行政部（二阶段）.doc

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1、文件编号：OP-01-09-G/1 编号：11-Q1-2290-R0-S /E：11-E1-0324-R0-S检查记录（审核内容）审核部门/区域： 行政部 /财政 陪同人员：禹海平 审核时间： 2011-10- 20审 核 员： 审核组长： 序号标准条款审核内容（审核路线、涉及的活动/过程及抽样方法）EMS123456784.4.14.4.34.4.54.5.44.4.24.4.74.5.14.5.34.3.24.5.2部门的组要职责有哪些？分解目标有哪些？完成情况如何？信息是如何实施沟通的，沟通效果如何？查文件总清单，抽查文件编、审、批及受控情况、发放情况；查外来文件的收集和控制。查文件的更

2、改，是否经过批准？如何更换作废文件查记录清单，了解记录的设置是否满足要求和实际需要？抽样审核记录的标识、保存期限是如何规定？抽查记录的填写及保存，是否满足要求？岗位任职要求如何规定？现有人员能否满足任职要求？特殊工作人员资格？查是否提供了培训或其他措施，是否对其有效性进行了评价。是否保持了适当的记录。查询应急准备和响应预案的实施情况查询对于哪些环境绩效进行了检查？发现了哪些问题？如何处置？识别了哪些适用的法律法规及其他要求？查看对合规性评价的记录？文件编号：OP-01-09续-G/0 编号：Q：11-Q1-2290-R0-S /E：11-E1-0324-R0-S检查记录（现场审核结果）受审核部

3、门： 行政部审核记录应包括过程的策划、实施、检查和改进的抽样实例，包括面谈者的姓名、工作岗位、面谈者针对审核组提问所发表的主要言论，审核现场的实况；确认有关问题所涉及的有关文件、记录和现场，包括符合的和可能构成不符合的事实以及其他任何有关信息。审核记录不合格条款行政部：孙道伟（行政主管）1 E 4.4.1 4.4.3手册有规定该部门负责人力资源管理、文档管理，培训计划编制，文件、记录等的管理及控制，协调环境管理工作，并给予沟通及其环境管理,负责公司帐务管理。部门负责人和文控人员对自己的职责和权限都很清楚，通过其描述能很好的履职。部门分解的环境目标有：A、能源节约：电力消耗量每月KW/H实际：1

4、1年6月：77199KW/H（达成）、6月：80000KW/H（达成）（达成）、7月:81000KW/H（达成）B、节约用纸：纸的消耗量每月7000张实际：11年6月：6190张（达成）、6月：5430张（达成）、7月：5285张（达成） 部门目标完成情况较好。信息沟通：一般是以文件公示、传真、E-MAIL、电话形式，有的重要事情，才使用文件的形式传递，另外还设置了发函等记录表，相关方包括垃圾回收站、各物流公司、各供货商，有发文日期、接受人、备注等内容；另外还设置了信息交流登记表，包括发生时间、信息内容简介、记录人、信息处理结果、反馈时间、接收单位等内容；查看致相关方函，包括了公司的方针、主要

5、环境因素，希望大家密切合作保护环境和注意安全，发函时间为2011-7-09。另外内审、管理评审等活动均有会议通知单。2 E 4.4.5 4.5.4 公司已建立有文件的管理程序，已建立的文件化体系包括了管理手册、程序文件、方针、目标、记录、法规等。体系文件有电子版、纸张打印2种形式存在，文件对体系的核心要素和相互作用作了详细描述，查找以文件名和文件编号进行，很方便。其中电子版文件和纸张打印的文件一样，发放、修改、销毁要经批准，文件修改后发放要得到重新批准。程序规定文件应有编制人、审批人和颁布、发放时间、应有保存期和受控标识、有效文件应发放到工作现场、外来文件应明确标识、文件的修改、销毁、换版应得

6、到批准、修改后的文件应重新得到批准、文件发放、回收、借阅应有记录。查看受控文件清单，包括序号、文件名称、编号、版本、备注，共有35余份，抽查其中的质量环境管理手册DQ-EM-01，均为A/1版，2010-4-17总经理批准发行。查：有文件发放回收记录表显示：抽查A/1版环境管理手册,废弃物管理程序，运行控制程序，于2010-4-18分发到相关部门，三级作业文件22份，于2010年6月30均分发到各部门，并由其责任人员均签收。 抽查，废弃物贮存作业指导书、环境目标指标管理方案分解表等分发到生产部，由孙道伟签收，符合要求。目前查：作废文件和文件修改的情况。公司体系建立到现在暂无作废文件、记录产生。

7、有提供外来文件清单法律法规清单，显示适用法律法规和国家标准： GB/T24001-2004、GB/T190012008、DB4426-2001、DB4427-2001、 GB12348-2008、等，识别和收集较齐全，与组织的实际相符合。已收集的外来文件由行政部登记 ，并分发到适用部门，有签收记录。查看了“记录清单”，清单记录了“消防设施检查表”（保存3年）“环境因素清单”（保存3年）、“固体废弃物清单”（保存1年）等26份环境体系专用记录，记录内容有：序号、记录名称、编号、版本号、归口部门及保存期限。抽查：消防设施检查表、用水统计表，化学品清单，行政部保管员工信息资料和培训记录、文件分发回收

8、记录等存放于文件夹，并放置于文件柜中，标识清晰，便于查阅，检索，基本满足要求。现场确认，记录保存基本满足要求。另抽看内审、管理评审、培训、环境因素识别评价表、部门可以及时提供，有行政部的文控部门专门保管相关的记录，存储条件良好，可以及时存取，从记录内容来看清晰、准确，记录的管理能够满足体系运行的要求。3 E：4.4.2编制有人力资源控制程序、岗位任职要求，规定各岗位人员的职责和入职要求。抽查：业务员，高中以上学历，有同行业的从业经验，社交能力强、熟悉本公司产品等。现任业务能满足该要求。另抽：工程部工程师、高中（中专）以上学历，按照公司设计研发规范进行产品研发工作，均基本满足要求。编制有“201

9、1年度的培训计划”，包括ISO14001标准和体系文件培训、内审员培训、消防培训，法律法规知识培训、重要环境岗位人员培训等，经总经理批准加以落实执行。抽查1：培训记录表：2011-1-11 培训：ISO14001：2004标准 参加人员：叶美丽等11人参加 培训效果评价：合格抽查2：培训记录表：2011-3-04 培训：ISO程序文件 参加人员：生产部员工、研发、行政、财务，共9人参加 培训效果评价：合格抽查3：培训记录表：2011-5-10 ，18：30 培训：环境作业文件 参加人员：生产部员工、业务、行政、财务，共12人参加 培训效果评价：合格经确认，培训基本有效，与计划规定基本一致，符合

10、标准要求。4 E：4.4.6行政部负责全公司及本部门办公活动中的重要环境因素的运行控制。对行政部管辖的办公区域产生的硒鼓、墨盒、废旧电池和灯管的统一存放、交工业园负责集中处理，有与工业园签订“固体废物 处理协议”，但现场无法提供交工业园集中处理的记录。平时注意节约用水用电在使用处有节能标识牌，人走关水龙头，人走关灯、关设备，定期统计用电能耗，打印纸纸张双面使用，查看有办公用纸领用登记表，定期对消防设施进行检查，有对消火栓、灭火器的检查表，对法律法规的符合性进行检查，对目标指标会和管理方案的内容进行检查。5 E :4.4.7部门提供了应急准备与响应控制程序。规定每年至少进行一次。查：行政部于20

11、11年1月15日上午组织的消防演习：参加人员：全公司 总指挥：禹海平。演习内容：- 报警、点火、灭火、现场指挥、物资转移；- 人员疏散引导伤员救护；- 火场警戒、灭火；- 灭火器材演练- 事故知识教育及总结等，演习完成后形成并保留了消防演习记录表“演习图片”，演习结果基本符合要求。公司有提供“应急联络表”。6 E :4.5.1/4.5.3（1）定期监测：公司于2011-4-08委托“索奥监测中心” 资质CMA：U 进行环境监测，提供检测报告报告编号：R，检测结果如下：A、 生活污水 PH： 6.85 SS：12mg/L CODcr:24.87BODs:5.02 氨氮：1.09 mg/L 磷酸盐

12、：0.45mg/L结果：达标B、 工业废气 非甲烷总烃： 1.05 mg/m3 丙烯腈： 0.09mg/m3结果：达标C、 厂界噪音（Db/A） 昼间 夜间 东： 55.17 45.6 南： 58.0 47.8 西： 57.1 46.8 北： 58.3 48.0结果：达标（2）消防安全检查： 查：2011年1月 6月“灭火器点检表” 每半月1次检查结果：符合，点检人：岳保国查：2011年1月 6月“消防栓点检表 ， 每半月1次检查结果：符 合，点检人：岳保国公司成立到现在未发生过任何环境投诉及处罚事件，所监测项目全部达标。7 E:4.3.2查看有法律法规及其他要求清单：内容包含：序号、名称、编

13、号、类别、发布日期、实施日期、适用范围、对应环境因素等，编制：王志伟，审批：禹海平，时间2011-5-6日，基本包括了企业适用的法律法规和其他要求，查看清单中没有作废版本。具体包括：法律法规：污水综合排放标准、危险化学品管理条例、节约用水条例、广东省环境保护条例、中华人民共和国消防法、工业企业厂界噪声准等88份，收集及交流渠道：部门人员通过网络查询和更新适用的法律法规清单，并将相关要求转递给公司的管理层，管理基本符合要求。8 E：4.5.2提供了环境法律法规及其他要求评价表，时间2011-5-6日，由行政经理和管理代表，对公司适用的环境法律法规及其他要求进行了评价，评价结果显示公司可以遵守相关的法律法规要求，没有出现违规情况。财务部提供2011年度环保资金投入情况：2011年59月共用于环境培训、购买分类垃圾箱、环境监测费等各项支出约12万余元，从落实的环保措施来看，投入与企业实际基本相适宜。