第四章项目目标与范围管理.ppt
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1、第四章、项目目标和第四章、项目目标和范围管理范围管理定义项目 项目目标 交付成果 里程碑 技术要求 限定和除外情况 与客户一起评估项目目标 项目目标符合客户的要求 项目目标回答了这样三个问题 做什么 在什么时候完成 用多少钱项目目标遵循的原则n项目目标遵循的原则:SMART Specific 明确的 Measurable 可度量的 Achievable 可达到的 Result driven 结果驱动的 Timing 时间性交付成果 交付成果是预期的项目周期内的输出 交付成果包括 时间 质量 预计成本里程碑 里程碑是在项目某个时点发生的有意义的事件 里程碑时间表只显示主要工作阶段 里程碑时间表是
2、以可交付成果作平台建立的。里程碑应该是项目中重要的控制点 里程碑应该能够便于所有项目参与者鉴别技术要求 为保证特定的性能,通常产品或服务有技术要求 例如:信息系统项目通常有系统容量和性能的要求限定和除外 范围的限定必须定义。否则可能导致错误的预期和在错误的问题上花费资源和时间 除外以声明什么是项目不包含的方式进一步定义了项目的边界和客户一起评估 范围检查清单在与客户(内部或外部)一起检查后才能结束,主要考虑对预期的理解和同意 客户在交付成果中得到他/她所期望的吗?项目定义有没有指出关键成果、预算、时间和性能要求?限定和除外问题有没有覆盖?在所有问题上的清晰沟通必须避免误解建立项目优先级Proj
3、ect Triangle成本时间技术性能案例分析Results(模版)Goal Statement_ Deliverables Measure_ _ _ _ _ _ _ _Any Questions?项项目范目范围围管理管理 n概述概述n项目启动项目启动n项目范围计划项目范围计划n项目范围定义项目范围定义n项目范围确认项目范围确认n项目范围变更控制项目范围变更控制 1 1、范围管理概述、范围管理概述1)1)项目范围的概念项目范围的概念2)2)项目范围与产品范围项目范围与产品范围3)3)项目范围管理及其过程项目范围管理及其过程1)1)项目范围的概念项目范围的概念 项目范围(项目范围(Projec
4、t scope),是指成功地实,是指成功地实现项目的目标(最终产品或服务)所必须完成现项目的目标(最终产品或服务)所必须完成的、全部且最少的工作。的、全部且最少的工作。n全部的指成功地实现项目的目标所进行的全部的指成功地实现项目的目标所进行的“所有工作所有工作”。n最少的指成功地实现项目的目标所规定的最少的指成功地实现项目的目标所规定的“必要的、最少的必要的、最少的”工作。工作。n防止项目范围防止项目范围“蔓延蔓延”和范围和范围“萎缩萎缩”。2)2)项目范围和产品范围项目范围和产品范围 在项目管理领域里,有两个不同的范围概在项目管理领域里,有两个不同的范围概念:产品范围和项目范围。念:产品范围
5、和项目范围。(1)产品范围()产品范围(Product Scope),),即确定客户对即确定客户对项目最终产品或服务所期望包含的功能和特征项目最终产品或服务所期望包含的功能和特征的总和;的总和;(2)项目范围,也就是为了交付满足产品范围要)项目范围,也就是为了交付满足产品范围要求的产品或服务所应做和必须做的工作。求的产品或服务所应做和必须做的工作。(3 3)产品范围的完成情况是参照客户的要求来衡)产品范围的完成情况是参照客户的要求来衡量的,项目范围的完成情况则是参照计划来衡量的,项目范围的完成情况则是参照计划来衡量的。量的。3 3)项目范围管理及其过程)项目范围管理及其过程n项目范围管理是对项
6、目所要完成的工项目范围管理是对项目所要完成的工作范围进行管理和控制的过程和活动,作范围进行管理和控制的过程和活动,包括确保项目能够按要求的范围完成包括确保项目能够按要求的范围完成所涉及的所有过程。所涉及的所有过程。项目范围管理过程项目范围管理过程项目启动项目启动项目范围计划项目范围计划项目范围定义项目范围定义项目范围确认项目范围确认项目范围变更控制项目范围变更控制2.2.项目启动项目启动项目范围管理中的启动具有两层含义:项目范围管理中的启动具有两层含义:n第一层是正式启动一个新项目;第一层是正式启动一个新项目;n第二层是确定一个既存项目是否可第二层是确定一个既存项目是否可以进入下一个项目阶段。
7、以进入下一个项目阶段。启动 正式确定项目开始的过程 在启动前可以有前期工作 可行性研究 初步计划和分析 或者可能非正式的 内部项目可行性研究要素1.技术可行性;2.组织体制可行性;3.财务可行性;4.经济可行性;5.生态和社会可行性;6.风险和不确定性。可行性研究报告的内容1.实施要点2.项目背景和历史3.市场和生产能力4.原材料投入5.项目的设计6.项目投产后的组织结构和管理费7.人力8.项目执行9.财务和经济评价启动的典型理由启动的理由可归结为三类:问题 机会 营运启动的典型理由(续)市场需求(例如,由于汽油短缺,某汽车公司批准制造低油耗汽车项目)。营运需要(例如,某培训公司批准新设课程项
8、目,以增加收入)。客户要求(例如,电业局批准新建变电站项目,为新工业园区供电)。技术进步(例如,电子公司在电脑内存改进后批准研制新视频游戏机项目)。法律要求(例如,油漆厂批准制订有毒材料使用须知项目)。社会需要(例如,某发展中国家的非政府组织批准向霍乱高发病率低收入社区提供饮用水系统、厕所与卫生保健教育项目)。战略性计划 所有项目都应服从执行组织的战略目标执行组织的战略性计划应该作为项目选择决策的一个因素。战略分析工具:SWOT分析SWOT分析:优势、弱点、机会、威胁 Strengths Weaknesses Opportunities Threats因素:社会、技术、经济、生态和政治需求的生
9、命周期 需求产生(变化、内部、外部)需求认识(现存、潜在、超前、前景分析scenario building)需求表达 功能和技术要求需求表达1.让提出需求的人尽可能清楚地说明他们的需求;2.对需求提出一系列问题3.作一些必要的研究工作,更好地理解需求4.根据以上三步得出结论,尽可能清楚地描述这个需求5.听听用户对你的阐述的反映,并作适当修改。对需求提出的问题?提出需求的人是如何描述需求的?需求真实吗,是真正需求还是表面现象?我们能满足这个需求吗,其他人能满足吗,是不是真的有解决方法?需求重要吗,值得去满足他吗?满足需求的关键问题在那里,会不会有新的需求产生,还要进一步满足其他需求吗,新的需求能
10、取代目前这个需求吗?需求直接涉及什么人,他们认为这是一个必要的需求吗,满族足需求后对他们有什么影响,他们的反映会怎么样?需求对机构的影响是什么,对我的影响是什么功能和技术要求1.把需求变成功能要求;2.功能要求应描述项目最终交付产品的特征3.技术要求根据功能要求产生4.功能要求应用日常语言陈述清楚定义需求时的问题 含糊的需求:不断变化的需求(人员变化、预算变化、技术变化、商业环境变化)误解需求(我说不清楚我所需要的是什么,但我见到东西时就会知道感觉会随环境变化)过早作出结论(截断需要表达过程需求分析需要耐心和自我控制)与真正的用户讨论需求定义需求时的问题(续)多种用户,多种需求(确定优先级,即
11、需求层次)曲解用户的需求需求镀金对用户的需求有选择的过滤包办代替项目启动的主要工作项目启动的主要工作依据依据工具和方法工具和方法项目方案选项目方案选择的方法择的方法专家判断法专家判断法项目章程项目章程项目说明书项目说明书项目经理的选项目经理的选派派结果结果项目目的项目目的成果说明成果说明企业战略企业战略项目选择的标准项目选择的标准历史资料历史资料项目启动的方法项目启动的方法n项目方案选择的方法。如净现值法、内项目方案选择的方法。如净现值法、内部收益率法、投资回收期法和要素加权部收益率法、投资回收期法和要素加权分析法等。分析法等。n专家判断法。专家评分法和德尔菲法。专家判断法。专家评分法和德尔菲
12、法。项目启动的结果项目启动的结果n项目章程。1.承认项目存在的文件,它可以是一个专门的文件,也可以是企业需求说明书、成果说明书、签订的合同等替代文件。2.项目章程赋予了项目经理利用企业资源、从事其有关活动的权力。3.项目章程是由客户或项目团队所属的上级领导组织的决策者签发的n项目说明书n项目经理的选派什么是范围 范围主要考虑定义什么是、什么不是包含在项目里 在一个项目中,范围可以指:产品范围产品或服务的典型特征与功能。项目范围为提供具有规定特征与功能的产品或服务所需完成的工作。项目范围计划 阐述项目范围并将其形成文字的过程 可能只是简单的合并:项目章程(目标)建议书(可交付成果)3.3.项目范
13、围计划项目范围计划n项目范围计划就是以项目的实施动机为基础,确定项目范围并编写项目范围说明书的过程。依据依据工具方法工具方法成果分析成果分析项目方案识别技项目方案识别技术术专家判断法专家判断法项目范围说明书项目范围说明书项目范围管理计划项目范围管理计划结果结果项目章程项目章程项目说明书项目说明书项目经理的选项目经理的选派派项目项目范范围计围计划的工具和方法划的工具和方法 (1 1)成果分析法)成果分析法 成果分析是范围计划的一种工具。成果分析是范围计划的一种工具。n范范围围计计划划是是以以启启动动过过程程的的成成果果产产品品描描述述、项项目目章章程程、各各种种约约束束条条件件和和假假定定的的最
14、最初初定定义义为为依依据据的。的。n在在进进行行范范围围计计划划时时,可可以以使使用用多多种种不不同同的的工工具具或或技技术术,如如成成果果分分析析、成成本本/效效益益分分析析、项项目目方方案案识别技术、专家评定等。识别技术、专家评定等。项目项目范范围计围计划的工具和方法划的工具和方法 (1 1)成果分析法)成果分析法 成成果果分分析析(Product Product AnalysisAnalysis),是是为为了了对对项项目目主主要要的的可可交交付付成成果果有有一一个个更更好好的的理理解解,由由项项目目主主要要的的可可交交付付成成果果需需要要具具有有的的功功能能和和特特性性着着手手分分析析,
15、逆逆向向推推导导出出项项目的工作范围。目的工作范围。项目范围计划的工具和方法项目范围计划的工具和方法(2 2)成本效益分析方法)成本效益分析方法 成成 本本 效效 益益 分分 析析(Cost Cost Benefit Benefit AnalysisAnalysis)就就是是估估算算各各种种项项目目和和产产品品方方案案的的成成本本(有有形形成成本本和和无无形形成成本本)与与利利润润(收收益益),然然后后用用财财务务的的测测量量尺尺度度,如如投投资资收收益益率率或或投投资资回回收收期期等等方方法法,来来评评估估这这些些经经确确认认的的方方案案的的相相对对优优势势,从从中中选选出出经经济济效效益益
16、最最佳佳的的一一个个方方案案,再再根根据据此此方方案案的的要要求求制制定定项项目目范范围围计划。计划。项目范围计划的结果项目范围计划的结果n项目范围说明书。项目范围说明书。n范围说明书的目的是记录项目的目标、可交付成果范围说明书的目的是记录项目的目标、可交付成果以及要求,以便把这些内容作为未来项目决策的基以及要求,以便把这些内容作为未来项目决策的基线。线。n或者说,范围说明书是进一步明确或开发了一个项或者说,范围说明书是进一步明确或开发了一个项目参与者之间能达成共识的项目范围,为制定未来目参与者之间能达成共识的项目范围,为制定未来的项目决策提供了一个纪实基础。随着项目的不断的项目决策提供了一个
17、纪实基础。随着项目的不断实施进展,阐述的这个范围可能需要修改或精确些,实施进展,阐述的这个范围可能需要修改或精确些,从而很好地反映项目范围的变化。从而很好地反映项目范围的变化。1 1)项目范围说明书的编写要求)项目范围说明书的编写要求n编编写写时时的重要一点是要保持清楚准确,要将的重要一点是要保持清楚准确,要将项项目目目目标标、可交付成果和要求在范、可交付成果和要求在范围说围说明中加以清楚、明中加以清楚、准确的准确的陈陈述,以便事后不会述,以便事后不会产产生生误误解。通常要做解。通常要做到以下两点:到以下两点:1 1范范围说围说明明书书中中应该应该包含一个关于所有包含一个关于所有项项目要求目要
18、求的的综综合列表,因合列表,因为这为这份文档形成了份文档形成了项项目利益相关目利益相关者和者和项项目目组组从此以后工作的共同出从此以后工作的共同出发发点。点。2 2与与项项目章程相似,范目章程相似,范围说围说明明书应该书应该公布并且分公布并且分发给项发给项目利益相关者、关目利益相关者、关键键管理人管理人员员和和项项目目团队团队成成员员。2 2)项项目范目范围说围说明明书书的主要内容的主要内容 n项项目范目范围说围说明明书书主要内容:主要内容:1.1.项项目的合理性目的合理性说说明。明。2.2.项项目目目目标标。3.3.项项目的可交付成果,形成目的可交付成果,形成项项目目产产品清品清单单;4.4
19、.项项目成果的衡量目成果的衡量标标准,包括成本、技准,包括成本、技术术、进进度度、质质量量标标准;准;5.5.项项目目目目标标的的实现实现程度程度6.6.辅辅助助说说明(假明(假设设条件、条件、约约束因素)束因素)项目范围计划的结果(续)项目范围计划的结果(续)n项目范围管理计划。描述了对项目范围如项目范围管理计划。描述了对项目范围如何进行管理,项目范围如何变更才能与项何进行管理,项目范围如何变更才能与项目要求相一致等问题。目要求相一致等问题。n该文件的内容包括:该文件的内容包括:1.说明如何控制项目的范围和范围的变更;说明如何控制项目的范围和范围的变更;2.说明如何识别项目范围变更并对其进行
20、分说明如何识别项目范围变更并对其进行分类;类;3.对项目范围的稳定性进行评价,即项目范对项目范围的稳定性进行评价,即项目范围变化的可能性、频率和幅度。围变化的可能性、频率和幅度。4.4.项目范围的定义项目范围的定义n项目范围的定义就是将项目的主要可交付项目范围的定义就是将项目的主要可交付成果分解为较小的且更易于管理的单元。成果分解为较小的且更易于管理的单元。即形成工作分解结构(即形成工作分解结构(Work Breakdown Work Breakdown StructureStructure),),简称简称(WBS)(WBS)。4.项目范围的定义项目范围的定义 进行项目范围界定(定义)的过程是
21、:进行项目范围界定(定义)的过程是:充分研究客户的需求建议书充分研究客户的需求建议书将项目范围内的工作分解为具体细致明确的执行单元将项目范围内的工作分解为具体细致明确的执行单元绘制工作分解结构图(绘制工作分解结构图(WBSWBS)编写项目工作分解结构词典编写项目工作分解结构词典建立起描述项目责任落实情况的项目组织分解结构建立起描述项目责任落实情况的项目组织分解结构(OBS)(OBS)建立起描述资源配置情况的项目资源分解结构(建立起描述资源配置情况的项目资源分解结构(TBSTBS)4.项目范围的定义项目范围的定义项目范围的定义项目范围的定义目的:目的:(1 1)便于项目的具体分工)便于项目的具体
22、分工,明确各成员的权、责、明确各成员的权、责、利;利;(2 2)提高对成本、时间以及资源估算的准确性;)提高对成本、时间以及资源估算的准确性;(3 3)为绩效测量与控制定义一个基准计划;)为绩效测量与控制定义一个基准计划;(4 4)便于进行明确的职责分配。)便于进行明确的职责分配。项目范围定义的主要工作项目范围定义的主要工作依据依据工具和方法工具和方法工作分解结构工作分解结构项目工作分解结构图项目工作分解结构图项目工作分解结构词项目工作分解结构词典典结果结果项目范围说明书项目范围说明书项目范围管理计划项目范围管理计划历史资料历史资料项目范围定义的工具项目范围定义的工具n范围定义的工具是范围定义
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