MBA管理沟通第2版PPT第6讲-会议沟通.ppt

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1、第第 6 6 讲讲 会议沟通会议沟通为什么会议如此重要为什么会议如此重要?为什么会议会失败为什么会议会失败?如何在会前作充分的准备如何在会前作充分的准备?如何计划会议如何计划会议影响会议成效的因素有哪些？影响会议成效的因素有哪些？什么是有效会议沟通的策略？什么是有效会议沟通的策略？会议的定义会议的目的交流信息交流信息通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员工。同时，通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员工。同时，管理者也可以从他们那里及时得到反馈及获得其他方面的有关信息。管理者也可以从他们那里及时得到反馈及获得其他方面的有关信息。给与指导给与指导企业通过把员工组织起来进行

2、培训，以提高他们某个方面或某些方企业通过把员工组织起来进行培训，以提高他们某个方面或某些方面的技能。使他们更好地适合工作环境。面的技能。使他们更好地适合工作环境。解决问题解决问题会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题。解决问题。作出决策作出决策会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者提供共同参与和共同讨论会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者提供共同参与和共同讨论的机会，最终作出良好的决策。的机会，最终作出良好的决策。谈判谈判会议的种类谈判谈判目的是解决双方在利益上的冲突。目的是解决双方在利益上的冲突。告知告知目的

3、是为了传播信息。目的是为了传播信息。解决问题解决问题目的是为了利用团体的力量解决问题。目的是为了利用团体的力量解决问题。决策决策目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。交流交流目的是在于集思广益，常采用目的是在于集思广益，常采用“头脑风爆法头脑风爆法”讨论。讨论。会议的组织会前准备会前准备会议过程控制会议过程控制会后工作会后工作会前准备明确会议的必要性明确会议的必要性 确定会议的目标确定会议的目标 准备会议文件准备会议文件 确定会议主持人确定会议主持人 确定与会人员确定与会人员 预定会议场所预定会议场所 不开会的原则如果已经有每周的例会如果已经有每周

4、的例会如果会议的成本过高如果会议的成本过高如果还有比开会更好的方法如果还有比开会更好的方法如果没什么特别重要的事如果没什么特别重要的事如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理的人的人如果必须把信息同是传达给很多人如果必须把信息同是传达给很多人如果需要当众表扬或批评一些人如果需要当众表扬或批评一些人如果要让多些人参与决策的问题如果要让多些人参与决策的问题如果需要听取部门汇报工作如果需要听取部门汇报工作如果要给小组委派任务如果要给小组委派任务开会的原则会议文件会议议程会议议程会议记录会议记录会议议程的设计原则表明议题表明议题确定主次确定主次注重实效注重实效适

5、时调整适时调整提供背景资料提供背景资料会议议程的设计步骤突出问题突出问题提出新议题提出新议题选择重要议题选择重要议题分清主次顺序分清主次顺序确定时间确定时间表明顺序表明顺序结束议程结束议程会议记录会议名称会议名称地点、日期地点、日期起止时间起止时间主办者主办者出席人员出席人员缺席人员缺席人员会议主席致开幕词并宣布会议议程会议主席致开幕词并宣布会议议程会议过程会议过程会议决议会议决议下次会议的时间及地点下次会议的时间及地点会议记录必须注意充分了解会议主题、目的及议程充分了解会议主题、目的及议程可以采用多种记录方式可以采用多种记录方式紧跟会议进程紧跟会议进程及时确认要点及时确认要点避免主观意识避免

6、主观意识会后及时打印并校对会后及时打印并校对会场布置礼堂型礼堂型U型型圆桌型圆桌型长桌型长桌型课堂式课堂式V型型会议过程控制宣布会议的主题和目的宣布会议的主题和目的根据会议议程顺序提出议题根据会议议程顺序提出议题给予每个人阐述观点的机会给予每个人阐述观点的机会控制讨论进程控制讨论进程遵守预定时间遵守预定时间讨论结束后概括观点讨论结束后概括观点确定下次会议议题和时间。确定下次会议议题和时间。会后工作会议记录应该准确无误会议记录应该准确无误下发会议记录或会议简报下发会议记录或会议简报决议要突出任务责任人姓名、时间及验决议要突出任务责任人姓名、时间及验收标准收标准表明下次会议的日期和时间表明下次会议

7、的日期和时间对执行工作进行监督和检查对执行工作进行监督和检查会议中的角色会议主持人会议主持人会议秘书会议秘书其他与会者其他与会者主持人的素质思维清晰敏锐思维清晰敏锐善于言词表达善于言词表达良好的沟通能力良好的沟通能力积极倾听的能力积极倾听的能力较强应变能力较强应变能力很好的分析能力很好的分析能力公正公开公正公开幽默幽默主持人的主要职责做好会前的准备做好会前的准备宣布会议准时开始宣布会议准时开始提出会议的议题提出会议的议题控制会议进程控制会议进程总结会议总结会议追踪会议的结果追踪会议的结果会议秘书的职责准确准确记录记录会会议议要点要点发发放会放会议纪议纪要要确确认执认执行人、完成行人、完成时间时

8、间以及以及所需所需资资源源在主持人右手落座在主持人右手落座其他与会者明确会议目的明确会议目的了解会议内容了解会议内容作好发言准备作好发言准备遵守会议制度遵守会议制度.会议沟通中常见的障碍外部外部环境境传递过程程语言言影响会议成效的因素会议时间不当会议时间不当会议目的不明确会议目的不明确会议持续太久会议持续太久简单问题复杂化简单问题复杂化发言者过于健谈发言者过于健谈有效会议的策略不搞形式主义不搞形式主义明确会议的目的和目标明确会议的目的和目标选择合适的与会者选择合适的与会者合理安排会议议程合理安排会议议程合理安排会务合理安排会务控制好会议控制好会议分发会议简报分发会议简报会议沟通的技巧建立正面态度建立正面态度学会倾听学会倾听消除抱怨与不满消除抱怨与不满培养良好情商培养良好情商尽量鼓励尽量鼓励掌握提问技巧掌握提问技巧强化个人沟通能力强化个人沟通能力 练习情景模拟 案例分析6-1发货为何推迟了？发货为何推迟了？6-2一一次紧急动员会次紧急动员会