谈一、涉外接待的基本原则（一）不卑不亢（二）依法办事（三）内外有别（四）尊重个人（五）女士优先（六）入乡随俗（一）不卑不亢不卑：面对强国，保持尊严，不奴颜婢膝，丧权辱国。不亢：面对弱国，不妄自尊大，欺诈恐吓。（二）依法办事1.遵守我国法律；2.遵守对方国家法律；3.遵守WTO规则等国际法律法规；（三）内外有别内外有别是指涉外接待中要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。以礼待客，并不意味着答应外宾的一切要求，重要文件、会议记录、重要数据等关系国家

2、或企业重要利益的信息，都不能随便泄露。（四）尊重个人1.尊重个人信仰2.尊重个人生活习惯3.尊重个人隐私（五）女士优先“女士优先”这一礼仪流行于欧美各国，并逐渐成为国际礼仪的一部分。虽说在商务活动中的工作场合，一般不讲究这个礼节，但人们在公共场合、社交场合都把它看做绅士风度的一种体现。（六）入乡随俗礼仪来自于文化传承、宗教信仰和生活习惯，因此，各国、各地区、各民族的礼仪有着明显差异。国际上通行的做法是：到了哪个地方，就要遵守当地的习俗礼仪，这就是“入乡随俗”。因此，在国内接待外宾，应以我国的礼节为主，如设宴用中餐，餐具用筷子。但考虑到外宾可能不会用筷子，也可另加一套西餐餐具，以表示对客人的关照

3、。二、涉外接待中的礼宾次序（一）礼宾次序的概念（三）礼宾次序的确定步骤（二）确定礼宾次序的常用方法（一）礼宾次序的概念礼宾次序，也称礼宾序列，是指在涉涉外外的多边多边交往活动中，东道主按照一定的规则规则为来自不同国家或地区的组织或个人确定的参加某种活动或者仪式的顺序顺序。礼宾次序的确定，充分体现了多边交往中如何同时兼顾尊卑有序、平等待人这两项基本礼仪原则。（二）确定礼宾次序的常用方法在商务交往的具体实践中礼宾次序共有5种常见的排列方法 1.字序排列法 2.身份排列法 3.抵达时间排列法 4.告知时间排列法 5.不排列法1.字序排列法依照来宾所在国家或地区的名称的首位拉丁字母的顺序来排列来宾的次

4、序。在举行大型的国际会议或者体育比赛时，通常采用这种排列方法。2.身份排列法依照来宾的具体身份与职务的高低来排列其次序。在正式的政务、商务、科技、学术、军事交往中，均可采用此种方法。若外国来宾系组团前来，则应按照团长的具体地位来排列其先后次序。3.抵达时间排列法依照来宾抵达现场的具体时间早晚来排列其先后次序。如当各国大使同时参加派驻国的某项活动时，一般均以其到达现场的具体时间的早晚来排定其礼宾序列。在非正式的涉外活动中，亦可采用此种排列方法。4.告知时间排列法依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间来排列其次序。举办较大规模的国际性招商会、展示会、博览会时，大都可以采用这一排列方法。5.不排列

5、法所谓不排列，就是东道主不指定来宾的次序，而是由其自然生成，其生成依据或者是到达时间先后，或者是来宾自己意愿，或者是来宾之间的相互磋商。这其实也是一种特殊的排列方法。当上述几种方法难以应用之时，便可采用这种排列方法。（三）礼宾次序的确定步骤1.确定礼宾次序方案2.提前通知有关各方3.排列座次、名次、出场次序1.确定礼宾次序方案在礼宾实践中，上述5种排列方法往往是同时交叉使用的。一般的做法是：首先按照来宾的身份、职务的高低排列；身份相同者，再按国家、地区名称的拉丁字母顺序排列；名称的第一个字母相同者，再按某种时间顺序排列。2.提前通知有关各方不论采用何种排列方法，均应事先与外国来宾进行沟通协商，

6、一般在发邀请函的时候就应注明礼宾顺序的排列方法，这样就会减少以后的摩擦。如果某个国家的代表团希望排列在前面，就需要研究这次活动的礼宾次序，或委派身份高者任代表团团长，或正争取早一些抵达。3.排列座次、名次、出场次序（1）按礼宾次序排列座次。按照“以前为尊、以右为尊”的原则，把礼宾次序中排在前面的代表团，安排在前排和右座。（2）按礼宾次序排列名次。会议发言顺序按礼宾次序排列；主席台上的各国国旗按礼宾次序从右向左排列（以旗本身面向）为准，东道主的排在最左边。（3）按礼宾次序排列出场次序。三、安排涉外迎送仪式（二）准备工作（一）发出邀请（三）迎宾（四）送行前的拜访（五）安排送行仪式（一）发出邀请1.

7、邀请规格邀请规格：一般情况下，要坚持对等邀请，即我方出面进行邀请的人士的职务、地位、身份应当大体上与被邀请者的职务、地位、身份相当。2.邀请形式邀请形式：一般情况下，要采用书面形式进行邀请，被邀请者接到邀请函后，要及时答复，并据此办理有关的手续。（二）准备工作1.搞清基本情况2.弄清习惯禁忌3.拟定访问日程4.预定食宿场所5.确定迎候人员6.准备迎宾物品1.搞清基本情况（1）来访总人数（2）是否包括主宾配偶（3）来访人员的职务、性别（4）有无随行记者2.弄清习惯禁忌（1）饮食爱好（2）宗教禁忌（3）特殊生活习惯3.拟定访问日程访问日程一般由东道国提出，草案拟定后，可先将主要内容告知对方，以便听

8、取对方意见，并使对方有所准备。访问日程一般应包括抵离日常和时间、交通工具和路线、参观访问的具体事项安排等内容。4.预定食宿场所在商务活动中，很多公司在一些国家的大城市都有固定的住宿宾馆，不需接待方安排。如果不是这样，接待方就要根据来访者的要求和其他的情况予以安排。5.确定迎候人员本着身份对等的原则，参加涉外迎送仪式的人员应该包括与主宾身份相当的主人以及随从人员，还要有翻译。6.准备迎宾物品（1）迎宾牌：用对方能看懂的文字，用清晰醒目的字体标明来访团体名称或主宾名字。（2）迎宾鲜花：应合理搭配鲜花品种，并安排年轻女性鲜花。（3）迎宾车辆。迎宾鲜花1.宾至如归：黄色扶郎9枝，白玫瑰7枝，黄金鸟5枝

9、，小菊，巴西木叶等。2.喜气盈门：白百合4朵、火百合5朵、红玫瑰10枝、五彩太阳花20枝、康乃馨30枝、针葵等叶材及点缀花饰。（三）迎宾迎宾程序迎宾程序：主方秘书介绍主方人员客方秘书介绍客方人员双方握手（献花）引领客人上车。注意事项注意事项：（1）如果来宾习惯先行拥抱礼、合十礼、鞠躬礼等，我方均应作出相应表示，不可表现出勉强；（2）秘书应关照客人行李，提醒客人检查行李；（3）如果出现客人行李丢失，主方人员应留下与航空公司交涉，让客人先行。（四）送行前的拜访在拜访前，秘书应该打电话给对方的秘书，告知将去拜访的时间和主要人员的身份，提醒其做好准备。这个环节在访问日程上已经列上，但提醒和确认仍然是十

10、分必要的。（五）安排送行仪式1.精确计算送行时间精确计算送行时间。安排送行的时候，秘书人员一定要弄清楚客人乘坐的航班需要提前多长时间办理登机手续，从宾馆到机场需要多少在途时间，并相应地预留出机动时间之后，计算出客人从宾馆出发的准确时间。2.精心安排送行人员精心安排送行人员。主陪人可以在客人下榻的宾馆与客人道别，而由副职代替到机场或车站送行。如果主陪人一直把客人送到机场或车站则表示更为重视双方关系。四、安排涉外会见和会谈（一）涉外会见与会谈的概念（三）会见、会谈前的拜访安排（二）涉外会见与会谈中的秘书工作（四）涉外会见、会谈的工作程序（一）涉外会见与会谈的概念会见，也叫礼节性会晤，一般持续半小时

11、左右，属于礼貌性的应酬。按照国际惯例，身份高者会见身份低者，或是主人会见客人，一般称为接见或召见；身份低者会见身份高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。我国不作区分，一律统称会见。会谈，也称谈判，是指双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议等。会谈的内容比较正式，而且专题性较强。会见与会谈在程序安排和礼仪要求上是一致的，区别在于谈话的内容与持续时间不同而已。（二）涉外会见与会谈中的秘书工作1.了解双方情况：人数、职务、性别、特长、业务背景等。2.做好准备好工作：场所布置、记录和翻译人员、照相人员等。3.记录和落实：做好记录，并对客人提出、领导许诺的问题负责落实。

12、（三）会见、会谈前的拜访安排1.拜访时间安排：一般安排在客人抵达的第一天晚上或第二天某个时候，先由秘书与对方联系商定。2.拜访场所安排：到宾馆大堂后打电话通知对方，由外宾决定双方见面的场所。3.一般不送礼物：避免行贿嫌疑。（四）涉外会见、会谈的工作程序2.通知1.约定3.准备4.迎接6.会见/会谈5.合影7.送别1.约定会见、会谈均应事先约定，并且可由宾主任何一方首先提出。提出会见要求的一方应将本方出席人员的姓名、职务，以及会见什么人、会见的目的等情况告知对方，被约一方则应尽早给予答复，因故不能参加会见应婉言解释。2.通知不管是哪一方首先提出会见会谈要求，一旦约定会见会谈事项，负责安排会见会谈

13、事务的一方（一般为主方）都要主动地将会见、会谈的时间、地点、本方出席人员、具体安排及有关注意事项通知对方。前往参加会见的一方，则应主动向对方了解上述情况，并通知有关人员出席。3.准备（1）了解背景资料（2）布置活动场所（3）优化活动环境（4）检查相关设备（5）人员安排（1）了解背景资料包括对方的人数、职务、专业背景等基本情况，以及可能提出的问题、习俗禁忌、礼仪特征等，形成文字材料，呈送上司（主见人）及其他参与会见的人员。如果并非第一次交往，秘书还应把以前会谈的文件、协议找出来，做出摘要提供给相关人员。（2）布置活动场所座次安排 会见座次安排 会谈座次安排 会谈座次安排名牌的制作和摆放会见座次安

14、排客人主人翻译翻译主方主方主方客方客方客方正门会谈座次安排5正门342145321客方主方会谈座次安排5正门342145321客方主方名牌的制作和摆放排定座次之后，秘书要按双方人员的姓名制作名牌，一面是中文，另一面是对方的文字，按座次摆放在桌子上。中方人员的名牌中文一面朝向就座者，外方人员的名牌外文一面朝向就座者。（3）优化活动环境第一，光线充足而适宜；第二，色彩搭配使人感到温暖、柔和、温馨；第三，温湿度控制在1821，40%60%；第四，隔音效果良好；第五，卫生清洁；第六，室内布置有艺术品位；（4）检查相关设备第一，扩音器声音是否清晰；第二，供手提电脑使用的电源插座与桌子的距离是否合适；（5

15、）人员安排会谈人员：主谈应该是有较高业务水平、有会谈经验、有决定权的高层领导，其他参与者也应该是对会谈涉及的业务范围很熟悉的人。工作人员：翻译、记录员、设备管理人员、服务人员。4.迎接客人（1）主方先于客方到达会场；（2）主方秘书在大门处迎接客人，并引领客人至会见/会谈场所；（3）主谈人员在会见/会谈场所迎接客人；（4）客方团长介绍客方人员；（5）主方领导介绍主方人员；5.合影如有合影仪式，应事先安排合影地点并准备好必须的摄影器材。合影的排列顺序按照“以右为尊，以前为尊”的原则，结合礼宾顺序排列主客各方人员。具体站位方法有主客分列和主客混列两种，如图所示。主客分列站位法照相机13578642911 13 1514 12 10图中单数为主方站位，双数为客方站位主客混列站位法照相机K2K4Z3Z1Z2K3K1K6Z5Z7Z6Z4K5图中前排主方站中点和两端后排客方站中间，主方站两边6.会见、会谈（1）会见）会见/会谈程序会谈程序：主客双方分别做简短致辞互赠礼品会谈开始。（2）注意事项）注意事项：第一，无关人员不可随意出入；第二，主方根据情况提供适当饮品。7.送别客人会见/会谈结束后，主人应送客人至车前或门口握手告别，目送客人离去后再退回室内。