文书与档案管理基础知识(第二版)-教学ppt课件-第七章-档案保管和保护.ppt

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2、悉进行档案保管的基本工作条件。熟悉进行档案保管的基本工作条件。n3.掌握档案库房管理的基本方法。掌握档案库房管理的基本方法。第一节第一节 档案保管档案保管教学重点教学重点n1.档案保管的定义。档案保管的定义。n2.档案库房管理规定档案库房管理规定教学难点教学难点档案库房管理方法档案库房管理方法第一节 档案保管n档案保管是指对已经整理好并存入库房的档案，根据其内容、形式和材质，采取的科学存放和安全防护措施，是一项日常维护和保护工作。n档案保护则是研究档案制成材料损坏规律及科学保护档案技术方法，避免或减缓各种不利因素对档案制成材料的破坏作用，延长档案寿命。n档案的保管必须借助一定的物质条件，物质条

3、件的优劣决定着档案保管水平的高低。档案保管的物质条件是指档案保管所需的一切物质装备。第一节 档案保管n一、档案保管的工作条件一、档案保管的工作条件n1.档案库房档案库房n存放档案的空间场所（建筑物），应符合档案保管的专业要求，主要有以下具体要求：n（1）专用。档案库房不能和办公室合用，也不能放置其他杂物。在楼层安排上应避免“顶天立地”，即尽可能不用底层和最高层做库房。n（2）坚固。档案库房必须是正规的建筑物，门窗的封闭性能良好，坚固耐火，并具有防强光和防风沙的功能，不能是临时、简陋建筑。如图7-1所示。第一节 档案保管n图7-1 档案库房第一节 档案保管n（3）建筑及其材质符合要求。档案库房不

4、能是木质结构；不能使用易燃和保温、隔热性能差的建材；符合防火、防水、防潮、防光、防污染源等基本要求。n（4）位置适宜。档案库房不能建在低洼处，要远离水源、火源、污染源；地下室和顶层楼房不能用作档案库房。在交通条件方面，即要方便利用，又要便于必要时档案的疏散搬迁第一节 档案保管n2.档案库房设备档案库房设备档案库房的基本设备包括防火、防盗装置、空气温湿度监控测试和调节设备。n（1）档案库房防火、防盗监控设备主要有无线红外探测器、烟感、温感火灾探测器、自动报警器、气体灭火设备。n（2）温湿度监控设备。目前，国内温湿度测量设备有：普通温湿度计、干湿球温湿度计、日记（周记）式温湿度记录仪、智能温湿度记

5、录仪、多路温湿度自动测控仪、温湿度自动监控管理系统等。n（3）空调设备主要有中央空调、单体空调（窗式、分体、柜式等）。n（4）湿度调节设备有去湿机、加湿器等。第一节 档案保管n3.档案装具档案装具档案装具是放置档案实体的设备器具，是档案馆（室）必备的物质条件之一。主要包括档案箱、档案架和档案柜。n（1）档案箱。档案箱一般叠放使用，优点是便于挪动，能防尘、防盗，缺点是造价高，占用空间较多。n（2）档案柜。是比较传统的档案装具，使用灵活，便于挪动，有利于防火、防光、防尘、防虫、防鼠，对危害档案的因素有一定的延缓和阻挡作用。如图7-2所示。第一节 档案保管图图7-2 档案装具档案装具第一节 档案保管

6、n（3）档案架。分为开放式档案架和活动式密集架两种。开放式档案架结构简单，造价便宜，空间利用率高，但对于防止和延缓各种有害因素对档案的损坏来说，不如档案箱、柜，所以，开放架适用于能够大范围控制温湿度的库房，一般情况下，档案数量多，保护条件较好的库房可用开放架；活动式密集架提高库房使用面积，使库房单位面积档案的贮存量增加1.5-2倍，并且有利于防火、防光、防尘。但造价较高，调阅档案不及一般档案架方便。对库房承重能力有一定的要求。第一节 档案保管n4.档案包装材料档案包装材料n档案包装后可以防止光线、灰尘及有害气体对档案的危害，减少档案载体的机械磨损。主要材料包括档案卷皮、卷盒及包装纸等n（1）卷

7、皮。卷皮是封面与封底连为一体的半封闭式卷夹，它不仅可以保护文件，同时它本身也是案卷的封面，便于查找利用。分为软卷皮和硬卷皮两种。n（2）卷（件）盒。卷盒则是全封闭式的盒子，有利于防光、防尘、减少机械磨损，是目前保管案卷的一种较好的方法。如图7-3所示。n（3）包装纸。一些既不适于装订，也不便于装盒的档案，可以用比较结实的纸张包装存放。第一节 档案保管图7-3 档案盒第一节 档案保管n知识窗n卷皮和卷盒规格卷皮和卷盒规格n软卷皮规格为297210（A4型文件用纸）或260185（16开文件用纸），用软卷皮包装的案卷必须装入卷盒中存放。硬卷皮规格为300220或280210（长和宽），厚度分别为1

8、0、15、20三种。n卷盒的外形尺寸为300220（长和宽），盒脊厚度有30、40、50三种规格。为防止档案散落，卷盒要有绳带等扣紧装置。第一节 档案保管二、档案库房管理规定二、档案库房管理规定1.人员出入库管理人员出入库管理库房管理人员既是库房管理的主体，也是库房管理的对象。一般情况下，档案库房只允许库房管理人员进入，非库房管理人员原则上不允许进入档案库房。因工作需要，如参观、维护库房、设备等需进入库房时，则需对进入库房的人员、时间、目的进行登记，并在库房管理人员的陪同下进入。非工作时间一般不允许进入库房。第一节 档案保管2.档案出入库管理档案出入库管理档案，特别是科技档案经常处于流动和变化

9、状态，因此档案部门应加强对库存档案变化情况的管理，建立档案收进、移出登记和档案借阅代卷卡，保证帐物符合，完整无缺。档案室（馆）所藏档案材料实体与档案材料的目录要相吻合，档案的收进、移出、保存、销毁、展出等都必须有严格的手续，随时掌握档案的库存量、借出量、阅览量、移出量、销毁量，确保档案不丢失。第一节 档案保管3.用电安全及防火制度用电安全及防火制度电力、电气设备的安装使用不当，是档案库房的主要安全隐患之一。档案库房的电器设备，应定期检查、保养，发现隐患及时排除。严禁工作人员擅自改接电线、电源。严格控制档案库房中使用明火、电炉、电熨斗等电器设备，严禁在库房吸烟。档案库房中的空调机、去湿机、微波杀

10、菌灭虫机等设备要有专人管理。库房应配足灭火工具，并安放在便于取用的地方，消防通道严禁堆放杂物，库房管理人员应学习消防的基本知识并掌握灭火的技术方法。第一节 档案保管n4.安全检查制度安全检查制度n建立安全检查制度，加强对档案进行安全检查，是库房管理的一项重要工作，是维护档案安全与完整的一项重要措施。n安全检查工作的内容有：档案保管状况、库房管理状况、保密工作情况，如档案库房中的各种安全出隐患、档案文件有无机械磨损、人为撕毁、自然老化、字迹褪变、洇水、渍化、受潮粘结、虫蛀鼠咬、霉变等损坏情况和档案的收进移出数量与档案登记簿中的数量是否符合等。第一节 档案保管三、档案实体管理三、档案实体管理1.档

11、案装具的摆放和编号档案装具的摆放和编号库房中的档案架、柜、箱等装具应排列有序，统一编号。不同规格、不同式样的档案柜、架、箱应该分开排列，尽量做到整齐一致。档案柜、架、箱的排列应注意充分利用空间，同时也要便于档案的搬运和取放，不能太松或太紧。装具不能紧贴墙壁排放，一般与墙壁保持不小于10的距离；列与列之间不小于60的距离；每一列的走向应与窗户所在的墙壁垂直；每一列装具应排列整齐。装具编号一般以房间为单位进行，每一单元内的装具按从左至右、自上而下依次编列（排）号、柜架号、层格号（箱号），其号码一般采用阿拉伯数字。第一节 档案保管2.档案排列及存放方法档案排列及存放方法（1）档案排列方法。档案一般按

12、全宗进行排列，排列方法有两种：一是按全宗顺序号排列，对全宗和全宗实体的安排比较方便；二是全宗分类排列法，对全宗的系统管理和全宗信息的控制较为有利。特殊载体档案，可根据载体材料的不同，将纸质档案和其他特殊载体的档案（如照片、磁盘、光盘等）分库存放、排列或排架。但应在全宗指南、案卷目录说明中有所交待，并在全宗末尾放置参见卡片，指明存放地点，以保持应有的联系。在同一载体内，通常按全宗排架，即一个全宗内的档案集中在一起存放、排列，按档案号顺序排放。（2）档案的存放方式。档案在装具中的存放方式主要有竖放和平放两种。具体对比见表7-1。第一节 档案保管n表7-1 档案材料摆放方式类型优点缺点备注竖放式档案

13、盒的脊背向外，可以直接看到脊背上的档号，查找、整理、归还都比较方便盒中档案材料较少时容易造成纸张卷曲大多数档案材料使用这种方式平放式有利于保护档案，其空间利用效率也稍大些抽出和插入档案不方便；需在每一摞夹一纸条或卡片标明其起止编号多用于保管珍贵档案，纸张柔软、辐面过大、不宜竖放的档案也应平放。采用这种方式应适当控制叠放的高度第一节 档案保管n3.存放位置索引和档案代理卡的编制存放位置索引和档案代理卡的编制n（1）档案存放位置索引。档案存放位置索引是一种记录、引导性的管理工具，是以表册或卡片形式，将档案在库房及装具中的存放秩序情况如实记录和反映出来，便于档案工作人员了解档案存放位置并迅速取放档案

14、。n存放位置索引一般以全宗或以库房及装具为单位编制。n以全宗为单位编制的档案存放位置索引见表7-2，以库房及装具为单位编制的档案存放位置索引见表7-3。第一节 档案保管n表7-2 以全宗为单位编制的档案存放位置索引全宗名称全宗号案 卷目录号案卷目录名称目录中案卷起止卷号存 放 位 置房号架柜箱号层（格）号第一节 档案保管n表7-3 以库房及装具为单位编制的档案存放房间号档案柜、架、箱号存 放 档 案全宗号全 宗 名 称目录号案卷起止号第一节 档案保管n（2）档案代理卡。档案代理卡又称代卷卡，凡是从库房中调出一个或一组卷号相连的案卷，就随即填写一张代理卡，放在所调出档案的位置上，待还卷时将其取出

15、，这样可以有效防止误放现象发生。用过的代理卡，还可作为登记、统计、分析档案利用等情况的素材。全宗号目录号卷号调出时间调出原因调卷人归还时间还卷人表表7-4 档案代理卡档案代理卡第一节 档案保管n4.管理全宗卷管理全宗卷n全宗卷是档案馆（室）在某个全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的记录材料专卷。n（1）全宗卷的内容。）全宗卷的内容。n主要包括：在收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工作中形成的文件材料，即立档单位的历史考证、档案整理工作方案、立卷说明、移交和接收文据、档案鉴定材料分析报告、销毁清册、安全检查记录、档案数量与状况统计、全宗指南、机关组织沿革、档案利用的重要登记等。第一节 档案

16、保管n（2）全宗卷的性质和特点）全宗卷的性质和特点n全宗卷不是全宗内文件的组成部分，而是档案室（馆）在工作活动中形成的一种档案。它不固定保存在形成全宗卷的档案室（馆），而是随着全宗的流动相应地保存在全宗档案所在的档案室（馆）。n（3）全宗卷的作用）全宗卷的作用n全宗卷是档案馆（室）管理全宗的一种工具，可以为立档单位整理、鉴定、统计、利用服务，以及进一步收集该单位档案提供重要的依据，是档案工作人员掌握全宗情况不可缺少的材料。n（4）全宗卷的管理）全宗卷的管理n全宗卷应单独集中保管，按全宗号进行排列。当档案移交到另一个档案室（馆）保管时，其相应的全宗卷也应随之移交。第七章档案保管与保护第七章档案保

17、管与保护n第二节第二节 档案保护档案保护第二节档案保护第二节档案保护n教学目标教学目标n1.了解档案损坏的基本原因。了解档案损坏的基本原因。n2.熟悉档案保护和修复的基本技术。熟悉档案保护和修复的基本技术。第二节第二节档案保护档案保护教学重点教学重点档案损坏的内因和外因教学难点：教学难点：档案保护技术第二节 档案保护n1.内因内因n指档案的载体材料、书写材料等本身的质量对档案寿命长短产生的影响。n（1）纸张。纸张是档案的主要载体材料，大部份档案都是纸质的，纸张质量的好坏，是影响档案自然损坏的一个极其重要的因素。n纸张由植物纤维的纸浆做成，植物纤维的成份有纤维素和非纤维素两类。纤维素能抗水、抗油

18、、抗酸，而非纤维素能够溶解在水、油、酸、碱之中。纸张的质量主要取决于纸浆中的纤维素和非纤维素的比重。一般白、厚且有光亮的纸，纤维素含量多，耐久性强。n一、档案损坏的原因一、档案损坏的原因第二节 档案保护n（2）墨和墨汁。墨的耐久性最好，它的基本成分是碳素，并添加了防腐、防霉剂。墨汁的耐久性较好，它的成分主要有色剂（碳素）、骨胶（使色剂粘在纸上）、纯碱、冰片、樟脑油等。用墨和墨汁书写的档案寿命长。n（3）墨水。碳素墨水和蓝黑墨水质量最好，耐光不怕氧化，而红墨水、纯蓝墨水是加染料制成的，怕水、怕光，日久褪色。n（4）铅笔。颜色经久不褪，但怕摩擦，彩色铅笔害怕光照。n（5）复写纸和圆珠笔。耐久性差，

19、极易褪色和扩散。n2.外因外因n指保管档案的周围环境条件因素对档案质量的影响。n（1）温湿度。有关研究表明，不适宜的温度是25C以上，湿度是70%以上。n（2）光线。太阳光对纸张的字迹有较大的破坏作用，光线能和纤维素发生氧化作用，使纸张发黄变脆。第二节 档案保护n（3）灰尘。灰尘会玷污档案，也是昆虫和微生物借以藏身繁殖之地，有的灰尘还有腐蚀性和毒性。n（4）机械作用。指摩擦、揉折、撕裂等现象对档案的破坏。n（5）各种有害生物。如害虫、霉菌等对档案的破坏。n另外，还有水、火、污染等原因，都会对档案造成损害。第二节 档案保护n1.档案保护的档案保护的“八防八防”n（1）防火。在库房建筑材料、装具的

20、选用、电器及其线路的安装、使用等方面，消除一切火灾隐患，库房内外必须配置消防灭火器材。n（2）防盗。库房门窗要坚固（最好安装防盗门），尽量安装防盗报警和视频监控装置，离开库房时严格检查并锁好房门。n（3）防水。库房要建在地势较高、有利于防洪的位置，库房内及附近不能有水源。避免将档案库房设在地下室和顶层楼房。二、档案保护的防护技术第二节 档案保护n（4）防潮。每天测量库房湿度，发现湿度过低地要及时采取增湿措施，湿度过高及时采取除湿措施。n（5）防霉。定期检查档案文件，适当放置防霉药品，发现有霉变迹象应及时通风并配合采取其他措施。n（6）防虫（鼠）。档案入库时要进行灭菌消毒，在库房内定期检查，放置

21、防虫（鼠）药品，搞好库房清洁卫生，有效预防和治理虫害。第二节 档案保护n（7）防尘。库房及其门窗、档案装具要有良好的密封性能，定期对库房及装具进行除尘。n（8）防光。库房尽量无窗、少窗、小窗。窗门要安装磨砂玻璃、带花纹的或有色的玻璃，并配置窗帘，库房照明灯具应为磨砂白炽灯。第二节 档案保护n2.库房的温湿度控制库房的温湿度控制n库房内的温湿度是直接影响档案自然寿命的主要环境因素，因此，管理人员要每天测量并记录库房温湿度的情况。若发现温湿度不合乎要求，应及时采取措施进行调整。n档案库房适宜的温度范围是：14至20之间，适宜的相对湿度范围是：50%至65%之间。温度高于25、湿度大于70%就需要及

22、时采取措施进行控制。n控制和调节温湿度的方法有如下几点：一是要对库房进行严格封闭；二是使用恒温、恒湿、增温、增湿或降温、减湿等机械设备；三是要注意通风；四是可通过可放置水盆、挂置湿纱布等来增湿，放置木炭、生石灰等来除湿等。第二节 档案保护n2.库房的温湿度控制库房的温湿度控制n库房内的温湿度是直接影响档案自然寿命的主要环境因素，因此，管理人员要每天测量并记录库房温湿度的情况。若发现温湿度不合乎要求，应及时采取措施进行调整。n档案库房适宜的温度范围是：14至20之间，适宜的相对湿度范围是：50%至65%之间。温度高于25、湿度大于70%就需要及时采取措施进行控制。第二节 档案保护n控制和调节温湿

23、度的方法有如下几点：控制和调节温湿度的方法有如下几点：n一是要对库房进行严格封闭；n二是使用恒温、恒湿、增温、增湿或降温、减湿等机械设备；n三是要注意通风；n四是可通过可放置水盆、挂置湿纱布等来增湿，放置木炭、生石灰等来除湿等。第二节 档案保护n控制和调节温湿度的方法有如下几点：控制和调节温湿度的方法有如下几点：n一是要对库房进行严格封闭；n二是使用恒温、恒湿、增温、增湿或降温、减湿等机械设备；n三是要注意通风；n四是可通过可放置水盆、挂置湿纱布等来增湿，放置木炭、生石灰等来除湿等。第二节 档案保护n知识窗知识窗温度和湿度对档案的影响温度和湿度对档案的影响n高温影响高温影响n高温会促使字迹材料

24、及声像档案的影像分解，也会使耐热性差的复写纸、圆珠笔等字迹发生油渗扩散现象n高温有利于档案有害生物的生长与繁殖n高温会加快档案纸张材料中各种有害化学杂质对纸和纤维的破坏作用第二节 档案保护n潮湿影响潮湿影响n潮湿会加速档案纸张材料纤维素的水解n潮湿会使耐久较差的纯蓝墨水、红墨水等字迹褪色n潮温有利于档案有害生物的生长繁殖n潮湿还有加快空气中有害气体，灰尘等对档案制成材料的损毁作用第二节 档案保护n1.档案的修复档案的修复n所谓“修复”就是修整和恢复，它通过实施各种修复技术，使档案“延年益寿”。n（1）纸质档案的修裱。利用传统方法制作的小麦淀粉为胶粘剂，运用修、补、托裱等传统方法，对破损档案进行

25、修复。通过修裱可使档案被虫咬的孔洞和局部腐朽、残破等得到修复，并增加档案的机械强度。n三、档案的修复、去污与复制第二节 档案保护n（2）档案字迹和纸张的加固。档案制成材料中，有的字迹耐久性差，如铅笔字迹不耐磨，红蓝墨水字迹不耐水，圆珠笔、复写纸字迹不耐热等，采用加固技术，提高它们的耐久性。主要有喷涂、加膜两种方法。n喷涂法喷涂法用具有粘性的化学药液（胶粘剂）喷涂在档案上，胶粘剂中易挥发的溶剂挥发后，形成一层薄膜，使字迹得于巩固，使纸张强度增加。n加膜法加膜法在档案的正反两面各加一层透明网膜，档案被透明网膜夹在中间，既不影响阅读，又可加强纸张的强度。n2.档案的去污档案的去污（1）机械去污法。机

26、械去污法是借助小刀、毛刷等工具，将污斑刮除刷去。这种方法主要用于纸张强度较好，而污斑较厚易除的档案。n（2）溶剂去污法。根据不同的物质在不同溶剂中的溶解度，可选用水或其他溶剂去污。n（3）氧化剂去污法。对档案纸张某些污斑用溶剂难以去污时，可用氧化剂与污斑发生化学反应，达到去污的目的。用于氧化去污的氧化剂有氯胺T、过氧化氢、二氧化氯、次氯酸盐、高锰酸钾等。第二节 档案保护n3.档案的复制档案的复制（1）重氮型晒图技术。重氮型晒图技术是复制技术图纸的主要方法，其特点是：复印简单，速度快，价格低，但复印品容易褪色，保存寿命短。n（2）静电复印技术。静电复印技术是电摄影方法的一种，其特点是：复印速度快，对原稿适应性强，应用范围广，复印品图像清晰。静电复印品虽属比较耐久，但不及油印和铅印品。n（3）缩微摄影技术。缩微摄影技术是利用摄影的方法将档案文献缩小记录在缩微品上。