时间管理转训精.ppt

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1、时间管理转训课件时间管理转训课件第1页，本讲稿共49页1认识到时间管理的重要性;2做事更具条理性，表现在以下几方面：能够区分主动性和应对性任务；按照工作的轻重缓急，确定处理的先后次序；制定工作计划。3通过有效地授权管理员工。4制定行动计划，提高组织管理能力。课程目标课程目标2第2页，本讲稿共49页一、时间管理的概念二、时间管理的原则策略三、时间管理的实用方法目目 录录3第3页，本讲稿共49页时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能管理。彼得杜拉克4第4页，本讲稿共49页 概念时间管理的实质是“自我的管理”、”生命管理“。结论 通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。一、时间管理的

2、概念一、时间管理的概念5第5页，本讲稿共49页四个影响时间效率的自身因素四个影响时间效率的自身因素n出租车司机的故事出租车司机的故事尊重时间尊重时间n取之不尽取之不尽自然规律自然规律n难以自检难以自检“重要重要”与与“紧要紧要”n无法实践无法实践我该怎么办我该怎么办6第6页，本讲稿共49页l 做好重要的工作l提高做事效率l用更多的时间去做带来成就感满足感的事情l 用更多的时间去陪你所爱的人l 有更多时间去做那些能最大限度给自己带来快乐的事情时间管理的最终目的时间管理的最终目的7第7页，本讲稿共49页一、时间管理的概念二、时间管理的原则策略三、时间管理的实用方法目目 录录8第8页，本讲稿共49页

3、二、时间管理原则SMART原则让目标达到SMART标准 80/20原则把时间花在最有效的工作上四象限原则关注重要且紧迫的象限 学会说“不”保持自己的工作节奏9第9页，本讲稿共49页为什么需要计划？为什么需要计划？6PProper Prior Preparation Prevents Poor Performance事前的适当准备，能够避免糟糕的表现事前的适当准备，能够避免糟糕的表现10第10页，本讲稿共49页目标方法行动计划计划是从目标到方法的桥梁11第11页，本讲稿共49页怎样制定工作计划？1.明确任务目标2.寻找达到目标的各种途径，并选择最佳途径3.把最佳途径转化为每周或者每日的工作事项4

4、.确定各项任务的完成时间5.落实到文字，将计划公布6.经常检查更新自己的计划12第12页，本讲稿共49页目标制定的SMART原则 S-Specific 具体，不能笼统；M-Measurable 可度量，A-Achievable 可实现，指付出努力的情况下 可以实现，避免过高或过低的目标。R-Realistic 现实性，指目标是实实在在的。T-Time bound 时限，完成目标的期限。13第13页，本讲稿共49页制定目标的步骤制定目标的步骤1.确定组织和自己究竟想要什么确定组织和自己究竟想要什么2.把目标写下来把目标写下来3.为自己设定的目标设定一个完成的最后期限为自己设定的目标设定一个完成的

5、最后期限4.把能想到的、实现目标的所需事情全部列出来把能想到的、实现目标的所需事情全部列出来5.对清单进行整理，使之成为一份计划对清单进行整理，使之成为一份计划6.立即根据计划采取行动立即根据计划采取行动14第14页，本讲稿共49页 进程时间控制的有效工具第15页，本讲稿共49页甘特的思想甘特的贡献 把总的计划目标看成 人们能够了解和执行的,具有相互关系的一系列计划或各项事件。体现一个既简单又基本的控制原理从计划中选取关键内容并予以密切注视。第16页，本讲稿共49页编辑加工设计版式制图打印校样印刷校样设计封面1月 2月 3月 4月案例：图书出版案例：图书出版第17页，本讲稿共49页2、80/2

6、0原则80%有效果的工作20%次要的工作80%的时间20%的时间来自来自花去花去18第18页，本讲稿共49页80/20原则去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题19第19页，本讲稿共49页一个时间管理的故事。鹅卵石的故事20第20页，本讲稿共49页3、时间管理的四象限原则重要度紧迫性A 重要而且紧迫B 紧迫但不重要C 不重要不紧迫D重要但不紧迫21第21页，本讲稿共49页请运用四象限方法排列你的工作紧急紧急不紧急不紧急重重要要A（碎石型的事务）（碎石型的事务）l危机危机l急迫的问题急迫的问题l有期限压力的计划有期限压力的计划D（石块型的事务）

7、（石块型的事务）l发掘新机会发掘新机会l规划规划l改进产能改进产能l建立伙伴关系建立伙伴关系l防患于未然防患于未然不不重重要要B（细沙型的事务）（细沙型的事务）l不速之客的接待不速之客的接待l某些信件、文件、电话的处理某些信件、文件、电话的处理l某些会议的出席某些会议的出席l某些必要而不重要的会议、活动某些必要而不重要的会议、活动C（水型的事务）（水型的事务）l一些可做可不做的杂事一些可做可不做的杂事l一些不必要的应酬一些不必要的应酬l有趣的活动有趣的活动22第22页，本讲稿共49页3.1紧急且重要的事物一定要减少不要成为“救火队员”；首先关注重要但不紧急的事务。23第23页，本讲稿共49页3

8、.2紧急且不重要的事物可以委托授权主管临时派的某些活就可能属于这一类事务：对于主管来说重要，对于你只是紧急。倘若你人际关系很差，或委托授权的能力欠缺，那你只能独自忍受这类事务。高明的委托或授权，是让你拥有更多的时间关注重要但不紧急的事，而又让被委托方或被授权方感到你对他的重视和承担该项工作的价值，因为紧急之事往往对别人而非对自己重要。第24页，本讲稿共49页3.3不紧急且不重要的事物放弃！“积习难改”，改变习惯真得就那么难吗？25第25页，本讲稿共49页3.4重要且不紧急的事物需要最为重视这类事务就是你人生中的大石头！它们最关乎你人生的效能。你每天的生活，都应围绕它们来展开。26第26页，本讲

9、稿共49页4.学会说“不”不要企图获得所有人的赞扬不要担心冒犯到别人正确认识义务拒绝是有技巧的27第27页，本讲稿共49页坚定的语气说明拒绝理由态度可适当变化拒绝与重要目标无关的事情打交道，才能创造时间的最大效益拒绝是为了避免干扰拒绝是为了避免干扰第28页，本讲稿共49页电话时间浪费害怕冒犯别人享受社交乐趣希望保持消息灵通自我膨胀电话浪费时间的原因电话浪费时间的原因第29页，本讲稿共49页解决方法解决电话干扰的方法解决电话干扰的方法处理转换暂缓速办（上级）第30页，本讲稿共49页1、先适当打断2、站起来3、把握好时间4、把握好谈话的内容5、态度要友善31第31页，本讲稿共49页我们工作时间的2

10、0%50%是在进行各种语言沟通；如果把文字沟通，包括各种报告和email，QQ或MSN加进去，会高达64%沟通时间管理中易被忽视的隐患32第32页，本讲稿共49页沟通中节省时间的原则沟通中节省时间的原则 坦白表达自己的真实感受坦白表达自己的真实感受 多提建议少提主张多提建议少提主张充分发挥语言表达能力充分发挥语言表达能力让对方一次性理解自己所表达的含义让对方一次性理解自己所表达的含义33第33页，本讲稿共49页请看这个例子。请看这个例子。“王经理来电话说他3点钟不能参加会议。小孙说他不介意晚一点开会，把会放在明天开也可以，但是10:30以前不行。可是会议室明天已经有人预定了，但星期四还没有人预

11、定。唐总的秘书说，唐总明天很晚才能从外地回来。会议时间定在星期四11点似乎比较合适。您看行吗？”34第34页，本讲稿共49页该怎么讲该怎么讲35 我们可以把会议安排在周四十一点吗？这对唐总，王经理都很方便，小孙也能参加并且本周只有周四会议室有空。第35页，本讲稿共49页一、时间管理的概念二、时间管理的原则策略三、时间管理的实用方法目目 录录36第36页，本讲稿共49页Placeholder for your own sub headline其他方法有效授权Placeholder for your own sub headlineABC排序法时间管理的实用方法时间管理的实用方法37第37页，本讲

12、稿共49页1、ABC排序法排序法列出需要处理的事务每项事物前按ABC分类A最重要B次重要C不重要按优先顺序进行调整38第38页，本讲稿共49页处理高价值活动黄金时段奖励自己切香肠法处理低价值的活动授权或分派不要太完美学会舍与得第39页，本讲稿共49页2、合理有效地授权做过类似工作的人利用备忘录、传真或邮件需要的时候新手面对面的会谈每天/周第40页，本讲稿共49页授权前授权前两个障碍需要克服两个障碍需要克服要舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做要舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控 41第41页，本讲稿共49页授权中授权中如何进

13、行授权如何进行授权42哪项任务？由谁负责？他（她）能胜任吗？第42页，本讲稿共49页授权后授权后要给予支援和把关要给予支援和把关 告知责任人 培训他们 告知其它人第43页，本讲稿共49页为什么会拖延？为什么会拖延？没有意识到拖延的严重性做事拖延形成习惯习惯先做琐碎的容易的，后做困难的工作时间估计不足无限期地做某件事情44如何克服拖延确定最后期限尽早处理这些事件将工作适当分解第44页，本讲稿共49页3、时间管理的更多实用方法每晚进行总结并对明天工作进行优先级排序节省找东西的时间分门别类相关物品放在一起合理使用废纸篓多花10%时间准备，可以节约90%的无谓浪费合理运用不同的时间段45第45页，本讲

14、稿共49页如何运用不同的时间？首要时间一日之计在于晨大块时间用于完成当天最重要的事情零碎时间阅读，浏览行业新闻固定时间如例会，晨会交通时间读书思考46第46页，本讲稿共49页5、会议时间管理 明确开会目的 提前发放材料环境不要过于舒适会前演练 合理安排时间合理安排座位ABCDFE47第47页，本讲稿共49页请大家经常总结自己的一天：请大家经常总结自己的一天：1、我做了什么根本不需要做的事？、我做了什么根本不需要做的事？2、我做了什么能够由别人，并且应该由别人做、我做了什么能够由别人，并且应该由别人做的事？的事？3、我做了什么耗时过长的事？、我做了什么耗时过长的事？4、我做了什么会浪费别人时间的事？、我做了什么会浪费别人时间的事？48第48页，本讲稿共49页谢谢谢谢聆聆听听第49页，本讲稿共49页