药业采购与付款管理制度.doc

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1、物资采购与付款管理制度（试行）目录第一章 总 则2第一条 目的2第二条 范围2第三条 职责2第四条 名词解释2第二章 采购与付款的职责与权限规定2第五条 采购职责与权限规定2第六条 采购与付款业务各环节的执行原则3第七条 采购与付款业务中各部门的职责划分3第三章 物资的请购4第八条 物资的请购流程4第四章 供应商的选择、评估与管理5第九条 供应商的选择5第十条 供应商的评估与管理5第五章 采购合同的签订、执行与管理6第十一条 采购合同的签订6第十二条 采购合同的执行6第十三条 采购合同的管理6第六章 物资采购的信息化管理7第十四条 物资采购的信息化管理7第七章 采购物资的验收与入库7第十五条

2、采购物资的验收7第十六条 采购物资的入库8第八章 采购物资的结算与付款9第十七条 付款申请9第十八条 付款申请的审批10第十九条 应付帐款的管理10第九章附则11第一章 总 则第一条 目的为确保公司物资采购与付款的安全，规范物资采购与付款行为，控制采购成本，确保采购物资质量，建立健全企业内部控制系统，制订本制度。第二条 范围本制度所涉及的内容主要包括：职责与权限规定、物资的请购、供应商的选择、评估与管理、采购合同的签订、执行与管理、物资采购的信息化管理、验收与入库、采购结算与付款管理等。第三条 职责 公司各级负责人对采购、付款业务内部控制的建立健全、有效实施以及以上活动的真实性、规范性负责。第

3、四条 名词解释本制度所称物资，是指生产及经营使用的原辅料、包装物、低值易耗品、劳保用品、终端用品、办公用品、公司公寓生活用品、周转材料、固定资产等。工程项目、无形资产的购置另行规定。第二章 采购与付款的职责与权限规定第五条 采购职责与权限规定（一）原则上：公司所有的物资采购归属于采购部门（包括采购合同的签订），其他任何部门无采购权。（二）特殊情况（如时间紧急）：1、可由采购部门授权其他部门或人员采购，但采购部门仍承担管理责任。2、被授权部门或人员应当在授权范围内执行审批、采购或付款业务，不得超越权限办理。3、对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级

4、授权部门或授权人报告。4、严禁未经授权的机构或人员擅自办理采购与付款业务。（三）重要的和技术性较强的采购业务：应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。第六条 采购与付款业务各环节的执行原则 （一）为防范经营风险，加强内部监督与审核，提高企业内控能力，应相互分离的不兼容岗位至少包括：1、请购与审批；2、询价与确定供应商；3、采购合同的订立与审批；4、采购与验收；5、采购、验收与相关会计记录；6、付款审批与付款执行；（二）同一部门或个人不得执行采购与付款业务的全过程。第七条 采购与付款业务中各部门的职责划分（一）物资需求部门：根据年初预算和月度计划，按照关于主要经

5、济事项审批程序、核决权限及合同签订的有关规定花红政字200845号文（以下简称经济事项规定）的要求填制并逐级审批经济事项申报审批表，并对所需求物资使用的合理性负责。（二）采购部门：负责本公司所有物资采购的组织和管理工作，对公司的供货商进行评价，编制合格材料物资供应商名录，并对供方的供货业绩定期进行评价，建立供方档案，负责审核请购部门递交的经济事项申报审批表，审核并签订采购合同，实施材料物资采购的全过程。（三）财务部：负责对采购物资的品种、规格型号、数量、单价、金额以及采购合同(或订单)合法性、规范性、预算的执行情况进行审核，对所购物资的会计处理、付款负责。（四）法务部门（法务专员或律师）：从法

6、律的角度确保采购合同(或订单)条款的合法性、规范性以及合同的严谨性。（五）质量部及使用部门： 向采购部门提供所采购物资的技术标准和质量标准，对所购材料物资进行技术和质量验收。（六）仓库管理部门：对验收合格的物资的重量和数量负责。第三章 物资的请购第八条 物资的请购流程 （一）物资使用部门根据请购物资的性质，按照经济事项规定的要求按期填制经济事项申报审批表（物资采购申请单（附件一）作为经济事项申报审批表的附表一并提交），并按经济事项规定的流程完成逐级审批。 （二）采购部门对经济事项申报审批表（含物资采购申请单）进行核对，结合请购物资的现有库存及最高库存标准确定请购物资的采购数量及供货期，并在物资

7、采购申请单上签署意见。 物资请购流程如下图：物资请购流程图采购申请审批执行采购单结束审批评估审核仓储数据开始请购部门请购部门主管领导采购部门仓储采购主管领导 NO YES NOYES 第四章 供应商的选择、评估与管理第九条 供应商的选择采购业务一经确认，采购部门即进入采购执行，首先进行供应商的选择，流程规定如下。（一）年采购额在10万元（不含）以下的物资采购：1、询价：1）采购部门根据请购物资的供应商目录向供应商进行询价，收集市场价格信息。2）对于专业性、技术性强的物资，使用部门至少需提供3家供应商，由采购部门进行询价。3）对于单次采购金额在1000元以上的物资（不含从药农直接采购的中药材），

8、至少应向三家（含）以上的供应商询价。4）采购部门根据询价情况编制物资采购询价情况汇总表，汇总各供应商的资质、报价单、供货期、历史交易记录等信息。2、议价： 1）采购部门与供应商进行议价，并对议价结果及技术品质差异作书面记录，供应商提供商议一致的供应物资品质、价格等相关资料。2）采购部门根据议价情况，综合考虑性价比、付款方式、售后服务等因素，设计相对较优的两套定价方案。3、定价：采购部门综合比较两套方案，初步确定供应商和价格并详述理由，按经济事项规定的核决权限和流程完成逐级审批。（二）年采购额在10万元（含）以上的物资采购： 按照招标管理办法（ 另行拟定），以招标的方式进行供应商的选择。第十条

9、供应商的评估与管理（一）供应商档案的建立： 采购部门应对所有采购物资的供应商建立档案，档案内容包括供应商的基本情况、资质证明、生产和交货能力、信用度、历史交易记录、联系人及GMP管理所要求的其他资料，并对供应商档案分门别类存档备查。（二）供应商的评估 1、采购部门至少每年一次对供应商进行评估。 2、生产性物资则由采购部门会同质量部、生产部对供应商进行审计。 3、采购部门应结合供应商评估或审计结果出具评估（审计）报告，评定供应商的等级，参与评估或审计部门签字确认后提交公司领导核准。第五章 采购合同的签订、执行与管理第十一条 采购合同的签订 供应商一经确认，采购部门即可进入采购合同的商谈与签订环节

10、，流程规定如下。 （一）供应商资质材料的索取：采购部门与供应商联系，明确订货意向，并要求供应商提供营业执照、税务登记证、一般纳税人证明、资质证书等证明。（二）采购合同的拟定：1、采购部门或申请使用部门就采购品种、数量、规格型号、质量 、技术要求、交货期及交货方式、付款方式、违约责任等要素与供应商达成一致意见，并拟定采购合同文本。2、一般材料的物资采购，由采购部门拟定采购合同；涉及技术性、专业性强的物资采购，由申请使用部门拟定采购合同，采购部门配合。3、采购合同文本原则上采用公司法务部门提供的标准版本合同，凡涉及到技术、设备和工程项目等特殊专业方面的采购合同应特别拟定。（三）采购合同的审核： 采

11、购部门根据经济事项规定流程完成采购合同的逐级审核。（四）采购合同的签订： 采购部门与供应商签订采购合同。（五）必须签订采购合同的采购业务规定参照经济事项规定执行。第十二条 采购合同的执行（一）采购人员应与供应商保持密切联系，跟进合同的执行情况。（二）采购部门负责人应对采购合同的履行情况随时进行监控，出现异常反馈公司领导及有关部门。 第十三条 采购合同的管理（一）采购合同签订完毕，采购部门应及时录入合同管理台帐，确定合同编号，建立采购合同档案。（二）采购部门应将采购合同副本或复印件交给财务部、仓储部门等相关部门存档备查。 （三）采购合同档案包括经济合同会签表、合同文本及附件，合同文本的签收记录，

12、合同履行、变更、解除的情况记录。采购合同档案应作为供应商档案的重要组成部分归档管理。第六章 物资采购的信息化管理第十四条 物资采购的信息化管理（一）所有采购合同按照合同编号和金蝶K3软件管理系统的要求，在合同签定后24小时内及时录入系统,并根据合同的执行情况随时进行更新。（二）为便于系统管理，所有的物资采购最终应形成订单，订单内容应与物资采购申请单及采购合同内容相一致。（三）订单一经确认，应及时录入金蝶K3软件（以下简称K3）系统。（四）订单一式四份，采购人员、财务部门、库管员、供应商各执一份（批量采购）。第七章 采购物资的验收与入库第十五条 采购物资的验收（一）采购物资验收的责任人原则上应由

13、使用部门及质量部共同进行采购物资的验收，验收人和采购部门共同对采购物资的质量负责。（二）采购物资的验收流程 1、收货：1）库管员根据订单内容对到货物资的名称、规格、数量等进行核对，确认无误后，将到货日期及数量填入送货单或进货报表，确认收货。2）如发现到货物资与订单或采购合同上的内容不符，应即时通知采购员，并报采购部部长。3）原则上非订单或采购合同上所核准的物资不予接受。确需接收，则应请示采购部部长核准并签字确认。4）无采购合同或订单的物资，库管员不得接受。5）收货后，收货人应将每日所收物资汇总填入“进货日报表”存档备查。2、检验：1）对需要进行物理或化学检验的物资，仓库专门设待检区。2）待检物

14、资的外包装上应贴上物资标签并详细注明编号、品种、规格、数量及收货日期。3）对需要经过检验才能办理入库的物资，检验部门必须出具质量检验报告单。4）请验、取样、检验结果发放的具体规定按照公司GMP相关管理规程执行。3、验收异常的处理：1）超交：交货数量超过采购合同或订购单部分应予以退回。但按买卖惯例，以重量或长度计算的物资，超交部分在3%（含）以内的，库管员收货时，应在收货单备注栏注明超交数量，经采购部长核准后，方可收货，同时通知采购人员。2）短交：交货数量不足订单数量的，以补足为原则，如经申请采购部门负责人核准，也可予补足，但应按实际收货数量进行结算。3）不合格：经检验不合格或与采购合同不相符的

15、物资，检验人员应在物资外包装贴上不合格标签，并在“检验报告单”上注明不合格原因，经主管签署处理意见后转采购部门处理，采购部门应在三个工作日内向供货单位提出书面的质量异议，并与供货单位商议不合格物资的处理方法并形成书面的处理意见（如：退货或降价处理等）。第十六条 采购物资的入库（一）采购物资的入库原则：1、原则上，所有采购物资应遵循“先入库后领用”的原则，禁止直接领用未入库的物资。2、急用物资在质量检验合格的前提下，如经使用部门和采购部门负责人签字同意，可先领用后办理入库手续。采购员须在“进货日报表”上签字确认，并按有关规定补办入库手续，入库手续的补办应在急用物质被领用后的24小时内完成。（二）

16、采购物资的入库流程： 1、库管员根据订单（入库检验单）、入库资料的名称、规格（型号）、数量及供应商填写入库单，经采购部部长批准后（特殊情况下需总经理批准），将入库单、送货单、检验报告单等相关单据送交采购员，作为结算或退货依据。库管员应及时将入库物资录入台账及K3系统。2、对月末已入库，而又没有办理入库手续的物资，采购员应协助库管员根据物资数量和协议价格办理暂估入库（待检的例外），月初再按原单红字冲回，同时录入K3系统。为了保证账（包括财务账）、卡、物三者相符，没有办理入库手续或暂估入库的，不得发货。采购物资验收与入库流程如下：采购物资验收与入库流程图采购员仓库检验部门财务部门入库申请采购物资到

17、厂退货是否退货请检确定原因签收，入待检库检验检验报告书检验是否合格物料入库单物料入库单、检验报告单、相应的单据和发票部门长或总经理批准入库单核对货物同采购单入成品库，填写台帐，总帐，货卡 完成入库NO YES NO 须检验NO yes YES 第八章 采购物资的结算与付款第十七条 付款申请（一）采购付款由采购部门采购人员根据采购合同约定付款条件提交付款申请。（二）生产性物资在付款信用期内的付款，原则上应根据财务部付款资金申请表（附件2）中的可支付金额提出申请，超出或减少部分，须说明原因。（三）采购人员应将经内部会签确认后的采购发票、入库单、质量检验报告等资料提交财务部申请付款。第十八条 付款申

18、请的审批（一）财务部收到采购单据后，应对采购预算，物资采购申请单、采购合同或订单，质量报告单、采购发票等的规范性与完备性进行审核。（二）审核无误后，财务部根据采购合同约定的付款期和付款条件，由相关责任人完成审批并付款。预付款的支付原则上应有采购合同条款予以保证。采购付款的审批流程参照关于公司财务付款、核销审批程序及核决权限的有关规定（花红政字200844号文）执行。 1、无论有无信用期限，财务部都应遵循“先入帐后付款”的原则。入帐时应将有关单据与系统进行核对，发现问题及时反馈相关责任人。对未收到发票或发票开具不符合规范或发票与相关入库单等文件不相符的，财务部应尽快退回采购部门，重新开具发票并办

19、理有关手续。 2、付款期限自财务部收到审核无误的发票及对应的入库单、质量报告单、采购合同之日算起。 3、所有采购付款应直接转入供应商账户，原则上不采纳其他付款形式。 4、如所付货款为银行承兑汇票，收款单位应提供加盖公章或财务专用章的收款通知。5、特殊情况下，需委托付款，必须由有业务关系的委托方和收款方同时加盖公章的付款委托书（原件），并由采购部长书面同意，方可付款。第十九条 应付帐款的管理（一）财务部应定期与采购部门、供应商就结算情况和往来款项进行核对，发现问题及时处理。（二）财务部每月应对应付账款进行帐龄分析，应付账款管理员每月应根据帐龄分析表以及采购合同约定编制付款资金申请表。采购付款流程

20、如下图：采购付款流程图采购部门财务部财务总监总经理根据合同进行付款申请部门审核YES供应商表现分析结束 NO NO审核 YES 付款 YES审核 yes 核决附件1. 物资采购申请单 月物资采购申请单 申请日期： 年 月 日序号物资名称规格数量预计单价预计金额需求时间建议供应商质量标准备注1234567891011合计申请人： 申请部门负责人： 申请部门分管总监：采购部门意见：附件2：付款资金申请表付款资金申请表收款单位名称收款单位开户行及帐号月初欠款余额目前欠款余额可支付金额生产供应部申请金额变更理由核准金额其中:月入帐月入帐月及以前入帐 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 本页小计总经理 ： 财务总监： 物流主管领导： 财务主管领导： 会计: 经办人：