房产办公室部门职能.doc
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1、房产办公室部门职能 【PMS管理】 2003-5-31 房产办公室部门职能部门名称:房产办公室 直接上级:总经理直接下级:人事主管,后勤主管,律师,法务助理,网络管理员,档案员,文员,投诉员部门本职:负责房产行政事务、人事、物质后勤、档案工作;主要职能:l 文件收发;l 会议召集;l 印章管理;l 行政费用审核;l 档案管理;l 行政监督;l 编制审定;l 人员招聘;l 工资福利;l 人员奖惩;l 岗前培训;l 员工考核;l 表单更新;l 日常行政管理;l 物资申购调配l 印刷、刻章、书报杂志管理;l 车辆调派保养;l 合同管理;l 证照申办、验资;l 投诉调解诉讼;l 办公自动化、网络化;兼
2、管职能:l 企业大事记l 部门的消防及安全l 文稿文印办公主任岗位职责 【PMS管理】 2003-5-31 办公主任岗位职责岗位名称:办公室主任 直接上级:总经理直接下级:人事、档案专员;物资后勤专员;文员本职工作:本公司行政管理工作兼业务助理工作直接责任:l 负责公司日常行政管理工作规章制度建立l 处理上级领导管理部门交办事宜l 部门协调;文件草拟、来信回复l 行政费用预算审核、报销审批l 外出单、复印单审批l 月考核审核、提报;人员奖惩审核、提报l 公司印章管理;行政例会召开;案场抽查l 软件使用管理-兼l 营业日报表汇总、统计、核对-兼l 表单流转管理、检查-兼l 协助召开业务会议及会后
3、档案整理-兼l 业务部档案建立、整理、归档、查阅-兼领导责任: 日常行政、人事、后勤、档案管理领导。主要权力:l 外出单、复印单审批l 月考核、奖惩、审核、提报l 行政费用预算、报销审核、提报l 公司印章使用管理l 本部门人员分工、调配、考核权l 人员异动、编制等审核并提报l 行销专列审稿管理范围:公司行政管理工作。人员素质:l 身体健康,25岁以上,大专以上学历;l 了解房产业务知识,有行政人事及档案管理经验,有原则性、协调能力较强;l 工作态度认真负责,善于沟通,考虑事情周全。人事文员岗位职责 【PMS管理】 2003-5-31 人事文员岗位职责岗位名称:人事文员 直接上级:办公室主任本职
4、工作:l 营销公司员工人事档案的建立、整理、利用、归档l 每日总部人员考勤记录,案场考勤抽查l 各部门、案场用人编制计划的汇总、初审、提报l 营销公司经理、员工培训计划编制、预算、实施l 协助人员招聘、面试、带教检查、综合考核l 月考核的催办、汇总、提报l 各部门人员调动、配置l 奖惩提议、初审、提报l 员工工资、福利l 员工谈心l 负责总部档案管理l 建立健全各级档案管理制度,落实到人l 半年一次的档案归档移交工作落实l 对各部门档案工作的指导、管理、检查。工作责任:l 考核汇总工作及时、准确。奖惩分明;l 档案管理工作制度化、规范化, 保存完整;l 能根据公司及员工发展需要制定培训计划并付
5、诸实施;l 为各部门工作提供必要的人力资源,因材施用;l 建立良作的沟通协调关系,及时反映员工的思想状况。工作范围:公司所涉及的人事工作、档案工作。素质要求:l 身体健康,25岁以上,大专以上学历,有人事档案工作经验者为佳。l 工作认真负责。协调沟通能力较强,细致周到,处事有原则性,有保密观念。行政文员岗位职责 【PMS管理】 2003-5-31 行政文员岗位职责岗位名称:行政文员 直接上级:办公室主任本职工作:l 文件、资料、表单、报告等打印、校对、排版;l 电话接听、记录转达;l 房产软件信息输入、使用;l 传真、收发、复印、通知;l 每日留言版登记;l 电脑管理;l 领导交办的各项临时事
6、宜;l 有关文件、刊物、物品的发放;l 办公室接待;工作责任:文件打印准确及时,各项工作快速、正确完成工作范围:行政办公室涉及的文员工作素质要求:l 身体健康,具有中专以上学历;l 有“办公自动化”合格证书、中英文打字熟练(70字/分钟);l 熟练使用办公室自动化软件;l 工作认真负责,大方,待人处事,头脑敏捷,处事忙而不乱。后勤文员岗位职责 【PMS管理】 2003-5-31 后勤文员岗位职责岗位名称:后勤文员 直接上级:办公室主任本职工作:l 总部各部门物资及办公用品预算、申购、审核、领取、下发、保存l 对案场物资配备、调度l 物资设备使用造册、异动管理。l 物资设备维修提报、报废管理l
7、办公区域环境卫生管理、检查、执行l 用车计划审核、提报房产办公室l 领导其他交办事宜l 印刷发包事宜l 协助行销专列栏目策划、组稿,修改、校对、下发、外寄工作责任:l 物资后勤工作能按需、按时、按量配置到位,并具备合理性、高效性、杜绝浪费使用l 办公区域管理严格、有序、保持整洁、舒适、美观l 刊物按期保质保量出刊,有创新,校对无差错,下发l 及时。工作范围:公司物资后勤工作。素质要求:l 身体健康,大专以上,男性最好,l 有物资后勤工作经验为好,l 工作认真负责,细致周到,能任劳任怨,l 考虑助编工作,需有一定的文笔,懂刊物排版。办公室主任岗位职责 【PMS管理】 2003-5-31 办公室主
8、任岗位职责部门名称:房产办公室 直接上级:总经理直接下级:人事主管,后勤主管,律师,法务助理,网络管理员,档案员,文员,投诉员部门本职:负责房产各部门行政事务、人事、物质后勤、档案工作;主要职能:l 人事:l 编制管理:按机构、岗位进行人员编制,实施用人计划;l 人员招聘:面试、背景调查、带教检查、综合考核、上岗工作;l 劳资管理:考勤、工资、福利l 奖惩管理:提议、核准、执行l 培训管理:编制培训计划及预算费用,岗前培训、企业知识培训、专业知识培训、素质培训,检查招待及统计l 考核管理:考核、建立员工等级及技术档案l 行政检查:检查员工手册及有关规章制度的招待情况l 日常管理:输岗位异动、离
9、职、外地籍员工工作寄住证等人事手续。l 后勤:l 物资管理:申请、审核、调配、购置、立册、使用及维养、报废管理;l 印刷、刻章、书报杂志管理l 车辆使用管理:调度排车、车辆维养、审照、车辆修理复审、司机考核l 法务l 合同管理:合同条款审核,签署有关意见l 证照管理:各类企业资质年检,证照申办l 投诉管理:对房产有关投诉事宜进行调解,诉讼等。l 办公管理:l 文件管理:文件的拟、收、发、存l 会议管理:各类通知、晨会及各类雠的召集、主持,并作好记录l 印章管理:开具一切企业对外证明,加盖公章等l 行政费用管理:预算审核,报销复核,具体招待情况检查l 档案管理:网络建设的维护,档案检查及收缴,有
10、关政府部门的统计报表l 检查:检查公司的一切程序是否得到执行兼管职能:l 企业大事记l 员工生活、卫生l 部门的消防及安全文稿文印财务部门岗位职能 【PMS管理】 2003-5-31 财务部门岗位职能部门名称:房产财务部 直接上级:总经理直接下级:会计、出纳部门本职:房地产开发项目的财务核算与财务管理,及时为总经理及集团有关领导提供准确的财务信息,为企业决策当好参谋。主要职能:一、 核算:l 办理现金、银行收付业务,填制记帐凭证,登记日记帐和明细帐;l 审核原始凭证,监督贯彻落实有关财务制度的执行;l 正确进行成本核算,及时对帐,确保帐帐、帐实、帐表相符;l 编制会计报表,申报税收及会计师报表
11、。二、 财务管理:l 参与预算制定,并监督预算执行,编制预算执行情况表;l 进行财务分析,准确、及时做好对业务经理经营状况的考核表;l 加强内部控制制度,对发现的问题及时采取措施予以解决,并制定相关制度,做到事前控制,防患于未然;l 编制有关统计报表,提供信息和建议,当好业务经理和总经理的参谋。l 房产部各职能部门的预算控制兼;l 对各售楼处统计报表的审核兼。经理助理岗位职责 【PMS管理】 2003-5-31 经理助理岗位职责岗位名称:经理助理 直接上级:监理公司经理直接下级:总监、项目部经理、各专业监理、资料员本职工作:上情下达、下情上报、确保监理公司工作有效有序开展。直接责任:对自己所负
12、责的工作及连带的工作负责。领导责任:对监理公司的秩序、面貌,发展,效益负协助管理的责任。主要权力:l 协助经理处理各类日常事务、行政及业务管理、经营等工作;l 规范部门内员工对公司各项规章制度的执行情况;l 协调好各部门工作,及时沟通、解决问题;l 建立及完善与相关政府管理部门及合作方的关系;l 做好部门日常行政管理检查及业务规范操作检查;l 做好有关行政费用的计划工作;l 完成上级部门布置的其它工作;管理范围:l 对内、对外的管理组织协调;l 内部行政、人事管理;人员素质:l 较强的组织协调能力和专业理论知识;l 良好的敬业精神,充沛的体力;经理岗位职责 【PMS管理】 2003-5-31
13、经理岗位职责岗位名称:经理 直接上级:房产总经理直接下级:经理助理、总监、各项目部经理本职工作:每年管理工作评审及制定重大质量方针、质量目标。直接责任:对本部门的管理工作负责,对重大决策指示所产生的结果负责。领导责任:对监理公司的工作秩序,精神面貌,发展完善经济效益负责。主要权力:l 处理各类日常事务、行政、业务管理、经营等工作;l 保证公司各项规章制度的贯彻执行;l 解决好各部门之间的协调工作;l 加强对外的组织、协调、公关的工作;l 督促本部门日常行政管理检查及业务规范化检查;l 把好费用支出最终关审核;管理范围:监理公司内部的行政管理、经营、活动、业务开展等。人员素质:要有相应的监理领导
14、岗位的管理经历,较高的文化学历和待业理论知识,良好的敬业精神,健康的体魄。总台接待员岗位职责 【PMS管理】 2003-5-31 总台接待员岗位职责岗位名称:总台接待员 直接上级:本职工作:l 收发传真;l 来电接听,记录转达;l 来宾引导;l 每日报刊管理,信件收发;l 房产广告剪报-兼;l 广告具体信息、查询、汇总-兼;l 详细信息登记、汇总-兼;l 分类整理-兼;l 系统归档-兼;工作责任:l 传真、信件收发准确无误;l 接听来电口齿清晰,运用礼貌用语,记录转达及时准确;l 熟悉各部门人员引导正确无误;l 每日报刊广告剪贴,无遗漏兼;l 信息电话问询详细全面兼;l 汇总登记准确无误兼;l
15、 分类整理系统、规范、利于查询兼;l 能迅速提供有关区域的广告剪报兼;工作范围:房地产事业部素质要求:l 接待工作一丝不苟、热情大方、端庄谦逊;l 工作细致、周到、全面、熟悉区域市场;l 身体健康,气质好。内勤岗位职责 【PMS管理】 2003-5-31 内勤岗位职责岗位名称:服务中心内勤 直接上级:服务中心经理本职工作:l 接听电话;l 打字及文印;l 各类报表统计;l 文件、办公物品的发放;l 档案收集并归档;l 办公区域清洁;l 考勤记录;工作责任:l 接听电话要求吐字清晰,有礼貌,措词得当及记录转达;l 文稿文印,信件、传真收发,贷款记录及时准确输入电脑;l 及时统计各类报表,要求数据
16、精确,上报及时;l 各类通知,文件及办公用品发入,并做好发放记录,办公用品申领做好员工手册登记;l 档案归档要求齐全有序,及时收取有关新的资料及政策法规;l 办公区域保持整洁,资料文件保管有序得当;l 配合房产办公室做好日常事务;工作范围:素质要求:大专以上,身体健康,良好的品德修养,工作认真,仔细有条理,务实。办事员岗位职责 【PMS管理】 2003-5-31 办事员岗位职责岗位名称:进户办办事员 直接上级:进户办主管本职工作:l 进户;l 办理主权证;l 更名手续的操作;l 合同归档;工作责任:一、 进户l 建立帐册、登录合同、整理材料;l 发信通知交房、进户;l 计算房款对照合同、收据收
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