江苏省建设工程监理资料管理.doc

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1、建设工程监理资料管理为加强建设工程监理资料的统一管理，提高监理企业监理水平，监理企业应依据中华人民共和国建筑法，建设工程监理规范（GB50319-2000）、建筑安装工程质量检验评定统一标准（GB50300-2001）、建筑工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）等有关国家法律法规和技术标准，参照建设工程质量管理条例建设工程勘察设计管理条例建筑工程投标招标管理条例建筑安装工程资料管理规程等有关文件的内容，结合国际惯例，综合考虑建筑业项目管理及我省监理工作的发展趋势，制定操作性强的实施细则，切实做好建设工程监理资料的管理工作。第一节 建设工程文档资料管理一、 建设工程文档资料管理的概

2、念及意义建设工程监理文件档案资料管理，是建设工程信息管理的一项重要工作。它是监理工程师实施建设工程监理，进行目标控制的基础性工作。在项目监理机构中必须配备专门的人员负责监理文件和档案的收发、管理、保存工作。 1、建设工程文档资料管理基本概念建设工程文件档案资料管理，是指监理工程师按监理合同，在建设工程监理工作期间，对建设工程实施过程中形成的与监理相关的文件和档案进行收集积累、加工整理、立卷归档和检索利用等一系列工作。建设工程监理文件档案资料管理的对象是监理文件档案资料，它们是建设工程监理信息的主要载体之一。2、监理文件档案资料管理的意义监理资料记录着监理工作全过程，是监理各项工作的具体体现，其

3、是否真实、准确完整是反映监理工作规范化水平和监理工作效果的一项重要评价指标。监理资料管理对确保工程质量、提高管理水平亦是一个促进。1）监理资料管理包括监理资料的及时收集、整理、归档和利用。及时收集能确保监理资料的完整性，分类整理有利于资料管理的归档。建设工程监理规范在下列几方面作出了原则规定：1、监理资料必须及时收集、整理、真实完整、分类有序；2、监理资料的管理应由总监负责，并指定专人具体实施；3、监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档；4、监理档案的编制及保存就按有关规定执行。2）监理文件档案管理的意义（1）对其进行科学管理，可为建设工程监理工作的顺利进展创造良好条件。在建设工程实施过

4、程中产生的各种信息，经过收集加工、整理和传递，使之形成监理文件资料。亦是监理工程师进行建设工程目标控制的客观依据。（2）对其进行科学管理，可大大提高监理工作的效率。当工作需要时，监理工程师能及时有针对性地查询完整的资料，从而迅速地解决监理工作中的问题。（3）对其进行科学管理，可为建设工程档案的归档提供可靠保证。监理文件档案资料的管理，是把监理过程中各项工作中形成的全部文字、声像、图纸及报表等文件资料进行统一管理和保存，从而确保文件和档案资料的完整性。二、建设工程文件档案资料概念和特征1、建设工程文件概念建设工程文件是指在建设工程过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施

5、工文件、竣工图和竣工验收文件，也简称工程文件。（1）工程准备阶段文件是指工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。（2）监理文件是指监理企业在工程设计、施工阶段监理过程中形成的文人件。（3）施工文件是指承包单位在工程施工过程中形成的文件。（4）竣工图是指工程竣工验收后，真实反映建设工程项目竣工结果的图纸文件。（5）竣工验收文件是指建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。2、建设工程档案概念建设工程档案是指在建设工程活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也称工程档案。3、建设工程文件档案资料建设工程文件和档案组成建设工程文件档案

6、资料。4、建设工程文件档案资料载体有纸质载体、缩微品载体、光盘载体、磁性载体等。5、建设工程文件档案资料特点1）分散性和复杂性建设工程具有生产周期长、工艺复杂、建筑材料多、技术发展迅速、影响建设工程因素繁多、建设工程过程阶段性强且相互穿插等特点，由此导致了建设工程文件和档案资料的分散性和复杂性。这个特征决定了建设工程文件和档案资料是由多层次、多环节、相互关联的资料组成的。2）全面性和真实性建设工程文件档案资料只有全面反映项目的各类信息，才更有实用价值，故必须形成一个完整的系统。有时只言片语地引用往往会起到误导作用。另外，建设工程文件档案资料必须真实反映工程情况，包括发生的事故和存在的隐患。3）

7、继承性和时效性随着建筑技术、施工工艺、新材料以及建筑企业管理水平的不断提高和发展，文件和档案资料可以被继承和积累。新的工程在施工过程中可以吸取以前的经验，避免重犯以前的错误。同时，建设工程文件和档案资料又具有很强有时效性，文件和档案资料的价值会随着时间的推移而衰减，有时文件档案资料一经生成，就必须传达到有关部门，否则，会造成严重后果。4）随机性建设工程文件档案资料产生于建设工程整个过程中，工程开工、施工、竣工等各个阶段，各个环节都会产生各种文件档案资料。部分建设工程文件档案资料的产生有规律性（如各类报批文件），但还有相当一部分文件档案资料产生是由具体工程事件事件引发的，因此，建设工程文件档案资

8、料是有随机性的。5）多专业性和综合性建设工程文件档案资料依附于不同专业对象而存在，又依赖不同的载体而流动。涉及多种专业；建筑、市政、公用、消防、保安等多种专业，也涉及电子、力学、声学、美学等多种学科，并同时综合了质量、进度、造价、合同、组织协调等多方面内容。6、工程文件归档范围（1）对与建设工程有关的重要活动、记载建设工程主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。（2）工程文件的具体归档范围按照现行现行建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）中“建设工程文件归档范围和保管期限表”共5大类执行。三、建设工程文件档案资料管理职责建设工程档案资料的管

9、理涉及到建设单位、监理企业、承包单位等以及地方城建档案管理部门。对于一个建设工程而言，归档包括以下三个方面工作：（1）建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在建设工程过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交。（2）勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在建设工程过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。（3）建设单位按照现行建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）要求，将汇总的该建设工程文件档案向地方城建档案管理部门移交。1、文档管理一般职责（1）工程各参与单位填制的建设工程档案应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收统一标准等为依据。（2）工程档案资料应随

10、工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无末完事项。表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格应统一归类。（3）工程档案资料进行分级管理，建设工程项目各单位技术负责人负责本单位工程资料的全过程组织工作并负责审核，各相关单位档案管理员负责工程档案资料的收集、整理工作。（4）工程档案资料严禁涂改、伪造、随意抽撤、丢失等，否则应按有关规定予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。2、建设单位文档管理职责（1）在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位鉴定协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。（2）收集和整理工程准备阶段、竣工验收

11、阶段形成的文件，并应进行立卷归档。（3）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理企业监督、检查工程文件的形成积累和立卷归档工作。（4）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。（5）在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理部门对工程档案进行预验收；末取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。（6）对列入当地城建档案管理部门接收范围接收范围的工程，工程竣工验收3个月内，向当地城建档案管理部门移交一套符合规定的工程文件。（7）必须向参与建设工程的勘察设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的原始资料，原始资料必须真实

12、、准确、齐全。（8）可委托承包单位、监理企业进行工程档案的编制及其组织工作；也可委托承包单位、监理企业、设计单位进行竣工图绘制及其组织工作，收费标准按照所在地相关文件执行。3、监理企业文档管理职责应按建设监理规范（GB50319-2000）中第7章“施工阶段监理资料的管理”和第8章中“8.3设备采购监理与设备监造的监理资料”的要求进行工程文件的管理。由于目前对设计监理没有相关的文件规范，其工程资料的管理工作可参照各地相关规定、规范执行。（1）应设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，在项目监理组，监理资料的管理应由总监负责，并指定专人具体实施，监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。（

13、2）监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。在设计阶段对勘察、测绘、设计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查；在施工阶段，对承包单位的工程文件的形成、积累、立卷，归档整理进行监督、检查。（3）如委托监理合同有约定，可接受建设单位的委托，监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。（4）编制的监理文件的套数、提交内容、提交时间，应按照现行建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）和各地城建档案管理部门的要求，编制移交清单，及时移交建设单位，双方签字、盖章后，由建设单位收集和汇总。监理企业档案部门需要的监理档案，由项目监理机构及时按建设工程监理规范及公司有关要求提供

14、。4、承包单位文档管理职责（1）实行技术负责人负责制，逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制，配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。工程项目施工文件应由专门的部门（专人）负责收集和整理。（2）建设工程实行总承包的，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位，由总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案。建设工程项目由若干个平行单位共同承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交，各承包单位应保证归档文件的完整、准确、系统，能够全面反映建设工程活动的全过程。（3）如施工合同有约定，可接受建设单位委托进行工程档案的组织、编制工作

15、。（4）按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收。（5）负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门要求，但应有完整的施工文件移交单位及自行保存，保存期限可根据工程性质以及地方城建档案管理部门有关规定要求确定。如建设单位对施工文件的编制套数有特殊要求的，可另行约定。四、建设工程档案编制质量要求和组卷方法应按建设部和国家质量检验检疫局于是乎2002年1月1日联合发布，2002年5月1日实施的建设工程归档整理规范（GB/T50328-2001）、科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）、技术制图复制图的折叠方法（GB/T10609.3-89

16、）、城市建设档案案卷质量规定1995697号等规范文件及各省、市相应地方规范执行。1、归档文件的质量要求（1）归档的工程文件一般应为原件。（2）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。（3）工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符。（4）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料。（5）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。（6）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297210）。（7）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。（8）所有竣工图应加盖竣工图

17、章。（9）利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据：凡施工图结构工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应重新绘制竣工图。（10）不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法（GB/T10609.3-89）统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。（11）工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标（解像力、密度、海波残留量等）要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管。（12）工程档案资料的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。（13）工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能够使用原件时，应在复印件或抄件

18、上加盖公章并注明原件保存处。2、归档工程文件的组卷要求1）立卷原则和方法（1）立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。（2）一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。（3）立卷采用以下方法工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分。工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷。监理文件、施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。竣工图、竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷。（4）立卷过程中宜遵循下列要求案卷不宜过厚，一般不超过40。案卷内不应有重份文件，不同载体的

19、文件一般应分别组卷。2）卷内文件的排列（1）文字材料按事项、专业顺序排列。（2）图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。（3）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。3）案卷的编目编制卷内文件页号、编制卷内目录、编制卷内备考表、编制案卷封面均应符合有关规定。五、建设工程档案验收与移交1、验收（1）列入城建档案管理部门档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理部门对工程档案进行预验收。建设单位末取得城建档案管理部门出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。（2）城建档案管理部门在进行工程档案验收时，应重点对档案的质量（内容、分类、立卷、签章等）进行验收。工程档

20、案由建设单位进行验收，属于向地方城建档案管理部门报送工程档案的工程项目还应会同地方城建档案管理部门共同验收。（3）国家、省市重点工程项目或一些特大型、大型的工程项目的预验收和验收，必须有地方城建档案管理部门参加。（4）为确保工程档案的质量，各编制单位、地方城建档案管理部门、建设行政管理部门等应对工程档案进行严格的检查、验收。不符合要求的，不能交工验收。（5）地方城建档案管理部门负责工程档案的最后验收。并对编制报送工程档案工作进行业务指导、督促和检查。2、移交列入城建档案部门接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交一套符合规定的工程档案。停建、缓建的工程档案，暂由建

21、设单位保管。六、建设工程档案的分类建设工程档案归档过程的组卷工作应按当地城建档案管理部门的有关要求进行。1、工程准备阶段文件1）立项文件由建设单位在建设工程前期形成并收集汇编，包括：项目建议书、可行性研究报告的批准文件等相关资料。2）建设用地、征地、拆迁文件由建设单位在建设工程前期形成并收集汇编，包括：建设项目选址意见书、建设用地规划许可证和建设用地审批文件等相关资料。3）勘察、测绘、设计文件由建设单位委托勘察、测绘、设计有关单位完成，建设单位统一收集汇编，包括：工程地质勘察报告，水文地质勘察报告、初步设计和施工图设计审批文件等相关资料。4）招投标及合同文件由建设单位和勘察设计单位、承包单位、

22、监理单位签订的有关合同、文件，包括：勘察设计招投标文件、勘察设计承包合同、施工招投标文件、施工承包合同、工程监理招投标文件、委托监理合同。5）开工审批文件由建设单位在建设工程前期形成并收集汇编，包括：建设项目年度计划表、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、资金证明、审计证明、缴纳各种规费以及工程质量监督手续等相关资料。6）财务文件由建设单位自身完成或委托设计、监理、咨询服务等有关单位完成，在建设工程前期形成并收集汇编，包括：工程投资估算资料、工程设计概算资料、施工图预算等相关资料。7）建设、施工、项目监理机构及负责人由建设单位在建设工程前期形成并收集汇编，包括：建设单位工程项目管理部、工程

23、项目监理机构、工程施工项目经理部及各自负责人名单。2、监理文件根据建设工程监理规范（GB50319-2000）的有关要求，施工阶段的监理资料应包括下列内容：（1）施工合同文件及委托监理合同；（2）勘察设计文件；（3）监理规划；（4）监理实施细则；（5）分包单位资格报审表；（6）设计交底与图纸会审会议纪要；（7）施工组织设计（方案）报审表；（8）工程开工/复工报审及工程暂停指令；（9）测量核试验资料；（10）工程进度计划；（11）工程材料、构配件、设备的质量证明文件；（12）检查试验资料；（13）工程变更资料；（14）隐蔽工程验收资料；（15）工程计量单及工程款支付证书；（16）监理工程师通知单

24、；（17）监理工作（工程师）联系单；（18）报验申请表（工序质量报验单）；（19）会议纪要；（20）来信函件；（21）监理日记；（22）监理月报；（23）质量缺陷与事故的处理文件；（24）分部工程、单位工程等验收资料；（25）索赔文件资料；（26）竣工结算审核意见书；（27）工程项目施工阶段质量评估报告（等专题报告）；（28）监理工作总结。3、施工文件包括：建筑安装工程和市政基础设施工程两类，建筑安装工程中又分为土建工程（建筑与结构）、机电工程（电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯）和室外安装、室外建筑环境）。市政基础设施工程中又分为施工技术设备，施工现场准备，工程变更

25、、洽商记录，原材料、成品、半成品、构配件设备出厂质量合格证及试验报告，施工试验记录，施工记录，预检记录，隐蔽工程检查（验收记录），工程质量检查验收记录，功能性试验记录，质量事故及处理记录，竣工测量资料等12类文件。七、建设工程监理文件和档案资料的传递流程项目监理机构的信息管理部门（资料员）是专门负责建设工程项目信息管理工作的，其中包括监理文件档案资料的管理。因此在工程全过程中形成的所有资料，都应统一归口传递到信息管理部门（资料员），进行集中加工、收发和管理，如图示，信息管理部门是监理文件和档案资料传递渠道的中枢。首先，在项目监理机构内部，所有文件和档案资料的都必须先交送信息管理部门，进行统一整

26、理分类，归档保存，然后由信息管理部门根据总监理工程师或其授权监理工程师的指令和监理工作的需要，分别将文件和档案资料传递给有关的监理工程师。当然任何监理人员都可以随时自行查阅经整理分类后的文件和档案。其次，在项目监理机构外部，在发送或接收建设单位、设计单位、承包单位、材料供应单位及其他单位的文件和档案资料时，也应由信息管理部门负责进行了，这样使所有的文件夹和档案资料只有一个进行了出口通道，从而在组织上保证监理文件和档案资料有有效管理。文件和档案资料的管理和保存，主要由信息管理部门中的资料管理人员负责。作为资料员，必须熟悉各项监理业务，通过分析研究监理文件和档案资料的特点和规律，对其进行系统、科学

27、管理，使其在建设工程监理工作中得到充分利用。此外，监理资料管理人员还应全面了解和掌握建设工程进展和监理工作开展的实际情况，结合对文件和档案资料的整理分析。编写有关专题监理工作材料，对重要文件资料进行摘要综述，包括编写监理工作月报等有关资料。八、建设工程监理文件档案管理方法建设工程监理文件档案资料管理主要内容是：监理文件档案资料的收、发文与登记；监理文件档案资料的传阅；监理文件档案资料分类存放；监理文件档案资料归档、借阅、更改与作废。所有文件应在来文登记表上进行登记（按监理信息分类进行登记），应记录文件名称、文件摘要信息、文件的发放单位（部门）、文件编号以及收文日期，必要时应注明接收文件夹的具体

28、时间，最后由项目监理机构负责收文人员签字。监理信息在有追溯性要求的情况下，应注意核查所填部分内容是否有可追溯。如材料报审表中是否明确注明该材料所使用的具体部位，以及该材料质保证明的原件保存何处等。如不同类型的监理信息之间存在相互对照或追溯关系时（如：监理工程师通知单和监理工程师通知回复单），应按同一事件集中对应存放。资料管理人员应检查文件档案资料的各项内容填写和记录真实完整，签字认可人员应符合相关规定的责任人员，并且不得以盖章和打印代替手写签认。文件档案资料以及存储介质质量应符合要求，所有文件档案必须使用符合档案归档要求的碳素或蓝墨墨水填写或打印生成，不得用纯蓝墨水或圆珠笔填写，以适应长时间保

29、存在需要。有关建设工程照片及声像材料等注明拍摄日期及所反映建设工程部位等摘要信息。来文登记后应交项目总监或由授权的监理工程师进行处理，重要文件内容应在监理日记中记录。部分来文如涉及到建设单位的建设工程指令或设计单位的技术核定以及其他重要文件，应迅速将复印件在项目监理机构专栏内予以公布，也应一并记入监理日志。二）监理文件档案资料传阅与登记监理实施过程中，由总监理工程师或其授权的监理工程师确定文件，记录是否需传阅，如需传阅应确定传阅人员名单和范围，并注明在文件传阅单上，随同文件和记录进行传阅。也可按文件传阅单样式刻制方形图章，盖在文件空白处，代替文件传阅单。每位传阅人员阅后应在文件传阅单上签名，并

30、注明日期。文件或记录传阅期限不应超过该文件或记录的处理期限。传阅完毕后，交还信息管理人员归档。文件传阅单文件名称收/发文日期责任人传阅期限传阅人员（ ）（ ）（ ）（ ）（ ）三）监理文件资料发文与登记发文由总监或其授权的监理工程师签名，并加盖项目监理机构图章，对盖章工作应进行专项登记。如为紧急处理文件，应在文件首页标注“急件”字样。所有发文按监理信息资料分类和编码要求进行了分类编码，并在发文登记表上登记。项目监理机构的信息管理人员应及时将发文原件归入相应的资料柜（夹）中，并在目录清单中予以记录。四）监理文件档案资料分类存放监理文件档案经收/发文、登记和传阅工作程序后，必须使用科学的分类方法进

31、行存放，这样既可满足项目实施过程查阅、求证的需要，双方便项目竣工后文件和档案的归档和移交。项目监理机构应备有存放监理信息的专用资料柜和用于监理信息分类归档存放的专用资料夹。在大中型项目中应采用计算机对监理信息进行辅助管理。文件和档案资料应保持清晰，不得随意涂改记录，保存过程中应保持记录介质的清洁和不破损。项目建设过程中文件和档案的具体分类原则应根据工程特点制定，监理企业的技术管理部门可以明确本单位文件档案资料管理的框架性原则，以便统一管理并体现出企业特色。监理信息的分类可按照本部分内容定出框架，同时应考虑所监理工程项目的施工顺序、施工单位体系、单位工程划分以及质量验收工作程序并结合自身监理业务

32、工作的开展进行分类编排，原则上可考虑按承包单位、按专业施工部位、按单位工程等进行划分，以保证监理信息检索和归档工作顺利进行。信息管理部门应注意建立适宜的文件和档案存放地点，防止文件和档案资料受霉变或虫害侵蚀。资料夹装满或工程项目某一分部或单位工程结束时，资料应转存至档案袋，袋面应以相同编号标识。如资料缺项时，类号、分类号不变，资料可空缺。五）监理文件档案资料归档监理文件档案资料归档内容、组卷方法以及监理档案的验收、移交和管理工作，应根据现行建设工程监理规范及建设工程文件档案归档整理规范，并参考工程项目所在地区建设工程行政主管部门、建设监理行业主管部门、地方城市建设档案管理部门的规定执行。对一些

33、需连续产生的监理信息，如对其有统计要求，在归档过程中应对该类信息建立相关的统计汇总表格以便进行核查和统计，并及时发现错漏之处，且应及时刷新，从而保证该类监理信息的完整性。监理文件档案资料的归档保存中应严格按照保存原件为主、复印件为辅和按照一定顺序的归档的原则。如在监理实践中出现作废和遗失等情况，应明确记录作废和遗失原因，处理过程。如采用计算机对监理信息进行辅助管理的，当相关文件和记录经相关责任人员签字确定、正式生效并已存入项目部相关资料夹中时，计算机管理人员应将储存在计算机中相关文件和记录改变其文件属性为“只读”，并将保存的目录记录在书面文件上以便于进行查询。在项目文件档案资料归档前不得将计算

34、机中保存的有效文件和记录删除。按照现行建设工程文件档案归档整理规范，监理文件有10大类27个，要求在不同单位归档保存，现分述如下：1）监理规划（1）监理规划（建设单位长期保存，监理企业短期保存（20年），送城建档案管理部门保存）。（2）监理实施细则（建设单位长期保存，监理企业短期保存，送城建档案管理部门保存）。（3）项目监理机构总控制计划等（建设单位长期保存，监理企业短期保存）。2）监理月报中的有关质量问题（建设单位长期保存，监理企业长期保存，送城建档案管理部门保存）。3）监理会议纪要中的有关质量问题（建设单位长期保存，监理企业长期保存，送城建档案管理部门保存）。4）进度控制：（1）工程开工/

35、复工审批表（建设单位长期保存，监理企业长期保存，送城建档案管理部门保存）。（2）工程开工/复工暂停令（建设单位长期保存，监理企业长期保存，送城建档案管理部门保存）。5）质量控制：（1）不合格项目通知（建设单位长期保存，监理企业长期保存，送城建档案管理部门保存）。（2）质量事故报告及处理意见（建设单位长期保存，监理企业长期保存，送城建档案管理部门保存）。6）造价控制：（1）预付款报审与支付（建设单位短期保存）。（2）月付款报审（建设单位短期保存）。（3）设计变更、洽商费用报审与签认（建设单位长期保存）。（4）工程竣工决算审核意见书（建设单位长期保存，送城建档案管理部门保存）。7）分包资质：（1）

36、分包单位资质资料（建设单位长期保存）。（2）供货单位资质资料（建设单位长期保存）。（3）试验等单位资质资料（建设单位长期保存）。8）监理通知：（1）有关进度控制的监理通知（建设单位、监理单位长期保存）。（2）有关质量控制的监理通知（建设单位、监理单位长期保存）。（3）有关造价控制的监理通知（建设单位、监理单位长期保存）。9）合同与其他事项管理：（1）工程延期报告及审批（建设单位永久保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存）。（2）费用索赔报告及审批（建设单位、监理单位长期保存）。（3）合同争议、违约报告及处理意见（建设单位永久保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存）。（4）合同变

37、更材料（建设单位、监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存）。10）监理工作总结：（1）专题总结（建设单位长期保存，监理单位短期保存）。（2）月报总结（建设单位长期保存，监理单位短期保存）。（3）工程竣工总结（建设单位、监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存）。（4）质量评估报告（建设单位、监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存）。六）监理文件档案资料借阅、更改与作废项目监理机构存放的文件和档案原则上不得外借，如政府部门、建设单位或承包单位确有需要，应经过总监或其授权的监理工程师同意，并在信息管理部门办理借阅手续。九、江苏省建设工程监理表格体系和主要文件档案一）监理工作的基本形式目前，江苏

38、省建设厅根据一系列新的建设工程管理制度（如建设工程监理制度、竣工验收备案制度、施工图审查制度、政府质量监督等），在江苏省建设工程项目施工阶段现场用表示范表式（第二版）使用的基础上，对工程资料（包括监理资料）的收集整理、归档作出新的规定。江苏省建设厅已正式发布江苏省建设工程施工阶段监理现场用表（苏建工2003191号）。该监理用表33种表格，基本涵盖了建设工程监理规范规定的内容。具体为：A表类（承包单位用表，18种）A1工程开工报审表； A2.1工程进度计划报审表；A2.2延长工期报审表； A3.1施工组织设计/方案报审表；A3.2材料(构配件)、设备进场使用报验单；A3.3工序质量报验单； A

39、3.3工序质量报验单（通用）A3.4分包单位资质报审表；A3.5施工测量报验单；A3.6混凝土浇筑报审表； A4.1工程计量报审表；A4.2工程费用报审表； A4.3工程款支付申请表；A5监理工程师通知回复单( 类)；A6工程复工报审表； A7工程竣工报验单；A8承包单位通用报审表； A9工程变更单；B类表(监理企业用表,13种)。B1工程暂停令； B2监理工程师通知单（有关进度、质量、造价控制类）；B3监理工程师联系单； B4监理工程师备忘录；B5监理月报； B6会议纪要；B7监理日记； B8工程款支付证书；B9工程质量评估报告； B10监理工作总结；B11旁站监理记录表； B12监理规划；

40、B13监理实施细则。C类表（建设单位用表，2种）C1建设单位工程通知单；C2建设单位工程联系单。二）监理现场用表使用说明本套表式为施工阶段监理现场管理用表。各表所要求填写的份数由总监根据实际情况自行确定。各方处理时限要求在规定的时间内完成，没有时间规定的，按现行建设工程施工合同示范文本、建设工程委托监理合同示范文本的要求执行。本套监理现场用表的编号，均按以下方法填写：“”号前填写附注选项数码代号。“”号后填写该选项报验次数的自然序号。当报验的内容不在列出的选项中时，可在预留的“”后填写报验内容。A类表 该类表是承包单位就现场工作报请监理核验的报审用表，或为承包单位报告监理有关工程事项的申请用表

41、。反映再现监理控制过程记录双方来往的过程，一般由施工项目经理部现场技术负责人或专职资料员负责报送，承包单位的自评、检查、验收记录表和计算、说明、证书等相关材料作为各表的附件。各表中有专业监理工程师签字栏的，该项内容由专业监理工程师初审或组织抽查，并签署意见，由总监直接审核、批准。有一些监理用表（如A3.2、A3.3、A3.5等）由专业监理工程师签署意见,总监不再审核。表中所有报监理抽查核验的工作，承包单位均必须严格自检，并保证符合设计和规范要求，否则监理应不予核验。因存在问题，监理核验不通过，由此引起的工期延误和费用损失均由承包单位承担，监理企业旁站、巡视、平行检验要以督促承包单位质量保证体系

42、正常、有效运转为重点。核验以国家、地方有关规定、标准和工程各方主体的相互约定为依据。B类表 该表是监理工作用表，它包括对外用表和内部用表两部分，工程现场应尽量用电脑操作和管理。C类表 该类表是建设单位就现场有关工作与监理进行联络的用表。监理规范规定：建设单位与承包单位之间与建设工程合同有关的联系活动应通过监理企业进行。1、承包单位用表（A表类）本类表共有18种，A1-A9，主要用于施工阶段。使用时应注意以下内容：1）工程开工报审表（A1） 施工阶段承包单位向监理企业报请开工时填写，如整个项目一次开工，只填报一次，如工程项目中涉及多个单位开工时间不同，则每个单位工程开工，都应填报一次。申请开工时

43、，承包单位认为已具备开工条件时向项目监理机构填报“工程开工报审表”，监理工程师应从下列几个方面审核，认为具备开工条件时，由总监签署意见，报建设单位。具体条件为：（1）工程所在地（所属部委）政府建设主管单位已核发施工许可证。（2）征地拆迁工作已能满足工程进度需要。（3）施工组织设计已获总监批准。（4）测量控制点、线已查验合格。（5）承包单位项目经理部现场管理人员已到位，机具、施工人员已进场，主要工程材料已落实。（6）施工现场道路、水、电、通信等已满足开工要求。2）延长工期报审表（A2.2）当发生工期延期事件,并有持续性影响时,承包单位填报本表,向项目监理机构申请工程临时延期；工程延期事件结束,承

44、包单位向项目监理机构最终申请确定工期延期的日历天数及延迟后的竣工日期。申报时应在本表中详细说明工程延期的依据、工期计算、申请延长竣工日期，并附有证明材料。项目监理机构对本表所述情况审核评估后批复承包单位项目经理部。3）施工组织设计（方案）报审表（A3.1）承包单位在开工前向项目监理机构报送施工组织设计（施工方案）的同时，填写施工组织设计（方案）报审表。施工过程中，如经批准设计的施工组织设计（方案）发生改变，工程项目经理部将变更的方案报送时，也采用此表。施工方案应包括工程项目监理机构要求报送的工程施工方案。季节性施工方案，重点部位及关键工序的施工工艺方案，新设备、新技术、新工艺的方案等。总监应组

45、织审查并在约定的时间内审核。需要修改时，应由总监签发书面意见退回承包单位修改后再行审核。审核主要内容为：（1）施工组织设计（方案）是否有承包单位负责人签字。（2）施工组织设计（方案）是否符合施工合同要求。（3）施工总平面图是否合理。（4）施工部署是否合理，施工方法是否可行，质量保证措施是否可靠并具备针对性。（5）工期安排是否能够满足施工合同要求，进度计划是否能保证施工的连续性；施工所需人力、材料、设备与进度计划是否协调。（6）承包单位项目经理部的质量管理体系、技术管理体系、质量保证体系是否健全。（7）安全、环保、消防和文明施工措施是否符合有关规定。（8）季节施工、专项施工方案是否可行、合理和先

46、进。4）材料（构配件）、设备进场使用报验单（A3.2）本表用于将进入施工现场的工程材料构配件经自检合格后，由承包单位项目经理签章，向项目监理机构申请验收；对运到施工现场的设备，经检查包装无破损后，向项目监理机构申请验收，并移交给设备安装单位。工程材料构配件还应注明使用部位。随本表应同时报送材料构配件设备的数量清单（名称、产地、规格、数量）、质量证明文件（产品出厂合格证、材料化验单、厂家质量检验报告、厂家质量保证书、进口商品海关报检证书、商检证等）、自检结果文件（如复检、复试合格报告等）。项目监理机构应对进入施工现场的工程材料构配件进行检验（包括抽验、平行检验、见证取样送检等）；对进厂的大中型设

47、备要会同设备安装单位共同开箱验收。检验合格，监理工程师在本表上签认，注明质量控制资料和材料试验合格的相关说明；检验不合格时，在本表上签批不同意验收，工程材料构配件设备应清退出场。5）工序质量报验单（A3.3）（要及时签认）本表主要用于承包单位向监理企业的工程质量验收申报。用于隐蔽工程的检查和验收时，承包单位必须完成自检并附有相应的工序、部位的工程质量检查记录；用于分项、分部、单位工程质量验收时应附有相关符合质量验收标准的资料及规范规定的表格。6）分包单位资格报审表（A3.4）由承包单位报送监理企业，由专业监理工程师和总监分别审查。审核主要内容有：（1）分包单位资质（营业执照、资质等级）；质量、安全保证体系是否健全。（2）分包单位业绩材料。（3）拟分包工程内容、范围。（4）专职管理人员和特种作业人员的资格证、上岗证。7）工程费用索赔报审表（A4.2）本表用于费用索赔结束后,承包单位向监理单位提出费用索赔时填报。在本表中详细说明索赔事件的经过、索赔理由、索赔金额的计算等，并附有必要的证明材料，经过承包单位项目经理签字