公司办公设备管理规定.pdf

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1、公司办公设备管理制度 第一节 总则 第一条 目的 为进一步加强公司办公设备使用与管理,为员工提供良好的办公环境,最大限度发挥各类办公设备的作用,本着提倡节约,防止浪费的原则,特制定本制度;第二条 适用范围 一本制度适用于公司各部室位全体员工;二本制度所指办公设备主要包括办公用电器设备、办公用电脑、打印机、复印机、电话等;第二节 职责 第三条 相关部门职责 一办公设备原则上本着谁使用谁维护的原则,部门负责人为办公设备的直接责任人;二公司综合办负责办公设备的监督管理;第四条 办公设备的日常管理 一办公区域及公司内的电器设备要做到用完随手关闭,部门人员离开办公室时要逐一检查本部门所有用电设备是否关闭

2、,方可离开;二办公设备不使用时要设置好节电模式,停用一小时以上的办公设备必须关闭电源;三各部门严禁拉接电源和使用与工作无关的电器,特别是大功率电器;四下班后和无人使用时应做到随手关灯、关闭饮水机、电脑、空调等电器设备;第三节 空调使用规定 第五条 空调的使用 一本着正确使用、安全管理、节能降耗的原则,各部门切实保障空调能发挥应有的作用,并避免能源浪费;二公共办公空调如会议室作为办公设施,仅限于各办公期间使用,不允许在非办公时间使用空调;三使用空调时,应先关闭门窗,如需通风换气要先关闭空调;坚决杜绝开窗使用空调现象;四办公室在使用空调时根据气象台温度预报结果,夏季室内最高气温达到 28以上时,方

3、可开启空调制冷,制冷温度设置不应低于 26；冬季室外气温低于 8以下的,方可开启空调制热,制热温度设置不应高于 18;五空调上班时开机,下班前 30 分钟要关闭;六办公人员离开或办公室无人预计一个小时以上的,应关闭空调,严禁室内长时间无人开启空调;七夏季雷雨天气应立即关闭空调,切断电源,以免遭受雷击;第六条 空调使用注意事项 一全体员工必须增强节约用电,安全用电意识;任何人不得随意开启空调外壳,不得私自拆装空调开关,也不得在空调线路上乱接线专职维修人员除外;二空调需要按照使用说明规定进行操作,如发生故障应及时向综合办报修,不得自行拆卸,否则责任自负;第四节 打印机的使用 第七条 打印机的使用

4、一公司打印机由综合办负责维护与管理;二部门工作人员必须按复印、打印机的使用性能及要求进行操作;打开电源,正常预热,待机进入正常的工作状态方能进行复印、打印;三复印前,注意除掉纸张上的钉、针等异物;四遇故障等现象,及时反馈综合办由专业人员处理,切勿擅自排除故障;五下班或停止使用时,应及时关闭电源;六综合办人员要定期检测、保养机器情况,使其保持正常运行;第五节 计算机管理 第八条 计算机使用 一办公用计算机由各部门专人或指定人员使用,按照正常程序启动或关机;二只能安装公用程序软件和办公用专用程序软件,不得安装与工作无关的其它程序软件;三定期进行杀毒软件升级;四不得接插未经杀毒处理的外来 u 盘;五

5、能够上网的计算机,不得上网查询与工作内容无关的信息,不得进行网上聊天;六不得在网上进行股票信息查询和股票交易;七办公用计算机所涉及到的任何密码,只能由专人掌握,不得泄露给其他人员,并按规定及时进行更新维护;八定期对办公资料进行备份;九用于网上银行和纳税申报的计算机,不得打开其他网页,防止感染病毒或泄密;十计算机使用者不得私自拆装计算机;第六节 办公电话管理 第九条 电话安装 一各部门根据部门实际情况,需安装电话的,须提出书面申请,经公司总经理审核,集团分管领导批准后,由综合办统一协调安排;二各部门原则上只能使用一条外线电话通讯线路,安装一部电话,有特殊需求的,需经分管领导批准后开通;三未经允许

6、不许私自并机、移机、拆机、装机;确需拆、并机等需要的,由综合办联系解决;第十条 电话使用和管理 一办公电话主要用于联系工作,办理公务,提倡使用简捷文明的语言,尽量减少通话时间;二禁止拨打信息电话或私人电话,如有违反,一经查出,除对拨打人进行话费双倍罚款外,并将追究部室负责人相关责任;三对于外拨长途电话,必须认真填写拨出电话记录表,详细登记使用人员、使用原因、通话单位、时长等情况;四综合办负责月底将话费异常的须查出清单反馈各部室负责人,由部室负责人审核调查签字后返回综合办;五综合办月底负责对拨出电话记录表业务话费清单进行审核,并不定期对某部室拨出电话记录表进行抽查;六内线电话拨打要简捷明了,严禁

7、长时间占用电话聊天、谈笑,如因事 3 分钟拨打不通时,将对相关责任人做出相应处理;七对于办公电话,要妥善保管,不得损坏,如话机、线路出现故障,要及时报修,确保线路畅通;第七节 其他电器 第十一条 其他办公电器使用 一对于办公室内用饮水机、电风扇、电灯、电视机等电器由各办公室具体负责控制电源的开关时间,做好合理使用,避免浪费;二根据光线的强弱程度,灵活掌握办公用照明灯光的开启,严禁长明灯;三遇到雷电、暴风等恶劣天气,需关闭所有电器电源开关,并拔掉所有电源插头;四上班期间,如人员外出,室内长时间无人时,要及时关闭、饮水机、电视机、风扇、照明等电器,避免不必要的浪费;第八章 罚则 第十二条 对于办公

8、用品管理,有下列情形之一的,根据情节严重程度,将对责任人进行处罚：一已领取使用的办公用品,由实际使用人和部门负责人承担责任;对因个人自身过失、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗,由责任人承担所造成损失部分的赔偿;二办公用品及生产清洁用具由综合办负责监督检查,严禁超计划领用及浪费现象发生,如有浪费者一经发现将按办公用品两倍的价格进行处罚;三凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时,应将所领用的办公用品一次性消耗品除外如数归还;有缺失的应照价赔偿,否则不予办理有关手续;第十三条 凡违反相关管理规定,有下列情形之一的,将给予责任人如下处罚：一未及时对文件资料进行备份,造成文件数据丢失,影响工作的

9、,对相关人员进行 50-100 元经济处罚;二未经允许,为个人收发、打印、复印文件资料,违者扣罚 50 元次;三 因工作不负责任,违反保密制度造成泄密的,将依据有关制度严肃处理;四凡违反上述“空调使用”开启空调的特殊情况事先经批准的除外,给与现场责任人罚款 20 元/次;五凡发现办公室区域人员已下班离开工作场所,空调仍开放的,给与现场责任人罚款 30 元/次;六对于因使用不当造成空调损坏或不能正常运行的,由使用部门或故意损坏者负责修理或承担赔偿责任;七综合办将不定期对各部门空调使用情况进行检查,凡违反本制度规定的,一次查出对责任人给予罚款 50 元,再次查出,加倍罚款;八不按规定使用计算机,不及时删除游戏或娱乐软件的,发现一次罚款 200 元;九接插未经杀毒处理的外来 U 盘,每次罚款 50 元;十使用计算机上网聊天、玩游戏、听音乐、播放电影等工作学习内容除外,发现一次罚款 500 元;十一上网浏览网页,造成网上银行和纳税申报的计算机感染病毒或泄密的,发现一次罚款 500 元;十二上网进行股票信息查询和股票交易的,发现一次罚款 1000 元;十三违反上述其他办公设备使用规定,将根据情节严重程度给予 50-500 元的罚款;第十四章 附则 第十四条 本管理规定由综合办负责解释,其他未尽事宜由综合办根据实际管理需要及领导要求,另行通知;二一五年十二月十五日