ERP系统操作快速指南.doc

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1、中国联通项目经理ERP系统操作快速指南联通系统集成公司 集团ERP系统支撑组第一部分 ERP核心系统职责介绍ERP核心系统根据工程建设主线的业务流程，为项目经理划分了相应的系统职责，包括PO采购订单、INV库存物资申请、PA项目实施等。以集团运营公司为例（后续相关介绍均以下述职责为例），具体职责全称及对应业务要点如下：PO运营公司集团总部采购订单用户工程费用的发生，如施工费、监理费、设计费、审计费等，需在ERP系统的PO采购职责下，进行费用采购订单录入、审批等相关操作。并以系统输出的采购接收事务处理单据等相关凭据，作为工程费用付款的附件。INV运营公司集团总部库存物资申请岗工程项目支出包括工程

2、费用支出与设备物料支出，支出入账需在INV库存职责下，根据项目形象建设进度，做工程费用接收，或工程设备的现场接收、工程设备出库（退库）申请等相关操作。 PA运营公司集团总部项目实施项目建设过程中，设备在项目间发生转移，如当前项目余料转至下个项目，可在系统PA项目实施职责下通过项目现场调拨操作。项目初验或设备开通后，需在系统PA项目实施职责下，及时完成项目暂估转资等相关操作。项目经理系统主要操作是在转资准备菜单下，依据项目支出入账，定义项目或任务的转固资产。项目终验决算后，根据审计结果再做相应调整。注： 上述业务流程在各省本地化执行中，可能存在各自差异。如：费用采购录入为物资采购部，物资出、入库

3、不需在系统内提交申请等等。请项目经理根据本省业务现状，选择对应的系统操作以参照。第二部分 项目立项分解项目立项批复后，需在PMS中进行项目拆分及WBS分解，并将相关项目信息通过接口自动导入ERP核心系统。其中，拆分总则如下：1、 PMS项目WBS分解模块涉及的项目仅包含主体公司为“运营公司”及“集团存续”的项目。2、 对于集团统管的一类项目，集团用户在PMS只做一级子项目拆分到省公司，再由省公司用户进行进一步任务拆分。3、 在PMS系统进行项目的WBS任务分解，分解方式与ERP核心系统相同，任务的属性及参数的填写需要符合ERP系统的要求。4、 进行WBS任务分解时，OU层需要输入项目经理和预算

4、（必输项），OU层的下级任务根据需要填写任务经理和预算（非必输项）。5、 用户在进入WBS分解程序时，操作的用户或项目信息中的项目经理，必须在ERP系统有相应的职责和帐号。拆分操作如下：进入PMS系统后，点击“项目管理”下子菜单“项目WBS分解”，进入拆分模块，如下图：再选中需要拆分的项目，更改项目状态为“开始建设”，且添加项目经理后，再点击“拆分”按钮进入拆分页面，如下图：下一步再选择项目正确的建设范围，否则任务的拆分模式将会默认错误。项目范围的定义如下：省本部：项目建设不涉及地市，任务只能在省本部进行拆分。全 省：项目建设涉及地市，任务需要拆分到地市。再点击“ERP系统WBS分解”按钮，将

5、项目信息传递给ERP系统，同时链接到项目WBS任务分解页面，如下图：分别检查维护上图中“项目信息”、“项目成员信息”、“项目任务信息”。其中，新增任务在“项目任务信息”标签栏下，点击“添加”，如下图：界面上打*号的为必输项，其中拆分模式由系统均给出默认值。录入完以上信息后，点击保存回到任务主页面。即可建立了一个一级任务，如要在一级任务上建立子任务，则光标放在任务上“双击”，弹出任务维护窗口，如上述操作维护即可。建立任务WBS层次结构后,点击校验，校验失败需根据提示修改错误，校验无误后，点击“导入”即可将WBS信息同步传送至ERP核心系统。第三部分 工程费用订单录入及接收1、工程费用采购订单录入

6、进入ERP系统后，选择“”职责，选择菜单“”，进入如下订单录入界面。首先录入订单头信息：供应商：必填项。可输入关键字模糊查找，如输入“%华为%”。供应商选定后，带出“地点”及“联系人”。收货方：必填项。指收货方的库存组织。如集团可选择“A_IO_运营公司集团总部_库存物资”。收单方：必填项。与收货方一致。说明：选填项。填写订单相关信息。例如可填写“为*项目采购工程施工费”。题头：点击右方空白方块弹性域“”，弹出题头对话框：采购合同号：选填项。指此笔工程费用订单对应的合同编号。发货类型：必填项。费用采购一般选择“接收入库”。下一步是订单行信息录入，在订单行上先点选“物料”，输入费用物料编码“”，

7、并根据实际业务修改 “摘要”描述，如施工费用，即修改为“工程施工费”，以此类推。在“数量”处输入需采购金额，在“价格”处输入“1”（费用型采购订单数量处填写订单总金额，单价必须为1），如下图：然后点左上角菜单栏“”保存，同时会在左上方显示出订单编号，主界面录入完成。下一步点击右下方的“发运”，在弹出窗口下检查 “组织”与“收货方”是否与题头“收货方”一致。检查无误，再点击“分配”，弹出如下费用分配界面。点击左上方的“”标签栏，录入信息如下：项目：必填项，输入采购对应的14位的项目编号；任务：必填项，选择项目下对应的待摊子任务（待摊任务一般以99结束）；类型：必填项，选择对应的费用类型，如设计费

8、可选择“06待摊-研究及设计费”；组织：必填项，当前业务操作组织，选择时系统会默认带出；日期：必填项，采购日期，一般为当前日期。检查无误点击“”保存，然后关闭订单“分配”、“发运”两个窗口回到主界面，同时记录下订单编号“”，以便后续相关操作。再点击右下角“”按钮，订单提交审批即完成整个费用订单的录入。2、工程费用订单接收及退货费用接收：进入ERP系统“”职责，选择菜单“”，选择接收入库的组织“”（当前职责如果只有1个库存组织访问权，不会弹出组织选择窗口），进入“查找预期接收”窗口。在“采购订单”行输入采购订单号，如下图：点击“”，弹出“接收题头”新窗口，如下图： 再单击右下角题头弹性域“”，如

9、下图：上下文值：必填项。默认为费用接收；收货地点：必填项。当前库存组织，选择即可带出； 下步点击“确定”进入接收行界面。如果是部分接收，在“数量”处修改为需接收的费用金额，如下图：选择接收订单行，完成后点击菜单上的保存“”即可完成费用接收。 费用订单退货：如工程规模发生变化等原因，导致接收的工程费用超出了实际发生费用，需退掉多接收的费用，这种业务场景就叫“费用退货”。费用退货操作系统操作与费用接收类似，也在INV库存职责下，选择菜单“”，在弹出的“查找退货”窗口输入需要退货的订单编号，点击“”按钮，如下图： 在需退货行前面的小白框内打上勾，在“数量”处输需退回金额，“退回至”选择“供应商”。再

10、点击上方的“”保存，即完成该项目施工费的退货。一张采购订单根据业务需求，系统操作上可多次接收或退货。3、现场接收直发现场接收是采购接收的方式之一，操作与费用接收类似。也在INV库存职责下，选择菜单“”。在 “查找预期接收”窗口输入接收直发的订单编号，点击“”弹出“接收题头”新窗口，单击右下角题头弹性域“”，如下图：上下文值：必填项。默认为接收直发；订单号：必填项。系统默认带出。事物处理类型：必填项。选择“工程设备直发”；施工单位：选填项。从列表中选择；批次号：选填项。系统会根据订单合同号生成接收批次；子库：必填项。一般选择“直发”子库；收货地点：必填项。从列表中选择；项目：必填项。从列表中选择

11、；任务：必填项。从列表中选择，为订单现场接收入账的项目任务；支出类型：必填项。从列表中选择；直发人员：选填项。从列表中选择，现场接收后可在系统上通知帐管员。设备编号：选填项。从列表中选择，需采购维护对应设备与物料关系。下步点击“确定”后进入接收行界面。与费用接收类似，选中接收行，输入接收数量后，保存即可完成现场接收。如果上述操作中选择了“直发人员”，则可通过“直发提醒”通知帐管员操作直发处理。注：支出类型和财务紧密关联，不同支出类型对应不同财务核算科目。在费用订单分配项目、接收直发和下面物料出库申请时，均需选择对应项目支出类型。如有疑问建议与工程会计确认；第四部分 工程物资出入库1、出库申请进

12、入ERP系统后，选择职责：“”，选择菜单“”进入系统，再选择出库的库存组织“”。在弹出的出库申请窗口中选择“”,即可进入出库申请单录入界面，如下图：首先录入出库申请单头信息：单据说明：选填项。单据相关说明，如填写“实物申领”；业务目的：必填项。选择“工程领用出库”，同时自动带出默认审批人员和制单人员；合同号：选填项。项目编号：必填项。申领材料项目的ERP编码，录入会自动带出“项目名称”；审批人员：必填项。出库申请单的审批人员；领用单位：必填项。可从列表中选择，一般为工程建设部门；施工单位：选填项。对应施工单位名称，可选择列表、或直接输入均可；制单人员：必填项。出库制单的帐管员；详细描述：选填项

13、。填写相关备注信息，如填写“为项目ZGC10BA0D00009申领工程材料”；注：选填项在录入时，各省可根据本地业务现状，可自行定义相应录入业务规则；出库申请单行信息：事务类型：必填项。选择“库存发送至项目”；任务编号：必填项。选择需领用材料的底层设备子任务，不能选待摊的“99”任务；支出类型：必填项。选择对应支出类型；挑选出库物料： 首先点击“”，弹出存货物料挑选界面，如下图：在查询在库物资前，需尽量输入能明确的发料查询条件，主要包括业务实体、库存组织、子库、物料编码、物料名称等，可缩短查询时间及查询结果范围。再点击，根据查询结果的库存现有量勾选申领数量，再点击确定，将已挑选物料带至申请单主

14、界面。 最后在出库申请录入主界面，检查录入无误后，点击“”，即完成出库申请单的录入。经“”后，单据状态为“”，项目经理应将出库申请单号记录下来，并告知对应帐管员，以便后续出库制单操作。2、退库申请退库申请录入操作与出库申请类似，在此不再累叙。需注意在退库时，系统上必须找到之前对应的出库业务，才能退回。查找出库有3种方式：1） 出库查询 对应正常出库单的退回库存；2） 期初查询 期初系统上线时，导入项目的支出物料退库；3） 现场调拨查询 出库到项目上的物料，通过现场调拨单功能转移后，退回库存；不同的退库业务，请选择对应的出库查询方式。3、现场调拨转移进入ERP系统后，选择职责：“”，选择菜单“”

15、。在弹出的查找现场调拨窗口中选择“”,即可进入出库申请单录入界面，如下图：首先录入现场调拨单头信息：单据说明：选填项。单据相关说明，如填写“项目余料转移”；业务日期：必填项。一般选择当前日期。调出项目：必填项。物料调出的项目编号，录入后自动带出“项目名称”；调拨类型：必填项。从列表选择，包括“同项目调拨”和“不同项目调拨”。对应物料调拨是在当前项目下或两个不同项目间；调出任务：必填项。物料调出的具体任务编号，录入后自动带出“任务名称”；挑选调拨物料：首先点击“”，在弹出查询物料挑选界面下，输入相关“查询条件”后，再单击“”，可查询当前调拨项目对应任务下，满足查询条件的可调拨的物料。如下图：根据

16、查询结果的项目支出，选择现场挑拨物料，并输入调入项目编号、任务编号、支出类型及调拨数量，最后点击确定。 回到现场调拨主界面后，检查录入无误，点击“”，单据状态变为“”，即完成项目物资现场调拨转移。第五部分 项目转资准备项目转资准备是ERP系统中项目经理操作的重点和难点，首先项目经理必须熟悉固定资产目录手册，以对应到当前系统转资项目的物资支出，确定那些是独立物料能单独生成资产，那些需要装配生成资产，那些属于辅料不能生成资产。建议在作项目转资准备前应作好以下准备工作。1)、先根据用工程决算表四及竣工图，整理该项目转资资产清单，再与系统中项目支出核对勾稽，以便系统后续转资操作。2)、检查每条资产对应

17、资产地点在系统中是否为新增地点，如是新增资产地点，需先提交新增资产地点的申请。下面介绍转资准备具体操作步骤。进入ERP系统选择“”职责，选择菜单“”，弹出“PA转资准备”窗口，在“项目编号”处输入对应ERP项目编码后，点击“”按钮，再选择需要进行转资准备的任务，主界面显示如下：转资准备具体操作就是按右上方 “转资数据检查”、 “自动装配”、“装配及资产定义”、“维护资产信息”、“生成资产标签号”、“转资通知”等六个按钮顺序操作分别完成即可。第一步 “”，点击该按钮，如提示“无转资准备例外”，即可进行下一步操作；如有例外，根据例外提示处理解决例外后，再继续操作。第二步 “” ，如果在出库申请环节

18、填写了设备和物料组件对应关系，可利用自动装配功能生成设备与组件装配对应关系；否则可以跳过此步。第三步 “”，点击该按钮，弹出“设备清单”窗口，主界面如下：上图是装配及资产定义的主界面，其中，左上为“设备信息”，左下为选中设备对应的“设备组件”，右边为“未分配的项目支出”。中间箭头为组件组装和拆分按钮。资产定义生成在此步产生，一般资产定义包括两种方式：1） 根据支出物料类型，定义生成资产。其中，独立物料与资产对应关系为一对一，如空调等；成批物料与资产对应关系为多对一，如光缆等；明细物料不生成资产，如辅料等；2） 根据手工装配定义生成资产，即添加设备，并指定设备和组件（项目支出）的对应关系。对应的

19、系统操作分别如下：一是根据物料类型定义资产时，在“”的物料信息下，检查每一项支出物料的类型是否正确，不能形成资产的支出一律应为“明细物料”。能形成资产的支出应设置为“独立物料”或“成批物料”。“物料类型”确定完成后，再维护资产物料的资产类别，包括“应用领域”、“目录分类”、“专业分类”共三列，检查依据为集团公司下发的固定资产目录。对于不能形成固定资产的“明细物料”则不用进行检查此三项属性。具体资产类别维护界面如下图所示。二是通过设备与组件装配来定义资产。可将对应支出物料装配到已存在的设备上，或新建设备，再装配设备组件。我们以新建设备装配组件的方式为例，说明设备装配系统操作。1）、在下，手工增加

20、设备，新增设备需维护的信息包括：任务编号：必填项。从当前项目转资任务列表下选择，输入后带出对应任务名称；资产数量：必填项。设备资产数量一般为1。仅在成批物料拆分时，在“设备信息”标签下的选中“成批设备”后，资产数量才能大于1；资产类别：必填项。输入方法与上叙独立物料资产类别维护一致；设备地点：必填项。点击方框里面的选项，在弹出窗口分别选择“使用部门”、“资产地点”及“使用状态”。输入后带出地点名称。如下图：设备编号：选填项。保存时，系统会自动生成设备编号。设备名称：必填项。对应为资产名称。2）、对要装配的物料支出，选中装配，输入本次装配数量，再选中要装配的对应设备，点击左箭头“”，将此成批物料

21、支出以设备组件的形式装配到对应设备上。装配后的项目支出这时在界面左下角，做为该设备组件，组件在资产定义时不会被定义为项目资产，转资时组件的支出成本自动分摊至该设备上，如下图所示。如要手工拆除装配，选择要拆除组件的设备，输入本次要拆除的数量，再选中要拆除的组件，点击右箭头“”即可：手工装配或拆分完成后，选中复选框，再点击“”，系统自动触发相关请求“CUC 资产定义和分配”。第四步 ，点击该按钮，弹出以下“维护资产信息”窗口，然后再按列进行维护，如下图所示。相关维护字段信息如下：部门资产管理员：如果启用了资产签收，该字段为必填项，需先维护完资产地点后，在根据资产地点第一段，去找对应的部门资产管理员

22、；如未启用资产签收，该字段不显示，不用维护；资产账簿：必填项。列表中选择，一般为当前职责对应资产账簿；资产启用日期：必填项。一般为设备开通或初验日期；专业类型：选填项。在列表中选择，如列表为空可不填；资产标签号：资产标签号在后续环节生成，此处可空缺；资产地点：必填项。与前面设备资产维护方式一致； 员工编号：必填项。录入“员工姓名”后带出。员工姓名：必填项。点选后在弹出窗口输入资产接入人姓名，如“%张三%”查找，确认后带出“员工编号”与“折旧费用账户”折旧费用账户：必填项。录入“员工姓名”后带出。规格型号、厂商：选填项。根据项目支出由系统带出，可为空。资产关键字：必填项。根据资产相关属性来选择“

23、分类域”、“明细分类”及“备用”。资产关键字与资产类别有校验关系。原资产：选填项。扩容转资操作时，需选择扩容目标原资产。资产归属：选填项。从列表中选择，包括一、二级干线和本地网及其他。在资产条目较多，且属性一致的情况下，可对相关属性进行“成批更新”。如下图所示：维护资产信息下，可手工添加资产，相关属性维护参照上述系统定义的资产。注意手工添加资产时，“资产名称”的填写方法为：“任务名项-节-专业-流水号”，其中，项-节-专业对应资产类别，流水号为三位。“维护资产信息”完成后，点击上方的“”保存。如果启用了资产签收，则点击“”，系统将签收资产信息发至接收部门资产管理员，签收状态为“已通知”。签收部

24、门资产管理员“”完成后，维护资产信息下签收状态变更为“已签收”；如未启用资产签收，则直接跳至下步“生成资产标签号”。第五步 “”，点击该按钮，系统自动触发相关请求“CUC 生成资产标签号”。请求完成后，可通过查看请求输出或在“维护资产信息下”，查看已生成的资产标签号。如果该按钮为灰色，则系统设置为在转资后生成资产标签号，可跳过此步。第六步 “”，点击该按钮，可将当前项目转资准备完成信息，以通知汇总的方式发给对应的项目会计，以便项目会计后续及时转资处理。此步为可选项，跳过此步不会影响系统转资。上叙六步完成后，项目经理转资准备的系统操作全部完成。后续可通过提交系统请求“CUC 项目工程交付使用资产

25、明细表”，将资产定义信息导出后，系统外业务流转。第六部分 其他常用报表查询在项目管理过程中，需要查询项目在ERP系统中的相关数据或系统进度。包括项目录入了几笔费用订单，项目实际付款情况，项目支出的费用、物资明细等等，下面就分别介绍如下。1、费用订单状态查询进入ERP系统“”模块，选择菜单“”，在采购订单汇总主界面下，输入采购订单编号，右下“结果”选择“发运”，点击“”按钮，查询结果可以看到该订单的采购数量，下单数量、接收数量、开单数量等，如下图所示。如果无法提供具体订单编号，可先在查找主界面下，切换到“项目”标签栏，根据项目编号找到其下所有订单，确认具体订单编号后，再按上面方法继续查看。 或通

26、过提交请求“CUC 采购接收开票付款情况报表”，查看订单到货或付款进度。 2、出库申请单状态查询进入ERP系统“”职责，选择菜单“”，在出库查询主界面下，先修改“单据类型”为“领用申请”，再输入出库申请编号、日期、项目编号等其他查询条件。点击“”按钮，查询结果下可以看到单据状态，如“录入”、“提交”等，如下图：根据单据当前状态可做下一步业务处理，如“提交”状态可通知审批人处理审批；“审批”状态可通知帐管员处理制单。退库申请单状态查询操作类似。3、工程项目支出查询进入ERP系统选择“”职责，选择菜单“”，进入支出查询主界面，输入项目编号点击查找，可以查看该项目截止当前日期已发生的全部支出，通过左上角工具栏的“文件-导出”功能，可将全部支出导出后，支持Excel打开处理。如下图：或提交系统请求“CUC 费用支出明细表”和“CUC 工程物资支出明细表”，分别导出项目费用支出和物资支出。