物资设备采购控制程序.doc

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1、物资/设备采购控制程序1 目的对构成产品（工程）的物资设备及为施工生产服务的物资设备采购进行控制，使其处于受控状态，以保证所采购的物资和设备满足产品（工程）质量、职业健康安全和环境保护规定的要求。2 范围适用于我公司一体化管理体系所覆盖的产品（工程）的物资和设备采购。3 术语采用GB/T19000-2008 idt ISO9000:2005、GB/T28001-2001、GB/T24001-2004 idt ISO14001:2004标准中的定义。4 职责4.1 公司设备物资管理部是本程序制定、修订和实施的归口管理部门，并对本程序的实施过程监督检查。公司质量管理部、安全监督部、生产经营部为本程

2、序的协管部门。海外事业部为海外项目设备物资采购实施的归口管理部门。4.2 分局负责对公司授权管理项目部的物资和设备采购进行指导、监督、检查和调剂余缺。4.3 项目部设备物资管理部门负责编制物资的采购计划并组织实施。4.4 项目部设备物资部门、质量管理部门和试验室负责主要物资的进货质量检查验证工作。5 措施和方法5.1 供方评价5.1.1 合格供方的选择准则：a供方有合法的执照和资质；b 供方能提供产品的合格证据并符合其经营范围；c供方的社会信誉良好，价格合理；d 供方具有一定的经济实力，生产或提供产品的能力稳定，能满足施工生产进度和质量要求。5.1.2 设备物资部门应对主要物资和设备的供方（供

3、应商家、生产厂家）的信息（主要指资质情况、产品质量、引用标准、信誉、服务、供货能力）和市场动态及价格情况进行收集和考察，填写“物资/设备供方调查表”，建立初选的合格供方信息库。5.1.3 公司、分局、项目部组织物资设备、质量、安全、生产技术、经营管理等部门有关人员对初选的合格供方进行分析、比较和评价，推荐若干个合格的供方。5.1.4 供方的评价准则（有下列情况之一者，可判为不合格）：a 供方的资质情况及提供的产品是否符合经营范围；b 供方提供的产品是否符合国家/行业标准或国际标准，是否通过产品质量认证、安全认证或环保认证；c 供方是否具有一定的经济实力，能否生产或提供产品的稳定能力。5.1.5

4、 评价内容a 对生产厂家的评价包括生产资质，质量、安全和环境的管理情况，产品的质量和技术特性、计量等级、可供数量、包装运输、技术力量、工艺设备和生产能力等情况。b 对商家的评价包括营业执照、税务登记、质量价格、信誉、供货能力、售后服务的内容。5.1.6 评价方式：a 会议形式b 会签形式5.1.7 按照物资和设备的采购权限分别由公司、分局和项目部设备物资管理部门根据评审推荐的意见，填写“合格供方名单”，报主管领导审批。5.1.8 合格供方的重新评价和调整控制a 对供方提供的物资，项目部应阶段性的定量定性进行抽样，并进行质量跟踪，定期对每一供方填写“质量跟踪报告”。b 分局、项目部设备物资部门应

5、建立物资和设备供方档案，搜集保存有关供方的调查、评价、跟踪资料，定期对供货质量及能力进行评价。c 分局、项目部应根据工程对物资和设备的新需求和市场变化、技术进步等，适时调整合格供方名单，经审批后及时下发。d 对合格供方每年进行12次评价、重新评价和确认。5.1.9 供方的重新评价准则：有下列情况之一的，列为不合格供方：在供货期内，供方的资质或执照被政府部门吊销或停业整顿的；因违约影响工期的；一年内多次供应物资达不到所规定规格或标准的；所提供的物资或设备影响工程质量、职业健康安全和环境要求的；供方服务质量差；供方在年度内受到通报并被列入我公司或集团公司或顾客（业主）的“不合格供方”名单。5.1.

6、10 对供方选择、评价和重新评价后，公司、分局、项目部新增或除名合格供方时应重新签发合格供方名单。5.1.11 不合格供方至少在一年内不得使用。在一年以后重新使用时，应重新进行调查评定且合格。5.2 采购计划的编制5.2.1 项目部设备物资部门应根据生产技术等部门提出的主要物资需用量计划（包括数量、到货时间、技术质量要求及职业健康安全和环境符合性要求），结合库存情况平衡后，编制采购计划。5.2.2 采购计划内容应包括品名、规格型号、数量、技术和质量要求、职业健康安全和环保要求、验证方法等。5.2.3 物资采购计划需经质量安全部门对质量标准和验证方法、职业健康安全和环境的符合性进行确认后，由物资

7、部门报项目部领导审批或审核。5.2.4 物资和设备采购计划按照公司规定的审批权限进行审批。5.2.5 因工程设计变更或采购困难等其他原因，需更改采购计划时，应经过技术部门、质量安全部门确认并经主管领导审批后，方可变更采购计划。5.3 物资、设备采购5.3.1 物资和设备采购应实行招标采购、比价采购。物资、设备采购应在“合格供方名单”中选择。因特殊原因采购物资的供方不在“合格供方名单”时，应经分局或项目负责人批准。5.3.2 招标采购a 国内采购单台在30万元或批量价格在50万元以上的设备，批量在20万元以上的材料、配件（进口配件在40万元以上）的采购，应实行招标采购。邀请竞标的供方一般应在三家

8、以上，做到公开、公平、公正。海外项目部在所在国或境外第三国采购的，按照集团公司招标程序的要求执行。若招标条件不具备的，项目部要向公司海外事业部报告，经过批准后方可采取其他采购方式。b 招标由公司、分局或项目部组织，招标人员由主管领导以及设备物资、监察、财务、质量安全等有关部门人员组成。5.3.3 比价采购a 国内采购单价在30万元以下的设备和批量在20万元以下的材料、配件实行比价采购。b 在多家供方参与的情况下，比质量，比价格，比信誉，比交货期、比运距等，择优选取。5.4 采购合同或协议5.4.1 招标采购必须签订合同，比价采购（除零星采购外）也应签订合同或协议。合同、协议应归档管理，建立合同

9、台帐，以备查验。5.4.2 物资、设备采购合同或协议应符合相关的法律法规、条例。合同条款应规范、齐备，权利和义务明确。采购合同（协议）主要有下列内容：a 部首内容：合同书名称、合同编号、签约时间、签约地点、签约双方单位全称及双方详细地址、电话、传真。b 正文内容：合同标的物（含品名、商标、生产厂家、型号、规格等）；技术标准和质量要求；数量（应明确计量单位）；价格条款；交货方式、地点及交货时间；运输方式及费用；验收；付款时间、方式和条件；质保期与质保金额；服务承诺（含技术资料及技术服务）；违约责任；索赔和仲裁；合同生效方式和生效时间，合同终止时间；其它双方约定事宜；合同附件。c 结尾内容：合同双

10、方单位全称（盖章），法定代表人或授权代理人签名，双方开户名称及账号，合同签订日期等。5.4.3 采购合同中，通常情况下应要求预留一定的货款作为质量保证金，在双方规定的时间内没发生质量问题，才能最后承付。5.4.4 物资和设备的采购合同，我方除经办人签字外还应由我公司法定代表人授权的代理人签字。5.5 采购物资、设备的验证5.5.1 物资的验证依据为合同约定的国家标准、设计图纸的技术要求、规程规范。采购物资到货后，设备物资部门应及时书面通知质量安全部门、试验室对物资进行进货检验验证，对顾客（业主）指定供应的物资也要进行验证，验证合格后才能使用或入库保管。5.5.2 设备的验证依据为合同或协议约定

11、的内容及约定的国家标准/行业标准或出厂标准所规定的技术参数。设备到货后的验证工作由设备物资部门组织相关部门及人员共同实施。要查验设备的质量、安全性能和安全装置、环境符合性，查验合格证、说明书及相关技术资料，查验是否满足合同和法律法规的要求。对于特种设备，供方必须提供国家相关部门出具的该设备的检测报告。5.5.3 供方所提供的物资和设备在质量、规格、技术指标、数量与采购合同不相符时，设备物资部门应根据检验记录或验收记录及时准确的向供方提出索赔或退货。如供需双方对验证的结果有分歧时，可请有资质的权威机构进行复验。5.5.4 在工程合同中如规定顾客（业主）有权在供方或施工现场对采购物资进行验证，但这

12、种验证不能作为供方对产品质量进行有效控制的依据，也不能免除我局向顾客提供合格产品的责任。5.5.5 采购物资及设备经验证不合格时，应执行“不符合”控制程序。5.5.6 设备物资部门应妥善保存供方提供的物资及设备相关文件（记录、检验证明），并将供方提供的物资相关文件记录、证明在进行物资验证前将复印件送质量安全部门。5.5.7 质量安全部门应将物资进货检验结果及时书面通知设备物资部门。5.6 对供方施加质量、职业健康安全和环境保护的影响5.6.1 采购活动中，要对供方宣传、通报、转发或组织学习我公司一体化管理控制程序、作业文件的有关要求和规定。对设计、规范有安全和环保要求的物资和设备要对供方进行技

13、术交底。5.6.2 与供方签订的合同中，应明确质量、职业健康安全和环境管理的具体要求（包括对供方的体系、行为和产品的质量、职业健康安全和环境要求）。6 相关文件6.1 顾客财产控制程序6.2 监视与测量程序6.3 不合格品与不符合项控制程序6.4 产品标识和可追溯性控制程序6.5 法律法规和其他要求控制程序7 记录7.1 物资采购计划7.2 采购合同或协议7.3 物资验证记录7.4 供方调查表7.5 合格供方名单7.6 质量跟踪报告8 附录8.1 物资采购计划表（格式）8.2 物资/设备供方调查表（格式）8.3 合格供方名单（格式）8.4 质量跟踪报告（格式）物资采购计划表记 录 号：SDQ-

14、B-13-01使用编号：序号物资名称规格型号单位数量预估单价质量标准要求验证方法备注主管领导： 质安负责人： 物资负责人： 制表：物资/设备供方调查表 记 录 号：SDQ-B-13-02 使用编号：单位名称地址电话邮编单位负责人姓名电话职务可供产品名称规格生产量1 资质情况：2 产品质量和技术特性：3 计量等级：4 可供数量：5 包装运输情况：6 销售服务情况：7 技术力量：8 工艺设备情况：9是否实施ISO9000或一体化认证：调查人意见 调查人： 年 月 日评审意见 评审人： 年 月 日合格供方名单 记 录 号：SDQ-B-13-03 使用编号：序号单位产品名称地址电话联系人备注批准： 审核： 编制：质量跟踪报告 记 录 号：SDQ-B-13-04 使用编号：供货单位产品名称规格数量合同编号交货时间合同规定供货质量标准实际供货质量状况及处理结果 负责人： 年 月 日