采购管理实施细则.doc

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1、采购管理实施细则 1.采购程序 1、公司采购项目分为:a)化工原料；b)设备及辅件；c)办公用品;d)劳保用品;e)实验室用品;f)固定资产六部分。 2、采购流程：部门提申请（申请人部门领导签字）采购部询价、比价 总经理审批采购部采购验收入库财务报销 3、台帐管理 （1）化工原料台帐由财务审计部管理（本库由生产部管理，外库产品由采购部及材料会计共同登记管理）； （2）设备及辅件台帐由设备部负责管理（3）办公用品和劳保用品台帐由行政部前台负责管理； （4）实验室用品台帐由实验室负责管理； （5）固定资产台帐由总经办负责管理。注：化工原料、设备及辅件材料帐由财务审计部管理2.采购原则 1、公司采购

2、物品必须做三个供应商以上的询价比价。除办公用品和零星采购物品外一律要求提交合格供应商的以下资料：营业执照副本复印件，税务登记证副本复印件，经确认的产品报价单，合格供应商评价表，初次采购的危化品，必须要求提供危化品经营许可证。 2、公司采购的低值易耗品（一般劳保用品、一般生活用品、一般办公用品等），可不做询价，直接填付款单，三天内完善财务手续，逾期要作出说明。（注：劳保、日用品、食品及办公用品报销时要附明细清单）3、公司外协定制物品一律要做询价比价。 3.采购票据管理 1、采购发票原则上为增值税专用发票，（列明名称、规格、数量、单价、金额、税额等相关要素，采购品种多时必须附有购货清单）从付款日起

3、十日内发票及相关附件资料要提交财务部门。（十日后至十五日之间财务人员必须提醒经办人员一次，十五日以后仍未提交发票将对经办人进行处罚，经办人提出可信服的理由除外）。每月25日作为财务结账日，在此之前所有票据资料必须完整及时提交财务部。 2、行政采购可简化程序，三日内发票及相关附件资料提交给财务部门，超过了三天必须填写采购付款手续缺省说明单。并于每月25日前及时补齐相关手续。 3、处罚标准：财务人员未经提醒，罚财务人员100元/次，经办人按发票面值处罚：1000以下罚50元/次；1000-5000罚200元/次；5000以上罚500元/次，造成损失的，全额赔偿。 4、每月度末，财务人员必须将欠票情

4、况报公司领导。 5、遇国庆、春节长假适当顺延提交票据日期。4.化工原料采购管理采购过程中的所有单据在前台处领用，由前台登记好单据的编号。单据在使用过程中不得撕毁，缺页，如有改动必须划线更正，注明原因。作废的单据必须全联保存完整。单据用完后以旧换新，旧的单据要经财务审核编号是否完整。领用新单据需凭借财务审核确认过的单据方可领用新的单据。 1、化工原料入库入库单一式三联，按贸易和生产两类分别填写。交由生产主管、材料会计和财务入帐。入库流程：仓库保管员核实货物验收合格后办理入库，入库单上应注明货物的品名、单位、规格和数量无误后，填写入库单一式三联入库并有采购经办人签字确认，自留一联，一联交材料会计记

5、账，一联交采购经办人随发票等到财务报帐。仓库每季度最后一个月的20日左右会同财务盘点一次，做到帐实相符。2、付款流程采购部经办人填写付款申请单同时注明申请采购的部门，并附保管员签字的入库单和经过审核的南京科盛材料采购申请单记账和校核联，财务负责人核对单价和金额无误后签字。财务在收到票据后及时与货物入库单进行核对，如有名称、金额、等不符的交由采购核实更正。注：付款方式原则上以银行转帐为主具体流程如下：经办人分管领导财务负责人总经理出纳注：付款应附材料：合同；检测报告；入库单发票。超过30万由曹总、刘副总会签或补签。注：一次性采购金额超过10万元，由总经理、分管副总会签；超过30万元由董事（曹总、

6、刘总、沈经理）会签3、 发货程序发货分贸易原料和生产原料两大类。贸易原料又按存放地点不同分为本库原料和外库原料。（1） 生产原料、成品发货生产原料、成品建立成品流水帐，按送货单（必须有部门领导、经办人、财务签字）发货，仓库保管员负责做好成品入库及发货流水账，每月10日前报材料会计处；（2） 贸易原料发货贸易原料要求款到发货，特殊情况须经总经理特批。经办人填写送货、发货通知单相关领导审核签字并附客户的汇款底单传真件交财务负责人，财务负责人确认款项已全额到帐后签字。送发货通知单、提单必须用大写注明数量并加盖提货专业章。A、 本库发货经办人员凭财务确认过的送货、发货、通知单或原料领料单到仓库办理发货

7、。B、 外库发货流程采购部门负责跟外库的管理人员签订存储货及发货协议，协议必须规定我公司的发货通知人，外库负责人接到我公司的发货通知单传真件、唯一发货通知人的电话和我公司开具的提货人的介绍信后方可办理发货。（3） 如遇周六、日需发货，业务人员应提前办好手续，实在紧急的，必须报总经理或副总经理批准后方可发货，周一必须补办手续。（4） 财务会计审核不严（发货单未见或缺少经办人、经理（副经理）签字就在货单上签名发货）发现一次扣50元。（5） 仓库发货人员验单不严（发货单未见或缺少经办人、经理（副经理）、会计签名发货的）发现一次扣50元。造成损失的，视情节轻重，由公司办公会议处。（6） 门卫人员把关不

8、严（发货单（出门证）未见或缺少经办人、经理（副经理）、会计签字或未经核对数量放行）发现一次扣50元。对周六、日发货出门的车辆必须报总经理或副总经理其中一人批准，核对手续、数量后方可放行。（7） 仓库发货（商品和产成品）凭公司财务开据的提货单发货，提单必须用大写注明数量并加盖提货专用章。注：设备及辅件的管理参照原料管理5.销售开票 1 、财务部门接到经收货单位盖章确认的送货、发货、通知单方可办理开票。 2、 财务会计必须验证开票单和发（送）货单是否一致（总包单位除外），所需签字是否齐备，手续不齐全的，可以拒绝开票，待手续齐全后方可开票。如会计审核不严签发票据，发现一次扣50元。 3、 发票开出后

9、一周内，经办人必须将回执复印一份交会计处，如逾期未交，会对经办人罚款50元/次（如遇特殊情况，经办人应及时向会计做出说明）。 4、 发票开出一个月内，财务必须具备回执，超过一个月，公司将对会计进行罚款50元/次，会计已经督办的或由总经理、副总经理特许的除外。6.货物运输采用月、季结算方式合作的运输车辆，需要签订运输合同。凭客户签章联到财务结算。7.报表要求 采购部每月10前要将上月经部门经理签字认可的原料、贸易流水账分别提供给材料会计、财务部和总经理；仓库保管员每月25日前要将当月入库出库记录分别提供给材料会计、人事行政部和总经理，以此作为年终考核的一项内容。本制度从发文之日起执行，如有遗漏另作补充。附：财务部门所有财务手续每月均截止为25日，逾期全部纳入下个月份。 南京有限公司