声像档案管理概述课件.ppt

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1、声像档案管理声像档案管理一、声像档案的概定一、声像档案的概定w1、定义：声像档案（、定义：声像档案（audio-visual archives）是指国家机构、社会组织以）是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片（包括底片、家和社会有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。它为主，并辅以文字说明的历史记

2、录。它是全宗档案的重要组成部分。是全宗档案的重要组成部分。二、收集范围二、收集范围 w1、反映单位概貌的声像材料。、反映单位概貌的声像材料。w2、反映单位名称的照片。、反映单位名称的照片。w3、单位历届主要领导人的照片。、单位历届主要领导人的照片。w4、上级领导机关授予单位或个人的奖状、上级领导机关授予单位或个人的奖状、奖旗、证书等的照片。奖旗、证书等的照片。w5、单位召开的各类重要会议形成的主要、单位召开的各类重要会议形成的主要声像材料（包括大会会场、主席台、主声像材料（包括大会会场、主席台、主要领导讲话等场面）。要领导讲话等场面）。w6、单位在涉外活动中形成的声像材料。、单位在涉外活动中形

3、成的声像材料。w7、单位领导、专家、学者在国内外重大、单位领导、专家、学者在国内外重大活动中形成的声像材料。活动中形成的声像材料。w8、上级领导来本单位视察、检查工作形、上级领导来本单位视察、检查工作形成的声像材料。成的声像材料。w9、单位重要工程建设、重大技术改造和、单位重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的主要声像材料（包括现技术引进中形成的主要声像材料（包括现场原貌、开工仪式、重要施工阶段、竣工场原貌、开工仪式、重要施工阶段、竣工仪式、试生产情况或工程全貌等）。仪式、试生产情况或工程全貌等）。w10、单位历年生产的主要产品照片。、单位历年生产的主要产品照片。w11、单位获国优、部优

4、、省优产品的奖、单位获国优、部优、省优产品的奖杯或证书等的声像材料。杯或证书等的声像材料。w12、反映新技术、新工艺、新材料应用、反映新技术、新工艺、新材料应用的声像材料。的声像材料。w13、单位历年重要科研成果、科技发明、单位历年重要科研成果、科技发明等的声像材料。等的声像材料。w14、单位其它重要活动、重要事件或重、单位其它重要活动、重要事件或重大事故形成的声像材料。大事故形成的声像材料。w15、搜集来的其它具有保存价值的声像、搜集来的其它具有保存价值的声像材料。材料。三、归档整理要求三、归档整理要求w1、归档要求、归档要求w（1）保证真实。声像材料形成部门负责）保证真实。声像材料形成部门

5、负责归档声像材料的收集、鉴定、整理和移交归档声像材料的收集、鉴定、整理和移交工作；归档的声像材料必须真实，对真伪工作；归档的声像材料必须真实，对真伪有疑义的应采取必要措施进行鉴定。有疑义的应采取必要措施进行鉴定。w（2）保持历史原貌和自然形成规律。归）保持历史原貌和自然形成规律。归档的声像材料应进行价值鉴定，确认有保档的声像材料应进行价值鉴定，确认有保存价值的方可归档；归档的声像材料必须存价值的方可归档；归档的声像材料必须是原版（即经过视、音频处理编辑过的成是原版（即经过视、音频处理编辑过的成品）、原件，内容完整，图像清晰，数据品）、原件，内容完整，图像清晰，数据准确，并附有详细的说明。准确，

6、并附有详细的说明。w（3）保持一致。归档的照片档案应是照片、）保持一致。归档的照片档案应是照片、底片、说明齐全，底片与照片影像一致，对反底片、说明齐全，底片与照片影像一致，对反映同一内容的若干张照片，应选择主要照片归映同一内容的若干张照片，应选择主要照片归档。录音、录像归档应保证与其目录和备考表档。录音、录像归档应保证与其目录和备考表内容保持一致。内容保持一致。w（4）其他要求）其他要求w任何部门或个人不得私自保存或据为己有。任何部门或个人不得私自保存或据为己有。w归档的录音、录像材料应当声音清晰、画面归档的录音、录像材料应当声音清晰、画面清楚，禁止使用劣质录音、录像材料作载体。清楚，禁止使用

7、劣质录音、录像材料作载体。w声像材料可采取随时归档的办法，于形成后声像材料可采取随时归档的办法，于形成后一个月内，由摄录者整理并编写文字说明后向一个月内，由摄录者整理并编写文字说明后向档案部门移交。档案部门移交。w2、归档整理、归档整理w（1）原则）原则w声像档案的整理应遵循保持档案的有机声像档案的整理应遵循保持档案的有机联系、利于保管、便于利用的原则。联系、利于保管、便于利用的原则。w（2）保管期限：）保管期限：永久、永久、30年、年、10年年。w永久：永久：记录本单位主要职能活动和重要工作记录本单位主要职能活动和重要工作成果的；成果的；w 记录领导人和著名人物参加与本单位记录领导人和著名人

8、物参加与本单位有关的重大公务活动的；有关的重大公务活动的；w 记录本单位组织或参加的重要活动、记录本单位组织或参加的重要活动、会议的；会议的；w 记录本单位及与本单位相关的重大事记录本单位及与本单位相关的重大事件、重大事故、重大自然灾害以及其他异常情况件、重大事故、重大自然灾害以及其他异常情况和现象的。和现象的。w30年：年：记录本单位非主要职能活动和常规工记录本单位非主要职能活动和常规工作的；作的；w 记录以其他单位为主的与本单位相关记录以其他单位为主的与本单位相关的；的；w10年：年：其他具有保存价值的。其他具有保存价值的。w（3）保管单位：张、册、盘）保管单位：张、册、盘w照片档案保管单

9、位：张照片档案保管单位：张w录音、录像档案保管单位：册、盘录音、录像档案保管单位：册、盘w声像档案转为电子档案保管单位：盘，声像档案转为电子档案保管单位：盘，一般一光盘对应一册（盘）声像档案。一般一光盘对应一册（盘）声像档案。w（4）分类、编目、编号）分类、编目、编号w分类分类w由于声像档案记录的形式、载体不同，由于声像档案记录的形式、载体不同，应按其形式分成照片应按其形式分成照片 sx1、录音、录音sx2、录像录像sx3、光盘、光盘sx4、其他、其他sx5五类，五类，分别编目编号、排列、保管，不能混杂。分别编目编号、排列、保管，不能混杂。w编号编号w视频、音频视频、音频文件是以盘、盒、册为单

10、位保管文件是以盘、盒、册为单位保管的，以时间为顺序，按的，以时间为顺序，按“分类号分类号-件号件号”编号，应编号，应在同一全宗，同一类别，在同一保管期限、同在同一全宗，同一类别，在同一保管期限、同一年度下顺序编流水号。应按声像档案的内容一年度下顺序编流水号。应按声像档案的内容编号，一盒（册）中存在多个不同内容的声像编号，一盒（册）中存在多个不同内容的声像文件，应对每一个声像文件进行流水编号，并文件，应对每一个声像文件进行流水编号，并填写目录。填写目录。w编目（录音、录像）编目（录音、录像）编编号号题题名或内容名或内容拍拍摄摄时时间间摄摄录录人人载载体体形式形式播播放放时时长长播放播放设备设备互

11、互见见号号备备注注w题名：简明概括、准确反映照片的基本内容、题名：简明概括、准确反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素。人物、时间、地点、事由等要素。w拍摄时间：指拍摄内容发生的时间，由年月拍摄时间：指拍摄内容发生的时间，由年月日构成。日构成。w摄录人：指拍摄者，需在声像档案移交时，摄录人：指拍摄者，需在声像档案移交时，在移交单上签名。在移交单上签名。w载体形式：包括磁带、磁盘、光盘、录影带载体形式：包括磁带、磁盘、光盘、录影带等。等。w播放时长：指拍摄内容的播放时间。播放时长：指拍摄内容的播放时间。w播放设备：指用什么设备播放。播放设备：指用什么设备播放。w互见号：指与本张照片有密

12、切联系的其他载互见号：指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。体档案的档号。w（5）存放）存放w保管声像档案要设置专用库房或装具，保管声像档案要设置专用库房或装具，要能防盗、防火、防水、防日光及紫外要能防盗、防火、防水、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、线照射、防污染、防有害生物、防震、防潮，配备温、湿度调节等设施，并要防潮，配备温、湿度调节等设施，并要保持清洁。保持清洁。w对长期保存且不常用的录音带、录像带，对长期保存且不常用的录音带、录像带，每隔半年重绕一次；照片、底片、光盘每隔半年重绕一次；照片、底片、光盘和磁盘每年检查一次，发现有变质、损和磁盘每年检查一次，发现有变质、

13、损坏迹象的要及时修补和复制。坏迹象的要及时修补和复制。四、照片档案管理规范四、照片档案管理规范 照片档案管理规范是照片档案管理规范是2003年年5月月1日由国家档案局制定，经国家质量监督检日由国家档案局制定，经国家质量监督检验检疫总局发布实施的。规范是根据验检疫总局发布实施的。规范是根据我国照片档案管理的现状和需求，结合国我国照片档案管理的现状和需求，结合国际标准和相关国家标准、行业标准在际标准和相关国家标准、行业标准在1992年规范的基础上进行的修订。年规范的基础上进行的修订。（一）照片档案的定义（一）照片档案的定义 照片档案指国家机构、社会组织照片档案指国家机构、社会组织或个人在社会活动中

14、直接形成的以静或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。价值的历史记录。一般包括：一般包括：底片、照片和说明三部分。底片、照片和说明三部分。（二）照片档案的收集（二）照片档案的收集、收集范围、收集范围（1）记录本单位主要职能活动和重要工作成）记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。果的照片。领导人和著名人物参加与本单位、本地领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。区有关的重大公务活动的照片。本单位组织或参加的重要外事活动的照本单位组织或参加的重要外事活动的照片。片。记录本单位、本地区重大事件、重大事

15、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害以及其他异常情况和现象的故、重大自然灾害以及其他异常情况和现象的照片。照片。（2）记录本地区地理概貌、城乡建设、）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。风俗和著名人物的照片。（3）其他具有保存价值的照片。）其他具有保存价值的照片。2、收集要求、收集要求3、收集时间、收集时间（三）照片档案的整理（三）照片档案的整理 1、基本要求、基本要求（1）整理原则）整理原则应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于提供利用的原则；照片档

16、案的照片和底片利于提供利用的原则；照片档案的照片和底片应分开存放。应分开存放。（2）保管期限保管期限和密级和密级按照片、底片的价值划定的存留年限分为：永按照片、底片的价值划定的存留年限分为：永久、久、30年、年、10年。保管期限的具体划分按国家年。保管期限的具体划分按国家档案局关于机关档案保管期限的规定执行。档案局关于机关档案保管期限的规定执行。、整理方法、整理方法（1）照片的分类）照片的分类在全宗内按：保管期限在全宗内按：保管期限年度年度问题进行分问题进行分类。类。跨年度且不可分的照片，可按：保管期限跨年度且不可分的照片，可按：保管期限问题问题年度进行分类。年度进行分类。（2）照片的排列）照

17、片的排列在分类方案的最低一级目录内，按问题结合时在分类方案的最低一级目录内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。间、重要程度等进行排列。为方便提供利用，排列和入册时应充分考虑不为方便提供利用，排列和入册时应充分考虑不同保密等级照片的定位。同保密等级照片的定位。（3）照片的编号）照片的编号照片号是固定和反映照片号是固定和反映每张每张照片在全照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码。格宗内分类与排列顺序的一组字符代码。格式包括：式包括：格式一：全宗号格式一：全宗号保管期限代码保管期限代码册号册号张号张号格式二：全宗号格式二：全宗号保管期限代码保管期限代码张号张号 册号：册号：册号：册号：在某一保管

18、期限内照片册的排列从在某一保管期限内照片册的排列从“1”“1”开始顺序编号。开始顺序编号。张号：张号：张号：张号：编号格式一中照片在册内从编号格式一中照片在册内从“1”“1”开始顺序编号；格式二开始顺序编号；格式二中照片在某一保管期限内顺序编号。中照片在某一保管期限内顺序编号。例如：例如：16-Y-2-8 16-Y-2-8 （格式一）（格式一）16-Y-8 (16-Y-8 (格式二格式二)如：如：sx118sx118 音像档案音像档案 照片（含底片）照片（含底片）案卷号案卷号 张号张号 16-Y-2-15（4）照片说明的填写）照片说明的填写w题题 名：应简明概括、准确反映照片的基本内容，名：应

19、简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。w照片号：照片号：w底片号：底片号：w参见号：与本张照片有密切联系的其他载体档案参见号：与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。的档号。格式：格式：档案种类档案种类 档号档号 示例示例1：文书档案文书档案 0113-2-18 示例示例2：科技档案科技档案 G-J-21 单张照片说明单张照片说明 w时间：用时间：用8位阿拉伯数字表示，第位阿拉伯数字表示，第14位表示年，位表示年，第第56位表示月，第位表示月，第78位表示日。位表示日。w摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位。摄影者

20、：一般填写个人，必要时可加写单位。w文字说明：事由、时间、地点、人物、背景、文字说明：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素（六要素）。摄影者等要素（六要素）。照片归属权不属于本单位的，应注明照片版照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。权、来源等。（5）照片的入册）照片的入册按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片入册。按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片入册。（6）册内备考表的填写）册内备考表的填写情况说明：填写册内照片缺损、补充、移出、情况说明：填写册内照片缺损、补充、移出、销毁等情况。销毁等情况。（7）照片册的填写与排列）照片册的填写与排列照片册的封面印制照片册的封面印制“照

21、片册照片册”字样。字样。照片册册脊的项目包括：全宗号、保管期限、照片册册脊的项目包括：全宗号、保管期限、册号、起止张号。册号、起止张号。（8）大幅照片的整理要求）大幅照片的整理要求 大幅照片的放置大幅照片的放置 大幅照片的说明大幅照片的说明题名：题名：国家防汛抗旱指国家防汛抗旱指 挥部挥部2008年第一年第一 次会议全体会议次会议全体会议 2008年年4月月20日日 在北京召开在北京召开照片号：照片号：16-Y-2-8 至至 16-Y-2-11底片号：底片号：16-Y-8参见号：参见号：文书档案文书档案 2008-5-Y-12 时间：时间：2008年年4月月20日日摄影者：摄影者：张张 三三文

22、字说明：文字说明：2008年年4月月20日日“国家防汛抗旱总指挥部国家防汛抗旱总指挥部2008年第一次全体会议年第一次全体会议”在北京在北京 召开，中共中央政治局委员、国务院副总理、国家防汛抗旱总指挥部总召开，中共中央政治局委员、国务院副总理、国家防汛抗旱总指挥部总 指挥回良玉主持，国家防汛抗旱总指挥部、国家水利部、国家气象局等指挥回良玉主持，国家防汛抗旱总指挥部、国家水利部、国家气象局等 有关部门同志参加。有关部门同志参加。16-Y-2-83、底片的整理、底片的整理（1）底片的编号）底片的编号格式：全宗号格式：全宗号保管期限代码保管期限代码张号张号（2）底片号的登录）底片号的登录（3）底片袋

23、的标注）底片袋的标注（4）底片入册）底片入册（5）册内备考表的填写）册内备考表的填写（6）底片册的填写与排列）底片册的填写与排列 4 4、照片档案目录的编制、照片档案目录的编制（1）目录种类）目录种类照片档案目录种类包括：册内目录、基照片档案目录种类包括：册内目录、基本目录、分类目录、主题目录、摄影者目本目录、分类目录、主题目录、摄影者目录等。录等。（2）基本目录）基本目录照片档案基本目录的必备项目是：照片档案基本目录的必备项目是：册号册号、照片号、题名、时间、摄影者、底片号、照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注。（可根据需要增加项目）备注。（可根据需要增加项目）（3）册内目录）册内目录册

24、内照片目录为选择性目录。其组成项册内照片目录为选择性目录。其组成项目是：照片号、题名、时间、页号、底片号、目是：照片号、题名、时间、页号、底片号、备注。备注。照片号照片号题题 名名时间时间摄摄影者影者底片号底片号 备备注注照片档案基本目录照片档案基本目录照片号照片号题题 名名时间时间页页号号底片号底片号 备备注注册内照片目录册内照片目录5、世上最美好的事是：我已经长大，父母还未老;我有能力报答，父母仍然健康。6、没什么可怕的，大家都一样，在试探中不断前行。7、时间就像一张网，你撒在哪里，你的收获就在哪里。纽扣第一颗就扣错了，可你扣到最后一颗才发现。有些事一开始就是错的，可只有到最后才不得不承认

25、。8、世上的事，只要肯用心去学，没有一件是太晚的。要始终保持敬畏之心，对阳光，对美，对痛楚。9、别再去抱怨身边人善变，多懂一些道理，明白一些事理，毕竟每个人都是越活越现实。10、山有封顶，还有彼岸，慢慢长途，终有回转，余味苦涩，终有回甘。11、人生就像是一个马尔可夫链，你的未来取决于你当下正在做的事，而无关于过去做完的事。12、女人，要么有美貌，要么有智慧，如果两者你都不占绝对优势，那你就选择善良。13、时间，抓住了就是黄金，虚度了就是流水。理想，努力了才叫梦想，放弃了那只是妄想。努力，虽然未必会收获，但放弃，就一定一无所获。14、一个人的知识，通过学习可以得到;一个人的成长，就必须通过磨练。

26、若是自己没有尽力，就没有资格批评别人不用心。开口抱怨很容易，但是闭嘴努力的人更加值得尊敬。15、如果没有人为你遮风挡雨，那就学会自己披荆斩棘，面对一切，用倔强的骄傲，活出无人能及的精彩。5、人生每天都要笑，生活的下一秒发生什么，我们谁也不知道。所以，放下心里的纠结，放下脑中的烦恼，放下生活的不愉快，活在当下。人生喜怒哀乐，百般形态，不如在心里全部淡然处之，轻轻一笑，让心更自在，生命更恒久。积极者相信只有推动自己才能推动世界，只要推动自己就能推动世界。6、人性本善，纯如清溪流水凝露莹烁。欲望与情绪如风沙袭扰，把原本如天空旷蔚蓝的心蒙蔽。但我知道，每个人的心灵深处，不管乌云密布还是阴淤苍茫，但依然

27、有一道彩虹，亮丽于心中某处。7、每个人的心里，都藏着一个了不起的自己，只要你不颓废，不消极，一直悄悄酝酿着乐观，培养着豁达，坚持着善良，只要在路上，就没有到达不了的远方！8、不要活在别人眼中，更不要活在别人嘴中。世界不会因为你的抱怨不满而为你改变，你能做到的只有改变你自己！9、欲戴王冠，必承其重。哪有什么好命天赐，不都是一路披荆斩棘才换来的。10、放手如拔牙。牙被拔掉的那一刻，你会觉得解脱。但舌头总会不由自主地往那个空空的牙洞里舔，一天数次。不痛了不代表你能完全无视，留下的那个空缺永远都在，偶尔甚至会异常挂念。适应是需要时间的，但牙总是要拔，因为太痛，所以终归还是要放手，随它去。11、这个世界

28、其实很公平，你想要比别人强，你就必须去做别人不想做的事，你想要过更好的生活，你就必须去承受更多的困难，承受别人不能承受的压力。12、逆境给人宝贵的磨炼机会。只有经得起环境考验的人，才能算是真正的强者。自古以来的伟人，大多是抱着不屈不挠的精神，从逆境中挣扎奋斗过来的。13、不同的人生，有不同的幸福。去发现你所拥有幸运，少抱怨上苍的不公，把握属于自己的幸福。你，我，我们大家都可以经历幸福的人生。14、给自己一份坚强，擦干眼泪；给自己一份自信，不卑不亢；给自己一份洒脱，悠然前行。轻轻品，静静藏。为了看阳光，我来到这世上；为了与阳光同行，我笑对忧伤。15、总不能流血就喊痛，怕黑就开灯，想念就联系，疲惫

29、就放空，被孤立就讨好，脆弱就想家，不要被现在而蒙蔽双眼，终究是要长大，最漆黑的那段路终要自己走完。5、从来不跌倒不算光彩，每次跌倒后能再站起来，才是最大的荣耀。6、这个世界到处充满着不公平，我们能做的不仅仅是接受，还要试着做一些反抗。7、一个最困苦、最卑贱、最为命运所屈辱的人，只要还抱有希望，便无所怨惧。8、有些人，因为陪你走的时间长了，你便淡然了，其实是他们给你撑起了生命的天空；有些人，分开了，就忘了吧，残缺是一种大美。9、照自己的意思去理解自己，不要小看自己，被别人的意见引入歧途。10、没人能让我输，除非我不想赢！11、花开不是为了花落，而是为了开的更加灿烂。12、随随便便浪费的时间，再也不能赢回来。13、不管从什么时候开始，重要的是开始以后不要停止；不管在什么时候结束，重要的是结束以后不要后悔。14、当你决定坚持一件事情，全世界都会为你让路。15、只有在开水里，茶叶才能展开生命浓郁的香气。