第五章工作分析的方法.ppt
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1、第五章 工作分析的方法 l第一节第一节 工作分析的基本方法工作分析的基本方法l第二节第二节 工作分析的系统方法工作分析的系统方法 2021/9/301第一节 工作分析的基本方法l一、访谈法一、访谈法 l二、观察法二、观察法 l三、问卷调查法三、问卷调查法 l四、工作日志法四、工作日志法 l五、参与法五、参与法 l六、文献分析法六、文献分析法 l七、主管人员分析法七、主管人员分析法 2021/9/302一、访谈法(一)访谈法的概念(一)访谈法的概念l访谈法是通过分析者与任职者之间访谈法是通过分析者与任职者之间面对面地交谈获得工作信息以达到面对面地交谈获得工作信息以达到工作分析的目的的方法。工作分
2、析的目的的方法。2021/9/303(二)访谈的内容和分类(二)访谈的内容和分类l访谈的内容应该围绕工作目标、工访谈的内容应该围绕工作目标、工作内容、工作的性质与范围及所负作内容、工作的性质与范围及所负的责任等四个方面来进行。的责任等四个方面来进行。l在收集工作分析信息时,可以使用在收集工作分析信息时,可以使用以下三种访谈法:个人访谈法、群以下三种访谈法:个人访谈法、群体访谈法和主管人员访谈法。体访谈法和主管人员访谈法。2021/9/304(三)访谈的程序访谈准备阶段访谈准备阶段访谈开始阶段访谈开始阶段访谈主体阶段访谈主体阶段访谈结束阶段访谈结束阶段访谈整理阶段访谈整理阶段2021/9/305
3、1.访谈准备阶段l(1)制定访谈计划)制定访谈计划l(2)培训访谈人员)培训访谈人员l(3)编制访谈提纲)编制访谈提纲2021/9/3062.访谈开始阶段l(1)营造访谈气氛)营造访谈气氛l(2)介绍访谈程序)介绍访谈程序l(3)强调访谈的有关要素)强调访谈的有关要素l(4)做出访谈承诺)做出访谈承诺2021/9/3073.访谈主体阶段l(1)寻找)寻找“切入点切入点”获取一般信息获取一般信息l(2)获取)获取“主干主干”掌握工作任务掌握工作任务l(3)探索)探索“枝叶枝叶”掌握任务细节掌握任务细节2021/9/3084.访谈结束阶段l(1)访谈结束的标志)访谈结束的标志 访谈目的达到访谈目的
4、达到l(2)再次与访谈者沟通)再次与访谈者沟通2021/9/3095.访谈整理阶段l工作分析人员在速记员的协助下,工作分析人员在速记员的协助下,整理访谈记录,为下一步信息分析整理访谈记录,为下一步信息分析提供清晰、有条理的信息记录。提供清晰、有条理的信息记录。2021/9/3010(四)访谈法的优缺点 l1.优点:优点:l适用面广;适用面广;l通过与员工面谈,可以使分析人员了解到员工通过与员工面谈,可以使分析人员了解到员工的工作态度和工作动机等较深层次的内容;的工作态度和工作动机等较深层次的内容;l访谈还为组织提供了一个向员工解释工作分析访谈还为组织提供了一个向员工解释工作分析的必要性及功能的
5、良好机会,也可以使被访者的必要性及功能的良好机会,也可以使被访者有机会释放因受到挫折而带来的不满;有机会释放因受到挫折而带来的不满;l相对来说比较简单但收集信息十分迅速。相对来说比较简单但收集信息十分迅速。2021/9/3011l2.缺点:访谈法的最主要问题是收集缺点:访谈法的最主要问题是收集上来的信息有可能是被扭曲的。由上来的信息有可能是被扭曲的。由于员工可能对访谈人员及访谈动机于员工可能对访谈人员及访谈动机持怀疑态度,被访者可能会强化或持怀疑态度,被访者可能会强化或弱化某些职责。弱化某些职责。2021/9/3012(五)访谈的准则 l1.应与主管人员密切配合。应与主管人员密切配合。l2.必
6、须尽快与被访者建立融洽的关系。必须尽快与被访者建立融洽的关系。l3.访谈过程中,应该只是被动地接受信息。访谈过程中,应该只是被动地接受信息。l4.访谈中,应要求任职者按照重要性大小和发访谈中,应要求任职者按照重要性大小和发生频率的高低将任务一一列举出来生频率的高低将任务一一列举出来。l5.访谈前应准备一份完整的问题提纲。访谈前应准备一份完整的问题提纲。l6.访谈结束后,要对所得资料进行检查和核对。访谈结束后,要对所得资料进行检查和核对。2021/9/3013二、观察法(一)观察法的概念(一)观察法的概念 l工作分析人员到员工的工作现场,运用工作分析人员到员工的工作现场,运用感觉器官和其他工具,
7、观察员工的工作感觉器官和其他工具,观察员工的工作过程、行为、内容、特点、性质、工具、过程、行为、内容、特点、性质、工具、环境等,并用文字和图表形式记录下来,环境等,并用文字和图表形式记录下来,然后进行分析与归纳总结。然后进行分析与归纳总结。2021/9/3014(二)观察法的分类 l1.直接观察法:工作分析人员直接对员工直接观察法:工作分析人员直接对员工工作的全过程进行观察,适用于工作周期工作的全过程进行观察,适用于工作周期很短的职务。很短的职务。l2.阶段观察法:有些员工的工作具有较长阶段观察法:有些员工的工作具有较长的周期性,为了能完整地观察到员工的所的周期性,为了能完整地观察到员工的所有
8、工作,必须分阶段进行观察。有工作,必须分阶段进行观察。l3.工作表演法:对于工作周期很长和突发工作表演法:对于工作周期很长和突发性事件较多的工作比较适合。性事件较多的工作比较适合。2021/9/3015(三)观察法的使用程序观察目标定位观察目标定位研究设计与开发研究设计与开发人员选拔与培训人员选拔与培训观察的实施过程观察的实施过程数据整理分析及应用数据整理分析及应用2021/9/30161.观察目标定位l(1)明确工作分析观察的目的)明确工作分析观察的目的 描述和验证描述和验证l(2)观察客体的定位)观察客体的定位 个体、小组、团队和组织个体、小组、团队和组织2021/9/30172.研究设计
9、与开发l(1)选择确定观察对象)选择确定观察对象l(2)选择合适的方法)选择合适的方法 结构化与非结构化的观察方法结构化与非结构化的观察方法l(3)确定观察的时间、地点)确定观察的时间、地点 典型性、经济性、全面性和民主性典型性、经济性、全面性和民主性l(4)所需设备工具)所需设备工具2021/9/30183.观察人员的选拔与培训l(1)选拔)选拔l公正客观的态度公正客观的态度l较强的人际交流技能较强的人际交流技能l文字表达能力文字表达能力l行为理解把握能力行为理解把握能力l(2)培训)培训l操作方法操作方法l常见的误差及错误常见的误差及错误2021/9/30194.观察的实施过程l(1)进入
10、观察现场)进入观察现场l相关承诺相关承诺l简要介绍简要介绍l设备安装设备安装l(2)现场记录)现场记录l保持距离保持距离l加强交流加强交流l及时反馈及时反馈2021/9/30205.数据的整理分析及应用l(1)数据的整理)数据的整理l(2)数据的分析及应用)数据的分析及应用2021/9/3021(四)观察法的优缺点 l1.优点:优点:l能够比较全面和比较深入地了解工作能够比较全面和比较深入地了解工作要求,适用于那些工作内容主要是由要求,适用于那些工作内容主要是由身体活动来完成的工作;身体活动来完成的工作;l采用这种方法收集到的多为第一手资采用这种方法收集到的多为第一手资料,比较客观和准确。料,
11、比较客观和准确。2021/9/3022l2.缺点:缺点:l首先,它不适用于工作周期较长和以脑力劳首先,它不适用于工作周期较长和以脑力劳动为主的工作;动为主的工作;l其次,它不宜观察紧急而非常重要的工作;其次,它不宜观察紧急而非常重要的工作;l再次,观察法要耗费大量的人力和财力,时再次,观察法要耗费大量的人力和财力,时间也过长。有关任职资格方面要求的信息,间也过长。有关任职资格方面要求的信息,通过观察法也难以获得。通过观察法也难以获得。2021/9/3023(五)观察法的使用原则 l1.被观察的员工的工作应相对稳定被观察的员工的工作应相对稳定。l2.适用于大量标准化的、周期较短的工作适用于大量标
12、准化的、周期较短的工作。l3.不能只观察一名任职者的工作,应尽量多不能只观察一名任职者的工作,应尽量多观察几名,然后综合工作信息。观察几名,然后综合工作信息。l4.观察人员尽可能不干扰被观察员工的工作。观察人员尽可能不干扰被观察员工的工作。l5.观察前要有详细的观察提纲,以使观察及观察前要有详细的观察提纲,以使观察及时、准确。时、准确。2021/9/3024三、问卷调查法(一)概念及适用范围(一)概念及适用范围l问卷调查法就是让员工通过填写问卷来问卷调查法就是让员工通过填写问卷来描述其工作中所包括的任务和职责。描述其工作中所包括的任务和职责。l问卷法适用于脑力工作者、管理工作者问卷法适用于脑力
13、工作者、管理工作者或工作不确定因素很大的员工或工作不确定因素很大的员工。2021/9/3025(二)问卷法的形式l问卷通常包括结构化问卷、开放式问问卷通常包括结构化问卷、开放式问卷两种。最好的问卷介于两者之间,卷两种。最好的问卷介于两者之间,既有结构化问题,也有开放式问题。既有结构化问题,也有开放式问题。2021/9/3026(三)非结构化问卷操作程序问卷设计问卷设计问卷试测问卷试测样本选择样本选择问卷发放及回收问卷发放及回收问卷处理及应用问卷处理及应用2021/9/3027(四)非结构化问卷的构成l工作基本信息工作基本信息l工作目的工作目的l工作职责工作职责l绩效标准绩效标准l工作联系工作联
14、系l组织架构组织架构l工作特征工作特征l任职资格任职资格l所需培训所需培训l职业生涯职业生涯2021/9/3028(五)问卷法的优缺点 l1.优点:优点:l节省时间和人力,费用低,速度快;节省时间和人力,费用低,速度快;l问卷可以让任职者在工作之余填写,不会影响问卷可以让任职者在工作之余填写,不会影响工作时间;工作时间;l可以使分析的样本量很大;可以使分析的样本量很大;l分析资料可以数量化,由计算机进行数据处理。分析资料可以数量化,由计算机进行数据处理。2021/9/3029l2.缺点:缺点:l首先,设计理想的调查问卷要花费大量首先,设计理想的调查问卷要花费大量的时间、人力和物力,费用比较高。
15、的时间、人力和物力,费用比较高。l其次,问卷缺乏面对面交流带来的轻松其次,问卷缺乏面对面交流带来的轻松合作的气氛,可能会影响调查的质量。合作的气氛,可能会影响调查的质量。2021/9/3030四、工作日志法(一)工作日志法的概念(一)工作日志法的概念l工作日志法就是要求从事工作的员工每天工作日志法就是要求从事工作的员工每天按时间顺序记录下他们在一天中所进行的按时间顺序记录下他们在一天中所进行的活动,通过对员工工作日志的分析来了解活动,通过对员工工作日志的分析来了解员工实际工作内容、人际关系及工作负荷员工实际工作内容、人际关系及工作负荷等,从而收集工作信息。等,从而收集工作信息。2021/9/3
16、031序号序号工作活动名称工作活动名称工作活动内容工作活动内容工作活动结果工作活动结果时间消耗时间消耗结束时间结束时间1复印复印合同文件合同文件5张张6分钟分钟8:362草拟合同草拟合同产品代理书产品代理书1000字字75分钟分钟9:513工作布置工作布置北京区经理北京区经理1次次20分钟分钟10:114会议会议讨论地区代理讨论地区代理1次次90分钟分钟11:415吃饭吃饭30分钟分钟12:116招标洽谈招标洽谈建筑工程项目建筑工程项目1次次120分钟分钟14:1112打字打字报告报告1次次20分钟分钟16:0513接待接待视察视察5人人60分钟分钟17:0514搬运搬运办公家具办公家具4人人
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