合同归档管理制度(共3页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上合同归档管理制度1.目的为进一步规范、加强集团各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。2.适用范围 适用于集团（含集团下属各分/子公司）各类合同的管理。3.职责3.1 人力资源部是本制度制定的责任部门；3.2 总裁办是本制度执行的监督部门；3.3 各部门是本制度执行的责任部门。4.分类管理（详见下表）合同类别管理部门备注 原件复印件及扫描件业务类行政部行政部、合同签订部门合同最好一式三份以上，签订部门保留一份技术类行政部行政部、技术部财务类财务部计划财务部、合同签订部门人事类人力资源部分/子公司保留原件，集团人力资源部保留复印件其他行政部合同签订

2、部门合同最好一式三份以上，签订部门保留一份注：各类合同（除劳动合同）的签订部门都必须传一份扫描件至法务部分类存档。5.归档管理 5.1各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经集团领导审批签订并履行完后，合同签订部门进行复印、扫描，原件（包括：文件处理单及相关附件）送至原件保管部门进行存档保管，复印件、扫描件由合同签订部门自行保管（如有多余原件，合同签订部门自行保管一份）； 5.2原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档 归档管理； 5.3电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目录； 5.4市场运营中心（含分/子公司）的各类合同（非人事类），商务管理部

3、必须统一保管一份复印件及扫描件。6.借阅管理 6.1合同查询先从部门内部进行查询，如无法查询，再到原件保管部门进行 查询（此条作为部门文件管理绩效考核的参考数据之一）； 6.2如需查询或使用原件，需填写合同借阅申请单（详见附件：合同 借阅申请单）。7.交接管理7.1各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档），交接时需列合同交接清单；7.2辞职或异动手续办理时，人力资源部需审核是否有附有合同交接清单8.本制度由人力资源部制定，于2016年04月21日生效。 附件：合同借阅申请单 合同借阅申请单 申请部门申请人借阅目的借阅日期归还日期部门负责人分管领导注：1.此申请单由合同借出部门存档；2.合同借阅归还后此单交还借阅人；3.如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。合同借阅申请单 申请部门申请人借阅目的借阅日期归还日期部门负责人分管领导注：1.此申请单由合同借出部门存档；2.合同借阅归还后此单交还借阅人；3.如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。专心-专注-专业