第十一章-文书立卷归档优秀PPT.ppt

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1、情景任务回放 舒美服舒美服饰饰有限公司的有限公司的张张秘秘书书收到一份市政府的通知。收到一份市政府的通知。通知通知说说明将在明将在12月月8号号组织组织召开冬季防火工作会召开冬季防火工作会议议，要求，要求全市全部大中型企全市全部大中型企业业的主要的主要负责负责人都参与，并且要准人都参与，并且要准备备好相好相应应的的汇报汇报材料，通知材料，通知还还特殊提到假如特殊提到假如发觉发觉在在这这次会次会议议中出中出现现无故缺席或无故缺席或汇报汇报材料不具体的企材料不具体的企业业，将，将赐赐予确予确定的定的处处分。分。张张秘秘书书粗略一看粗略一看标题标题，认为认为是常是常规规性的工作性的工作支配，跟支配，

2、跟总经总经理干脆理干脆说说就可以了，因此没有把文件交就可以了，因此没有把文件交给给总经总经理理过过目，而是干脆放目，而是干脆放进进了档案盒了档案盒 文件作文件作为为各各单单位行使位行使职职能的重要工具，能的重要工具，频频繁繁进进出于各出于各组织组织各各单单位，作位，作为为秘秘书书，收到文件后，收到文件后该该如何如何规规范范处处理呢理呢？情景任务情景任务任务小结 张张秘秘书书收文收文处处理的理的规规范范动动作：作：1、签签收、拆封、登收、拆封、登记记填写收文登填写收文登记记簿簿 2、（需、（需办办理）理）张张秘秘书进书进行行拟办拟办，填写文件，填写文件处处理理单单的的拟办拟办看法：看法：拟请拟请

3、行政部行政部12月月6日前完成日前完成汇报汇报材料。材料。3、报总经报总经理理审审批，批，总经总经理依据理依据拟办拟办，给给出批出批办办看法。看法。批示由行政部承批示由行政部承办办，总经总经理参会。理参会。4、行政部承、行政部承办办，进进行行汇报汇报材料的整理。材料的整理。5、张张秘秘书书催催办办 6、12月月5日，行政部将日，行政部将汇报汇报材料上交，材料上交，张张秘秘书书核稿，核稿，交由交由总经总经理批理批阅阅、定稿。、定稿。7、办办复复 8、行政部填写承、行政部填写承办办状况（注状况（注办办）情景任务 4人一人一组组，模，模拟拟收文收文处处理理过过程。程。1、组长组长在分解任在分解任务务

4、的基的基础础上确定上确定组员岗组员岗位位责责任；任；2、工作用表、工作道具准、工作用表、工作道具准备备等；等；3、模、模拟拟演演练练 角色：收角色：收发发室、室、张张秘秘书书、总经总经理、行政部理、行政部 流程：流程：签签收、登收、登记记、拟办拟办、批、批办办 道具：收文登道具：收文登记记簿簿 文件文件处处理理单单 办毕文书的处置 具体包括：立卷归档、清退、销毁及暂存处具体包括：立卷归档、清退、销毁及暂存处具体包括：立卷归档、清退、销毁及暂存处具体包括：立卷归档、清退、销毁及暂存处理等。理等。理等。理等。是据有关规定和工作状况，对办毕文书予以是据有关规定和工作状况，对办毕文书予以定期清理检查，

5、确定价值，分门别类，确定并实定期清理检查，确定价值，分门别类，确定并实现其现其“去去”、“留留”、“存存”、“亡亡”的活动。的活动。办毕文书办毕文书办毕文书办毕文书即办结文件。指完成了收文或发即办结文件。指完成了收文或发即办结文件。指完成了收文或发即办结文件。指完成了收文或发文处理程序，业经发出或承办完毕的公务文书。文处理程序，业经发出或承办完毕的公务文书。文处理程序，业经发出或承办完毕的公务文书。文处理程序，业经发出或承办完毕的公务文书。内容内容处置的处置的实质实质立卷归档 将将将将办理完毕、具有查考、保存价值办理完毕、具有查考、保存价值办理完毕、具有查考、保存价值办理完毕、具有查考、保存价

6、值的公务的公务的公务的公务文书按其在形成过程中的文书按其在形成过程中的文书按其在形成过程中的文书按其在形成过程中的有机联系组成案卷有机联系组成案卷有机联系组成案卷有机联系组成案卷，移交档案部门保存移交档案部门保存移交档案部门保存移交档案部门保存，以便于保管、检索和利用。，以便于保管、检索和利用。，以便于保管、检索和利用。，以便于保管、检索和利用。1 1、办毕文书才能立卷、办毕文书才能立卷 2 2、具查考、保存价值的文书才能立卷、具查考、保存价值的文书才能立卷 3 3、按文书形成过程中的有机联系和确定、按文书形成过程中的有机联系和确定规律组卷规律组卷内涵内涵定义定义清退 据有关规定和要求，将部分

7、办毕文书经过据有关规定和要求，将部分办毕文书经过据有关规定和要求，将部分办毕文书经过据有关规定和要求，将部分办毕文书经过清理、定期或不定期地退还原发文机关或其指清理、定期或不定期地退还原发文机关或其指清理、定期或不定期地退还原发文机关或其指清理、定期或不定期地退还原发文机关或其指定的特地部门。定的特地部门。定的特地部门。定的特地部门。确保隐私平安；防止无用信息扩散等。确保隐私平安；防止无用信息扩散等。确保隐私平安；防止无用信息扩散等。确保隐私平安；防止无用信息扩散等。意义意义定义定义 守时守时守时守时 齐全齐全齐全齐全清退的原则清退的原则清退上级下发的绝密文件上级下发的绝密文件上级下发的绝密文

8、件上级下发的绝密文件供内部传阅并要求退还的文书资料供内部传阅并要求退还的文书资料供内部传阅并要求退还的文书资料供内部传阅并要求退还的文书资料要求退还的未定稿、探讨稿、送审稿或征求看法稿要求退还的未定稿、探讨稿、送审稿或征求看法稿要求退还的未定稿、探讨稿、送审稿或征求看法稿要求退还的未定稿、探讨稿、送审稿或征求看法稿未经领导本人批阅的内部讲话稿未经领导本人批阅的内部讲话稿未经领导本人批阅的内部讲话稿未经领导本人批阅的内部讲话稿规定回收的会议文件规定回收的会议文件规定回收的会议文件规定回收的会议文件由发文机关明确规定限期清退的公文由发文机关明确规定限期清退的公文由发文机关明确规定限期清退的公文由发

9、文机关明确规定限期清退的公文清退的范围清退的范围清退绝密件：立卷归档、办毕收回、机要员集中保存绝密件：立卷归档、办毕收回、机要员集中保存绝密件：立卷归档、办毕收回、机要员集中保存绝密件：立卷归档、办毕收回、机要员集中保存工作人员离职（退、调、合并、搬迁）：工作人员离职（退、调、合并、搬迁）：工作人员离职（退、调、合并、搬迁）：工作人员离职（退、调、合并、搬迁）：主动清理手中文件主动清理手中文件主动清理手中文件主动清理手中文件（离职手续、离职工作交接）（离职手续、离职工作交接）（离职手续、离职工作交接）（离职手续、离职工作交接）清退的方法清退的方法文件清退清单清退单位：制发单位文号份数密级备注清

10、退人收文人销毁 对对对对失去留存价值或留存条件失去留存价值或留存条件失去留存价值或留存条件失去留存价值或留存条件的公文做毁灭的公文做毁灭的公文做毁灭的公文做毁灭性处置。性处置。性处置。性处置。焚烧、粉碎、造纸厂化成纸浆等焚烧、粉碎、造纸厂化成纸浆等焚烧、粉碎、造纸厂化成纸浆等焚烧、粉碎、造纸厂化成纸浆等方式方式定义定义 办毕办毕办毕办毕，业经鉴定确认不具留存价值或留存条，业经鉴定确认不具留存价值或留存条，业经鉴定确认不具留存价值或留存条，业经鉴定确认不具留存价值或留存条件的文件材料。如重份文件、泄密件等件的文件材料。如重份文件、泄密件等件的文件材料。如重份文件、泄密件等件的文件材料。如重份文件

11、、泄密件等。范围范围销毁鉴定鉴定鉴定鉴定 编册编册编册编册 报批报批报批报批 销毁销毁销毁销毁填写文件销毁清单填写文件销毁清单填写文件销毁清单填写文件销毁清单 销毁的程序销毁的程序两人监销并直至公文确已彻底销毁两人监销并直至公文确已彻底销毁两人监销并直至公文确已彻底销毁两人监销并直至公文确已彻底销毁未经清理、鉴别和审查批准，不得私自销文未经清理、鉴别和审查批准，不得私自销文未经清理、鉴别和审查批准，不得私自销文未经清理、鉴别和审查批准，不得私自销文定期销毁定期销毁定期销毁定期销毁不能将待销文件当废品出售不能将待销文件当废品出售不能将待销文件当废品出售不能将待销文件当废品出售销毁的制度销毁的制度

12、文件销毁清单顺序号成文单位发文字号文件标题日期份数销毁理由审批单位及负责人销毁单位及经手人暂存将不应立卷归档或清退，又不宜销毁的文书暂存，以供日常查考听日后推断与发落。对暂存文件要定期清理与鉴定。第十一章第十一章 秘书与文书立卷归档工作秘书与文书立卷归档工作一、文书立卷归档工作概述三、文书立卷分方法和步骤主要内容主要内容二、文书立卷部门、立卷原则和范围四、归档一、含一、含义：立卷是指文立卷是指文书部部门将将办理完理完毕的、具有确定参考的、具有确定参考利用价利用价值的文件，依据它的文件，依据它们在形成在形成过程中的程中的联系和确定系和确定的的规律律组成便于成便于查用的案卷。因此，立卷的要求是：用

13、的案卷。因此，立卷的要求是：1、立卷的、立卷的对象象办理完理完毕的文件的文件 2、立卷文件的、立卷文件的标准准具有参考利用价具有参考利用价值的。的。3、立卷的、立卷的结果果案卷，卷内文件彼此之案卷，卷内文件彼此之间有确有确定的定的联系。系。第一节、文书立卷归档工作概述案卷：用卷夹装订案卷：用卷夹装订的一组文件材料的的一组文件材料的集合体。卷内材料集合体。卷内材料具有确定的共同特具有确定的共同特征。征。归档：将案卷依据归档：将案卷依据规定的制度移交档规定的制度移交档案部门管理。案部门管理。第一节、文书立卷归档工作概述二、立卷的意义：首先是便于查找和利用 便于科学保管文件 为档案工作奠定基础第一节

14、第一节 文书立卷归档工作概述文书立卷归档工作概述一、文书立卷的部门文书部门立卷，是同机关档案室立卷相对来说的，即指由担当和处理文书的部门或人员来立卷。每年的文书立卷后，在其次年内移交给档案室管理。在小机关或基层单位，文件数量不多，可以将立卷点选择在中心机构即在机关办公室中立卷；在中等机关或大机关，文件数量较大，立卷点应取分散式，即将综合性的、重要的、全面性的文件放在机关办公室立卷，各业务部门处理的文件，放在各部门立卷。（课后调查题：我校教学秘书是怎么立卷的？）其次节 文书立卷部门、立卷原则和范围二、文书立卷的原则1.已办理完毕的（如：问函与复函）2.有保存价值的3.遵循文件的形成规律和特点，保

15、持文件之间的有机联系其次节 文书立卷部门、立卷原则和范围 保持文件之间的有机联系是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方面的联系。如：一个单位及其内部机构确定的历史阶段、一个年度相同文种、载体材料等其次节 文书立卷部门、立卷原则和范围三、文三、文书立卷的范立卷的范围（P190）上上级机关机关本机关本机关同同级机关和非隶属机关机关和非隶属机关下下级机关机关其次节 文书立卷部门、立卷原则和范围第三节 文书立卷的方法和步骤一、文书立卷的方法第一：依据文件特征，依据文件之间的主要联系来立卷。其次：区分文件参考价值，为不同保管期限的文件立卷。第三节 文书立卷

16、分方法和步骤据文件特征立卷组合方法 立卷“六个特征”，即问题、作者、名称（文种）、时间、通信者、地区特征组卷1、按问题组卷 将文件内容涉及的同一事务、问题或同一类性质的问题组成案卷2、按作者组卷 将同一作者的一些文件组成案卷 3、按文种（名称）组卷 将文件种类或名称相同的文件组成案卷。会议记录、支配、总结、合同、报表、账簿、凭证等可以运用这一分类方法4、按时间组卷 按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期的文件组成案卷5 5、按通信者、按通信者组卷卷 将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组成案卷 6 6、按地区、按地区组卷卷 将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷

17、（1）化工高校关于王兰工作调动的函（2）工业高校关于王兰工作调动的复函（3）化工高校关于刘海工作调动的函（4）工业高校关于刘海工作调动的复函思索1：以上文件按什么特征立卷？微型案例第七章第七章 文书处理与档案管理文书处理与档案管理 按通讯者特征立卷实例按通讯者特征立卷实例（1）化工高校关于王兰工作调动的函）化工高校关于王兰工作调动的函（2）工业高校关于王兰工作调动的复函）工业高校关于王兰工作调动的复函（3）化工高校关于刘海工作调动的函）化工高校关于刘海工作调动的函（4）工业高校关于刘海工作调动的复函）工业高校关于刘海工作调动的复函以上案例是依据文件的通信者和名称特征结合立以上案例是依据文件的通

18、信者和名称特征结合立卷的。卷的。微型案例结合运用“六个特征”组卷：组合案卷一般应以问题为主，兼顾其它特征。依据文件的实际状况，把具有相同二至三个或四个特征的文件组立一个案卷，其中问题、作者、名称三个特征比较常用.对于针对时间比较明显的文件或时间性较强的文件，则需应用时间特征.组卷示例例：北京市档案馆1990年各季度档案利用工作统计表（作者）（时间）（问题）（名称）例：首都师大1996年关于北校区征地问题与四季青乡的来往函件（作者）（时间）（问题）（通讯者）（名称）三个主要特征的具体敏捷运用：从文件的具体状况动身，全面考虑立卷的基本要求，既要保持文件的主要联系，又要便于保管利用；既符合基本规律，

19、又不机械强求。问题特征作者特征名称特征问题特征依据文件数量的多少和保管利用的便利，考虑问题概括的粗细和大小，文件少则可将小问题概括为大一些的问题合并组卷；文件多则把大问题再拆分成小一些的问题分别组卷.如：干部调配、工资、福利、职称、聘任等人事工作(合并为)人事工作干部调配、工资、福利、职称、聘任等(拆分为)作者特征非本单位的文件，除请示与批复或关于同一问题形成的文件等有亲密联系的状况外，一般不与本单位文件一起组卷；文件数量不多时可按收文作者类型集中组卷，如：上级机关、下属机关、平级机关分别组卷.名称特征留意区分名称相同、但文件内容、性质、保存价值不同的状况，如：指示性通知、干部任免通知、具体事

20、项通知应分别组卷；文件数量不多时，可把文种相近、保存价值相近的文件合并组卷，如：决议确定；条例-方法；指示看法带指示性的通知；支配支配规划要点；报告汇报状况.常用的复式档案分类法1年度一组织机构分类法。即以年度为第一级类目，机构为其次级类目。第七章第七章 文书处理与档案管理文书处理与档案管理 某企业按年度某企业按年度组织机构分类组织机构分类2000年办公室人事部报关部生产部2001年 办公室人事部报关部生产部微型案例微型案例常用的复式档案分类法2年度问题分类法。即以年度为一级类目，问题为二级类目。某农林水利局全宗分类某农林水利局全宗分类2000年 会议类 组织人事类生产类品质类2001年会议类

21、 组织人事类生产类品质类 微型案例微型案例按保管期限立卷按保管期限立卷机关文机关文书档案的保管期限定档案的保管期限定为永久、定期两种，定永久、定期两种，定期一般分期一般分为30年、年、10年。年。文件材料划分文件材料划分“永久永久”的要求的要求本机关制定的法本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召政策性文件材料；本机关召开重要会开重要会议、举办重大活重大活动等形成的主要文件等形成的主要文件材料；本机关材料；本机关职能活能活动中形成的重要中形成的重要业务文件文件材料；本机关关于重要材料；本机关关于重要问题的的请示与上示与上级机关机关的批复、批示，重要的的批复、批示，重要的报告、告、总结、综合合统

22、计报表等；表等；本机关机构演化、人事任免等文件材料；本机关本机关机构演化、人事任免等文件材料；本机关房屋房屋买卖、土地征用，重要的合同、土地征用，重要的合同协议、资产登登记等凭等凭证性材料；上性材料；上级机关制机关制发的属于本机关主的属于本机关主管管业务的重要文件；同的重要文件；同级机关、下机关、下级机关关于重机关关于重要要业务问题的来函、的来函、请示与本机关的复函、批复示与本机关的复函、批复等文件材料。等文件材料。文件材料划分文件材料划分“定期定期”的要求：的要求：本机关本机关职能活能活动中形成的中形成的一般性一般性业务文件材料；本文件材料；本机关召开会机关召开会议、举办活活动等形成的一般性

23、文件材料；等形成的一般性文件材料；本机关人事管理工作形成的一般文件材料；本机关本机关人事管理工作形成的一般文件材料；本机关一般事一般事务管理文件材料；本机关关于一般性管理文件材料；本机关关于一般性问题的的请示与上示与上级机关的批复、批示，一般性工作机关的批复、批示，一般性工作报告、告、总结、统计报表等；上表等；上级机关制机关制发的属于本机关主的属于本机关主管管业务的一般性文件材料；上的一般性文件材料；上级机关和同机关和同级机关制机关制发的非本机关主管的非本机关主管业务但要但要贯彻执行的文件材料；行的文件材料；同同级机关、下机关、下级机关关于一般性机关关于一般性业务问题的来函、的来函、请示与本机

24、关的复函、批复等文件材料；下示与本机关的复函、批复等文件材料；下级机机关关报送的年度或年度以上支配、送的年度或年度以上支配、总结、统计、重、重要要专题报告等文件材料。告等文件材料。二、文书立卷的步骤二、文书立卷的步骤 （一）立卷准备工作（一）立卷准备工作 （二）调整案卷（二）调整案卷 （三）编目定卷（三）编目定卷第三节 文书立卷分方法和步骤 1.编制立卷类目 立卷类目，又叫归卷类目、案卷类目，是在文件还没有形成以前，依据机关工作活动和文件形成的规律，对一年内可能产生的文件，依据立卷的要求和方法事先编制成的一个立卷支配。立卷类目由类、目、号三部分组成。（一）立卷准备工作第三节 文书立卷分方法和步

25、骤A.类 即案卷的即案卷的类别。有两种方法：。有两种方法：（1）按）按问题分分类 （如：党群（如：党群类 行政行政类）（2）按）按组织机构分机构分类第三节 文书立卷分方法和步骤B.目目 即条目、条款。是在即条目、条款。是在类类之下，概括一之下，概括一组组文件材文件材料的料的总标题总标题，也是，也是预预定的案卷定的案卷题题目。目。标题结标题结构一般由作者、内容和文种构一般由作者、内容和文种 组组成。如：成。如：市教委、市教委、XX学院学院 2001年邀年邀请请、聘、聘请请外籍人士的支外籍人士的支配、批复、配、批复、报报告告本本厅厅 有关林地、林有关林地、林权权、森林法、森林法规规等等 的文件材料

26、的文件材料作作 者者内内 容容文文 种种作者作者内内 容容文文 种种C.号号 即即类类和条目的和条目的编编号。号。给给一一类类、一个条目、一个条目编编一个号。一个号。第一第一类类：党群工作：党群工作类类第一款：本第一款：本厅厅党党组组会会议记录议记录、厅长办厅长办公会公会议记录议记录 永久永久其次其次类类：其次款：其次款：编编号：号：1-1 2-2 条目排列的条目排列的规则规则：方：方针针政策性的、政策性的、领导领导指示性的指示性的文件排在前面，其次是文件排在前面，其次是综综合合类类条目，再次是反映具条目，再次是反映具体内容和体内容和业务业务的条目。的条目。第三节 文书立卷分方法和步骤（一）立

27、卷准备工作2.平常归卷 平常归卷，是文书人员依据立卷类目，将已经处理完毕的文件，按有关条款随时归入事先准备好的文件夹或文件盒的行为过程。第三节 文书立卷分方法和步骤 文书人员平常把已经处理完毕的文件随时按立卷类目的条款归纳进去，待年终系统调整后立卷。须要留意：1、建立平常归档制度，明确归档的范围、时间和要求 2、准备好平常归档物质条件。3、留意平常清扫。2.平常归卷（二）调整案卷调整案卷是在平常归卷的基础上进行的，即将平常归卷的文件资料，于次年年初比照立卷类目的各个条款进行检查、调整，最终确定案卷。归卷文件的归卷文件的检查和调整检查和调整案卷标题案卷标题的拟写的拟写卷内文件卷内文件的排列的排列

28、文件保管期限文件保管期限是否精确是否精确第三节 文书立卷分方法和步骤拟写案卷写案卷标题案卷案卷标题应当是当是对案卷内容的高度概括。其案卷内容的高度概括。其结构是：构是：作者作者+事由事由+文种文种如：如：江宁、浦江、六合江宁、浦江、六合县人民政府人民政府 关于引关于引进外外资 的的总结和和规划划作者作者事由事由文种文种（1）化工高校关于王兰工作调动的函（2）工业高校关于王兰工作调动的复函（3）化工高校关于刘海工作调动的函（4）工业高校关于刘海工作调动的复函思索2：以上案卷的标题是？微型案例第七章第七章 文书处理与档案管理文书处理与档案管理 按通讯者特征立卷实例按通讯者特征立卷实例（1）化工高校

29、关于王兰工作调动的函）化工高校关于王兰工作调动的函（2）工业高校关于王兰工作调动的复函）工业高校关于王兰工作调动的复函（3）化工高校关于刘海工作调动的函）化工高校关于刘海工作调动的函（4）工业高校关于刘海工作调动的复函）工业高校关于刘海工作调动的复函 案卷的标题为：化工高校与工业高校关于案卷的标题为：化工高校与工业高校关于王兰、刘海工作调动问题的来往函件王兰、刘海工作调动问题的来往函件微型案例卷内文件排列卷内文件排列 排列方法是：排列方法是：（1 1）可以按时间依次排列。）可以按时间依次排列。（2 2）可以按重要程度排列：政策文件在前，业务文）可以按重要程度排列：政策文件在前，业务文件在后；上

30、级文件在前，平级、下级文件在后；存件在后；上级文件在前，平级、下级文件在后；存本在前，定稿在后；多次草稿的重要文件，定稿之本在前，定稿在后；多次草稿的重要文件，定稿之后，草稿按一、二、三稿依次排列。后，草稿按一、二、三稿依次排列。（3 3）几种特征组合运用排列。常见的是：问题）几种特征组合运用排列。常见的是：问题时间；作者时间；作者时间；作者时间；作者问题问题时间。时间。第三节 文书立卷分方法和步骤 （三）编目定卷 编目定卷，是指将排列好的案卷，用编制页号的方法使案卷固定下来的行为过程。第三节 文书立卷分方法和步骤编目订卷1.打页号打印的页号2.2.填写卷内文件书目填写卷内文件书目 卷内文件书

31、目，又叫卷首书目。它放卷内文件书目，又叫卷首书目。它放在卷首，用以介绍卷内文件的成份和内在卷首，用以介绍卷内文件的成份和内容，便于查阅和统计卷内文件。容，便于查阅和统计卷内文件。第三节 文书立卷分方法和步骤卷卷 内内 文文 件件 目目 录录依次号：文件的依次编号。每份文件填一个；定稿和草稿、正件和附件均只填一个依次号.文号：文件的发文字号。没有发文字号的此栏不填写.责任者：文件的形成单位或个人。应填写全称或规范的简称.题名：文件的标题。一般照实抄录原文件标题；没有标题或标题不能说明文件内容的应依据文件内容概括后填写，并加；会议记录应概括出主要内容.日期：文件的形成日期。用阿拉伯数字规范填写；没

32、有日期的文件，要考证清晰补上.页号：现有计算机档案管理软件要求此项填写每份文件的总页数，如：“5”，系统将自动生成文件排列依次号。3.3.填写卷内备考表填写卷内备考表 卷内备考表放在卷尾，其作用主要卷内备考表放在卷尾，其作用主要有两方面：一是供立卷时说明卷内文件有两方面：一是供立卷时说明卷内文件的状况；一是供调整案卷时记载卷内文的状况；一是供调整案卷时记载卷内文件的异动状况。件的异动状况。说明本卷文件的缺损、修改、说明本卷文件的缺损、修改、补充、销毁、漏号、重号等，与某些文补充、销毁、漏号、重号等，与某些文件的其它文件卷号，卷内文件变动状况。件的其它文件卷号，卷内文件变动状况。有关人员须要签名

33、、标注时间。有关人员须要签名、标注时间。第三节 文书立卷分方法和步骤卷卷 内内 备备 考考 表表 式式 样样填写卷内备考表4.4.妥当做好卷内文件的技术处理工作妥当做好卷内文件的技术处理工作（P198P198）5.5.填写案卷封皮填写案卷封皮(案卷封面与卷脊项目案卷封面与卷脊项目)第三节 文书立卷分方法和步骤案卷封面案卷封面样式样式填写完成的案卷封面填写完成的案卷封面案卷脊背案卷脊背和底边6.6.编目定卷，装订案卷编目定卷，装订案卷 装订，即把案卷用卷绳组装起来的行为过程。装订，即把案卷用卷绳组装起来的行为过程。留意事项：留意事项：1 1、去除金属物。、去除金属物。2 2、整理文件：对破损文件

34、修补；理顺和对、整理文件：对破损文件修补；理顺和对齐纸张；将小签条、小便条等不规则材料粘帖在齐纸张；将小签条、小便条等不规则材料粘帖在符合规格要求的白纸上。符合规格要求的白纸上。3 3、依据文书档案案卷格式要求运用硬、依据文书档案案卷格式要求运用硬卷皮或软卷皮。接受三孔一线式装订。卷皮或软卷皮。接受三孔一线式装订。第三节 文书立卷分方法和步骤上夹上夹上卷皮上卷皮作三孔标记作三孔标记 打孔穿线绳穿线绳系线绳系线绳归档移交档移交 文文书部部门一般在其次年的上半年向档案室移交一般在其次年的上半年向档案室移交上一年的上一年的归档文件。特地档案可以按档文件。特地档案可以按规定定时间移移交。交。归档档须要

35、要办理移交手理移交手续。档案室。档案室须要要检查清清点案卷材料：点案卷材料：1、案卷是否完整。一个立卷、案卷是否完整。一个立卷单元的各个元的各个组成部成部分无残缺。分无残缺。2、案卷、案卷质量是否符合要求。量是否符合要求。第三节 文书立卷分方法和步骤归档号归档号归档号归档号档号档号档号档号题名题名题名题名起止时间起止时间起止时间起止时间件数件数件数件数页数页数页数页数保管期限保管期限保管期限保管期限备注备注备注备注Xx年度年度xx（部门）移交案卷书目（部门）移交案卷书目 移交案卷书目备考表本档共 页。共有案卷 卷，其中永久 卷，长期 卷，短期 卷。移交部门：移交人：接收部门：接收人：年 月 日

36、一、归档作用：归档是文书工作的最终一个环节，又是档案工作起先的一个环节。单位内文件的归档是档案室档案的主要来源，也是档案室收集工作的常常任务。第四节 归档二、归档的制度二、归档的制度 （一）归档时间 （二）归档案卷的质量 （三）不归档材料的范围第四节 归档（一）（一）归档档时间第一第一时段：文件材料立卷段：文件材料立卷6月底之前月底之前立卷部立卷部门：完成：完成实体立卷和网上立卷，移交体立卷和网上立卷，移交纸质文件或提交文件或提交电子文件子文件纸质文件（包括文件（包括办公自公自动化系化系统中流中流转的的电子文件子文件纸质稿）稿）电子文件（包括文件子文件（包括文件书目、目、电子文件原文）子文件原

37、文）（留意：（留意：暂不不进行装行装订，但要求用，但要求用别针或或夹子固定）子固定）其次其次时段：文件材料的数字加工段：文件材料的数字加工6月底月底9月底月底档案档案馆：对无无电子文件原文的子文件原文的纸质文件文件进行数字行数字扫描加工。描加工。第三第三时段：文件材料装段：文件材料装订、移交、移交10月月 12月底之前月底之前立卷部立卷部门：装：装订 移交，移交，办理移交手理移交手续，完成与档案，完成与档案馆之之间的移交的移交归档任档任务。（二）（二）归档文件档文件质量要求量要求电电子文件子文件子文件子文件齐齐全全全全 与与与与纸质纸质文件配套的文件配套的文件配套的文件配套的电电子文子文子文子

38、文件挂接件挂接件挂接件挂接齐齐全全全全挂接挂接挂接挂接电电子文件子文件子文件子文件 精确精确精确精确 挂接挂接挂接挂接电电子文件原文要子文件原文要子文件原文要子文件原文要求精确，避开求精确，避开求精确，避开求精确，避开张张冠李戴；冠李戴；冠李戴；冠李戴；电电子文件子文件子文件子文件应为应为最最最最终终的定稿。的定稿。的定稿。的定稿。双双双双备备份：份：份：份：办办公自公自公自公自动动化文件材料打印成化文件材料打印成化文件材料打印成化文件材料打印成红头纸质红头纸质文件。文件。文件。文件。手手手手续续完完完完毕毕：打印的：打印的：打印的：打印的纸质纸质文件文件文件文件应应加盖加盖加盖加盖发发文机关

39、的公章文机关的公章文机关的公章文机关的公章录录入信息准入信息准入信息准入信息准备备：手工：手工：手工：手工录录入的案卷入的案卷入的案卷入的案卷书书目、卷内文件目目、卷内文件目目、卷内文件目目、卷内文件目和和和和归归档文件档文件档文件档文件书书目目目目精确无精确无精确无精确无误误题题名、文号、名、文号、名、文号、名、文号、页码页码等；等；等；等；纸质纸质文件材料要求文件材料要求文件材料要求文件材料要求卷内文件材料手卷内文件材料手卷内文件材料手卷内文件材料手续续完完完完备备 制作和制作和制作和制作和书书写材料利于写材料利于写材料利于写材料利于长长期保存，不能有期保存，不能有期保存，不能有期保存，不

40、能有红红色、色、色、色、圆圆珠珠珠珠笔和笔和笔和笔和纯蓝纯蓝墨水墨水墨水墨水书书写。写。写。写。不能运用复印件不能运用复印件不能运用复印件不能运用复印件归归档。档。档。档。（三）、归档范围归档范围应当归档不应当归档应归档的文件材料：凡是本单位活动过程中形成的对本单位及国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，均属于归档范围，必需定期向本单位档案机构或档案人员移交归档，集中统一管理。文件材料是否应当归档，取决于文件材料本身的保存价值。应归档文件材料档文件材料（1）本本单位形成的文件材料位形成的文件材料包括：本单位形成的制度、规章等有查考利用价值的文件；处理重要问题形成的文件

41、材料；召开重要会议的主要文件材料；重要的请示、报告、总结、综合报表等。（2）上上级来文来文包括：直属上级机关颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的文件材料 非直属上级机关针对本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件材料；上级机关和同级机关颁发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料；（3）平平级或不相隶属或不相隶属单位的来文位的来文包括：凡与本单位业务工作相关的，具有查考利用价值的文件材料。特殊留意：特殊留意：“帐外文件外文件”的收集的收集归档档“帐外文件”，指未经本单位收发文登记的文件材料。会议文件：本单位召开的各种重要会议所形成的文件，包括会议记录、领导人讲话稿，会议所形成的照片、录音和录像材

42、料等；本单位领导和业务人员外出开会带回来的各种类型、各种载体的文件材料。本单位的各种规章制度：本单位及内部机构制定的重要的规章制度、方法等。各种声像材料：国家及上级机关领导人来单位视察、处理工作，本单位领导在公务活动中形成的各种声像材料等。单位领导人的信函：凡属于公务活动的有查考利用价值的文件材料，应刚好归档。新闻材料：单位向电视台、电台、报社发送的新闻稿件、音像材料等应收集其底稿或复制件、翻录件等。大型活动：一些临时性的大型活动、特殊是跨部门举办的大型活动等，在活动结束时，应刚好收集有关文件材料。非OA系统电子文件：本单位管理信息系统中应归档的电子文件；不不应归档文件材料档文件材料（p203）重份文件无查考、利用价值的事务性文件材料，如节假日放假通知、临时性事务性的通知等；未成文的草稿及一般文件的历次修改稿；未经会议探讨，未经领导批阅、签发的未生效文件；同本单位主管业务无关的文件；本单位领导兼任其他单位职务形成的文件材料课堂练习草拟办公室立卷归档制度（设计出大致框架即可）包括立卷原则、范围、分类、保存期限的规定包括归档范围、不归档文件的处理方法。