采购人员培训手册xxx.doc

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1、采购人员培训教材一、商品名称的规范为规范电脑数据，保证进入电脑的商品信息比较准确，统一规范商品名称如下：商品品牌+商品特征的补充说明+商品的普通名+商品的规格/货号其中：品牌是指商品的注册商标，无品牌的以产地代品牌；特征补充是指除其他项外，本商品与其他商品的根本区别；普通名即人们对商品已经熟知的统称（或者说商品的细类名）除散称商品外，食品须有规格，百货须有货号另外，散称商品的计量单位、进售价须以“kg”为标准，商品的规超过1000mL的以L描述，超过1000g的以kg描述。统一、规范的商品名称主要有两个作用：1. 看到商品名称就能找到实物；2. 减少商品重复编码的可能性。二、商品品种的划分商品

2、品种的划分原则是：同品牌、同进价、同售价、包装相同或相近。注意这里的同进价是指同时从同一厂家进货（即同批货）时的进价，和从不同厂家进货时的商品的进价不同没关系。商品并码的利与弊：商品并码有助于提高盘点和收货的准确性，但是会给销售统计和分析以及补货造成一定的麻烦。适合并码的商品主要有：1、 商品的外包装极为相似盘点时很难区分开；2、 供货商送货时经常在同一件货中有不同口味或者不同花色的商品并且每件货中各种商品的比例不一至，给货物的数量验收造成很大的麻烦。3、 商品的售价、进价、条码相同的商品为了减少自编条码也可以合并。 三、商品的编码体系及条形码的分类（一）商品的编码体系：本公司商品编码分为商品

3、码和店内码。1、商品码：商品码是一种商品在商场（超市）区别其它商品的唯一代码，主要用于商品购进的代号，由六位数字组成，例如：， 商品码的前两位可以代表商品的柜组号（或商品区号），也可以代表该商品所属的大类。2、店内码：店内码是商品在店内各种操作时使用的代码，如：商品的销售、变价或商品的盘点等，它由八位数字组成，其中店内码的前六位是该商品的商品码，后两位为：00，01，02，03 。 一般购进的规格单位与销售时的规格单位一致的，其编码是一种商品码对应一个店内码（即后两位是00），只有在商品多包装销售或部分变价销售时，商品码与店内码是一对多的对应关系（即增加了后两位是01、02的店内码。 （二）条

4、形码的分类：国际条码：国际条码大多由13位数字组成。结合电脑管理系统，我们把国际条形码分为可用和不可用两大类，可用的国际条形码包括一种商品对应唯一一个国际条形码和一种商品对应多个国际条形码两种情况；不可用的国际条形码包括多种商品对应一个国际条形码、商品的国际条形码扫描不出来、商品的条码扫描出来和它实际代表的数字不一致、商品的条码位数不够或国际条形码含有非数字字符等多种情况。多条码：多条码是指一个店内码对应多个国际条形码，主要适用于：1、 一种商品本身对应多个国际条形码。2、 商品包装十分相似且进售价相同两种致商品在进货、盘点过程中不易区分的情况下，将他们视为一种商品。自编条形码：自编条形码是电

5、脑系统自动生成的条形码，主要用于商品的国际条形码不可用的情况。自编条形码以20+商品店内码+其他数字组成。四、商品基本资料表的填写及其注意事项（一）填写程序：1、 商品基础资料表一式二份，由商品部买手填写，经商品部经理审核后转商品部里手。里手录入补全内容后（补填该商品的公司编码）将第一联存档，复写联转买手。2、 商品基础资料表按柜组、商品的经营方式并分供应商填写，以方便分类查询和录入。a) 商品基础资料表的商品码栏在制表时不填写，由电脑录入后录入人员填写电脑编码。b) 商品基础资料表的国际条形码栏，商品有码的要填写清楚；商品无码的填：“无”。c) 商品基础资料表的商品名称一定要填写商品的全称，

6、即按“商品的品牌+商品特性补充说明+商品普通名+商品的规格/货号”的规范来填写，具体要求见上述二、三条。散称商品的商品名称中应有散字，可无规格，单位处填kg，并在散称标志处划，同时注意散称商品的进价和售价必须按公斤价填写d) 单位必须是该商品在本商场内的最小销售单位（二）注意事项：1、 保证商品基本资料的准确。2、 务必要先确定填写的商品是否为新品，保证一个商品在电脑中商品编码的唯一性。3、 在填写时要注意确定商品的销项税率。五、厂商资料表的填写及其注意事项（一）填写说明：1、供应商资料表一式二份，由商品部买手填写，完毕后转商品部里手。里手录入后将第一联存档，复写联转采购（买手）。2、厂商编码

7、栏制表时不填，由电脑录入后录入人员填写电脑编码。（二）注意事项：1、厂商名称必须填全称，即填营业执照注册的名称，以免重复。2、当一个供货商有不同的经营方式，不同进项税率的商品时，需根据经营方式、进项税率按不同供货商对待，填写多个供货商资料表。如果一个供货商有不同的经营方式，不同进项税率的商品，需填写多个供货商资料表，方便结算。六、订单的填写及其注意事项（一）填写说明：1、订单作为厂商送货的通知、库房或门店验收及电脑录入的依据，要求一份即可。填写多份的，商品部里手在制商品验收单时以第一联为准。2、订单时要分柜组分厂商制作。 （二）注意事项：1、特殊情况来不及编商品码的须附新品基础资料表，否则无效

8、。2、不同经营方式，不同进项税率的商品不能制作在同一张订单中，需分别制作。3、订单上商品的数量单位，一定要以门店的最小销售单位为准（即以销售单位确定要货数量）。4、 订单上的商品品种、数量最好是厂商一次能到货七、商品的进货流程1. 采购人员在电脑中直接制作机制订单，并打印简易订单（简易订单一联）。2. 简易订单由经理签字盖章，然后传真或转供货商。3. 等厂商货到后由验货人员根据简易订单上品种与数量验货。4. 查验合格后，在订单上签名盖章（货物收讫章），实收数量与订单上不符的在实收数量处用大写数字注明；相符的只打“”即可。5. 商品部出单员见经库房管理人员签名盖章的订单后，根据实收数量打制商品验

9、收单，一式叁份，与原订单一并交原收货人核对无误后，由收货人与送货人共同签名后，并在首联加盖库房收货章。送货人收第一联做为供应商和我公司的结帐凭证；第二联由库管收存；制单员留第三联返财务部收存。6. 对赠品收货分为以下情况：1） 供应商要求必须赠顾客，店面人员采取捆绑销售或集中领取赠品，不计进货库存2） A商品送A商品，将赠送的A商品数量以零进价录入库存销售(补电脑订单)，也可平均进价进货（经采购主管或超市经理的签字修改原订单即可）。3） A商品送B商品，将赠送的B商品填单以零进价录入库存销售(补电脑订单)4） A商品送C商品，而C商品店内不销售，需建立商品资料档案、编码定价录入后然后以零进价入

10、库销售(补电脑订单)。八、商品变价流程：变价分为进价的变化和售价的变化，不管何种变化必须填写变价单；（一）售价变价流程：1 业务人员填写商品变价单，商品部经理复核；采供总监审批。2 商品部里手录入变价单，打印一式两联：一联转交财务，二联交营运部。3 营运部接到变价单后必须立即更换门店的价签及POP。4 如果变价后的售价低于成本价，为了便于财务核算需作进价变价。（二）进价变价流程：进价变价分为三种原因：（1）原进价错误；（2）供货商为了支持门店的促销活动同意改变以前的进价；（3）由于售价变价低于成本价。对于（1）、（2）两种原因变价时需要修改往来帐；第三种原因不能修改往来帐。1 变价单由业务员填

11、写，商品部经理复核，采供总监审批。里手录入变价单，如果改变往来帐的变价，则要将变价损失单打印一式两联：一联买手商品选择时的注意事项九、在评估新商品时需考虑的几点因素：1、 特色的商品；2、 广告频繁的商品；3、 供应商进行促销推广的商品；4、 市场销售量看好的商品；5、 供应商提供相应折扣的情况；6、 该商品引入后，是额外提升销售？还是从现有的商品中夺走业绩？7、 其它因素：付款条件、售后服务保障等。十、商品品项选择时的判断因素：1、 消费量多；2、 购买频度高；3、 知名度高；4、 使用（食用）方法简单方便；5、 品质均匀稳定；6、 有将来性（成长性）的商品；7、 竞争性少的商品；8、 利润

12、幅度高；9、 季节性或流行性；10、 与公司的商品范围相符的品项。十一、买手商品订价时考虑的几个因素1、 成本因素（综合成本）；2、 顾客心理因素；3、 竞争对手的价格因素；4、 公司的有关政策因素5、敏感与不敏感商品加点区别对待以取得利润最大化。十二、商品退货流程：我们所说的退货是指门店或库房退供应商的行为，门店退公司的行为我们习惯上称为反配，但电脑单据仍然是“调拨单”。1 门店或者库房填写商品退货申请单。2 商品部负责人（采供总监）审批。3 商品主管采购与供货商协商。4 如供货商不同意退货，商品应做报损或变价处理。5 如供货商同意退货，将退货商品下架打包封存。6 填写退货单，退货单应填写退

13、货部门、供货商详细名称，以及商品详细名称、退货数量、单位、退货单价、退货金额。7 由商品主管采购签字后将商品退回供货商，在供应商收取退货时，商品部制单员在系统上制作退供应商单。一式叁份，第一联交供应商，第二联交退货部门，第三联制单员留存，返财务部。8 录入人员录入后，退货手工单与电脑单一同转交财务部。9 财务部做帐务处理。十三、新品引入流程十四、滞销品淘汰流程十五、买手与对方谈判时的注意事项1、 商品价格与付款条件(诉期或现结)是两个相关的条款2、 送货及时与退换货一样重要3、 各项费用必须是我方力求的条件4、 广告牌与货架使用权是向供应商推销的内容.5、 商品毛利是应重点考虑的因素，在谈判时

14、，要用市场销售价格倒扣的办法来评估给我方的进价是否合适。十六、采购员对中小供应商谈判实务中小供应商的品牌在连锁企业中占很大的比例，如何与中小供应商实现良性互动，建立长远的战略合作伙伴关系？这里针对供应商的进场谈判，谈谈采购员的应对策略。1、 收集供应商信息进场谈判前，采购员应保证在正式面谈前有充足的时间了解一下两方面的情况：对方公司的基本情况公司实力、规模、注册地、人员情况、分支机构分布等。对方的营销策略采购人员应对价格策略、渠道策略、促销策略、产品线的组合及区域策略、全国策略等方面应有充分的了解。通过多种渠道收集到的信息最好形成文字，分不同的要点整理，做为谈判的资料。2、 明确谈判的目的虽然

15、零售商强调与上游供应商的长期合作，注重双赢的合作原则，但是作为生意的合作，归根到底，还是重视最终的利润分配。作为零售终端，连锁企业的运营围绕以下三个指标展开：销售额、综合毛利率与商品周转率。与之对应，采购员在谈判前要明确目的并有所测重。提升销售额提升销售额，也就是进场的商品要有助于提高其所在类别在销售额中所占的比例。如果进场商品的价格适合、对消费群体进行针对性的宣传，会对进场商品的销售有很大帮助。通道利润收入通道收入的形式多种多样，包括新品费、购货折扣、配送费、节庆费、新店费、促销费等。采购要牢牢树立通道收入也是公司利润的重要来源的观念。中小供应商的商品往往知名度不高，销量有限，只是作为主力商

16、品的补充，便利店想在此类商品上获取较高的销售额及利润额有相当的难度。但出于某种原因或目的，比如树立形象、市场启动等原因，中小供应商也可能愿意付出高额的通道费用达到拓展市场的目的。价格带和补充每个零售企业在价格带方面都有一定的规则或规定，如有的企业的价格带较窄，有的则较宽。便利店相对而言由于业态的限制，价格带会相对较窄一些。当然不同的类别会有所不同。那么在原有的供应商无法满足时则需要寻找新的供应商进行价格带的补充也是理所当然有。品牌差异化商品的同质化，导致商品价格竞争的白热化，严重压缩了零售企业的利润空间，所以零售企业对商品的品牌的差异化有强烈的需求，因为差异化为连锁便利企业在价格、促销操作上提

17、供了广阔的空间。3、 掌握谈判要点交易不可能一次完成，与中小供应商的谈判也不可能一蹴而就。采购员应在明确谈判目的的基础上，把握好实质性谈判前与实质性谈判时的不同要点。多听少说 这样做的目的在于通过对方的陈述，了解供应商各方面的情况，有利于整体把握市场。夸大自己 适度地夸大自己，有利于获得较好的交易条件，夸大的内容包括：全年销售额、客流量、客单价、与谈判对手同类的竞争对手的销量情况。这里还可适当夸大自己在公司的权限范围，以及对行业市场、商品知识的专业度等。模糊处理 供应商在谈判中常常会正面或侧面打探交易条件的底牌，采购员不要轻易做出承诺，可将已方的条件适当提高，并进行模糊化处理，以利于在以后的谈

18、判中争取主动，也可防止商业机密泄露。如果供应商对本公司的合作条款了然于心，那么采购员可以在供应商商品的细分类上做文章。对于善于刨根问底、比较专业的谈判对手，采购员可以在不影响谈判气氛的情况下转移话题，或者以直接的语言应对。4、 评估谈判对象谈判对象如果是一个没有任何权限、素质低下的业务人员，采购员完全可以尽早打发他走，要求供应商派出更高一级的谈判对手。如何评估对方是一位合适的谈判对象？第一，可以从供应方业务人员的语言表达及肢体语言判断对方是否有足够的信心。信心在某种程度上反映了一个人的综合素质及实力。第二，可以从谈论其他超市情况的话题，试探对方是否了解超市、便利店的动作状况。因为，国内零售企业

19、的动作模式基本上是一样的，如果对方对商业动作情况一知半解，采购员可在交易条件上提出更高的要求，或者直接要求供应商更换谈判人员。第三，可以从供应商产品及行业市场状况切入，从侧面了解谈判对手对产品的了解程度，及对全面市场宏观认知程度，以评估对手的综合市场把握能力。第四，通过合同条款特别是供货价、费用条款的付价还价，确认谈判对手是否有足够的决定权。5、 进行实质性谈判商品准入 严格按照我方的商品准入制度，规定供应商提供合法、有效、齐全、完整、清晰的法律法规文件。此类文件一般要求对方提供原件进行查验，对标识、标注也要按国家相关规定严格把关。开价要高 将结算方式、各项通道费、订单周期、退换货条件进行综合

20、，提出超正常标准的条件与供应商讨价还价；降低我方的某一方面的条件，要以对方的一定让步为基础。采购员一旦正式提出条件，整个谈判就要围绕着这个条件展开，而且要向对方表明条件的提出是严肃的，是经过正式评估并根据具体的商品、品牌及销售情况综合考虑的。先谈通道费，再谈供货价 如果先谈供货价再谈通道费，在保证供货价最低的情况下，通道费往往会成为双方相持不下的障碍点，相反先谈通道费再谈供货价，则一般不会成为问题。因为供应商会认为通道费是双方合作的条件，商品价是在合作的基础上才有的商品供应问题。合作方式 有多种多样，采购员在谈时要先从对我方最为有利的方式谈起，并视具体的情况确定最后的合作方式。综合利润最大化 其实每一个类别的商品都有一个相对固定的综合毛利率，而且也是业内公认的标准。在各零售企业的差异非常微小。