会计档案管理制度_1.pdf

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1、会计档案管理制度 1、会计档案的范围 会计档案的范围一般指会计凭证、会计帐簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。(1)会计凭证 会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记帐凭证、银行存款（借款）对帐单、银行存款余额调节表等。(2)会计帐簿 会计帐簿是一定格式、相互联结的帐页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记各项经济业务的簿籍。它包括按科目设置的总分类帐、各类明细分类帐、现金日记帐、银行存款日记帐以及辅助簿等。(3)会计报表 会计报表是反映公司会计财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要有主要财务指标快报，月、季度会计报表

2、、年度会计报表，包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等。(4)其他会计核算资料 其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由财务会计部负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁册等。存贮在计算机存储器和网络上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。2、会计档案的装订 会计档案的装订主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他文字的装订。(1)会计凭证的装订。一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。(2)会计帐簿的装订。各种会计帐簿年

3、度结帐后，应按时整理立卷。(3)会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。3、会计档案的保管(1)会计档案的移交手续。财务会计部在将会计档案移交公司负责档案人员时，应按下列程序进行：A、开列清册，填写交接清单；B、在帐簿使用日期栏填写移交日期；C、交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。(2)会计档案的借阅。A、会计档案为公司提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经公司领导批准。B、外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经总经理批准后，方可办理借阅手续；公司内部人员借阅会计档案时，应经财务会计部部长批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案代阅登记

4、簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。C、借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。(3)会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限分别为 3 年、5 年、10 年、15 年、20 年、25 年 6 种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如：2018年度终了日为 12 月 31 日，保管期限按 2019年元月 1 日开始计算。为了全面反映会计档案情况，立档部门

5、应设置“会计档案备查表”（见下表）及时记载会计档案的保存数，借阅数和归档数，做到中心有数、不出差错。会计档案备查表 单位盖章：总计数 凭证档案 帐簿档案 会计报表 档案 其他会计 资料档案 年初数 本年增加数 本年减少数 本年年终数 借阅档案情况 复制档案情况 归还档案情况 自用 外调 填报单位负责人：填表人：4、会计档案的销毁(1)会计档案保管期满需要销毁时，由负责档案人员提出销毁意见，会同有关部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。(2)会计档案要销毁时，报分管财务副总、总经理批准后销毁。(3)会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由负责档案人员保

6、管到结清债权债务时为止；(4)销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；销毁会计档案时应由档案人员和财务会计部共同监销；会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出面报告一式两份，一份报财务会计部，一份入档案备查。会计档案销毁审批表和会计档案销毁清册的参考格式见下表：会计档案销毁审批表 销毁会计档案意见 帐簿卷（册）数 凭证卷（册）数 备 注 鉴定单位领导小组负责人（签名）年 月 日 主 管 负 责 人 批 示 （签名）年 月 日 监 销 人 （签名）年 月 日 会计档案销毁清册 顺序号 类别 案卷号 案卷题名 起止日期 页数 保管期限 已保管期限 备注