重点工程投标及合同履行管理办法.doc

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1、重点工程投标及合同履行管理办法（第3次修订稿）第一章 总则第一条 为规范重点工程投标、合同签订及履行等工作，明确职责权限与操作流程，防范公司经营风险，依据中华人民共和国招投标法、评标委员会和评标方法暂行规定等法律、法规及公司相关管理规定，特制定本办法。第二条 本办法适用于安徽海螺水泥股份有限公司（以下简称“股份公司”）及下属区域管理委员会（以下简称“区域”）、子(分)公司（以下简称“子公司”）。第二章 职责与权限第三条 销售部负责制定股份公司重点工程投标及合同履行管理办法，统筹协调重点工程投标，组织审批区域、子公司重点工程投标方案、投标文件制作与参加投标活动，监管重点工程合同执行。第四条 区域

2、在销售部指导下，负责组织区域内子公司开展重点工程投标，审核子公司重点工程投标方案，督促、检查子公司重点工程合同执行和资金回笼情况。第五条 子公司负责搜集区域内重点工程信息，调查招标单位资信状况，现场勘查招标项目，搜集竞标单位信息，组织运输招标，拟订投标方案建议，协助制作投标文件，履行中标重点工程合同，建立重点工程投标及合同执行记录档案。第六条 股份公司、子公司投标授权代理人为重点工程投标及合同履行的第一责任人，负责在授权范围内，履行签署投标文件、签订供货合同、组织发货保供和按期回收货款等职责。投标授权代理人因工作岗位变更，已不在原岗位任职、无法继续履行授权代理人职责的，子公司须在2个工作日内向

3、销售部提出变更授权代理人申请，经股份公司批准后向买方出具授权代表变更函（见附件一），确保重点工程保供工作有序衔接。第三章 重点工程投标第七条 重点工程信息搜集与反馈子公司每月须对区域内的拟招标重点工程信息（业主或施工单位对水泥材料进行招议标采购，一次性水泥招标量在5000吨以上的工程）进行调查、梳理，掌握工程项目的招议标动态，资金来源、保供要求、水泥品质要求、建设工期等，填报重点工程信息月度反馈表（见附件二），于每月3日反馈至区域、销售部，以便区域、销售部及时、准确掌握各区域内待建、拟建工程情况。第八条 针对拟投标的重点工程项目，子公司安排专人调研重点工程的水泥用量、品质要求、资金来源、施工单

4、位、业主单位资信等基本情况，在重点工程施工单位进驻现场后第一时间主动送样，并跟踪样品检验情况；与招标单位沟通联系，确保子公司能够满足招标文件资质要求参与投标。第九条 重点工程招标资格预审公告发布后48小时内，子公司要综合评估重点工程资金来源、招标方资信状况、运输保供优劣势和子公司目前在操作的重点工程供应量占产能比例等情况，提出资格预审文件购买意见及投标主体和保供方案建议一并报销售部。经销售部审批后方可购买资格预审文件。对需要委托代理投标的重点工程项目，子公司应组织销售、财务等部门对代理人的资质、能力和供应业绩公正、公平的进行审查，经子公司办公会议或专题会议研究后，方可提出委托代理意见，报股份公

5、司批准。第十条 购买招标文件和申请答疑1、通过资格预审的重点工程，在招标公告发布后48小时内，相关子公司按照经批准的投标主体名义购买招标文件，并在购买后1日内将电子版招标文件反馈至销售部。以股份公司为主体参加投标的，子公司除将电子版招标文件发送至销售部以外，招标文件原件须在购买后5日内传递至销售部，以便销售部及时组织参加投标。2、子公司在购买招标文件后24小时内，由子公司分管领导组织销售、财务、生产等部门负责人，研究招标文件并提出答疑内容，会签后在招标文件要求答疑截止时间前2个工作日报销售部。答疑内容包括但不限于需求量计划、结算、品质要求、索赔、货款支付、交货验收、质保金返还、合同期限、争议解

6、决、不可抗力等条款不明确及产品品质指标不能完全满足招标文件要求等。经销售部审核后，组织子公司申请答疑。3、子公司接到招标方的答疑或补遗文件后，24小时内提出是否继续参与工程投标的建议，经子公司主要负责人审签后报销售部。如招标方未响应我方的答疑申请，子公司须进一步组织销售、财务、生产等部门评估投标风险，若风险较大无法回避、调整或招标文件中明确要求一旦参加投标视同完全响应招标文件的情况时，则可放弃该工程投标；若风险相对可控，则可继续参加投标，并在投标文件中对能够满足的条款进行明确，对申请答疑中我方不能接受的条款也必须一一明确。第十一条 投标请示1、到工地交货的重点工程投标，子公司按照销售业务运输招

7、标管理办法（第2次修订稿）组织运输招标。子公司分管领导和销售部门负责人须亲自参加工程实地运输勘查，以确保运输招标工作的有效开展，否则不得参加重点工程投标。2、子公司根据工程情况与招标要求，搜集竞标厂家的相关信息，分析预测竞标对手投标意图、供应方式、投标报价等情况，拟订投标请示。投标请示包括但不限于以下内容：a、工程概况，如工期、水泥用量、品种及品质要求等；b、竞标厂家投标意图、投标报价、中间费用、保供方案等；c、我公司拟投标主体、授权代理人、供应厂家、保供方案、投标报价与盈利测算等；d、工程结算与付款方式、投标及履约保证金金额、交易服务费等；e、招标人资信调查以及与我公司以往的业务合作评价等情

8、况（见附件三）。f、其他需要特别说明事项。投标请示经子公司销售、财务负责人会签，其中涉及有特殊品质要求和水路运输保供要求的，还须拟订生产、运输保供方案，并经子公司品质部门和上海海螺物流公司审签，子公司区域销售专业负责人和区域主要负责人审核后报销售部。销售部审核子公司投标请示，拟订专项投标请示，经销售部负责人审签后，送财务部、品质部（有特殊品质要求时）等部门会签，报公司审批。对子公司投标请示有异议的，销售部提出修改建议，反馈至子公司完善投标请示。3、投标请示经股份公司批准后，以股份公司为主体参加投标的，销售部协调财务部办理投标保证金（函），制作投标文件并组织签署、包装、密封；以子公司为主体参加投

9、标的，销售部将经股份公司审批的专项投标请示意见反馈至子公司，子公司据此办理投标保证金（函）、签署投标授权函，并在销售部组织下参与制作投标文件等相关事宜。杜绝未经公司批准，擅自办理投标保证金（函）、签署投标授权函。第十二条 开标记录与投标小结1、重点工程开标后，参加开标人员在24小时内准确填报工程开标记录表（见附件四）并反馈至区域、销售部。2、重点工程开标后，销售部会同子公司在开标后4日内对投标情况进行分析和小结，为后期工程投标积累经验。3、投标单位应做好重点工程投标保证金（函）、履约保证金（函）的跟踪记录，以子公司为主体参加投标的，子公司销售单位须填制重点工程投标基本情况一览表（见附件五），报

10、销售部备案；以股份公司为主体参加投标的，由销售部组织填制重点工程投标基本情况一览表。投标单位将履约保函递交给合同签约单位时，要与合同签约单位做好交接记录（见附件六），并即时反馈至销售部。第十三条 重点工程招标结果公布后，以子公司为主体参加投标的，子公司按照招标文件要求，按时收回投标保证金（函）；以股份公司为投标主体的，由销售部组织按期收回投标保证金（函）。第四章 重点工程合同签订第十四条 重点工程中标并收到中标通知书后，投标授权代理人或子公司负责人组织销售、财务、生产品质等部门负责人与工程水泥合同买方就水泥需求计划提交、品质要求、资金结算、不可抗力等合同条款进一步商谈，积极争取有利于公司的条款

11、，规避经营风险。以股份公司为主体参加投标的，为缩短结算流程，销售部组织子公司与招标人协商，争取以子公司为主体签订合同或签订三方（股份公司、子公司、买方）合同，由子公司与买方直接办理供货、结算和服务等事宜。第十五条 子公司在与工程水泥合同买方签订水泥供货合同时，原则上要求买方在合同中注明分月、分品种和包装方式的水泥供货计划和具体送达地点；无法注明具体明细的水泥供货计划或具体送达地点的，须注明每月25日前由买方提交下月分品种、包装方式水泥需求计划和具体送达地点，并依据买卖双方确认的月度需求计划均衡提货；如月度中发货量已达到月度需求计划时，买方应书面提交补充月度计划，当月未执行完的需求计划，次月作废

12、。如日最大水泥需求量超过*吨（不超该品种子公司日产能的30%-40%），买方须提前一周书面通知卖方，以便按照要求备足水泥货源和要求运输保供单位备足运力资源，满足工程建设需要。第十六条 子公司须要求买方出具业务联系人的书面授权证明（见附件七）；发生变更时，必须要求买方在2日内出具书面变更材料，并重新明确授权代表。第十七条 到位价操作的重点工程所涉及的产品运输合同须按照销售业务汽车运输招标管理办法（第2次修订稿）中合同格式文本要求签订。子公司须要求运输保供单位出具业务联系人的授权代表证明（见附件八），业务联系人发生变更时，须要求运输保供单位在2日内出具书面变更材料，并重新明确授权代表。第十八条 合

13、同报批1、重点工程合同签订须经子公司销售、财务、品质等相关部门会签，子公司主要负责人审签后报销售部。2、销售部审核合同条款并办理合同审批申请表，经部门负责人审签后，送财务部会签（涉及到对产品品质有特殊要求、水路运输保供的须分别送品质部、上海物流公司会签），报股份公司分管领导、总经理审批。 3、重点工程合同批准后，由子公司负责在5个工作日内完成合同用印并报销售部。第五章 合同执行第十九条 需求计划提交1、在合同执行过程中，子公司销售部门要主动了解工程各标段的水泥需求情况，督促买方按合同约定以书面形式合理提交水泥需求计划，明确水泥分品种、包装的数量、送货地点及送达时间等，相关要素应与合同保持一致。

14、有效的需求计划申报须要求买方加盖公章（或加盖买方物资部章及授权代理人签字均可），原件由子公司妥善保管，并存放在重点工程合同档案中。2、子公司在收到有效的水泥需求计划后，须在1日内将水泥需求计划抄送给运输保供单位，并让其授权代理人签字或加盖公章确认，督促其按照买方水泥需求计划备足运力资源。3、子公司在收到买方书面月度水泥需求、调峰计划时，要在1日内组织销售、生产、发运等部门对计划依据合同要求制定生产保供方案，形成专题会议纪要。对于由粉磨站供应低碱水泥等特殊品质要求的重点工程，粉磨站要按照品质部对专用熟料的管理要求，每月25日向销售部、品质部书面预报下月工程水泥用量，申报专用熟料需求计划，销售部根

15、据专用熟料需求超前拟定发运保供方案，满足工程水泥生产需要。第二十条 发货管理1、子公司要严格按照买方提交的有效的需求计划，在合同总量内组织发货，并组织运输保供单位按时按质按量将水泥送达买方指定的交货地点，并安排专人进行服务和跟踪。2、子公司销售部门建立重点工程日发货台账，每日上午9:00前填报重点工程日报表（见附件九），每月1、11、21日将上一旬日报反馈至销售部；子公司要对重点工程月度需求计划兑现情况进行分析，对兑现偏差较大的情况，我公司该工程项目授权代理人要与买方洽谈，了解原因，并形成有效的书面备忘录（买方授权代理人签字或盖公章），以督促买方减少月度需求计划的偏差。3、子公司在合同总量即将

16、结束前一周向合同买方出具书面函件，提示合同量即将结束。4、子公司须严格按照合同履约，原则上不得擅自停止水泥供应给工程施工带来不利影响。特殊情况须书面报股份公司批准后实施。第二十一条 交货验收1、水泥送达买方指定地点后，运输保供单位在将水泥交给买方或买方指定的收货单位时，须要求经买方授权的有效收货人签收。2、重点工程水泥在办理交接时，货物交接清单应至少为三联以上，一份由子公司留存，一份由运输保供单位留存，一份由买方授权的收货人留存，如其他单位或环节需要留存可相应增加交接清单联数。第二十二条 对账管理1、子公司要坚持每月与重点工程水泥买方、运输保供单位进行书面对账，并形成详细的对账记录（见附件十）

17、和存档。与重点工程水泥买方对账，应包含月度买方收到的水泥数量、品种与包装方式，供货价格、水泥货款金额、买方支付水泥货款情况、应收账款余额状况，同时应包含以往形成的历史数据累计数。与运输保供单位对账，应包含月度水泥发运数量、运输保供款金额，我公司支付运输保供款以及运输保供款余额情况，同时应包含保供该工程形成的相关累计数据。如是重点工程水泥买方委托的施工单位或其他单位收货，子公司还须与施工单位或其他单位就月度内收到的水泥数量、品种与包装方式进行书面对账，同时应包含该工程形成的历史数据累计数。2、子公司与重点工程水泥买方或委托的施工单位等其他单位、运输保供单位的月度对账记录，须为有法律效力的书面记录

18、原件，且须经对方法定授权人签字或加盖法人章或财务专用章后方可有效。第二十三条 资金回笼子公司要根据重点工程水泥供应量及结算周期，按照合同约定的货款或质保金支付期限，提前10天拟定书面的付款提示函（见附件十一）给合同买方，提示按期支付货款。对到期未按合同支付货款产生逾期货款的，子公司要在逾期货款产生2日内书面函告业主单位和施工单位，同时提出后续处理建议经所属区域负责人审核后报销售部，并按销售部反馈意见执行。授权代理人和子公司销售部门负责人要按照合同要求督促货款或质保金回笼。第二十四条 质保书和发票管理1、子公司开具质保书、发票的名称应为合同签约单位，如需出具质保书给下属施工单位或具体工区单位时，

19、须子公司核实并经子公司主要负责人签字后方可开具；质保书、发票的签收人均应为买方授权的业务联系人，在签收时，必须要求签收人签全名并注明具体签收时间。2、重点工程水泥质保书、发票的签收记录台帐应分客户建立，不得随意涂改，且台帐要保持连续性和完整性。第二十五条 合同条款变更子公司要严格履行重点工程合同规定的责任和义务，在合同执行过程中，对于合同买方提出需要对交货数量、规格、交货日期等任一合同条款变更的及子公司对合同相关条款提出变更要求的，须报销售部审核，经股份公司批准并签订补充协议后执行。第二十六条 重大事项汇报1、子公司在合同执行过程中，收到合同买方针对保供、品质、结算等方面出现纠纷投诉和需要股份

20、公司协调解决的问题时，必须按照股份公司重大事项报告制度向销售部和有关部室报告，如涉及到法律纠纷的函件或法律意见书、律师函等，还需同时向股份公司办公室、集团法律事务室汇报，不得截留，以便事件提前得到有效处理，防范合同履约风险。2、合同执行过程中，如业主单位或其上级主管单位安排对我公司供应的水泥进行质量抽检，子公司在获知该信息后，必须第一时间向主要负责人或工程授权代理人汇报，并由子公司主要负责人或工程授权代理人指派品质部门负责人到施工现场配合开展抽检，确保过程规范、受控。对水泥品质抽检结果，子公司必须在收到后1日内书面报品质部、销售部。第六章 重点工程的监督与检查第二十七条 重点工程实地走访子公司

21、投标授权代理人或主要负责人每月不少于一次对在供重点工程进行实地走访调研，销售、质控部门负责人每月不少于两次对在供重点工程进行实地走访调研，与重点工程项目物资部、化验室、施工单位项目部等负责人交流，全面了解工程水泥需求、保供、品质检测及使用情况，及时掌握工程保供过程中出现的问题，予以协调解决，并做好走访记录（施工现场走访记录表）（见附件十二），由子公司销售部门自行存档备查。第二十八条 针对在操作重点工程，子公司要建立专项的重点工程水泥流向管理办法，确保水泥流向受控。每月开展重点工程水泥流向和使用情况抽查，检查买方或其委托的收货单位是否规范操作、运输单位是否严格履行运输保供协议、是否存在倒卖水泥现

22、象等，形成书面的抽查记录并自行存档（见附件十三）。子公司如发现水泥倒卖、挪作它用或被其他水泥顶替等未按合同履行的，在核实情况后不晚于2日内将经区域审签后的书面处理意见报销售部。第二十九条 定期确认重点工程水泥供应情况子公司对在操作的重点工程，每年元月15日前，由授权代理人负责并组织销售、品质部门人员对重点工程项目进行走访，对上一年度水泥供应情况形成书面备忘录（见附件十四），并要求合同买方在备忘录上加盖公章。同时要求合同买方针对工程保供、水泥品质等出具用户意见反馈书。在每一重点工程供应结束、合同执行完毕后，由子公司工程项目授权代理人负责组织销售、品质等相关部门人员对该工程项目进行回访，就工程水泥

23、总体供应情况形成书面备忘录（见附件十五），并要求合同买方在备忘录上加盖公章。第三十条 每月2日前，子公司对在供重点工程的走访情况、水泥用量、应收账款、质保金收回情况和风险环节检查等进行自查，准确、全面填报重点工程月度自查表（见附件十六），经子公司主要负责人或工程授权代理人审签后在OA网子公司网页发布。第七章 考核及责任追究第三十一条 重点工程货款回笼考核办法按照重点工程逾期欠款考核实施管理细则（试行，2010年6月18日下发）办法实施。第三十二条 重点工程投标组织不到位，运输招标组织不及时、不规范等给投标工作开展带来风险或被动的，将追究相关人员责任；重点工程合同履行不到位给公司造成负面影响的，

24、将追究子公司主要负责人、授权代理人及其他相关人员责任，如造成经济损失，按照股份公司要求赔偿。第八章 档案管理第三十三条 子公司应建立完整、连续的重点工程水泥档案，包含但不限于招标文件、答疑文件、投标文件、中标通知书、水泥供货合同（含运输保供合同）、买方提交的水泥需求计划、经买方授权的收货人签收的货物交接单、流向抽查记录、对账函以及往来函件等，详细记录投标、合同签订、发货、验收、结算、付款等全过程。第三十四条 子公司应妥善保管重点工程档案，档案资料须留存原件，并永久性保存。 第九章 附则第三十五条 各区域、子公司依据本办法，结合管理需要和自身实际，制定重点工程投标及合同履行管理实施细则。第三十六

25、条 本办法由安徽海螺水泥股份有限公司销售部制订并负责解释。第三十七条 本办法自下发之日起开始执行，原重点工程及到工地交货合同水泥发运结算管理暂行规定、关于进一步加强中标重点工程发运、结算管理的规定同时废止。重点工程信息月度反馈表1、搜集工程信息、反馈销售部 重点工程投标操作流程图8、跟踪开标结果是否中标N4、购买招标文件 子公司拟定投标请示5、区域、销售部审核投标请示，销售部拟定专项请示，送相关部室会签关于购买资格预审文件的建议投标文件工程开标记录表重点工程投标基本情况一览表9、办理合同洽谈、签订、履约保函办理等事宜2、子公司拟定资格预审文件购买建议3、区域、销售部审核，组织参加投标请示YN6、股份公司审批 Y7、销售部/子公司制作投标文件、办理投标保证金（函） 重点工程日报表对账记录付款提示函施工现场走访记录表重点工程自查表备忘录Y10、合同执行跟踪