采购管理制度最终版.doc

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1、采购管理制度一、需求计划：第一条：劳务队伍的材料、设备需求计划由劳务队伍进行提报，项目部审核。不涉及劳务分包队伍的材料、设备需求计划由项目部相关人员提报、项目经理签字确认。 第二条;需求计划应包括名称、规格型号、质量等级标准、需求时间（分批供货的应注明）、使用部位等内容。能够一次提报的尽量一次提报，以避免增加采购成本和延长供货时间。需求计划应准确、及时。需求计划应提前7日报出，加工期较长的，应相应提前提报。应急采购需提前3天提报计划。第三条：成本部对需求计划的数量进行审核，以避免计划数量超过定额数量，造成不必要的浪费，给公司造成损失。二、信息搜集及市场考察、调研：第一条：采购部应及时搜集各种市

2、场及供应商信息，建立供应商信息库，做好信息登记和样品的保存，并及时更新。第二条：项目所在地的供应商信息由项目部提供。第三条：供应商的选择应尽量在供应商信息库中选择。供应商信息库不能满足要求时，可另行寻找其他供应商，并纳入供应商信息库。第四条：采购部应及时将成交供应商的信息移交项目部（合同、样品等），以便于对供应商的管理及进场产品的验收和移交。第五条：对质量、价格差异较大及比较重要的材料、设备，原则上应对供应商进行考察，考察的主要内容有：1）供应商的资质、资格（营业执照、注册资金、相应的许可证、资质等）、供应商的性质（厂家或代理商、经销商）2）供应商的供货能力（供货期、生产能力、负债能力）3）供

3、应商的产品状况（产品性能、档次、价格区间，可能的利润空间等）4）供应商的社会信誉5）供应商对本项目的关注度（态度是否积极、合作愿望是否强烈等）6）供应商的财务状况（是否频临破产）及法律状况（是否有诉讼）第六条：在被考察的供应商数量较多时，可先进行筛选，避免考察工作量过大，浪费不必要的人力、物力和时间。一般选择至少3家进行考察。考察数量过少，则可能错失更好的供应商，造成选择过于片面。第八条：供应商的考察由采购部组织，考察人员一般由采购部人员、相关专业技术人员组成，或者由领导指派。第九条：考察结束应出具书面的考察报告，同时提出考察意见，并由全体考察人员签署。三、供应商的确定：第一条：供应商确定的原

4、则是：供应商能够完全满足公司的要求。包括产品质量、产品价格、供货期、售后服务、付款条件等方面。第二条：由招标或竞争性谈判方式采购的产品，由评审小组确定供应商排名，出具推荐意见，报总经理批准后，确定供应商。第三条：询价或市场比价采购的产品，由参加人员出具推荐意见，报总经理批准后，确定供应商。第四条：项目部小额及零星采购由项目部出具采购意见，经项目经理批准后，确定供应商。第五条：以上所有资料均应在采购管理部存档备案。四、合同的签署：第一条：合同签署前必须先确定供应商，供应商的确定必须得到批准。第二条：大额采购（1万元以上）原则上应签订合同，小额及零星采购经批准后可不签订合同，或因特殊情况，经总经理

5、批准，可不签订合同。第三条：材料、设备采购合同由采购管理部负责起草并组织评审，经经合同评审小组评审，报总经理批准后方可签署。第四条：合同签订后由成本部存档备案，并发送项目部、财务部，以便于履约管理。五、履约管理：第一条：履约管理包括供货、验收、付款、保修、售后服务等。第二条：合同签订后，由采购管理部负责按照合同及需求计划约定的时间督促供应商供货。货物进场后，由项目部组织验收和移交，并办理相关手续。采购管理部有派驻人员的，由派驻人员负责。第三条：分批供货的，第一次供货由采购管理部组织供货，以后的供货由项目部依照工程进度组织供应商供货。采购管理部有派驻人员的，由派驻人员负责。第四条：采购管理部依据

6、验收移交证明对供应商付款，付款程序执行财务部规定。第五条：采购管理部配合项目部对供应商的管理工作，并提供支持。六、采购管理部与项目部的采购职责划分：为保证工程的顺利进行、保证材料的及时供应，根据项目规模的不同，特对项目部与采购管理部的采购范围做如下划分：第一条：所有的材料、设备的采购工作统一归采购管理部管理，项目部的采购工作接受采购管理部的管理和监督。第二条：项目部应安排专人负责采购工作，项目经理负责采购工作的管理和审核。项目部应积极配合采购管理部的工作，尤其是专业性较强的材料、设备，项目部应提供相关的技术和市场支持。第三条：从一个供应商处每次采购金额在3000元及以下的由项目部负责采购。第四

7、条：项目部无采购管理部派驻人员的，单次采购金额虽然超过3000元，但需从不同供应商处采购，且单次采购总不超过金额5000元的，由项目部负责采购。第五条：无论金额大小，在项目所在地无法采购到的，由采购管理部负责采购。第六条：特殊情况，如应急采购、异地采购时间较长、费用较大的采购、属于项目当地特有的材料，经公司领导批准后，可由项目部负责采购。七、甲方供材的管理：第一条：甲方供材由劳务分包单位提报，项目部审核，并由项目部上报甲方；无劳务分包单位的由项目部提报并报甲方。第二条：项目部负责甲方供材的接收工作，项目部有权拒绝接收不合格产品（甲方另有规定的除外）。采购管理部有派驻人员的，由派驻人员负责。第三

8、条：收料单应注明产品名称、规格型号、数量、单价、合价等信息，以备结算及对账时使用。第四条：甲方供材尽量不要出具验收合格证明，以避免使用过程中出现不合格品的纠纷。甲方供材的检验、检测及所发生的费用由甲方（供货方）负责。第五条：甲方供材应由供应商卸至指定地点，避免二次倒运，增加费用。第六条：甲方供材收料单应每月报送成本部、采购管理部。第七条：结算时的甲方供材对账由项目部负责。采购管理部有派驻人员的，由派驻人员负责。八、材料现场管理：第一条：采购管理部和各项目部采购的材料、设备在采购后必须入库，均应及时办理验收移交手续或开具入库单、出库单。材料/设备进场验收、移交单为入库及验收、出库一单制表格，一式

9、四份涉及金额及数量较大的材料进场时填写，采购人员一份（入库）、材料管理员一份，领用人一份（出库）、存档一份。零星采购或小型采购开具统一格式的一式三份入库清单即可。零星采购或小型采购的材料、设备出库时需开据出库单，领用人签字。出库单要一式三份，一份工地留底，一份随同报表传回公司采购管理部，一份领用人自留。第二条：采购管理部和各项目部均应建立材料、设备的台账（表格见附表）。台账记录应及时准确。第三条：各项目部每月应进行材料、设备的盘点（盘点表见附表）。第四条：各项目部每月5日前将上月采购的材料、设备进行汇总统计（包括甲供材）后以报表方式报采购管理部，由采购管理部进行汇总后报集团机物部。（汇总表见附

10、表）。第五条：工程结束后，项目部应对剩余的材料、设备进行盘点，并填写盘点表。对剩余的材料、设备应妥善保管。盘点表报采购管理部和财务部。第六条：采购管理部负责对材料、设备的使用和保管情况进行监督和检查。九、出入库清单的规范第一条：所有材料设备都必须入库，入库时必须严格验收。在保证其质量合格的基础上实测数量，根据不同材料、设备的物质特性，采取点数、丈量、过磅、量方等方法进行量、质验收，准确无误的填写入库单。入库单要一式三份，一份作为工地填写台帐的依据，一份附在记帐凭证上随同凭证传回公司财务部，一份随同报表传回公司采购部，以备公司采购部及时快捷地掌握工地设备物资购买情况，并准确的建立台帐。第二条：材

11、料、设备物资出库时要详细记录出库时间、出库数量、出库时状态、出库时的价格、使用处、领用人等，并开据出库单，领用人签字。出库单要一式三份，一份工地留底，一份随同报表传回公司采购管理部，一份领用人自留。第三条：设立单独的工班领用本，记录每个工班领用的各种物资材料。记录其名称、型号、数量、金额、领用时间、领用人。第四条：材料管理人员必须详细的对材料、设备的入库清单、出库清单进行过帐登记，保证出入库及库存数量前后相符。第五条：对于项目上开具的入库单和出库单每月5号之前随同凭证一同寄回公司。漏报一项罚项目管理人员100元。十、台帐的填写第一条：根据材料设备的分类，结合项目部采购清单建立台帐：台账采用专用

12、材料账本登记。并区分低耗、工具台帐；材料台帐和重点物资台帐。第二条：低耗、工具台帐：要记录名称、型号、现库存数量、本期购买数量、单价、金额、领用日期、领用人姓名、使用情况、交回情况、损耗情况等。第三条：材料台帐：要记录材料的购进（包括从公司发来的、从供应商发来的）时间、数量、单价、金额、领用时间、领用人、数量、单价、金额、使用情况、消耗情况等。第四条：重点物资台帐：详细记录重点物资的名称、型号、进量、用量、单价、金额、库存等。十一、报表的填写第一条：对于设备报表：要详细填写设备的名称、型号、数量、状态，特别要数量属实，对新购的、报废的、丢失被盗的设备，要及时的、明确的在报表上体现出来，以备退场

13、时清点核对。第二条：对于材料报表：在填写材料报表时要详细填写材料的名称、型号、上期的库存数量、本期新购的数量、金额、本期消耗的数量、本期剩余库存数量。本期的剩余库存就是下期报表的初库存。根据本期消耗，汇总本期发生的低耗费、维修费、安全施工费、材料费，以备与财务成本报表中各项成本费用进行核对。第三条：材料设备报表必须每月报一次，且须在每月的5号之前报到公司，每推迟一天扣项目管理人员50元，两天再加倍,特殊情况除外。第四条：材料设备报表填报必须准确无误。对于报表中出现的数量错误或逻辑错误，每出现一次罚项目管理人员20元，同时对于瞒报、漏报的设备物资，每查实一例扣相关人员100元。十二、丢失被盗处理

14、 对于丢失被盗的物资材料，要详细清查其丢失的数量，按新购的价格进行计算价值，明确材料物资的看护、丢失、被盗、被抢过程中涉及到工人的范围，然后根据具体情况各咎其责。项目经理要及时做好跟踪检查、并做好跟踪检查记录。在发生任何一期丢失被盗事件，项目经理必须在两天之内把丢失被盗经过、价值、责任人、处罚意见以书面材料汇报给公司。两天内未报到公司的视为漏报，对于漏报、瞒报的，每经查实一次罚项目管理人员及责任人500元。十三、制度检查与执行第一条：本制度适用于公司所有工程物资的采购管理工作。第二条：公司各部门、各项目部应严格执行本制度。采购管理部每月对项目部的制度执行情况进行一次检查，并将检查情况进行通报公

15、布。对本制度的执行情况纳入绩效考核范围。第三条：对本制度拒不执行或执行不力的单位和个人，将给予100-500元的经济处罚或行政处罚。 项目材料/设备需求计划表编号： 日期： 年 月 日序号材料名称规格型号单位数量需求时间使用部位备注1234567891011121314151617181920编制单位： 编制人： 项目经理审核： 成本部审核：进场材料/设备验收、移交单 供货日期： 年 月 日序号材料名称规格型号单位数量使用部位备注供货单位： 接收单位意见：项目部意见： 采购管理部意见：甲 方 供 材 收 料 单 供货日期： 年 月 日序号材料名称规格型号单位数量单价合价备注总计大写：供货单位： 接收单位： 项目 月份库存物品盘点表物品名称规格型号单位单价数量金额备注经办人： 审核人： 日期： 年 月 日 项目 月份材料/设备统计报表序号材料/设备名称规格型号单位单价上期库存本期新购本期出库本期库存备注数量金额数量金额数量金额数量金额部门： 编制： 审核： 日期：