【秘书培训资料】秘书的职能环境与人际关系.doc

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1、 秘书理论与实务教程课件 第八讲 秘书职能环境与人际关系 （根据常崇宜、董继超分别 主编的教材制授?周恩良?） 本 讲 提 要 一、秘书职能环境三层次和三方面要素关系； 二、秘书职能环境四大作用和四项影响因素； 三、秘书如何适应、优化职能环境并排除具体环境障碍； 四、秘书如何处理好与领导的关系； 五、秘书人际交往的内容、原则、方法。 8-1 秘书职能环境 人的心理和行为决定于人的内在需求和周围环境的相互作用。当人的内在需要得以满足时，会大大激发他的工作潜力，他的行为将对组织产生有益的贡献。 秘书职能环境概念 职能环境是职能活动的基础 环境是一个系统的、开放的概念 正确认识， 增强意识， 有效调

2、适， 排除障碍， 从而达到提高秘书工作效率、增强工作 效益的目的。 8-1 秘书职能环境要素 第一层次 秘书机构内部环境 课堂讨论:怎样营造秘书机构内部良好的环境？ 优秀的秘书部门负责人； 健全的工作制度; 科学合理的分工配合体系; 灵敏的信息综合机制; 和谐的人际关系; 必备的物质条件与科学的办公手段。 第二层次 秘书所在组织内环境 秘 书 所 在 组 织 内 环 境 构 成 五 要 素 组织结构要素 第三层次 秘书所在组织外部环境 (一个开放的具有层 次性的庞大的系统） 8-1-2 秘书职能环境要素关系秘书职能活动中与各有关方面的联系与关系（内部的；外部的） 与上级领导机关的关系（遵从领导

3、、加强服务、加强沟通协调） 与职能部门的关系（提供综合服务、做好协调工作、尊重和依靠职能部门） 与群众的关系 要从工作目标、工作内容、工作过程、工作成效上充分体现密切联系群众（指导思想、工作行为、工作作风） 8-2 秘书职能环 境作用及影响 8-2 秘书职能环境作用及影响 8-2-1 秘书职能环境的作用 a.职能环境对秘书工作的规定性 b.导向性 c.促动性 d.机遇性和风险性 8-2-2 秘书职能环境的影响 a.信任度的影响 b.和谐度的影响 c.开放度的影响 d.自由度的影响 B.关于“导向性”的理解 要正确认识并把握两条： 一是必须遵从组织目标和领导工作目标 把握宏观环境发展的大方向；

4、把握特定职能环境的业务运作方向； 把握职能环境提出的具体工作方向。 力求工作的主动性、准确性、创造性。 二是必须适应职能环境变化发展的趋势 把握宏观时空环境、行业业务环境、具体工作环境特征及其目标，以定位自身方向目标。 C.关于促动性的理解 机遇和风险并存 前景与困难同在 当今社会，无论是在组织运转中还是在领导工作中，机遇与风险将始终并存。秘书应抢抓机遇、规避风险。 8-2-2 秘书职能环境的影响 a.信任度的影响 b.和谐度的影响 c.开放度的影响 d.自由度的影响 信任度 指秘书工作对象（服务对象）对秘书的信赖程度。 8-2-3 秘书职能环境的适应与优化 a.秘书对环境的适应 模拟题1：

5、您被新疆著名民营企业“百商集团”董事长王军先生及其夫人李华总经理看中，您也看好这家企业，当了该企业的办公室主任。这家企业主要是生产各种电线电缆，开发高档别墅楼宇，并在北疆和北京等地建立了优质饲草种植、加工（压缩干草）基地和良种肉乳兼用牛养殖基地。夫妇俩都非常正派，王军先生特别肯动脑筋，李华女士为人干练，性格直率、爽朗但较急躁。试以秘书职能环境理论分析一下，您到任后怎样尽快全面适应环境，当好他们的办公室主任？ 模拟题二：您在乌鲁木齐市政府办公厅实习半年，李文富主任分配您到秘书二处跟班工作。市政府办公厅有六十多名干部职工，有一位主任、三位副主任，设有秘书一处（文书处理及机要、档案）、秘书二处（负责

6、文字综合工作，起草政府重要文件和市长们的重要讲话等）、三处（各市长秘书）、信息处、保卫处、总值班室、政治处（内部干部管理工作）、小车队等机构；市“信息化办公室”也挂在办公厅。秘书二处处长把您视为正式秘书，让您直接参与综合文字工作。试问：您怎样适应所处秘书职能环境，当好为期半年的综合文字秘书？ 归纳：秘书怎样适应职能环境？ 8-3 秘书职能环境的优化 及对环境障碍的排除 8-3-1 秘书对职能环境的优化 8-3-2 秘书环境障碍及排除 一是信任障碍 （工作失误；工作态度；思想动机；误会；其他复杂原因） 二是理解障碍 （领导者理解障碍；部门和群众理解障碍；秘书理解障碍） 三是沟通障碍 （错误功利观

7、；管理信息网络弱势；人际关系隔阂） 四是利益障碍 （利益主体多元） 排除信任障碍:弄清原委 对症下药 A.如症结在自己工作失误迅速提高工作能力，以实绩改变别人看法，恢复信任； B.如症结在工作态度端正态度，一丝不苟，以实际行动让服务对象放心、放手，恢复信任； C.如症结在思想动机痛下决心“净化”自己，老老实实做人，扎扎实实做事； D.如症结是蒙受误会加强交流、消除误会，严于律己、避免误会，态度诚恳、重获信任。 排除理解障碍:努力赢得各方理解 排除沟通障碍：可从三个方面入手 排除利益障碍：充分考虑多元利益需求，切实维护组织和社会的整体利益 8-4 秘书的人际交往 8-4-1 概念 A.人际交往在

8、社会活动中人 与人之间传递信息、交流感情、 沟通思想、建立人际关系的过程。 C.秘书人际交往的目的 a.秘书与其他任何职业的人们一样，需要与人交流信息和情感，需要沟通思想，需要建立良好的人际关系。 b.从秘书职业特点、工作性质以及优化职能环境的需要讲，秘书人员的人际交往应是非常重要并且是非常活跃的。 c.即常崇宜先生在本章开头从公关角度所讲的秘书人际交往的意义和目的。 8-4-2 秘书人际交往的内容 (类型 ? 特征 ? 意义) A.类型划分 C.秘书人际交往的意义 首要的，是促进工作目标的实现 其次，是“四个有利于”： 有利于提高效率； 有利于收集和反馈信息； 有利于经济技术合作和贸易 往来

9、； 有利于心理健康。 8-4-3 秘书人际交往 的原则和方法 B.秘书人际交往的方法（之一） 加强感情投资 感情投资是现代领导工作重要方法之一 同样也是秘书人际交往的重要方法。 所谓感情投资，主要是感情的联络沟通，即向交往对象倾注真挚的感情，在力所能及的范围内帮助其解决问题和困难，使对方感到愉悦，建立起良好关系 注意：感情投资无原则地以感情代替一切！ B.秘书人际交往的方法（之二)坚持求同存异 没有差异就没有世界！ 秘书与人交往,要正视差异性的存在,充分认 识在人际关系中,由于性格特征、利益特征 等因素，决定了彼此的“同”是相对的， “异”是绝对的。 交往的目标就是追求一致性，即“求同”！ 秘

10、书与人交往，要容忍差异性的存在，坚持 求同存异的交人、处事方法。在方向、原 则一致的前提下，允许个性、兴趣、 方式、方法的差异。 B.秘书人际交往的方法（之三） 注意换位思考 C.秘书人际交往的禁忌 以下3类秘书，由于工作的封闭性、涉密性、特殊性强，切忌广泛交往： 机要秘书； 高级领导秘书； 处于特殊环境的秘书 秘书人际交往忌超越领导、上司的要求和制约。 8-4-4 秘书人际交往的对象和方式几种交往关系的正确处理 不同的交往对象，有不同的交往方式 秘书与领导； 秘书与同事； 秘书与部门； 秘书与群众； 秘书与新闻媒体。 A. 秘书与领导的关系 a.秘书与领导之间是什么关系? 政治上的同志关系

11、人格上的平等关系 组织上的上下级关系 工作上的主辅、从属关系 A. 秘书与领导的关系 b. 秘书处理与领 导人关系的方法 摆正位置、自觉服务 领会意图、忠实贯彻 加强沟通、达到默契 联络感情、成为铮友 A. 秘书与领导的关系 B.秘书与同事：“ 共事是缘份！” 融洽相处 竭诚合作 和衷共济 此类关系的表现形态 合作形态与竞争形态的矛盾统一 秘书如何处理好同事关系 A.务必相互尊重 B.防止嫉贤妒能 C.善于雪中送炭 D.待人宽容大度 E.坚持求同存异 F.不计私怨前嫌 G.贵在善于自制 H.切忌互相猜疑 I.学会适当超脱 J.有错诚恳道歉 ?秘书与同事相处的技巧? a.有了矛盾怎么办？ 处理同

12、事间矛盾的窍门： 要“治人”先“治己”（先从自身找原因） 居中、有度（客观居中，不偏不 倚，提意见恰到好处） 适时回避（“釜底抽薪”冷处理） 取长补短，增强团结 以德报怨，以情感人 ?秘书与同事相处的技巧? b.怎样增进同事间感情？ 增进与同事感情的艺术 主动沟通（时机、场合、话 题、态度、语言） 善于“制怒” 笑口常开 关键时刻送温暖 求同存异 ?秘书与同事相处的技巧? C.与同事相处有哪些忌讳？ 不可随便交心 不可有亲疏远近 不可随便承担别人工作 不可在同事面前批评领导（上司） 不可有过多的金钱往来 不可传播流言 不可命令别人 不可张扬自己 不可参与帮帮伙伙 ?秘书与同事相处的技巧? d.如何与文档加载中.广告还剩秒