OA自动办公管理制度.doc

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1、 重庆市德源水电开发（集团）有限公司文件重德人资201126号办公自动化系统管理制度一、总 则1、为提高公司办公效率，加快信息传递，降低沟通成本，保证工作的正常开展，特制定本制度。2、本制度适用于公司各办公场所办公自动化系统(以下简称“OA系统”)的管理。二、职 责1、人力资源部负责组织公司办公自动化系统的建设。2、OA项目组负责公司OA办公系统的建立、管理和维护，确保运行效率和安全。3、公司其它部门应按照本制度的相关规定正确使用OA办公系统。4、公司员工有权利对办公自动化系统的开发、使用和完善提出意见或建议。三、术 语OA系统OFFICE AUTOMATION的简称。主要采用Internet

2、/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。四、OA系统的基本管理1、除不可抗力原因外，OA项目组应保证公司OA系统24小时开通和运行。2、为实现真正意义上的移动办公，公司OA系统也可通过Internet进行访问，访问地址为。3、公司新进员工办理完毕入职手续后，由人力资源部授权网络管理员分配OA系统帐号和初始密码，并根据其职务及岗位职责授予OA系统的相关权限。4、人力资源部培训专员必须组织新进员工进行OA系统的操作培训。5、网络管理员应树立主动服务的意识，对各部门在OA系统使

3、用过程中遇到的问题，必须在第一时间予以解决。6、人力资源部负责收集各部门对OA系统使用中发现的问题或需要实现的功能提出改进、完善、优化的意见或建议，不断优化系统。7、为保证OA系统数据安全，公司网络管理员必须：（1） 每天对数据库用户数据进行备份，保证OA系统数据不会丢失。（2）按OA系统信息资料库目录结构及权责解释的规定，向各岗位员工赋予相应的权限。8、员工离职后，人力资源部应委托网络管理员立即注销其个人帐户及相关权限。五、 OA系统使用要求1、员工应对分配给自己的原始密码修改为自己适用的相对复杂的密码。2、员工应做好OA系统相关信息的保密工作，不得将地址、帐号、密码、操作系统及版本等告知他

4、人。3、公司所有配置了工作电脑的员工均应在上班第一时间打开OA系统，及时浏览公司有关管理信息，了解公司工作动态。4、公司OA系统是公司办公专用工具，员工不得利用该系统做与工作无关之用途。5、为保证公司经营管理资料的安全性，员工在离开岗位或下班时均应关闭OA系统，防止公司资料和信息的泄密。6、公司员工不得利用工作之便下载、外传公司OA系统内的资料和信息，违者将按窃取公司机密予以追究。7、未经“请示”流程审批同意，任何人不得自行或授意他人在OA系统内安装任何软件。8、员工不得利用各种网络设备或软件技术从事用户帐户及口令的侦听、盗用、破解、非法登陆等活动，否则，将按规定严肃处理，直至追究其法律责任。

5、9、禁止故意制作、传播计算机病毒性程序或其它针对公司OA系统和系统设备的攻击破坏行为。违者将按破坏计算机网络罪追究法律责任。10、未经“请示”流程批准，禁止对OA系统功能、权限设置、审批流程及已签发的信息资料进行修改和删除。11、OA系统安全在公司内部是一条整体防线，所有员工均有责任维护OA系统的运行安全。若出现安全事故，应保持现场情况并及时通知人力资源部处理。六、 OA系统文件处理1、对OA系统上各类需要回复及审批的文件及信息，相关责任人应及时处理。原则上内容简单或专项事务应在24小时内做出反馈；对较复杂的方案、制度或计划的审批，最迟不得超过72小时做出回复。2、文件的完成标志为该文件审批通

6、过。对上级领导退回的文件，必须根据领导签批的意见进行修改或重新拟稿后再报批，直至审批通过为止。3、文件处理过程中因操作失误造成的流程处理错误，应以审签人签批的意见为准执行。4、对于正常发起并通过审批的文件，最终由机要秘书或专职档案管理员根据文件的分类，按公司档案管理制度的规定录入信息资料库或公司档案库。5、正常发起但是没有通过最终审批流程或其它原因勿需继续流转程序的，发起人可填制OA系统流程整合登记表，由网络管理员统一进行技术处理。6、流程运行处理后，不再显示在发起人的待办事务中。如发起人需要重新启动流程，可通知网络管理员做激活处理。七、 OA系统信息资料库管理1、公司在OA系统中建立信息资料

7、库，以实现信息的共享，员工根据岗位和职责拥有相应的查阅权限，超越权限的信息查阅经总经理批准或依董事长指令可授予单次权限。2、员工因为工作原因，需增加信息资料库的查阅权限，可通过OA系统“请示”流程，经部门经理审核、分管领导复核、总经理审批后，由网络管理员设置。3、人力资源部应定期对信息资料库的查看权限进行清理，确保公司资料的安全。八、OA系统信息的发布与删除1、OA系统发布相关信息需要通过流程报批，审批通过后由该流程的发起人通过“信息上网”的方式，将内容发布到OA系统相关栏目。具体的发布管理见下表：栏目名称负责部门稿件责任人稿件审核人稿件复核人稿件审批人稿件发布人红头文件综合管理部行政专员部门

8、负责人分管领导总经理行政专员通知公告综合管理部行政专员部门负责人分管领导总经理行政专员OA帮助综合管理部网络管理员部门负责人分管领导网络管理员通讯录综合管理部前台文员部门负责人分管领导前台文员（1） 信息的删除。由于人为原因或内容更新的需要对OA系统相关栏目的内容进行删除，必须由该信息的发起人通过“请示”流程，说明原因，经部门经理审核、分管领导复核、总经理审批后，通知网络管理员实施删除。（2） 网络管理员应建立作废留用文件夹，暂时保存各种删除的信息，并将相关情况记录在OA系统信息整合登记表中。九、 OA系统流程修改及二次开发1、公司组织机构或者管理流程调整，应适时对OA系统相关流程进行修改。2

9、、OA流程的修改可由与该流程相关的人员或网络管理员提出、人力资源部组织评审并通过后，由网络管理员具体进行调整。3、各部门应根据自身工作实际需要，积极提出完善、升级和开发新流程的建议。4、新流程的开发由新流程需求部门提出申请，也可由人力资源部汇集OA系统使用中反馈的问题、意见和建议提出新流程开发计划。5、人力资源部应积极配合，明确开发需求、流程框架、流程图、使用者等信息，报公司领导批准后进入开发阶段。流程开发以自行开发为主，软件公司开发为辅。6、流程开发完成后，人力资源部应进行测试，验收通过后方可投入使用。十、其 他1、本制度由人力资源部负责编制、修订、解释。2、本制度从2011年6月1日起施行。 二一一年五月二十八日