《办公软件教程》PPT课件.ppt

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1、电电 脑脑 小小 常常 识识做表小技巧做表小技巧 ExcelExcel 基基 础础 知知 识识 PowerpointPowerpoint 基基 础础 知知 识识 word word 基基 础础 知知 识识常用常用办公软件办公软件知识知识文档的编辑文档的编辑Ctrl键+光标键用键盘上的几个光标键配合Ctrl键进行定位：事实上使用Ctrl加任意一个方向键有另一种效果：按Ctrl+左方向键，光标向左移动了一个词的距离；再按一下Ctrl+右方向键，光标向右移动了一个词的距离。现在按Ctrl+上方向键，光标到了段落的开始位置，再按一下，光标到了上一个段落的开始；现在按Ctrl+下方向键，光标到了下一个段

2、落的首行首字前面。3.Ctrl键+翻页键使用Ctrl键配合PageUp和PageDown键的作用是浏览。按Ctrl+PageUp键，光标到了整个页面的首行首字前面，再按一下，光标到了前一页的首行首字前面。按Ctrl+PageDown键，光标到了下一页的首行首字前面。光标的定位光标的定位Word是微软公司的Office系列办公组件之一，是目前世界上最流行的文字编辑软件。使用它我们可以编排出精美的文档，方便地编辑和发送电子邮件，编辑和处理网页等等。Word是什么是什么?文字的选取文字的选取1.用鼠标选取用鼠标选取在要选定文字的开始位置，按住鼠标左键移动到在要选定文字的结束位置松开；或者按住Shif

3、t键，在要选定文字的结束位置单击，就选中了这些文字。这个方法对连续的字、句、行、段的选取都适用。2.行的选取行的选取把鼠标移动到行的左边，鼠标就变成了一个斜向右上方的箭头，单击，就可以选中这一行了。或者把光标定位在要选定文字的开始位置，按住Shift键按End键（或Home键），可以选中光标所在位置到行尾（首）的文字。你可以试试用Shift键配合其它的光标键进行选取，挺好吧！在文档中按下左键上下进行拖动可以选定多行文字；配合Shift键，在开始行的左边单击选中该行，按住Shift键，在结束行的左边单击，同样可以选中多行。3句的选取句的选取按住Ctrl键，单击文档中的一个地方，鼠标单击处的整个句

4、子就被选取。选中多句：按住Ctrl键，在第一个要选中句子的任意位置按下左键，松开Ctrl键，拖动鼠标到最后一个句子的任意位置松开左键，就可以选中多句。配合Shift键的用法就是按住Ctrl键，在第一个要选中句子的任意位置单击，松开Ctrl键，按下Shift键，单击最后一个句子的任意位置。4段的选取段的选取在第一段中的任意位置三击鼠标左键，选定整个一段。选中多段：在左边的选定区双击选中第一个段落，然后按住Shift键，在最后一个段落中任意位置单击，一样可以选中多个段落。文字文字的的选取选取5矩形选取矩形选取按住Alt键，在要选取的开始位置按下左键，拖动鼠标可以拉出一个矩形的选择区域。配合Shif

5、t键：先把光标定位在要选定区域的开始位置，同时按住Shift键和Alt键，鼠标单击要选定区域的结束位置，同样可以选择一个矩形区域(如图2)。6 6全文选取全文选取 使用快捷键Ctrl+A可以选中全文；或先将光标定位到文档的开始位置，再按Shift+Ctrl+End键选取全文；按住Ctrl键在左边的选定区中单击，同样可以可以选取全文。7 7扩展选取扩展选取 此外，Word还有一种扩展的选取状态，按下F8键，状态栏上的“扩展”两个字由灰色变成了黑色，表明现在进入了扩展状态；再按一下F8键，则选择了光标所在处的一个词；再按一下，选区扩展到了整句；再按一下，就成了一段了；再按一下，就成全文了；再按，没

6、反应了，按一下Esc键，状态栏的扩展两字变成了灰色的，表明现在退出了扩展状态。这就是扩展状态的选取。用鼠标在“扩展”两个字上双击也可以切换扩展状态。扩展状态也可以同其它的选择方式结合起来使用，进入扩展状态，然后按住Alt键单击，可以选定一个矩形区域的范围。选取文字的目的是为了对它进行复制、删除、拖动、加格式等操作。复制复制和和粘贴粘贴对重复输入的文字，利用复制和粘贴功能比较方便，方法是：先选定要重复输入的文字，使用“编辑”菜单中的“复制”命令或右键菜单中的“复制”命令或快捷键Ctrl+C命令对文字进行复制；然后在要输入的地方插入光标，使用“编辑”菜单中的“粘贴”命令或右键菜单中的“粘贴”命令或

7、快捷键Ctrl+V可以实现粘贴，这样可以免去很多输入的麻烦(如图3-4)。移动移动和和剪切剪切先说移动：先选中要移动的文字，然后在选中的文字上按下鼠标左键拖动鼠标，一直拖动到要插入的地方松开，那儿的文字就跑到这儿了，这常用于字句位置的调换。你也可以这样做：先选定要移动的文字，按F2键，光标变成了虚短线，现在用键盘把光标定位到要插入文字的位置，按一下回车键，文字就移动过来了。剪切跟复制差不多，所不同的只是复制只将选定的部分拷贝到剪贴板中，而剪切在拷贝到剪贴板的同时将原来的选中部分也从原位置删除了。文字的删除文字的删除文字的删除文字的删除Delete键通常只是在删除数目不多的文字时使用，如果你要删

8、除的文字很多，那就很麻烦了。当我们删除一整段的内容时，先选中这个段落，然后按一下Delete键或使用“编辑”菜单中的“清除”命令，就可以把选中的这个段落全部删除了，很快吧！删除文字还可以使用Backspace键，它的作用是删除光标前面的字符。对于输入错误的字可以用它来直接删除。其他输入技巧其他输入技巧如果在选定文字的状态下输入文字的话，那么输入的文字就替代掉了选定的文字。Word还有一种改写的输入方式。按一下Insert键，状态栏上灰色的“改写”两个字变成了黑色。输入文字，那么光标右边的文字就被输入的文字代替了；再按一下Insert键，就可以退出改写状态了。把改写也可以变成Word默认的输入方

9、式：打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”选项卡，选中改写模式，单击“确定”按钮，我们就把文档的默认输入方式改为了改写方式(如图5)。还可以重复输入同样的文字：输入一个“晓宇”，按一下F4键，在文档中就又出现一个“晓宇”，这对我们要在多个地方输入相同的内容时特别有用。插入日期和时间插入日期和时间打开“插入”菜单，选择“日期和时间”命令，打开“日期和时间”对话框，使用默认的格式，在“语言”下拉列表框中选择“中文”，单击“确定”按钮，在文档中就出现了Windows系统的中文日期(如图9)。插入日期和时间插入日期和时间如果在“语言”下拉列表框中选择“英文”，可以看到左边

10、的列表框中日期和时间的格式就都变成了英文的了，还是使用它默认的格式，单击“确定”按钮，文档中就插入了一个这种格式的“英文”日期和时间(如图10)。不过用这种方法加到文档中的日期和时间是根据Windows系统中的时间来确定的，如果系统时间不正确的话，插入的时间和日期也不正确。插入日期和时间插入日期和时间使用插入域的方法也可以用来插入日期和时间：打开“插入”菜单，单击“域”命令，打开“域”对话框，在左边的“类别”列表中选择“日期和时间”项，右边的“域名”列表中选择Date，单击“选项”按钮，打开“域选项”对话框，从“日期/时间”列表中选择一种日期格式，单击“添加到域”按钮，给要插入的日期和时间设置

11、一个固定的格式；单击“确定”按钮，回到“域”对话框，单击“确定”按钮，我们在文档中就添加了一个日期（如图11）。还可以使插入的日期和时间自动更新：打开“日期和时间”对话框，选中“自动更新”复选框，单击“确定”按钮。实际上它的作用是当你的系统日期改变时，插入的这个日期和时间会跟着改变，这样在你需要用几天时间编辑一个文档时，里面的日期和时间就不用再一一手动去改了。查找和替换查找和替换 如果想把稿件中所有的“编排”要替换成“排版”，我们不必一个一个去替换。可以使用替换来做：打开“编辑”菜单，单击“替换”命令，就出现这样一个“替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入要替换的内容“编排”，在下面输入要替

12、换成的内容“排版”，单击“查找下一处”按钮，Word就自动在文档中找到下一处使用这个词的地方，这时单击“替换”按钮，Word会把选中的词替换掉并自动选中下一个词。如果确定了文档中这个词肯定都要被替换掉，那就直接单击“全部替换”按钮，完成后Word会告诉替换的结果(如图16)。如果不是想替换什么，而只是想查找的话，可以使用“查找”项。单击“查找”选项卡，在“查找内容”输入框中输入要查找的内容，单击“查找下一处”按钮，就可以找到文档中下一处使用这个字的位置了。这里这个“区分全/半角”是表示在查找时应该区分全/半角，单击“高级”按钮，在下面就出现了查找的高级选项，看这个区分全/半角前面的复选框已经被

13、选中了。我们的汉字系统对标点、数字以及一些符号的处理有全角和半角的分别，在输入法中对这些都是有设置的。当然有些标点是只有在全角状态下才有的。这是两个逗号，其中一个是全角，另一个是半角，全角这个字符占的位置要比这个半角的大一些(如图17)。查找和替换查找和替换 从前面我们注意到查找、替换从前面我们注意到查找、替换和定位其实是在同一个对话框和定位其实是在同一个对话框中的三个选项卡，在中的三个选项卡，在Word中对中对应着三个功能都有其各自的快应着三个功能都有其各自的快捷键：查找是捷键：查找是Ctrl+F；替换是；替换是Ctrl+H；定位是；定位是Ctrl+G。打开这个对话框还可以这打开这个对话框还

14、可以这样做：单击垂直滚动条上的这样做：单击垂直滚动条上的这个按钮，单击面板中的望远镜个按钮，单击面板中的望远镜图标，就打开了查找和替换对图标，就打开了查找和替换对话框。话框。基础排版知识基础排版知识-文字的格式文字的格式在文档中如何输入一个X的平方：先输入“X2”，然后将2选中，打开“格式”菜单，单击“字体”命令，打开“字体”对话框，在下面的“效果”栏中选择“上标”，单击“确定”按钮，这样就可以了(如图1)。这个上标是文字格式的一种，在Word里，有关字的特殊效果基本上是用文字格式来实现的。下面说一下文字的格式：.常用文字格式 文字的格式可以说就是文字的外观，文字的字体和字号是最常用的文字格式

15、。此外在Word里面可以设置的文字格式还有很多。我们来看一下：选中这里第一段的文字，单击工具栏上的这个“加粗”按钮，选中文字的笔画就变粗了；再单击这个按钮，让按钮弹起来，文字又恢复原状了；单击这个“倾斜”按钮，可以把文字变成斜体显示；单击“下划线”按钮，选中的文字下面就出现了下划线。想把这个下划线设置成红色的波浪线，单击“下划线”按钮中的下拉箭头，选择这种波浪线，下划线变成波浪线了；再单击这个箭头，这次选择“下划线颜色”项，从弹出的颜色面板中选择“红色”，在文档中单击取消选择状态，它就变成你要的样子了。.添加边框和底纹选中文字，单击工具栏上的“字符边框”按钮，选中的文字周围就出现了一个边框，再

16、单击这个“字符底纹”按钮，文字又添加上了底纹。给文字添加边框和底纹不但能够使这些文字更引人注目，而且可以使文档更美观。当然，让文字以不同的颜色显示，也能起到突出显示的作用。选中文字，单击“格式”工具栏上的“字体颜色”按钮中的下拉箭头，从弹出的面板中选择“粉红”，文字的颜色就改变了，取消选定，在Word中还可以对文字在横向上进行缩放：选中文字，单击“字符缩放”按钮中的下拉箭头，选择150%，文字就变宽了(如图2)。基础排版知识基础排版知识-文字的格式文字的格式段落的格式段落的格式.段落间距段落间距把光标定位在要设置的段落中，打开把光标定位在要设置的段落中，打开“格式格式”菜单，选择菜单，选择“段

17、落段落”命令，打开命令，打开“段段落落”对话框，在对话框，在“间距间距”选择区中，单击选择区中，单击“段后段后”设置框中向上的箭头，把间距设置为设置框中向上的箭头，把间距设置为“6磅磅”，单击单击“确定确定”按钮，这样这个段落和后面的段落之间的距离就拉开了，这里的段和段之间并不是用按钮，这样这个段落和后面的段落之间的距离就拉开了，这里的段和段之间并不是用回车来分开的。回车来分开的。.对齐方式对齐方式在在Word里我们通常用的段落的对齐方式有四种，分别是两端对齐、居中、右对齐里我们通常用的段落的对齐方式有四种，分别是两端对齐、居中、右对齐和分散对齐。这表示光标所在段落的对齐方式是两端对齐；我们单

18、击这个和分散对齐。这表示光标所在段落的对齐方式是两端对齐；我们单击这个“居中居中”按钮，这是居中按钮，这是居中的效果；单击的效果；单击“右对齐右对齐”按钮，这是右对齐的效果，再单击这个按钮，这是右对齐的效果，再单击这个“分散对齐分散对齐”按钮，文字就这样来按钮，文字就这样来排列了。排列了。Word的左对齐，因为用得比较少，所以在的左对齐，因为用得比较少，所以在Word里没有把左对齐按钮放到工具栏上里没有把左对齐按钮放到工具栏上来。日常使用中通常都是用两端对齐来代替左对齐。实际上，左对齐的段落里最右边是不整齐的，来。日常使用中通常都是用两端对齐来代替左对齐。实际上，左对齐的段落里最右边是不整齐的

19、，会有一些不规则的空，而两端对齐的段落则没有这个问题。会有一些不规则的空，而两端对齐的段落则没有这个问题。.段落行距段落行距行距就是行和行之间的距离，选中全文，打开行距就是行和行之间的距离，选中全文，打开“格式格式”菜单，单击菜单，单击“段落段落”命令，单击对话框命令，单击对话框中中“行距行距”下拉列表框中的下拉箭头，选择下拉列表框中的下拉箭头，选择“1.5倍行距倍行距”，单击，单击“确定确定”按钮，就可以改变整个按钮，就可以改变整个文档的全部行距了。文档的全部行距了。.段落的缩进段落的缩进段落的缩进有首行缩进、左缩进、右缩进和悬挂缩进四种形式，标尺上有这几种缩进所对应的段落的缩进有首行缩进、

20、左缩进、右缩进和悬挂缩进四种形式，标尺上有这几种缩进所对应的标记。这几个标记分别代表了段落不同部分的位置：首行缩进就是一段文字的第一行的开始位置空标记。这几个标记分别代表了段落不同部分的位置：首行缩进就是一段文字的第一行的开始位置空两格，首行缩进标记控制的是段落的第一行开始的位置；标尺中左缩进和悬挂缩进两个标记是不能两格，首行缩进标记控制的是段落的第一行开始的位置；标尺中左缩进和悬挂缩进两个标记是不能分开的，但是拖动不同的标记会有不同的效果；拖动左缩进标记，可以看到首行缩进标记也在跟着分开的，但是拖动不同的标记会有不同的效果；拖动左缩进标记，可以看到首行缩进标记也在跟着移动，也就是说悬挂缩进标

21、记只影响段落中除第一行以外的其它行左边的开始位置，而左缩进标记移动，也就是说悬挂缩进标记只影响段落中除第一行以外的其它行左边的开始位置，而左缩进标记则是影响到整个段落的。如果要把整个段的左边往右挪的话，直接拖这个左缩进标记就行了，而且则是影响到整个段落的。如果要把整个段的左边往右挪的话，直接拖这个左缩进标记就行了，而且这样可以保持段落的首行缩进或悬挂缩进的量不变。右缩进标记表示的是段落右边的位置，拖动这这样可以保持段落的首行缩进或悬挂缩进的量不变。右缩进标记表示的是段落右边的位置，拖动这个标记，段落右边的位置发生了变化。个标记，段落右边的位置发生了变化。需要比较精确定位的地方可以按住需要比较精

22、确定位的地方可以按住Alt键后再拖动标记，这键后再拖动标记，这样就可以平滑地拖动了。样就可以平滑地拖动了。.自动套用格式自动套用格式此外我们还可以利用此外我们还可以利用Word提供的自动套用格式功能来设置一些常用文档的格式：打开提供的自动套用格式功能来设置一些常用文档的格式：打开“格式格式”菜单，单击菜单，单击“自动套用格式自动套用格式”命令，打开命令，打开“自动套用格式自动套用格式”对话框，选择套用文档对话框，选择套用文档类型为类型为“常用文档常用文档”，单击，单击“确定确定”按钮，按钮，Word就自动套用了默认的常用文档样式来给这就自动套用了默认的常用文档样式来给这个文档排版了；当然也可以

23、选择个文档排版了；当然也可以选择“信函信函”和和“电子邮件电子邮件”两种样式来进行设置。两种样式来进行设置。.使用对话框使用对话框段落格式也可以通过对话框来设置：打开段落格式也可以通过对话框来设置：打开“格式格式”菜单，单击菜单，单击“段落段落”命令，打开命令，打开“段段落落”对话框，在对话框，在“缩进缩进”一栏中单击一栏中单击“特殊格式特殊格式”下拉列表框，从列表中选择下拉列表框，从列表中选择“首行缩进首行缩进”，在后面的输入框中输入缩进的数值，设置好左右缩进的距离，（可以设置负值）单击，在后面的输入框中输入缩进的数值，设置好左右缩进的距离，（可以设置负值）单击“确确定定”按钮，段落的格式就

24、设置好了按钮，段落的格式就设置好了(如图如图4)。段落的格式段落的格式 高级排版知识高级排版知识-使用格式刷使用格式刷格式刷就是“刷”格式用的，也就是复制格式用的。在Word中格式同文字一样是可以复制的：选中这些文字，单击“格式刷”按钮，鼠标就变成了一个小刷子的形状，用这把刷子“刷”过的文字的格式就变得和选中的文字一样了。图1我们可以直接复制整个段落和文字的所有格式。把光标定位在段落中，单击“格式刷”按钮，鼠标变成了一个小刷子的样子，然后选中另一段，该段的格式就和前一段的一模一样了。如果有好几段的话，先设置好一个段落的格式，然后双击“格式刷”按钮，这样在复制格式时就可以连续给其他段落复制格式；

25、单击“格式刷”按钮即可恢复正常的编辑状态。另外还可使用组合键：Ctrl+Shift+C、Ctrl+Shift+V把光标定位在第一段中，按Ctrl+Shift+C键，把格式复制下来，再把光标定位到第二段中，按Ctrl+Shift+V键，上个段落的格式就复制了过来；再把光标定位到第三段中，按Ctrl+Shift+V键，格式也复制到了这里。使用表格使用表格 -插入表格插入表格打开“表格”菜单，单击“插入”选项，单击“表格”命令，打开“插入表格”对话框，设置要插入表格的列、行,单击“确定”按钮，所需表格就插入到文档中了(如图1)。插入表格还可以使用“表格和边框”工具栏中的“插入表格”按钮，单击这个“插

26、入表格”按钮拖动光标就可以插入表格了(如图2)。Word2000允许在表格中插入另外的一个表格：把光标定位在表格的单元格中，插入的表格就显示在了单元格中。在单元格中单击右键，选择“插入表格”命令，也可以在单元格中插入一个表格。使用表格使用表格-插入表格插入表格面和打印设置面和打印设置 -页面设置页面设置打开“文件”菜单，单击“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，单击“纸型”选项卡，从“纸型”下拉列表框的列表中选择纸张的大小，在“方向”选择区中选择“纵向”；单击“页边距”选项卡，输入上下左右四个方向的页边距，单击“确定”按钮就可以了(图1)。双击标尺上的灰色区域，也可以打开“页面设置”对话框

27、。如果文稿需要装订，就要设置装订线的位置：在“页面设置”对话框中的“页边距”选项卡里选择装订线的位置，这个装订线的输入框中的数值表示的是装订线到页边的距离，而现在的页边距表示的就是装订线到正文边框的距离的了。打开“页面设置”对话框，单击“版式”选项卡，从“垂直对齐方式”下拉列表框中选择对齐方式，单击“确定”按钮，单击“格式”工具栏上的“居中”按钮，把文档放到整个页面的中间(图2)。Word是自动换行的，所以段落的设置不用操心，只是图形对象要使用相对对齐方式。面和打印设置面和打印设置 -页面设置页面设置页眉和页脚页眉和页脚一般情况下，页眉和页脚分别出现在文档的顶部和底部，在其中可以插入页码、文件

28、名或章节名称等内容。当一篇文档创建了页眉和页脚后，就会感到版面更加新颖，版式更具风格。页眉和页脚的设置：打开“视图”菜单，单击“页眉和页脚”命令，Word自动弹出“页眉和页脚”工具栏，并进入页眉和页脚的编辑状态，默认的是编辑页眉，输入内容，单击“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮，切换到页脚的编辑状态，编辑完毕后，单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮回到文档的编辑状态，设置好页眉和页脚后，单击“打印预览”按钮，可以看到设置的页眉和页脚就出现在文档中。这只是最简单的页眉和页脚的设置，平常看到的书籍中大多是各个章节的页眉和页脚都不相同，而且奇偶页的页眉和页脚也是不同的，这个就需要

29、使用分节来设置了。页眉和页脚页眉和页脚首先在要设置不同的页眉和页脚的两部分之间插入分节符，然后打开“视图”菜单，单击“页眉和页脚”命令，单击“页眉和页脚”工具栏上的“页面设置”按钮，打开“页面设置”对话框，选中对话框中的“奇偶页不同”前的复选框，单击“确定”按钮，注意现在页眉虚线框上的提示，现在的显示表示我们正在设置的是第一节的奇数页页眉，输入内容，单击“下一项”按钮，设置第一节偶数页的页眉，输入内容后，再单击“下一项”按钮，再设置第二节的奇数页页眉，这里若不做什么改变的话，单击“下一项”按钮，来设置第二节的偶数页页眉，单击工具栏上的“与上一节相同”按钮，设置好这个页眉，用同样的方法设置好后面

30、的页眉和页脚。不过还要注意“与上一节相同”和“奇偶页不同”等问题。一般普通的文档只要能看到页码就可以了，此时没有必要使用页眉和页脚来设置，Word中有一个简单的插入页码的功能：打开“插入”菜单，单击“页码”命令，打开“页码”对话框，选择要插入页码的位置和对齐方式，单击“确定”按钮就可以了。Excel常用技巧常用技巧一、一、SHIFT的妙用的妙用很多报纸和杂志都介绍过在Excel中，同时按住Shift键点击“文件”菜单，原来的“关闭”菜单项就会变成“全部关闭”。最近笔者发现，如果我们在按下Shift键的同时点击“编辑”菜单，原来的复制和粘贴就会变成“复制图片”和“粘贴图片”。利用这一功能，我们可

31、以将一个数据表以图片的形式进行复制，从而将其转换为图片。方法如下：首先选中需要复制成图片的单元格区域，然后按住Shift键依次选择“编辑复制图片”命令，接着弹出“复制图片”窗口(如图所示)，选择“图片”单选项后点击“确定”按钮，这时就将选定的表格区域复制成图片了。最后复制到目标只需直接选择“粘贴”命令即可(或者按Shift键再选择“编辑粘贴图片”命令)。我们还可以将其在Word中进行粘贴。另外，在复制图片时如果选择了“如打印效果”单选项，在粘贴的时候如果表格没有边框，复制后的图片也不会出现边框。ExcelExcel常用技巧常用技巧二、单引号的作用二、单引号的作用当在单无格输入身份证号时，有时号

32、码会变，而我们将单元格格式改成文本才可以显示正常的身份证号。如果我们在输入身份证号前，先输入一个单引号，注意，必须是半角状态（或英文输入法状态时）的单引号，然后再输入我们想要的内容，就可以解决这个问题咯！而它除了上述的作用外，如果想输入以0开头的数字串，也可以象刚才一样，单引号+020，这样，单元格也会显示出以0开头的了。三、快速输入日期、时间三、快速输入日期、时间ctrl+;输入日期ctrl+shift+;输入时间四、四、Excel轻松实现单元格内的自动换行：轻松实现单元格内的自动换行：1单元格区域内换行将某个长行转成段落并在指定区域内换行。例如：A10内容很长，欲将其显示在A列至C列之内，

33、步骤是：选定区域A10:C12(先选A10)，选择“编辑填充内容重排”，A10内容就会分布在A10:C12区域中。此法特别适合用于表格内的注释。2调整单元格格式换行选定单元格，选择“格式单元格”，在弹出的对话框中单击“对齐”，选中“自动换行”复选框，单击确定按钮即可。3文本框的巧用单击“视图”菜单，在“工具栏”命令中，选中“绘图”工具栏，单击该工具栏的“文本框”，为了保证文本框的边界与工作表网格线重合，需按住Alt键的同时插入文本框，然后，就可以在文本框中任意输入内容了。Excel常用技巧常用技巧五、五、Excel大量数据同时输入的技巧大量数据同时输入的技巧很多老师和笔者一样，由于工作的关系，

34、每到学期结束需要录入很多数据的时候，最让人头疼的就是总要在在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，一个一个输入不仅花费时间还容易出错。其实，在Excel2003中，我们还可以通过下面的操作方法，让大家在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据。打开需要输入数据的Excel表格，同时选中需要填充数据的单元格，如果某些单元格不相邻，可先按住Ctrl键并点击鼠标左键逐个选中单元格。接着松开Ctrl键，输入单元格中需要填充的数据，然后再按下“CtrlEnter”组合键，则刚才选中的所有单元格就被同时填入该数据了。在单元格中输入数据在单元格中输入数据我们在建立表格之前，应该先把表格的大概模样考虑清楚

35、，比如表头有什么内容，标题列是什么内容等，因此在用Excel建立一个表格的时候开始是建立一个表头，然后就是确定表的行标题和列标题的位置，最后才是填入表的数据。首先把表头输入进去：单击选中A1单元格，输入文字，然后从第三行开始输入表的行和列的标题，然后再把不用计算的数据添进去。输入的时候要注意合理地利用自动填充功能，先输入一个，然后把鼠标放到单元格右下角的方块上，看鼠标变成一个黑色的十字时就按下左键向下拖动，到一定的数目就可以了。填充还有许多其它的用法：例如，输入一个7-11，回车，它就自动变成了一个日期，向下填充，日期会按照顺序变化。简单的计算简单的计算在电子表格中经常需要计算数据，当然可以在

36、外面把数据计算好了再输入进来，不过，我们最好还是使用Excel自身的计算功能，这样改动起来就很方便。现在我们来看一个表格，把每人每次的购买总额计算出来：选中“总值”下第一个单元格，在编辑栏中单击，直接输入“=C5*D5”，在这里，不用考虑大小写，单击“输入”按钮，确认我们的输入，就在这个单元格中输入了一个公式。输入公式可以从表里选，也可以直接输入，只要保证正确就行了。这两种方法各有各的用途：有时输入有困难，就要从表里选择；而有时选择就会显得很麻烦，那就直接输入。还有一点要注意，这里是在编辑公式，所以一定要在开始加一个等号，这样就相当于在开始单击了“编辑公式”按钮。现在，单击E5单元格，然后用鼠

37、标拖动边框右下角的小方块，向下填充就可以了。名称的使用名称的使用命名后的单元格可以通过名字选择该单元格，可以直接从名称框的下拉列表中进行选择，并直接在公式中进行调用。命名方法是选中一个单元格,在公式编辑器左边的输入框中输入该单元格的名称。如下图：在编辑栏中直接输入公式“=E5*折扣”，然后向下填充，这一列填充的效果与左面一列的结果是完全相同的，使用名称对单元格调用是绝对调用。调整行、列宽度调整行、列宽度调整单元格的宽度，可以使表格看起来更紧凑一些。拖动两个单元格列标中间的竖线可以改变单元格的大小，当鼠标变成如图所示的形状时，直接双击这个竖线，Excel会自动根据单元格的内容给这一列设置适当的宽

38、度。这样自动设置，比自己拖动简单多了。输入数据输入数据按F2键就可以直接在当前单元格中输入数据，其效果与双击单元格类似。如果你不希望双击单元格可以输入数据，可以把这个设置去掉：打开“工具”菜单，选择“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”选项卡，清除“在单元格内容直接编辑”前的复选框，单击“确定”按钮，这样就不能通过在单元格中双击来编辑单元格内容了，按F2也只能在编辑栏中进行编辑了。有时使用Excel进行一些资料的整理，此时会需要在一个单元格中输入几段的内容，按回车的作用并不是在单元格中进行分段，在一段的结束按住Alt键按回车，这样才能在一个单元格中使用几个段落。调整行高和列宽调整行高和

39、列宽我们可以可以拖动单元格边框线来设置行高和列宽，但是这样不能达到精确的效果，下面的方法可以精确的设定行高和列宽。行的高度设置：打开“格式”菜单，单击“行”项，从打开的子菜单中选择“行高”，可以打开“行高”对话框，设置好行高，按下“确定”按钮。选择“格式”菜单的“行”子菜单中的“最适合的行高”命令，其效果和双击行标间的横线相同。列宽的设置：打开“格式”菜单，单击“列”项，从打开的子菜单中选择“列宽”，打开“列宽”对话框，在这里输入列宽的数值，单击“确定”按钮。选择“格式”菜单中“列”子菜单中的“最适合的列宽”命令，其效果同双击列标中间的竖线效果是相同的。选定操作区域选定操作区域选定操作区域的方

40、法有很多：如单击行标可以选中一行，单击列标可以选中整列，单击全选按钮（表格左上角的第一个格)可以选中整个工作表，还有单击哪个单元格就可以选中哪个。如果要选择一些连续的单元格，就是在要选择区域的开始的单元格按下左键，拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了。如果要选定不连续的多个单元格，就是按住Ctrl键，一一单击要选择的单元格就可以了。同样的方法可以选择连续的多行、多列；不连续的多行、多列；甚至行、列、单元格混和选择等等。对工作表的操作对工作表的操作我们来看一个表格，这是员工的考查表，现在我们的这里又新来了两名员工，需要为他们添加两张表格我们使用移动和复制功能来添加另外两个人的表格：在标签栏中的任意标

41、签上单击右键，在打开的菜单中单击“移动或复制工作表”项（左图），出现“移动和复制工作表”对话框（右图），将“建立副本”复选框选中，选择“下列选定工作表之前”列表中的“移到最后”项，单击“确定”按钮，我们就在最后面建立了当前选中的工作表的一个副本；修改一下人员名字和部门等信息，这个表格就可以使用了；同样的方法建立另外一个表，这样我们的两个表就添加完了。双击表底下的标签，就可以在标签上输入文字了，我们输入这个人的名字，然后按回车，现在我们就把这个表的标签改动了；同样把其它的人的也改动过来，这样就直观多了。对工作表的操作对工作表的操作现在我们再把这些表格的位置调整一些，把相同现在我们再把这些表格的位

42、置调整一些，把相同类的人员放到一起，以方便查看：首先我们看哪类的人员放到一起，以方便查看：首先我们看哪些人是稿件人员，在标签栏中单击右键，从快捷些人是稿件人员，在标签栏中单击右键，从快捷菜单中选择菜单中选择“选定全部工作表选定全部工作表”命令，然后打开命令，然后打开“编辑编辑”菜单，单击菜单，单击“查找查找”命令，在查找内容命令，在查找内容输入框中输入输入框中输入“稿件稿件”，然后单击，然后单击“查找下一个查找下一个”按钮，按钮，ExcelExcel就会自动在所有选中的工作表中就会自动在所有选中的工作表中查找符合条件的字符，现在查找符合条件的字符，现在ExcelExcel找到了合适的找到了合适

43、的字符，并把当前编辑的工作表自动切换到了这个字符，并把当前编辑的工作表自动切换到了这个工作表中，单击工作表中，单击“关闭关闭”按钮关闭按钮关闭“查找查找”对话对话框；在标签栏中选中这个表，打开框；在标签栏中选中这个表，打开“编辑编辑”菜单，菜单，选择选择“移动或复制工作表移动或复制工作表”命令，打开命令，打开“移动或移动或复制工作表复制工作表”对话框，选择列表中的第一个表，对话框，选择列表中的第一个表，不要选中这个建立副本复选框，单击不要选中这个建立副本复选框，单击“确定确定”按按钮，我们就把这个工作表移动到了第一个表的位钮，我们就把这个工作表移动到了第一个表的位置上；同样把其它的部分工作表也

44、移动到合适的置上；同样把其它的部分工作表也移动到合适的位置就可以了。位置就可以了。创建公式创建公式这一章,我们来学习在Excel中使用公式和函数。这是相当重要的一部分，在Excel中实现数据计算功能全靠它们了。我们在Excel中计算一下公式y=（3x+1）/2在x从1变化到20时y的值：先在第一列中输入好1到20这些数，然后在B1单元格中输入“=（3*A1+1）/2”，将其填充到下面的单元格中，就可以得到直观的结果了；可以很容易看出，这里“*”表示的是乘，“/”表示的就是除，括号的作用和平时是相同的。创建公式是很容易的，关键在于你要想好怎么去创建这个公式，以及合理的使用单元格的引用。编辑公式编

45、辑公式公式和一般的数据一样可以进行编辑，编辑方式同编辑普通的数据一样，可以进行拷贝和粘贴。先选中一个含有公式的单元格，然后单击工具条上的复制按钮，再选中要复制到的单元格，单击工具条上的粘贴按钮，这个公式复制到下面的单元格中了，可以发现其作用和上节填充出来的效果是相同的。其它的操作如移动、删除等也同一般的数据是相同的，只是要注意在有单元格引用的地方，无论使用什么方式在单元格中填入公式，都存在一个相对和绝对引用的问题。函数的使用函数的使用最常用的函数功能就是求和，Excel中求和功能有很多的用法，最简单的就是自动求和功能了。我们来看一个表格，现在我们需要把这个货物表的总值部分的全部款项汇总一下，看

46、看到底有多少：选中这些单元格和下面的“总计”单元格，然后单击工具栏上的“自动求和”按钮，在“总计”栏中就出现了上面单元格的数字的和。函数的使用函数的使用这个自动求和功能可以自动在行或列中求和，对行中数据的求和同对列中数据的求和方法基本一致；但是象下面这个表，要加和的单元格并不是在同一个行或者列上，这时自动求和功能就没有办法了。这时我们就要用到这时我们就要用到ExcelExcel提供的函提供的函数功能来实现了：单击要填入分数数功能来实现了：单击要填入分数和的单元格，单击工具栏上的和的单元格，单击工具栏上的“输输入公式入公式”按钮，现在左边的名称框按钮，现在左边的名称框变成了一个函数的选择列表框，

47、单变成了一个函数的选择列表框，单击这个列标框的下拉箭头，从中选击这个列标框的下拉箭头，从中选择择“SUM”SUM”项。项。函数的使用函数的使用在编辑栏中就出现了函数SUM，单击“SUM”栏的Number1输入框的拾取按钮，从工作表中选择要将数值相加的单元格，单击输入框中的“返回”按钮回到刚才的对话框，单击“确定”按钮就可以了。(如下图)如果要求和单元格不连续的话，你也可以用Ctrl键来配合鼠标进行选取。Excel也有求平均数的函数：选中要放置平均数的单元格，单击“输入公式”按钮，单击左边的函数选择下拉列表框的下拉箭头，选择平均数函数“AVERAGE”项，然后选择取值的单元格，单击“确定”按钮就

48、可以了。自己试试吧！Excel20001、打印预览一般我们在打印工作表之前都会先预览一下，这样可以防止打印出来的工作表不符合要求，单击工具栏上的“打印预览”按钮，就可以切换到“打印预览”窗口中了。我们前面也曾经用过这个功能，它的作用就是看一下打印出来的效果，现在看到的是整个页面的效果，单击“缩放”按钮，可以把显示的图形放大，看得清楚一些，再单击，又可以返回整个页面的视图形式。单击“打印”按钮可以将工作表打印出来，而单击“关闭”按钮则可以回到编辑状态。现在这个考核表在这一页中并不能完全打印出来，因此我们就要用到另外一个功能：2、页面设置单击这里的“设置”按钮，可以打开“页面设置”对话框，要想解决

49、刚才的问题有两种办法，一是可以选择一种宽度较大的纸；再就是把纸张横过来使用：单击“纸张大小”下拉列表框，从弹出的列表中选择一种比较宽的纸型，单击“确定”按钮（如图1），这样就可以了。Excel2000可是我平常用的纸一般都是A4，很少有更宽的纸可以用，在这种情况下我们可以把纸张横过来打印：打开“页面设置”对话框，在“方向”栏中选择“横向”，将纸张设置回来，然后单击“确定”按钮，整个工作表就都可以打印出来了。这个表还不是在纸张的中间，有些难看，再打开“页面设置”对话框，单击“页边距”选项卡，选中“居中方式”一栏中“水平居中”和“垂直居中”前面的复选框，单击“确定”按钮，表格就居中显示了（如图2）

50、。Excel2000这个表格现在看起来已经很好了，可是有一个问题，就是打出来的工作表经常是和文字资料在一起，又不希望用这种横向的表，又没有纸可以换，在这种情况下，一是在分页预览视图中拖动分页符使一页符合我们的要求；再就是直接设置打印的比例。设置打印比例很简单，打开“页面设置”对话框，先将纸张的方向设置回去，然后在“缩放”一栏的“缩放比例”输入框中输入80，单击“确定”按钮，从预览中可以看出来，已经可以全部打印出来了。这是EXCEL2000提供的新功能，比以前方便多了；我们可以让表格根据页边距自动调整：先单击“页边距”按钮在这个视图中显示出页边距；打开“页面设置”对话框，将“缩放”一栏选择为“调