时间管理精选讲座.pptx

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1、时间管理时间管理主讲人：姚凯副教授、博士后主讲人：姚凯副教授、博士后 复旦大学管理学院复旦大学管理学院n热烈欢迎各位辅导员n参加时间管理课程学习！自我介绍（4）n联系电话：021-65648561（O）；n传真号码：021-65640153n手机号码：13391326112nE-mail：n认识时间障碍 n认识时间的重要性n认识时间的本质特征n树立卓越时间管理理念n明确时间管理的五个步骤n确认和区分不同类型的任务n制定有效的日程表课程目标课程目标n向卓越的企业家学习n向优秀的职业经理人学习n向优秀的辅导员学习EDWARD W CARTET 是是BROADWAY HALE连锁店的创始人及现任的董

2、事长，他从连锁店的创始人及现任的董事长，他从1946年年成立成立4间店，到间店，到1968年为止共拥有年为止共拥有46家连锁店，他曾经在家连锁店，他曾经在“FORTUNE”（财富双周刊）上谈到有关时间管理的问题：（财富双周刊）上谈到有关时间管理的问题：“对我们大部分人而言，我们必须下达的最重要决策，对我们大部分人而言，我们必须下达的最重要决策，就是如何去使用自己的时间。对我来说，我就不会将自己就是如何去使用自己的时间。对我来说，我就不会将自己的时间花在需要很多生产劳力，而成果却平凡无奇的事情的时间花在需要很多生产劳力，而成果却平凡无奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的事情，我绝不会自己去上面

3、。而且，只要我能找人去做的事情，我绝不会自己去做。做。”墨西哥城推销中心技术总监维克托米尔克 1、我使用的最重要方法是制订每天工作计划。现在我根据各种事情的重要性安排工作顺序。2、首先完成第一号事项，然后再去进行第二号事项。过去则不是这样，我那时往往将重要事项延至有空的时候去做。我没有认识到次要的事项竟占用了我的全部时间。现在我把次要事项都放在最后处理，即使这些事情完不成我也不用担忧。我感到非常满意，同时，我能够按时下班而不会心中感到不安。3、我认为，研讨会后出现的一个最重要变化是，我更明确地确定了各项目标。过去我从未迫使自己写出要做的事和将它们排列出优先次序。我发现，这样做使我对各项目标有了

4、明确认识，把需要做的事交给别人，自己则可集中精力去处理那些需亲自做的事。4、对我有极大帮助的另一点是现在就办的概念。我有意识地尽力克服工作上的拖拉现象。我在困境中抓住一件事情就努力一次性给以处理，这使我乱七八糟的办公桌上出现了极大的变化。实际上，推销中心参加研讨会的50名管理人员已经把杂乱无章的办公桌和人为的混乱列为第二号浪费时间因素。美电脑业著名企业家库拉特n美国第二大电脑公司的总裁库拉特，每年有2/3的时间都不在公司。他怎么会有时间和客户沟通？关键在于授权。他聘用一些退休的主管来担任这项工作。他把与客户的电脑沟通工作都授权出去了，所以虽然他不与客户直接沟通？仍然可以掌握到客户需求。库拉特还

5、授权别人替代他到外界去演讲。因为他有授权，所以他才有更多的时间。时间管理其实就是做决策，是决策哪些事情重要，哪些事情不重要名人管理时间的秘密 一、时间的本质1、时间是最稀缺的资源 “时间是最稀有的资源；管理不了时间，其他的一切也都无从管理了。”-彼得彼得杜拉克（杜拉克（Peter Drucker)Peter Drucker)2、时间是慷慨而公平的资源n金钱、劳动力和其他资源在这个世界上是不均等的n金钱对所有管理者是慷慨的和平等的n每个人每星期共拥有168小时，其中56小时在睡眠中度过，21小时在吃饭和休息中度过，剩下的91个小时由个人支配的（每天13小时）3、时间价值启示n不同能够的对象时间价

6、值是不同的，时间管理的偏好也有所不同分析一：计算时间价值分析一：计算时间价值年薪年薪每天价值每天价值每小时价值每小时价值每分钟价值每分钟价值1500062.07.750.1325000103.312.90.2235000144.618.10.3045000186.023.30.3955000227.328.40.4765000268.633.60.5675000309.938.70.6585000351.243.90.73100000413.251.70.86每天工作每天工作8 8小时，每年小时，每年242242个工作日个工作日价值启示价值启示n你的每一天、每一小时、每一分钟都有你的每一天、每

7、一小时、每一分钟都有很大的价值很大的价值n钱是一分一分挣来的，时间是一分钟一钱是一分一分挣来的，时间是一分钟一分钟挤出来的分钟挤出来的n浪费多少时间，就会浪费多少钱浪费多少时间，就会浪费多少钱n规划时间，让有限的时间产生最大的效规划时间，让有限的时间产生最大的效益和收益益和收益4、时间自然法则总结、时间自然法则总结（表三）5、时间浪费分析工作日写实n参见案例时间浪费分析表（时间浪费分析表（1）浪费原因浪费原因是否存在是否存在Y是是/N不是不是严重度严重度分分1至至5级，级，5为最严重为最严重任务目标不清信息不足领导决定拖延同事拖延沟通有去无回机械工作太多需要阅读的资料太多别人的打断干扰电话缺乏

8、时间计划习惯开会秘书太漂亮人员能力不足授权不足自我纪律不够来访客人太多培训新员工缺优先顺序时间浪费分析表（2）浪费原因浪费原因是否存在是否存在Y是是/N不是不是严重度严重度分分1至至5级，级，5为最严重为最严重“救火”现象临时会议要找人时找不到垃圾电子邮件档案管理太差疲劳缺流程照顾办公室内同事关系缺工作焦点缺管理工具找我帮忙的人太多缺人手身体不够好同时有太多目标太喜欢说话，话匣子常开个性无法拒绝别人做决定太仓促办公室士气太低时间浪费分析表（3）浪费原因浪费原因是否存在是否存在Y是是/N不是不是严重度严重度分分1至至5级，级，5为最严重为最严重常犯错常犯一样的错误返工太多秘书工作不够严谨有责无权

9、同事员工个人问题太多大家讲关系，不能就事论事人来疯，好热闹凡事自己来凡事大家来越级汇报聆听习惯不够时间浪费分析n哪些是外在（别人、环境）造成的？n哪些是内在（你）造成的？n哪些外在因素是你可控制的？n哪些内在因素是你可消灭的？6、时间的 管理切入点重要结论（一）时间难管，因为它是由个人支配的。正如情绪、脑子、注意力、动机一样，时间运用的主导权在个人。组织无法把它由个人身上取走，集中再分配。组织可以通过手段强迫一个人的身体，但无法强迫一个人的时间运用。n 时间是个性化的n 个人时间价值与组织时间价值存在巨大落差时间怎么管？时间的唯一管理杠杆 时间与情绪、注意力、动机同属管理“高抗体”，但是，时间

10、有一项其他高抗体所不具备的特性：时间是可度量的，度量的标准是人类一致的：n每个人都有表；n每个人的一小时都是60分钟；n每个人的一分钟都是60秒。重要结论（二）时间的唯一管理方式，就是把时间的绝对度量性，与组织的目标挂钩，然后去管理这个挂钩。n 时间本身是管不住的-无论你高兴与否，手表都在走动；n “时间管理”或“管理时间”用语误导，正确的说法是：用时间的绝对可度量性作杠杆，管理一切其他的事务。时间如何与目标挂钩？企业资源企业资源金钱人力脑力设备办公场地产品企业部门企业部门财务 市场 技术 产品生产 人力资源 法务 行政企业目标企业目标盈利成长市场占有率二、认识时间障碍二、认识时间障碍时间杀手

11、的分类时间杀手的分类时间杀手的分类时间杀手的分类您的问题是什么？您的问题是什么？1.2.3.4.5.明确你的价值观明确你的价值观 确定你的目标确定你的目标 对你的目标按优先级排序对你的目标按优先级排序 明确你的任务明确你的任务 对任务按优先级排序对任务按优先级排序三、有效的时间管理步骤n价值观是我们想和做的基本原则，是进行时间安排的最基本的因素。n我们有不同的价值标准，它们形成我们个性的基础，也是进行时间管理的基础。n工作？家庭？友谊？爱情？健康？n价值观决定目标排序 目标是行动的导航灯目标是行动的导航灯!为什么需要目标？为什么需要目标？成功就等于目标，成功就等于目标，其他的一切都是这句话的注

12、解。其他的一切都是这句话的注解。美国潜能大师伯恩美国潜能大师伯恩崔西语崔西语为什么需要目标？为什么需要目标？哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现：27%的人没有目标60目标模糊10有清晰但较短期的目标3有清晰且长期的目标为什么需要目标？为什么需要目标？25年后调查发现：27%的人没有目标 60目标模糊 10有清晰但较短期的目标 3有清晰且长期的目标 为什么需要目标？为什么需要目标？社会的最底层，抱怨整个世界社会的中下层面安稳地生活与工作成为各行业的专业人士成为社会各界的顶尖人士长期目标长期目标:n个人目标-是否有关于健康,休闲和营养等的目

13、标?n事业目标长期的目标应该是长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己可以鼓励自己和推动自己!短期目标短期目标项目计划(例如推行 新系统)日常运作计划(编写每月生产报告)每周的行事安排每日的需要完成的工作短期的目标应该是现实的短期的目标应该是现实的!nMBOMBO法法n“剥洋葱法剥洋葱法”n“多叉树法多叉树法”分分 解解 目目 标标nS Specific-pecific-明确的明确的nM Measurableeasurable-可以量度的可以量度的nA Achievablechievable-可以达成的可以达成的nR Realisticealistic-实际可行的实际可行的nT Time Bou

14、ndime Bound-有时间性的有时间性的计划目标计划目标n命中是偶然的，打不中是必然的！命中是偶然的，打不中是必然的！如如 果果 没没 有有 目目 标标时间管理树形图时间管理树形图核心价值核心价值目标设置目标设置次要任务次要任务主要任务主要任务区分优先工作区分优先工作n花时间最多的事情？n第四象限的杂乱琐事没有压力n第三象限的日常事务会响的轱辘有油喝n高效时间管理的奥秘在第2象限。如果把精力集中于第2象限，可以掌握时间的主动权，保持生活的平衡，减少未来可能出现的危机发展任务与维持任务n发展任务指：如果成功完成此项任务，你现在的情况将得到改善。如：学生干部培训、楼的文化建设n维持任务指：完成

15、这些任务可以维持你现在的情况。例如，每个月向学工部门上报困难学生情况、缴水电费和办公费用n发展任务通常由你的目标衍生而来n可以作为一项挑战n需要多加考虑最重要的是我们必须常常把最重要的事列最重要的是我们必须常常把最重要的事列为最重要为最重要The main thing is to keep the main The main thing is to keep the main thing the main thing at all timesthing the main thing at all times-哲学家 施格兰你是怎样安排任务及编排时间计划？你是怎样安排任务及编排时间计划？一、年度

16、计划甘特图二、周计划执行事项清单 史蒂芬 柯维博士“与时间有约”TO DO LIST-执行事项清单执行事项清单TO DO LIST-TO DO LIST-执行事项清单执行事项清单n n每天做每天做n n每天同一时间做每天同一时间做n n将优先次序写下将优先次序写下n n由最重要的事情写下由最重要的事情写下四、怎样可以增加四、怎样可以增加你的生产力你的生产力?1.1.你的办公桌你的办公桌n你的工作环境是怎么样?n有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率?改善工作环境改善工作环境n将所有可以吸引你视线的东西全挪开n将你每天必须用的文具放在上面(电话,时间表,笔记本,日历,笔座.)n将你要

17、用的器材放在容易找到的地方n把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方n将一些你知道不会作出反应的信件抛弃n 利用文件夹来将不同的文件归档改善工作环境改善工作环境2.2.归档归档n所有的文件和书信应只分成三类:马上处理只作参考归档归档系统归档系统n一些你需要今天马上完成的事情-DO NOWn 一些你需要这个星期完成的工作-FILEn 一些你需要归档的文件-FILEn 有空才阅读的书本-READn 需要传阅的文件-PASS ONn 一些文件需要等待资料完成-PROGRESS3.3.如何处理电话如何处理电话/电邮电邮n如果找不道要通话的对方-切记要留言,并说明事情的严重性,以确保对方回电

18、n打电话之前,要把事情重点写下来n 要谈比较复杂的事情,可以先将文件传真给对方先看,减少详细解释的时间n备有有关文件n 自设时限4.4.处理会议处理会议n每次召开任何会议前,必须要紧记以下几点:n 我是否一定要出席这个会议n 会议之前应派发议程n 说明开会的目的n 如果你是主席,你应 鼓励发言和要求言之有物,要避免发言同事偏离主题n 最好设定一个时限,以方便各人安排工作5.5.授权授权授权的定义和原因n委派授权是一个向下级分配工作的过程,它通常与一个经理的责任以及决策权利有关n 委派授权可以帮助你节约时间的有力武器n 委派授权可以增强一个经理的聪明才智 授授 权权 应应 有有 的的 心心 态态

19、?n 把工作授权给下级,应该存在一个给下属发展的机会n 它不是用来惩罚下级n 不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情授权的形态授权的形态n主要可以分成两种形态：下达指令下达指令 充分信任充分信任委派授权技巧委派授权技巧预期的成果预期的成果预期的成果预期的成果n解释所分配工作的重要性n订出需要的结果n询问下属的意见及疑问应守的规则应守的规则n订出下属的权利范围及规定n达到完成工作限期的共识n订出跟进时间表n肯定成就,提高士气如何介定哪些工作委派如何介定哪些工作委派?你必须自己做你应该做,但有些人可以帮助你你可以做,但如果其他人有机会也可以做其他人应该做,但情况紧急时你可以帮他其他人必须做委派授权技巧委

20、派授权技巧n解释所分配工作的重要性n订出需要的结果n订出下属的权利范围及规定n达到完成工作限期的共识n询问下属的意见及疑问n订出跟进时间表n肯定成就,提高士气6.6.要懂得说不要懂得说不n 说不应该是有礼貌n 要给对方的清晰的解释n 给对方另外的选择和建议 7.7.处理拖延心态处理拖延心态n为什么我们会拖延?不知道如何或从何入手不知道为什么要做?不喜欢去处理 个人情绪及健康问题 缺乏奖励没有迫切性找借口过分忧虑忙碌过后改善拖延方法改善拖延方法问题问题文件洗牌著手工作时间行动行动每次只处理一项工作每次只处理一项工作-即时去做即时去做-交付下属去做交付下属去做-把工作分成若干部分把工作分成若干部分

21、-订出工作时间订出工作时间改善拖延方法改善拖延方法建立自信-跟自己说“我一定可以做到”设立目标找出与自己相关的地方-对自己的好处储蓄时间全力再战自我奖励设立完工期限时刻提醒自己事情的重要性有充分的准备,才会把事情做好时间就是金钱我们可以怎样赢得每一分秒我们可以怎样赢得每一分秒?n利用交通时间n 与运动同行n 避开繁忙时间n 车上观察构思n 车上看书n出差外游n 收集情报n 计划构想n 寓工作于娱乐8、主动拖延n当我们疲倦、沮丧、愤怒的时候n如果没有足够能力和信息完成某项工作n有更重要事情需要处理时总结总结 希望你能够:n 看到自己的问题在那里n 要改变生活的习惯和工作方式n 订立目标,策略,行动去应付每一个挑战n 在自己所能控制的情况下,把握每分钟n 在不能完全自己控制的情况下,把负面的影响减到最低在新的天地里在新的天地里,你会你会.n有清晰的目标,知道自己在做什么和要做什么n 分辨事情的先后次序n 知道自己是否朝着目标前进n 选择做对的事,而不是说只念着把事情做对n 讲求效率,以最少的资源追求最大的成效n 计划每天,每周,每年要做的事情n 估计需要完成时间,并编排时间表行事n懂得在适当时候说“不”n建立一套方法和技巧减少打扰n缩短必须要做的事所花的时间n抗拒拖延n求取生活和工作平衡