记录管理控制程序.doc

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1、记录管理控制程序编号： GIT-QP-02版次： A/01.0目的本程序对质量管理体系所要求的记录规定了标识、收集、编目、借阅、贮存、防护、归档和处理等控制的要求，从而为公司运营进行服务、满足公司产品质量要求和质量管理体系的有效运行提供信息和证据。2.0适用范围本程序适用于公司质量管理体系要求的质量记录，质量记录分为业务用表和业务用表以外的其它质量记录，后者称之为质量体系运行记录。3.0职责3.1公司公室负责对体系运行质量记录进行总体控制，确保本系统所产生的体系运行质量记录得到收集、标识和保存。3.1.1 编制记录并制定统一标识、规定保存期限，对公司记录进行归口管理和控制，列出公司记录清单3.

2、1.2 公司质量管理体系策划、运行所需求的记录，如管理评审、内部审核、质量跟踪信息、有关数据分析及纠正和预防措施等有关记录。3.2各职能部门负责人批准本部门编制的记录格式，并报公司办公室备案，同时设专人担任资料员，负责收集、整理、保管本部门的记录。3.3各部门负责相关质量记录的 收集、传递、编目、贮存、保管、归档。4.0工作程序4.1记录范围4.1.1按使用要求，记录分成两大类：质量管理体系运行中要求的记录，如管理评审、内部审核等过程中所要求的记录；产品设计生产过程中为保证产品质量要求的记录，如产品生产的过程控制和质量检查等。4.1.2记录可以是文字（包括表格等），也可以是电脑软件和各种媒体。

3、4.2记录工作流程记 录 编 制记 录 编 号记 录 领 用查询记 录 存 档记 录 流 转提交分管领导审批保 存销 毁4.3记录的标识编号记录的标识编号按文件管理控制程序文件执行。4.4记录填写要求4.4.1 记录以书面文字和表格形式为主，也可采用其他媒体形式，如：照片、磁盘、光碟、计算机软件等。4.4.2 所有的质量记录均应及时、真实、完整、准确；字迹清晰、书写规范、基本内容齐全，能分清种类和名称，每份记录均应有记录人员签名及日期，一般采用钢笔、签字笔或圆珠笔填写。4.4.3 所有的质量记录中的内容和数据均不允许随意涂改，若因笔误或计算错误要修改原数据，应用横线划去原数据，在其上方写上更改

4、后的数据，并在更改后签名确认，更改内容应清晰并能识别原记录。4.5 记录保存、保护4.5.1各部门必须把本部门所有记录分类，依日期顺序收集整理好，存放于通风、干燥的地方，所有记录保持清楚、文字记录字迹清晰。并按规定的期限保存记录，对应归档的记录，主动交办公室保存归档；4.5.2 公司办公室所编记录清单，将公司所有与记录有关的记录汇总，包括名称、编号、版本、保存期、使用部门等内容，交管理者代表审批，并汇集备案记录的原始样本（空白）。各部门将本部门使用的记录清单作为部门岗位作业的附录，并汇总本部门的记录原始样本（空白）；4.5.3 公司办公室将半年结束前检查一次各部门记录的使用、管理情况。4.6

5、记录发放、借阅和复制4.6.1 各部门填写文件收发登记表，向公司办公室领用所需记录空白表；4.6.2 各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复制者要经有关部门负责人批准，并填写文件借阅登记簿，由记录管理人员登记备案。4.7 记录的销毁处理记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由公司档案管理人员列出文件销毁清单，交部门领导审阅，公司分管领导批准，由授权人执行销毁。5.0相关文件文件管理控制程序6 附件和记录6.1 质量记录管理总清单6.2 环境记录管理总清单6.3 记录管理清单6.4 记录索引目录6.5 记录借阅登记表6.6 过期记录销毁记录记录管理清单序号记 录 名 称编号记录人保管人保管期限备注 编制： 批准： 年 月 日记录索引目录序号记 录 名 称编 号备 注记录借阅登记表序号记 录 名 称编 号借阅人批准人借阅日期归还日期过期记录销毁记录 编号：记录名称记录编号生成部门生成时间保存期限批 准 人处理情况： 执 行 人见 证 人 年 月 日过期记录销毁记录 编号：记录名称记录编号生成部门生成时间保存期限批 准 人处理情况： 执 行 人见 证 人 年 月 日xxxxx有限公司2012-3-28