《秘书实务》第三章-会务工作.ppt

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1、第三章第三章会务工作会务工作秘书实务秘书实务秘书实务秘书实务 第三章 会务工作 一、会议与会务工作一、会议与会务工作（一）什么是会议（一）什么是会议事事先先约约定定、有有组组织织、有有目目的的的的聚聚众众议议事事或传达信息的一种社会活动方式。或传达信息的一种社会活动方式。第一节第一节 会务工作概述会务工作概述 第三章 会务工作 一、会议与会务工作一、会议与会务工作（二）什么是会务工作（二）什么是会务工作会务工作是指直接为会议的组织召开、顺会务工作是指直接为会议的组织召开、顺利进行、贯彻监督所提供的策划、实施、服务、利进行、贯彻监督所提供的策划、实施、服务、宣传等工作的总称。宣传等工作的总称。第

2、一节第一节 会务工作概述会务工作概述 第三章 会务工作 二、常见会议的种类二、常见会议的种类(一一)常务会议常务会议(二二)专题会议专题会议(三三)学术会议学术会议(四四)代表会议代表会议第一节第一节 会务工作概述会务工作概述(五五)现场会议现场会议(六六)联席会议联席会议(七七)电视电话电视电话、网络视频会议网络视频会议(八八)活动性会议活动性会议 第三章 会务工作 三、会议的构成要素三、会议的构成要素(一一)会议议题会议议题(二二)会议名称会议名称(三三)与会人员与会人员(四四)会议时间会议时间(五五)会议地点会议地点(六六)会议会议组织形式组织形式(七七)会议会议成本预算成本预算第一节第

3、一节 会务工作概述会务工作概述 第三章 会务工作 一、制订会议预案一、制订会议预案（一）会议预案的内容和格式（一）会议预案的内容和格式 1.1.明确召开会议的目的、任务明确召开会议的目的、任务 2.2.会议的规模会议的规模 3.3.会议名称、时间、地点会议名称、时间、地点 4.4.会议材料的组织和大会发言安排会议材料的组织和大会发言安排 5.5.其他事项的安排其他事项的安排 （参见教材第（参见教材第100-101100-101页示例）页示例）第二节第二节 会前准备会前准备 第三章 会务工作 一、制订会议预案一、制订会议预案（二）拟订会议议程和日程（二）拟订会议议程和日程会议议程是对会议议题进行

4、先后次序的安排，会议议程是对会议议题进行先后次序的安排，会议日程是对会议议程和会议期间其他各项活动会议日程是对会议议程和会议期间其他各项活动逐日做出的时间安排。逐日做出的时间安排。议程和日程是会议方案的组成部分。议程和日程是会议方案的组成部分。（参见教材第（参见教材第102102104104页议程、日程表示例）页议程、日程表示例）第二节第二节 会前准备会前准备 第三章 会务工作 二、编制会务工作程序表二、编制会务工作程序表会务工作程序表是在会议预案的基础上对会务会务工作程序表是在会议预案的基础上对会务工作做出的周到细致的具体计划。程序表应该包工作做出的周到细致的具体计划。程序表应该包括各项具体

5、会务工作的内容、完成时间、责任人括各项具体会务工作的内容、完成时间、责任人等项目。等项目。（参见教材第（参见教材第105-107105-107页示例）页示例）第二节第二节 会前准备会前准备 第三章 会务工作 三、准备会议材料三、准备会议材料(一一)会议文件的起草会议文件的起草 主题报告主题报告 决议、决定决议、决定 开幕词、闭幕词开幕词、闭幕词 参考材料参考材料 候选人情况介绍候选人情况介绍 第二节第二节 会前准备会前准备 第三章 会务工作 三、准备会议材料三、准备会议材料(二二)会议文件的审校会议文件的审校(三三)文件材料的印制和分发文件材料的印制和分发第二节第二节 会前准备会前准备 会前分

6、发会前分发 报到、入场时分发报到、入场时分发 按座位发放按座位发放 第三章 会务工作 四、发出会议通知四、发出会议通知会议通知的基本要素：会议通知的基本要素：第二节第二节 会前准备会前准备 会议名称会议名称 会议地点会议地点 会议目的会议目的 会议内容会议内容 会议期限和议程会议期限和议程 与会人员应做哪些准备与会人员应做哪些准备 报到日期、地点报到日期、地点 主办单位、联系人姓名及电话主办单位、联系人姓名及电话 第三章 会务工作 五、布置会场与检查五、布置会场与检查第二节第二节 会前准备会前准备会场整体格局的布置会场整体格局的布置主席台座次布局主席台座次布局场区座次布局场区座次布局 第三章

7、会务工作 第二节第二节 会前准备会前准备主席台座次安排（从台上往下看）主席台座次安排（从台上往下看）1.主席台人数为奇数时：主席台人数为奇数时：75312462.主席台人数为偶数时：主席台人数为偶数时：642135 第三章 会务工作 第二节第二节 会前准备会前准备会见座席布局会见座席布局 第三章 会务工作 第二节 会前准备会见座席布局会见座席布局 第三章 会务工作 六、落实后勤服务六、落实后勤服务(一一)预订住宿客房预订住宿客房 (二二)安排会议餐饮安排会议餐饮(三三)落实交通保障落实交通保障 (四四)印制有关票证印制有关票证第二节第二节 会前准备会前准备 第三章 会务工作 一、统计到会人数一

8、、统计到会人数常用的签到方式有：常用的签到方式有：(一一)簿式签到簿式签到(二二)卡片签到卡片签到(三三)电子签到电子签到第三节第三节 会间服务会间服务 第三章 会务工作 二、做好会议记录二、做好会议记录 (一一)会议记录的结构会议记录的结构一般包括会议基本情况和会议主体内容两部分。一般包括会议基本情况和会议主体内容两部分。1.会议基本情况会议基本情况2.会议主体内容会议主体内容第三节第三节 会间服务会间服务 第三章 会务工作 第三节第三节 会间服务会间服务会议记录结构示意图会议记录结构示意图XXX会议记录会议时间：会议时间：会议地点：会议地点：出席与列席会议人员：出席与列席会议人员：缺席人员

9、：缺席人员：会议主持人：会议主持人：记录人：记录人：主要议题：主要议题：发言记录：发言记录：审阅：签字：第三章 会务工作 二、做好会议记录二、做好会议记录 (二二)会议记录的方法会议记录的方法 1.1.详细记录详细记录 2.2.择要而记择要而记 3.3.灵活使用省略法灵活使用省略法 4.4.用简便的写法代替复杂的写法用简便的写法代替复杂的写法 5.5.做好记录整理工作做好记录整理工作第三节第三节 会间服务会间服务 第三章 会务工作 二、做好会议记录二、做好会议记录 (三三)会议记录注意事项会议记录注意事项 1.1.实事求是实事求是 2.2.注意保密注意保密第三节第三节 会间服务会间服务 第三章

10、 会务工作 三、编印会议简报三、编印会议简报 会议简报有一套专门设计的固定版式，通常由会议简报有一套专门设计的固定版式，通常由报头、报身报头、报身(正文正文)、报尾三部分构成。、报尾三部分构成。第三节第三节 会间服务会间服务 第三章 会务工作 第三节 会间服务简简报报样样式式示示例例 第三章 会务工作 三、编印会议简报三、编印会议简报 会议简报的正文，大致有三种结构模会议简报的正文，大致有三种结构模式和写作方法：式和写作方法：综述法综述法 重点报道法重点报道法 言论摘要法言论摘要法第三节第三节 会间服务会间服务 第三章 会务工作 四、会间后勤工作四、会间后勤工作(一一)会议现场服务会议现场服务

11、(二二)会间生活服务会间生活服务(三三)会议文体活动会议文体活动(四四)会议卫生保健会议卫生保健(五五)会议值班工作会议值班工作第三节第三节 会间服务会间服务 第三章 会务工作 一、会后文字工作一、会后文字工作(一一)会议纪要会议纪要 会议纪要是召开比较重要的会议时，用于记会议纪要是召开比较重要的会议时，用于记载、传达会议精神和议定事项，要求与会单位或载、传达会议精神和议定事项，要求与会单位或其他相关单位遵守和执行的指导性公务文书。其他相关单位遵守和执行的指导性公务文书。（参见教材第（参见教材第129页示例）页示例）第四节第四节 会后处理会后处理 第三章 会务工作 一、会后文字工作一、会后文字

12、工作(二二)会议新闻报道会议新闻报道 会议新闻报道对于加快会议精神传播的速度会议新闻报道对于加快会议精神传播的速度和范围，扩大会议的影响，提高会议的透明度，和范围，扩大会议的影响，提高会议的透明度，贯彻落实会议精神具有重要作用。贯彻落实会议精神具有重要作用。第四节第四节 会后处理会后处理 第三章 会务工作 新闻报道示例：新闻报道示例：中国轻工工艺品进出口商会全体会长会中国轻工工艺品进出口商会全体会长会议议8月月11日日12日在北京召开。会议由中国日在北京召开。会议由中国轻工工艺品进出口商会王忠奇会长主持。商轻工工艺品进出口商会王忠奇会长主持。商务部部长助理俞建华出席了会议并讲话。商务部部长助理

13、俞建华出席了会议并讲话。商务部外贸司、人事司有关领导出席了会议。务部外贸司、人事司有关领导出席了会议。中国轻工工艺品进出口商会李文锋副会长、中国轻工工艺品进出口商会李文锋副会长、张杰副会长和张杰副会长和33家兼职副会长成员及其代表家兼职副会长成员及其代表参加了会议。参加了会议。第三章 会务工作 二、会议文书归档二、会议文书归档(一一)会议文书材料的收集会议文书材料的收集 也称会议文件的清退。机密程度较高的会议，也称会议文件的清退。机密程度较高的会议，要求参加重要会议的与会人员，在会议结束时，要求参加重要会议的与会人员，在会议结束时，根据规定将会议上发放的文件清理并退回会议秘根据规定将会议上发放

14、的文件清理并退回会议秘书处。收集的重点：书处。收集的重点：1.1.会议形成的各种稿本会议形成的各种稿本 2.2.会议的选举材料会议的选举材料 3.3.会议证件会议证件第四节第四节 会后处理会后处理 第三章 会务工作 二、会议文书归档二、会议文书归档(二二)会议文书材料的归档会议文书材料的归档 会议结束后会议结束后,秘书将会议文书材料依秘书将会议文书材料依据其内在联系加以整理，按规定移交给档据其内在联系加以整理，按规定移交给档案部门存档，以便于日后查找利用。案部门存档，以便于日后查找利用。（按照文档管理的要求进行）（按照文档管理的要求进行）第四节第四节 会后处理会后处理 第三章 会务工作 三、会

15、后后勤工作三、会后后勤工作(一一)整理会议场地整理会议场地 1.1.会场检查会场检查 2.2.会场清理会场清理 3.3.办理清退手续办理清退手续第四节第四节 会后处理会后处理 第三章 会务工作 三、会后后勤工作三、会后后勤工作(二二)安排返程工作安排返程工作 1.1.做好与会人员返程票的登记、代购工做好与会人员返程票的登记、代购工作作 2.2.帮助与会人员做好返程准备帮助与会人员做好返程准备 3.3.送别与会人员送别与会人员第四节第四节 会后处理会后处理 第三章 会务工作 三、会后后勤工作三、会后后勤工作(三三)结算会议经费结算会议经费收入结算收入结算支出结算支出结算第四节第四节 会后处理会后

16、处理 第三章 会务工作 四、会务工作总结四、会务工作总结是在会议进行过程中或结束之后，会是在会议进行过程中或结束之后，会议的组织方对会议组织工作的实施情况、议的组织方对会议组织工作的实施情况、会议进程和会议结果等进行的回顾、分析会议进程和会议结果等进行的回顾、分析和评价，并形成总结意见的过程。和评价，并形成总结意见的过程。第四节第四节 会后处理会后处理 第三章 会务工作 四、会务工作总结四、会务工作总结会务工作总结的方式：会务工作总结的方式：1.1.座谈会座谈会2.2.总结表彰会议总结表彰会议3.3.书面总结书面总结第四节第四节 会后处理会后处理 第三章 会务工作 思思 考考 题题1.1.简述

17、几种常见会议中秘书工作的重点。简述几种常见会议中秘书工作的重点。2.2.会议有哪些构成要素？会议有哪些构成要素？3.3.简述会前准备、会间服务、会后处理各阶段会简述会前准备、会间服务、会后处理各阶段会务工作的内容。务工作的内容。4.4.秘书怎样协助领导筹备会议和制订会议预案秘书怎样协助领导筹备会议和制订会议预案？5.5.会议的不同阶段各有哪些会议文书材料？怎样会议的不同阶段各有哪些会议文书材料？怎样制作、发放和管理这些会议文书材料？制作、发放和管理这些会议文书材料？6.6.假设某次会议假设某次会议180180人参加人参加,20,20人服务人服务,开会开会5 5天共天共4040个小时个小时,与会人员平均每小时工资与会人员平均每小时工资1515元元,请计算该请计算该次会议的隐性成本。次会议的隐性成本。