收发文管理制度试行.doc

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1、收发文管理制度（试行）为简化办事程序，规范医院收发文工作，安全、保密、快捷地传递和制发文件，加快公文流转速度和办理质量，根据国务院办公厅国家行政机关公文处理办法和有关公文处理规定，结合医院实际，特制定收发文管理制度（试行）。一、收文管理（一）收文归口1.凡主送本院的公文，包括邮寄公文、传真公文、会议分发公文等均应交由办公室统一登记、编号、分发。办公室要做到当日收文，当日登记，当日分发办理。其它特殊情况签收的文件，应及时送回医院办公室完成收文手续。2.办公室指定专人负责公文、电子公文和邮件的接收发送工作。每个工作日上午、下午至少保证2次网上接收，确保电子公文和邮件及时传输和办理。（二）收文办理1

2、.收文签收、登记。医院办公室在收到文件后要立即在收文登记本上进行记录并对文件进行编号，将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写入“收文登记本”后，再填写“公文批办单”，分发签阅。2.办理程序。（1）一般文件的办理程序：1.收文签收2.收文登记3.办公室主任根据公文内容及时提出拟办意见或主阅及协办、参阅科室4.主要领导批示，根据文件内容由院领导传阅或由指定分管领导提意办理5.分管领导批示意见，根据分管领导批示由业务科室承办6.业务科室承办文件，并根据分管领导批示和文件内容要求尽快办理7.文件办理完毕后填写办理结果8.交医院办公室归档9.未按规定期限办理和回复的，办公室需单独登

3、记，并定期催办。（2）急办公文由办公室随时向院主要领导请示后交有关业务科室立即办理。所有由办公室负责的会议通知，必须做好会议通知记录。3.文件传阅及办理时限。一般情况下，每位院领导批阅文件不应超过半天，每个科室传阅文件不应超过1天（公文审阅后请及时送回办公室或通知办公室取回）。办理文件一般不超过3天。凡来文中限定办理时间的，应在其规定的时间内办复完毕。紧急公文，应随到随办。需两个或两个以上业务科室承办的公文，主办科室应及时与协办科室联系。对于内容涉及面广、问题较复杂，不能在规定时限内作出办理的，主办科室应及时请示分管领导或院领导并告知来文单位，讲明原因，取得谅解，延期办理。4.公文催办与检查。

4、医院办公室应视公文的轻重缓急，做好公文的催办、督办工作。各承办业务科室要密切配合，按时完成交办事项。5.公文安全与保密。公文传递与办理应严密手续，严格遵守保密制度，确保公文安全、完整。医院办公室要跟踪好公文的传递，严防文件失密与丢失。二、发文管理（一）发文归口：凡以医院名义发出的公文，均由办公室统一归口管理。具体工作由办公室和发文科室共同完成。专业性文件由相关业务科室负责拟稿；综合性文件由办公室负责拟稿。（二）行文程序：1.业务科室拟稿2.到办公室领取拟文稿纸，填写拟稿人、科室、标题、主送3.业务科室负责人初审核稿4.办公室主任复审核稿，不符合规定要求的退拟稿部门修改或重拟5.业务科室分管领导

5、审阅6.主要领导签发7.办公室编发文号，确定发稿日期并对发文进行登记8.业务科室对发文进行校对、印制9.办公室加盖印章10.业务科室封发11.办公室归档。（三）行文规则：1.行文书写规定。公文起草以计算机打印起草，公文审核、签发用黑色钢笔、签字笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔（修改可用）、纯蓝钢笔书写，书写字迹清楚工整。2.行文格式规定（普通红头公文格式）。（1）纸张页面：纸张采用A4型公文纸，上下左右页边距分别为3cm、2cm、3cm、2cm。（2）发文字号：发文字号一般应位于医院发文标志下空两行，居中排列，字体为3号仿宋GB2312字体。发文字号由医院代字、年份、发文顺序号加“号”组成。

6、年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用圆括号“（）”括入。如：宝陈妇幼（2015）1号。（3）标题：标题是对公文主要内容准确、简要的概括。由医院名称、事由和文种组成。一般位于红色分隔线下空两行，用2号方正简体小标宋字体加粗，可分一行或多行居中排布；标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏型。回行时要做到词义完整。（4）主送单位：是公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。一般位于标题下空一行，左侧顶格3号仿宋GB2312字体编排，回行时顶格。最后一个主送单位名称后标全角冒号。（5）正文：公文首页必须显示正文。在主送机关下一行，每自然段左空二字，回行顶格，

7、数字、年份不回行。正文以3号仿宋GB2312字体，一般每面排22行，每行排28字。（6）结构层次序数：第一层：汉字“一、”，第二层：汉字加括号“（一）”，第三层：阿拉伯数字“1.”，第四层：阿拉伯数字加括号“（1）”。第一层用黑体字加粗、第二层用3号仿宋GB2312字体加粗、第三层和第四层用楷体字加粗。如层次较少，也可将第三层做第二层使用。（7）附件说明：公文如有附件，在正文下空一行左空二字用3号仿宋GB2312字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。如有多个附件，应使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如：“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的

8、首字对齐。（8）署名：为医院规范化全称，一般在正文或附件下空二行以成文日期为准居中编排。（9）成文日期：成文日期以领导人签发日期为准，用阿拉伯数字简写（如：2015年4月27日），一般在正文或附件下空三行右空四字编排。（10）附注：是需要说明的其他事项（如单位信息公开方式、联系人和联系电话等）。若有，用3号仿宋GB2312字体居左空二字加圆括号编排在成文时间下一行。（11）抄送：如有抄送机关，一般用3号仿宋GB2312字体，在每页最后一行左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，同一层次抄送机关之间用顿号分隔，不同层次抄送机关之间用逗号分隔，最后一个抄

9、送机关名称后标句号。（12）附件：应当另页编排并与正文一起装订。“附件”二字及附件号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编写在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。3.行文核稿规定。以医院名义发出的各种公文、领导讲话、综合性材料、代业务科室起草的文件、院领导交办的其它公文材料等均需核稿，核稿分为初审核稿和复审核稿。初审核稿主要由业务科室负责人对行文的政策性、措施和要求的可行性、数据的准确性、观点的正确性、行文的名义和形式及主送和会签部门等进行审核。复审核稿主要由办公室对文字表达、公文种类、公文格式、主题词、书写要求等规范性进行审核。对不符

10、合要求的文稿，复审时有权退回发文业务科室修改或重新拟稿。4.行文签发规定。医院办公室的文件由分管领导把关报主要领导同意方可签发，对未经核稿及不合规范的文稿不予签发。5.公文缮印及用印规定。本着节能减排的原则确定公文印制数量。公文缮印必须核对好格式和数量、纸张、规格等要求,做到字迹清晰,版面整洁,庄重大方，对版面歪斜的公文视为不合格品，不得发放。公文用印要端正、清晰，加盖印章应上距正文（或附件说明）一行内，居中下压医院署名和成文日期，并使医院署名和成文日期清楚可辨，印章用红色，不得出现空白印章。对不符合要求的文件不得盖印。6.行文归档规定。所有发文均应归档，归档文件由底稿一份和成型文件三份组成。