办公室日常工作管理.ppt

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1、情境三情境三 办公室日常工作管理办公室日常工作管理Situation 3 Situation 3 Office Routine ManagementOffice Routine Management学习目标学习目标1课堂导入课堂导入2课堂开展课堂开展3小结与练习小结与练习4学学习习流流程程学习目标学习目标通过此次课的学习，你将掌握以下内容：u1.能够区分办公室布局，理解办公室环境的构成u2.能进行办公用品的采购、分发和管理u3.能制定值班表和处理值班工作突发事件u4.能够进行邮件收发、处理u5.理解电话礼仪，能接打各种办公室电话u6.熟练操作办公室常用设备u7.合理安排个人时间，为上司制定合理

2、形成安排u8.掌握现金管理和商务费用报销流程 课堂导入课堂导入问题：u1.涉外秘书办公室日常工作有哪些？u2.秘书应该怎样做来使得日常工作有序开展？Office Routine ManagementMaintenance and Management of Office Environment Management of Office Supplies On Duty Mail Management Telephoning Office Equipment Operation Time and Efficiency ManagementPetty Cash Management and Bus

3、iness Expense Reimbursement 办公室环境的维护与管理办公室环境的维护与管理硬环境自然环境：绿化、空气、光线、颜色、声音、设备、安全。软环境社会环境：办公室人际关系。办公室的布局办公室的布局1 1、开放式布局、开放式布局2 2、封闭式布局、封闭式布局开放式布局优于封闭式布局：开放式布局优于封闭式布局：能源成本、建筑成本、空间利用率、能源成本、建筑成本、空间利用率、面积需求量、重新布局的灵活性、排面积需求量、重新布局的灵活性、排 除交流、沟通的心理障碍。除交流、沟通的心理障碍。封闭式布局优于开放式布局：封闭式布局优于开放式布局：空间私密性、声音环境空间私密性、声音环境办公

4、室绿化办公室绿化会客室的绿化体现公司形象上司办公室的绿化 宁静、宽敞、舒适，色淡香微办公室的空气办公室的空气温度温度 流通流通湿度湿度清洁清洁 办公室的光线办公室的光线 柔和柔和节能节能办公室的声音办公室的声音防止噪音防止噪音选取适当的办公室音乐选取适当的办公室音乐 办公室的安全办公室的安全对安全隐患采取相应措施，创造和维护对安全隐患采取相应措施，创造和维护健康安全的办公环境。健康安全的办公环境。GoogleGoogle的山景城（的山景城（Mountain ViewMountain View）总部总部4343号大楼号大楼GoogleGoogle园区园区原属原属SGISGI，这是，这是当年留下的

5、工作当年留下的工作区域，区域，GoogleGoogle将将其改造成为了阁其改造成为了阁楼风格的办公室楼风格的办公室 Google 43号大楼里的号大楼里的“帐篷办公室帐篷办公室”原型原型 微软微软Mountain View Mountain View 办公室内的绿色植物，办公室内的绿色植物，地毯中含有可循环再生的材料地毯中含有可循环再生的材料 微软微软Mountain View Mountain View 办公大楼外的露天休息区。办公大楼外的露天休息区。微软微软Mountain View Mountain View 办公大楼外的喷泉雕塑墙。办公大楼外的喷泉雕塑墙。GoogleGoogle总部开

6、往其它城市的公交车，总部开往其它城市的公交车，内有无线互联网接入装置。内有无线互联网接入装置。这是微软这是微软Mountain View Mountain View 大楼楼顶的太阳能面板。大楼楼顶的太阳能面板。GoogleGoogle总部的电动滑板车和自行车，总部的电动滑板车和自行车，这里更像是大学校园，而不是办公场所。这里更像是大学校园，而不是办公场所。GoogleGoogle员工可以带着自己的狗狗上班，员工可以带着自己的狗狗上班，GoogleGoogle称这可以让他们身心愉快。称这可以让他们身心愉快。商务秘书对办公责任区的管理商务秘书对办公责任区的管理上司办公区上司办公区个人工作区个人工作

7、区公共工作区公共工作区保持办公桌干净整齐的有效办法：保持办公桌干净整齐的有效办法：除了你手头事情以外，把办公桌上所有其它文件清理掉。除了你手头事情以外，把办公桌上所有其它文件清理掉。所有其他文件都必须放在文件夹里或抽屉里，而且应当所有其他文件都必须放在文件夹里或抽屉里，而且应当放在一个好找的地方。放在一个好找的地方。其它文件不要放到你正在进行的工作中去，也不要做其其它文件不要放到你正在进行的工作中去，也不要做其它的很有吸引力的工作。它的很有吸引力的工作。一件工作转手后，再调查一下你的工作安排次序，然后一件工作转手后，再调查一下你的工作安排次序，然后开始做下一件最为重要的事情。开始做下一件最为重

8、要的事情。早晨你上班前，当天首先要做的那件事所需要的资料都早晨你上班前，当天首先要做的那件事所需要的资料都要放在办公桌上。要放在办公桌上。经常查看你的办公桌，保持桌面整洁。经常查看你的办公桌，保持桌面整洁。办公室用品的管理办公室用品的管理重要性：重要性：办公人员工作效率办公人员工作效率企业的营运成本企业的营运成本企业经济效益企业经济效益（一）办公用品的计划（一）办公用品的计划办公用品的分类办公用品的分类办公用品的计划与采购办公用品的计划与采购办公用品采购计划办公用品采购计划办公用品采购计划办公用品采购计划 （年年 月）月）编号：编号：0074223 0074223 版本：版本：A A 流水号：

9、流水号：006006序序号号名称名称规格规格单单位位数数量量申请部申请部门门库库存存实需购买实需购买量量完成情况完成情况1 1墨盒墨盒EPSON 750EPSON 750彩彩 个个2 2办公室办公室0 02 22 2回形回形针针盒盒3 3办公室办公室0 03 33 3剪刀剪刀中中把把3 3办公室办公室0 03 34 4台笔台笔支支3 3办公室办公室0 03 35 5茶叶茶叶包包2 2办公室办公室0 02 2采购要求采购要求了解需求了解需求适合需要适合需要合乎规格合乎规格及时供应及时供应经济合理经济合理（二）办公用品的发放（二）办公用品的发放建立发放制度：专人负责；定时发放；填建立发放制度：专人

10、负责；定时发放；填写申请；明确紧急领用程序。写申请；明确紧急领用程序。紧急领用物品时应遵循的程序和步骤：申紧急领用物品时应遵循的程序和步骤：申请表特批单领导签字请表特批单领导签字节约教育节约教育办公用品申请表办公用品申请表领用单位领用单位 领用人领用人 领用时间领用时间用途用途部门负责人签部门负责人签字字管理部门负责人签管理部门负责人签字字品种品种数量数量单价单价总价总价发放人签发放人签字字值班工作值班工作内容值班工作内容1 1、制定值班制度、制定值班制度2 2、安排值班人员、安排值班人员3 3、制定值班表、制定值班表制定值班制度制定值班制度建立岗位责任制建立岗位责任制建立信息处理制度建立信息

11、处理制度严格的保密制度严格的保密制度坚持交接班制度坚持交接班制度值班具体工作接听电话接听电话 礼貌的语言态度，专业的工作方式礼貌的语言态度，专业的工作方式 做好电话记录做好电话记录接待来访并作记录接待来访并作记录完成上司临时安排的任务完成上司临时安排的任务收取邮件及文件并作登记收取邮件及文件并作登记值班注意事项严格执行以下制度：严格执行以下制度：u工作岗位责任制工作岗位责任制u信息处理制度信息处理制度u保密制度保密制度u交接班制度交接班制度邮件管理邮件管理 (Mail Management)(Mail Management)ProcedureProcedure收邮件 分发处理邮件 登记邮件 定

12、时收取邮件定时收取邮件 清点签收邮件注意事项MAIL REGISTER(登记登记)DATEFROM/DESCRIPTIONMAILREGISTER/DISPOSITION/TODATEFOLLOW-UP部门邮件的分发处理 上司邮件的分发处理 注意事项 接打电话接打电话 (Telephoning)(Telephoning)打电话打电话 时间选择充分准备礼貌对人拨打记录 Date/TimeToTel.No.DescriptionByRemarks接打电话接打电话 (Telephoning)(Telephoning)接电话三声原则 自报家门 认真记录 Date/TimeFromTel.No.Desc

13、riptionByRemarks接打电话接打电话 (Telephoning)(Telephoning)灵活处理打给上司的电话 领导不在 领导正忙 领导不想接听 接打电话接打电话 (Telephoning)(Telephoning)手机的使用 文明使用 信息安全 放置到位 Office Equipment OperationOffice Equipment Operation打印机打印机 （PrinterPrinter）Office Equipment OperationOffice Equipment Operation复印机复印机 （PhotocopierPhotocopier）Office

14、 Equipment OperationOffice Equipment Operation数码相机数码相机 （Digital CameraDigital Camera）Office Equipment OperationOffice Equipment Operation扫描仪扫描仪 （ScannerScanner）时间与效率时间与效率管理管理Time and Efficiency Management日常工作时间安排与计划日常工作时间安排与计划 Arrangement for Daily Affairs 上司商务旅行日程上司商务旅行日程安排与管理安排与管理 Schedule for Bus

15、iness Trip Arrangement for Daily AffairsArrangement for Daily Affairs 日程安排的内容（Main Contents）日程安排的基本要求（Basic Requirements）日程安排的形式（Itinerary Forms）日志的系统（Itinerary Systems）年度计划日程安排表年度计划日程安排表一月14日召开职工代表大会23日董事会二月参加广交会三月召开股东大会董事长去日本考察四月3日职工技能大赛开始，5日结束公司举行“以人为本”演讲比赛.十二月进行年终总结大会，奖励先进个人和车间月计划日程安排表月计划日程安排表日期

16、星期上午下午1二条山酒业集团公司建厂50周年厂庆2三皇台集团等兄弟单位参观3四李银城董事长、王强元副经理去比利时参加展销会人力资源部召开会议，在2楼会议室31一全体职工大会，王晓元经理做年度报告并奖励优秀员工周计划日程安排表周计划日程安排表星期上午下午一8点半，2楼，李董事长介绍参展情况11点，李董事长参加市委的午餐会14点市场营销科汇报工作，3楼会议室二8点王强元副经理组织各部部长学习新的企业法；10点，王晓元经理在衢州饭店与新加坡客商进行谈判，12点共进午餐15点迎接市工商局、环保局检查徐可圣副经理负责三9点半，李董事长会见日本客人16点李董事长、王晓元经理会见新到的大学毕业生四五六日日计

17、划日程安排表日计划日程安排表条山酒业集团公司庆祝建厂50周年日程安排表12月1日（星期二）8：309：00条山酒业集团公司庆祝建厂50周年代表签到9：009：05王强元副经理主持，李银城董事长致欢迎辞9：059：10皇台酒业集团公司董事长王自兴致辞9：109：15市政府涉外秘书长王鹏元致辞9：159：45王晓元经理做主题发言，介绍集团发展过程和未来目标9：4510：40构建共赢的价值链，推进竞合策略。广告科科长赵志强10：4011：00短暂休息，与会人员留影11：0013：00午餐14：3016：30李董事长陪同各位来宾去车间参观16：3017：30圆桌会议17：3019：30答谢酒会19：3

18、021：00一起观看晚会由公司公关部、文艺部负责Schedule for Business TripSchedule for Business Trip 旅行计划内容旅行日程表的格式要求与内容办理出国旅行手续的内容、程序 旅行日程表办理出国旅行手续的内容、程序申请护照签证健康证书办理出境登记卡 订票Petty Cash Management and Business Expense Reimbursement Petty Cash ManagementBusiness Expense ReimbursementPetty Cash ManagementPetty Cash Management

19、领取现金收到单据授权人签字核查内容支付登记PETTY CASH VOUCHER零用现金凭单 PETTY CASH VOUCHERNO.：DATE：AMOUNT：PAID TO：FOR：RECEIVED BY：Business Expense ReimbursementBusiness Expense Reimbursement申请取得授权人同意领取借款自己垫付发生费用，取得发票凭票报销单位名称姓名职别出差事由到达地点出差日期自年月日至年月日共天项目金额城乡间交通工具住宿费伙食补助火车飞机汽车轮船共天在途天住勤天火车卧铺补助费不乘飞机补助外地市内交通费住宿费包干结余其他金额人民币（大写）￥主管：报销人：财务审核：差旅费报销单SummarySummary办公室布局,办公室环境的构成办公用品的采购、分发和管理值班表和处理值班工作突发事件邮件收发、处理接打各种办公室电话操作办公室常用设备时间与效率管理小额现金管理和商务费用报销课外作业与练习课外作业与练习1.案例讨论，2.分小组讨论，3.小组给出总结；4.2.请拟定一份办5.公室值班安6.排。