成功会议主持培训教材课件.ppt

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1、成功会议主持成功会议主持主要内容为什么要开会为什么要开会什么是有什么是有效的会议效的会议有效会议组织的一般步骤有效会议组织的一般步骤如何扮演一个成功的会议主持人如何扮演一个成功的会议主持人什么是会议？什么是会议？会议是由若干人参加，他们聚到一会议是由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或作出决定。起是为了解决问题或作出决定。为什么要开会?发布政策或指令发布政策或指令交流信息或沟通协调交流信息或沟通协调寻求问题解决方案寻求问题解决方案人员培训指导人员培训指导任务的布置或传达任务的布置或传达业务总结或回顾业务总结或回顾会议的频率会议的频率：请将下列相关选项用横线连接起来：请将下列相关选项用横线连

2、接起来 A、固定的部门会议一般每两月一次B、一对一会议随时C、处理突发事件的会议按需要D、全体会议一般每月一次考虑其他交流方式考虑其他交流方式 电话电话会会议议视频会议视频会议电子邮件电子邮件其他其他 会议效率不高的原因及具体表现会议效率不高的原因及具体表现项 次原因具体表现（1）时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能参会者发言混乱

3、，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。无效会议的后遗症与会人员会抱有消极态度借故不参加会议结论无法有效执行高效会议的八大特征 有效会议组织的一般步骤会前准备会前准备主持会议主持会议会后跟踪会后跟踪会前准备检查会议召开的必要性检查会议召开的必要性确定会议的主题及目的确定会议的主题及目的选择会议的类型选择会议的类型确定会议主持人确定会议主持人会议程序和安排准备会议程序和安排准备参加者的确定和通知参加者的确定和通

4、知资料事先备妥，会中或会后分发资料事先备妥，会中或会后分发电脑幻灯片制作时要注意：电脑幻灯片制作时要注意：醒目的标题用足够大的字体仅包括重要的单词立意新颖会前准备电脑幻灯片制作时要注意：电脑幻灯片制作时要注意：文字易读简明扼要(仅包括重要的单词)主题突出注意字体/大小/颜色避免不必要的装饰字数不能过多字句以片语为佳会前准备电脑幻灯片制作时要注意：电脑幻灯片制作时要注意：图形视觉线条图/柱形图/圆形图一览表:表格/组织图/过程图/流程图地图/图画/照片会前准备会前准备会议室安排会议室安排f会议室宽敞，大小适中（屋长是屏幕的会议室宽敞，大小适中（屋长是屏幕的6倍，长倍，长*宽宽=4*3）f电源电源

5、/设备到位设备到位f避免干扰声音避免干扰声音f通风设备良好、温度适宜通风设备良好、温度适宜f采光好、柔和光线采光好、柔和光线f座位宽敞，高低适中座位宽敞，高低适中f讲台预留大空间讲台预留大空间f正确的位置安排正确的位置安排会议室安排会议室安排（3）（2）（1）主持会议营造合适的会议气氛营造合适的会议气氛控制会议主题和时间控制会议主题和时间安排记录安排记录鼓励参与鼓励参与寻求反馈寻求反馈协调与会人的关系协调与会人的关系避免冲突或冗长的争论避免冲突或冗长的争论鼓励及引导会议结果鼓励及引导会议结果会后跟踪会议评估、明确会议决议会议评估、明确会议决议撰写会议纪要或决议撰写会议纪要或决议发送会议纪要或决

6、议发送会议纪要或决议检查落实情况、确定最后期限检查落实情况、确定最后期限协调有关部门的工作协调有关部门的工作追踪决议事项之进度追踪决议事项之进度如何扮演一个成功的会议主持人如何扮演一个成功的会议主持人会议主持人的特质会议主持人的特质思维敏捷、清晰思维敏捷、清晰分析概括能力分析概括能力中立的态度中立的态度无偏见的立场无偏见的立场有耐心、善观察有耐心、善观察有协调能力有协调能力机智灵活机智灵活沉着安然沉着安然自制力强自制力强善表达善表达富有幽默感富有幽默感解决问题的技巧解决问题的技巧了解及分析与会者谁将参加此次会议？谁是决策者？其影响力如何？做决定的人对情况的了解程度如何？做决定的人对目前情况的看

7、法如何？是想强化/弱化/改变他的看法？评估做决定的人对建议案会有何种反应？做决定的人是属于哪种类型的？还有谁会参加此次会议？他们会有多大程度上会影响到决定的形成？会议主持人对自己的了解与分析自己对会议涉及问题所了解的程度如何？自己对会议其他参加者的了解和熟悉程度？自己的观点给其他参与者的信服度有多大？自己是属于哪一种类型的人？自己的观点优势在哪里？有利的一面？自己的观点有哪些部分可能会被挑战的？会议主持人紧张心理分析-固有的胆怯-缺少自信-缺少经验-对会议内容缺乏把握-担心会议不成功会带来的负面效果-过于但心与会者的反应-过度负责感-语言不熟练如何缓解你的紧张充分的准备熟悉并检查场地和各种设备

8、带齐所需资料及辅助材料对紧张的认识，适度的紧张会产生一定的兴奋（有益的）正面思考，重新整理思路，但不要太多考虑细节排除各种干扰因素（如；迟到、空泛私语等）在开场前几分钟，和与会者聊天如何缓解你的紧张适当使用开场白调整呼吸/放松肌肉避免语速过快/过慢手中持握小件物品适当走动心理暗示上场后，首先环顾四周开场白n使用“开场白”的目的 -营造会议的气氛 -吸引与会者的注意 -提出会议的意图 -引出所谈的话题开场白n开场白：以什么切入主题（Ice Break)-自我介绍及认识与会者-说明此次会议的目的及要达到的效果-说明这个会议对与会者的重要性-说明这个会议将涉及哪些内容-说明将如何展开及安排整个会议-

9、询问与会者所关心的开场白n开场白：巧妙而独特的方式-戏剧性的开场白-询问式的开场白-笑话/玩笑/游戏式的开场白-自我介绍-直截了当式的开场白掌握议题6个要领1.先安排好会议的程序，然后按部就班地进行2.了解问题 当然是了解我们能了解及能解决 的问题3.控制及掌握与会者的建议4.分析比较要客观，最好要有数据及图形的实 际资料5.好的决议应由民主的方式来达成6.要保证决议的贯彻与执行 会议主持人的语言表达技巧U演示中的语言特点-鲜明的目的性 -感人的艺术性 -谐和的综合性会议主持人的语言表达技巧语言表达时要注意：-简洁、明了易于理解-具亲和力愿意听,乐于接受-形象生动印象深刻,经久不忘-启发性思维

10、活跃,富于创造会议主持人的语言表达技巧声音的控制-说话口齿清晰-音量必须适当-语速需要控制-避免语调平淡-注意运用语气会议主持人的语言表达技巧语言的表现力/感染力-陈述/祈使/疑问/感叹/排比-举例/顺承/转承/假设/因果运用不同的转承表现方式来表达情绪 爱与恨、悲与喜、忧与惧、信与疑运用语气的升、降、平、仄注意：主次、繁简、呼应、过渡注意：主次、繁简、呼应、过渡过渡的技巧要做到过渡轻松自然不生硬，你可以：用问题激起与会者的兴趣，然后再展开新内容阐明新内容在整体结构中的地位及其重要性，从而使与会者明确目的用与主题相关的幽默、故事或实例来开头/过渡依靠视听手段或实物来开始过渡会议主持人的非语言表

11、达技巧非语言表达功能：有声语言的辅助和补充具有暗示和替代作用有助于会议氛围的控制有助于会议主持人树立良好的个人形象会议主持人的非语言表达技巧非语言表达的注意点：尽可能站着讲尽可能不使用麦克风和讲桌与与会者保持适当距离控制表情与格调保持眼神的接触适当的走动和手势穿着打扮得体会议主持人的非语言表达技巧视线接触视线接触 眼睛会把我们所听到的话的情绪反应透露出来不注视对方会弱化沟通的效力，甚至会被认为不礼貌视线接触的方法视线接触的方法 选定目标，一次只看一个人 一次一句话 不要逐排逐行的看，避免扫描 避开挑战目光 给重要的人士多一点视线接触会议主持人的非语言表达技巧会议主持人的非语言表达技巧姿势和手势

12、适当走动/手势，但不要成为频繁的兜步者站直站立，不要长时间倚靠一物体用手势强调重点手势要大到全部与会者看得到手势有变化，不要长时间纠和在一起动作与动作之间有适当的停顿暂时结束有争议性的会议会议的结尾*归纳与总结*了解反应*解答疑问*与开场白联系*下一步行动计划*结束语会议主持人“守则”对事不对人对事不对人让他人有自信、有让他人有自信、有“面子面子”保持建设性互动关系保持建设性互动关系预见问题并先行处理预见问题并先行处理以身作则以身作则过分表达个人立场过分表达个人立场-要客观要客观替与会者做决定替与会者做决定用威胁口吻表达意见用威胁口吻表达意见言之无物言之无物 会议主持人“守则”总结会议的目的和

13、主题总结会议的目的和主题让每一个人都讲话让每一个人都讲话不要让某一个人控制会议或讲无关事宜不要让某一个人控制会议或讲无关事宜安排议题的顺序和控制议题的时间安排议题的顺序和控制议题的时间主要会场的变化及时调整主要会场的变化及时调整一旦形成一致，立即结束该问题的讨论一旦形成一致，立即结束该问题的讨论以总结来结束会议、明确各自的任务以总结来结束会议、明确各自的任务小结：有效会议的注意要点（一）不能为了贪图自己的方便，找一堆人来开会找真正相关的人来开会，不要找专门负责开会的人千万不能找那些无关、又没有决定权的人来开会明确会议的具体目的。确定是真正必须的。单向的沟通不需要要求会议。考虑会议的替代品，例如

14、备忘录或电话会议当你必须举办一个会议时，一定要制定会议日程并严格遵守。明确会议的具体目的。确定是真正必须的。单向的沟通不需要要求会议。考虑会议的替代品，例如备忘录或电话会议当你必须举办一个会议时，一定要制定会议日程并严格遵守。小结：有效会议的注意要点（二）设定时间期限。准时开始，准时进行，准时结束允许人们按照是否能对会议做出贡献来自由参加各项日程开会前就要先发给与会所有人有关会议的资料要不断控制。不要偏离主题，按目标进行会议规模不要太大，人数要尽可能地控制试着站着开会，这样，以很少的时间就会达到很多目的总结会议结果。阐明和回顾分配的任务准备跟踪的行动计划。注明必须做什么，谁来做，什么时间做。会

15、议结束时给每人一份会议结束时花几分钟时间评价一下会议质量。讨论和认定下次会议的改进方法附录：当附录：当.时，如何办时，如何办?有人总是迟到有人总是迟到:准时开始准时开始谢谢其它人的准时谢谢其它人的准时全体共同订立罚则全体共同订立罚则用标语提醒请勿迟到用标语提醒请勿迟到通知他主管通知他主管当.时，如何办?有人总是在接听或打手机有人总是在接听或打手机 :会议一开始就订立公约关机或者是改成振动会议一开始就订立公约关机或者是改成振动准时中间休息准时中间休息休息次数增加，每次时间减少休息次数增加，每次时间减少当手机响，会议暂停，用眼神提醒他当手机响，会议暂停，用眼神提醒他当.时，如何办?有人在打瞌睡有人

16、在打瞌睡:表示出对大家工作辛苦的理解表示出对大家工作辛苦的理解鼓励大家多站起来走动鼓励大家多站起来走动注意室内温度是否太热了注意室内温度是否太热了增加声音语调抑扬顿挫增加声音语调抑扬顿挫会议步调加快会议步调加快问与会者问题问与会者问题短暂休息短暂休息当.时，如何办?你不知道答案时你不知道答案时:说说:“对不起对不起,我不了解这些信息。我不了解这些信息。”然后然后:征询与会者中专家的意见征询与会者中专家的意见 问问:“你是怎么想的你是怎么想的?”笼统回答一下问题笼统回答一下问题,并承诺日后会给提问者提供详细并承诺日后会给提问者提供详细的信息的信息 提供资源提供资源 当.时，如何办?有人问你一个对

17、立的问题时有人问你一个对立的问题时:尊重提问者并避免自我防卫尊重提问者并避免自我防卫 避免与其陷入一场唇枪舌战避免与其陷入一场唇枪舌战 邀请其在会后同你进行交谈邀请其在会后同你进行交谈 当.时，如何办?你提问冷场时你提问冷场时:重新复述问题重新复述问题 解释沉默解释沉默请具体人员给予评论请具体人员给予评论当.时，如何办?与会者与会者过分积极时过分积极时:提醒注意提醒注意“游戏规则游戏规则提限制式问题提限制式问题要求结合主题发言要求结合主题发言复述并转移话题复述并转移话题征求其他人的意见征求其他人的意见当.时，如何办?有人私下交谈时有人私下交谈时:“你们所谈的内容是否我们大家也应该知道你们所谈的

18、内容是否我们大家也应该知道?”对方错了时对方错了时:“这是看待这个问题的一种方法。这是看待这个问题的一种方法。”“我能明白你的意思我能明白你的意思,但是如何运用到目前的情况中但是如何运用到目前的情况中去去?”当.时，如何办?你可能卷入一场争论时你可能卷入一场争论时:保持冷静保持冷静 倾听！复述。可能时表示赞同倾听！复述。可能时表示赞同 你不断被征询观点时你不断被征询观点时:见机行事！需要时回答问题。不然的话，让其他见机行事！需要时回答问题。不然的话，让其他人参与人参与 当.时，如何办?对方固执已见时对方固执已见时:“我们能否暂时谈到这我们能否暂时谈到这?”征询其他人的看法征询其他人的看法 对方

19、不善于表达时对方不善于表达时:换种说法（复述他换种说法（复述他/她所讲的话）她所讲的话）,但不是说但不是说:“让让我重复一下我重复一下!”对方罗嗦时对方罗嗦时:用引导的方法进行用引导的方法进行“打断打断”当.时，如何办?你引导讨论时你引导讨论时:始终集中注意力于要点始终集中注意力于要点 采用间歇性小结采用间歇性小结 作出有效打断作出有效打断 有效地改变方向有效地改变方向 控制时间控制时间 当.时，如何办?有人攻击其它与会者的意见有人攻击其它与会者的意见:对大家的勇于表达谢谢与理解。对大家的勇于表达谢谢与理解。问其它与会者的看法。问其它与会者的看法。重新强调会议公约，尊重每个人的意见，如果没重新

20、强调会议公约，尊重每个人的意见，如果没有马上订定。有马上订定。休息时与他谈谈，请他帮忙，多尊重每个人的意休息时与他谈谈，请他帮忙，多尊重每个人的意见。见。当.时，如何办?11、人生的某些障碍，你是逃不掉的。与其费尽周折绕过去，不如勇敢地攀登，或许这会铸就你人生的高点。12、有些压力总是得自己扛过去，说出来就成了充满负能量的抱怨。寻求安慰也无济于事，还徒增了别人的烦恼。13、认识到我们的所见所闻都是假象，认识到此生都是虚幻，我们才能真正认识到佛法的真相。钱多了会压死你，你承受得了吗?带，带不走，放，放不下。时时刻刻发悲心，饶益众生为他人。14、梦想总是跑在我的前面。努力追寻它们，为了那一瞬间的同

21、步，这就是动人的生命奇迹。15、懒惰不会让你一下子跌倒，但会在不知不觉中减少你的收获;勤奋也不会让你一夜成功，但会在不知不觉中积累你的成果。人生需要挑战，更需要坚持和勤奋!16、人生在世：可以缺钱，但不能缺德;可以失言，但不能失信;可以倒下，但不能跪下;可以求名，但不能盗名;可以低落，但不能堕落;可以放松，但不能放纵;可以虚荣，但不能虚伪;可以平凡，但不能平庸;可以浪漫，但不能浪荡;可以生气，但不能生事。17、人生没有笔直路，当你感到迷茫、失落时，找几部这种充满正能量的电影，坐下来静静欣赏，去发现生命中真正重要的东西。18、在人生的舞台上，当有人愿意在台下陪你度过无数个没有未来的夜时，你就更想

22、展现精彩绝伦的自己。但愿每个被努力支撑的灵魂能吸引更多的人同行。19、积极的人在每一次忧患中都看到一个机会，而消极的人则在每个机会中看到了某种忧患。莫找借口失败，只找理由成功。20、每一个成就和长进，都蕴含着曾经受过的寂寞、洒过的汗水、流过的眼泪。许多时候不是看到希望才去坚持，而是坚持了才能看到希望。1、有时候，我们活得累，并非生活过于刻薄，而是我们太容易被外界的氛围所感染，被他人的情绪所左右。2、身材不好就去锻炼，没钱就努力去赚。别把窘境迁怒于别人，唯一可以抱怨的，只是不够努力的自己。3、大概是没有了当初那种毫无顾虑的勇气，才变成现在所谓成熟稳重的样子。4、世界上只有想不通的人，没有走不通的

23、路。将帅的坚强意志，就像城市主要街道汇集点上的方尖碑一样，在军事艺术中占有十分突出的地位。5、世上最美好的事是：我已经长大，父母还未老;我有能力报答，父母仍然健康。6、没什么可怕的，大家都一样，在试探中不断前行。7、时间就像一张网，你撒在哪里，你的收获就在哪里。纽扣第一颗就扣错了，可你扣到最后一颗才发现。有些事一开始就是错的，可只有到最后才不得不承认。8、世上的事，只要肯用心去学，没有一件是太晚的。要始终保持敬畏之心，对阳光，对美，对痛楚。9、别再去抱怨身边人善变，多懂一些道理，明白一些事理，毕竟每个人都是越活越现实。10、山有封顶，还有彼岸，慢慢长途，终有回转，余味苦涩，终有回甘。11、失败

24、不可怕，可怕的是从来没有努力过，还怡然自得地安慰自己，连一点点的懊悔都被麻木所掩盖下去。不能怕，没什么比自己背叛自己更可怕。12、跌倒了，一定要爬起来。不爬起来，别人会看不起你，你自己也会失去机会。在人前微笑，在人后落泪，可这是每个人都要学会的成长。13、要相信，这个世界上永远能够依靠的只有你自己。所以，管别人怎么看，坚持自己的坚持，直到坚持不下去为止。14、也许你想要的未来在别人眼里不值一提，也许你已经很努力了可还是有人不满意，也许你的理想离你的距离从来没有拉近过.但请你继续向前走，因为别人看不到你的努力，你却始终看得见自己。15、所有的辉煌和伟大，一定伴随着挫折和跌倒；所有的风光背后，一定

25、都是一串串揉和着泪水和汗水的脚印。16、成功的反义词不是失败，而是从未行动。有一天你总会明白，遗憾比失败更让你难以面对。17、没有一件事情可以一下子把你打垮，也不会有一件事情可以让你一步登天，慢慢走，慢慢看，生命是一个慢慢累积的过程。18、努力也许不等于成功，可是那段追逐梦想的努力，会让你找到一个更好的自己，一个沉默努力充实安静的自己。19、你相信梦想，梦想才会相信你。有一种落差是，你配不上自己的野心，也辜负了所受的苦难。20、生活不会按你想要的方式进行，它会给你一段时间，让你孤独、迷茫又沉默忧郁。但如果靠这段时间跟自己独处，多看一本书，去做可以做的事，放下过去的人，等你度过低潮，那些独处的时光必定能照亮你的路，也是这些不堪陪你成熟。所以，现在没那么糟，看似生活对你的亏欠，其实都是祝愿。