第一章秘书实务.ppt

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1、第章第章 秘书的涵义秘书的涵义本章学习要求从职业角度认知秘书的涵义和职责认知秘书职业化的意义理解秘书工作的特征理解秘书工作的要求第一节第一节 什么是秘书什么是秘书一、情景案例 在文学作品里，公司里的秘书往往被描述成这样一个特殊群体：靓丽的外表，时尚的装束，浪漫的感情，丰厚的收入容易给人一种错误的认识秘书是花瓶，吃的是青春饭。事实上，现代秘书更注重能力和悟性。国外的高级秘书多为三四十岁的成熟女性，比如比尔盖茨的秘书露宝女士，上任时就是一位42岁的有四个孩子的母亲。露宝把微软公司看成一个大家庭，她一直自觉以一个成熟女性特有的缜密与周到，把公司里里外外打理得妥妥贴贴。露宝以她的教养、经验和能力在微软

2、享有很高的地位，深受比尔盖茨的器重和员工的尊重。有人说，比尔盖茨是微软的董事长，露宝是微软的家长。比尔盖茨曾说过：“我和微软的成功因为有露宝 秘书实务一、情景案例第一节 什么是秘书 在国外，“秘书”一词源于拉丁文的“secretarius”，意思是“可靠的职员”。英语中的秘书（secretary）与秘密（secret）有着密切的联系。现代西方国家的秘书概念形成于资产阶级工业革命时期，是工业社会的产物，主要指一种职位或职业及具有此职位的职员或从事此职业的人员。（一）秘书的界定二、基本知识 国际职业秘书协会 秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她（他）掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下，

3、表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。欧洲专业秘书协会 秘书对其上司的活动和工作范围有足够的了解，能够替上司分担很多工作。她能在一定的范围内作出决定和发出指示，并在做生意的场合代表她的上司。美国韦氏秘书手册 今天的秘书决不再是单纯的接待员兼打字员，因为越来越多的经理希望自己的秘书成为行政管理的助手，以便自己有可能从繁琐的日常事务及专门事务中解脱出来秘书已经成为决策者和执行者之间的一座桥梁一个精干而可靠的秘书不仅是经理和工作人员之间的桥梁，而且还应当是协助经理的左右手 中国秘书学家常崇宜 秘书，是从事信息性、事务性、技术性工作，近距离综合辅

4、助领导决策与管理的职员。下面是从职业的角度列出的一些有代表性的解释或描述：中国秘书学者杨树森中国秘书学者杨树森 秘书就是直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务，并以脑力劳动为主的工作人员。中国秘书学家常崇宜中国秘书学家常崇宜 秘书，是从事信息性、事务性、技术性工作，近距离综合辅助领导决策与管理的职员。中国秘书学者杨树森中国秘书学者杨树森 秘书就是直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务，并以脑力劳动为主的工作人员。中国秘书学者谭一平中国秘书学者谭一平 秘书就是为了给上司创造最佳决策环境的人 中国国家劳动和社会保障部中国国家劳动和社会保障部秘书国家职业标准秘书国家职业标准 秘书是从事办

5、公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。（二）秘书的分类 作为一种现代的社会职业，秘书的种类越来越多，横向分类也越分越细。我国对秘书的分类主要有：1从秘书服务的对象划分从秘书服务的对象划分 从秘书服务的对象划分，可以分为公务秘书和私人秘书两类。公务秘书是指在国家机关、团体、部队、国有企事业单位中，由组织或人事部门选派的承担秘书工作的人员，在编制上属于该单位干部。私人秘书是指由私人、私人企业、民办企业等出资雇佣聘请并为私人服务的秘书。私人秘书在遵守国家法律的前提下，向自己的雇佣聘任者负责。他们的工作制度和工作方式具有很大的灵活性和多样性。2从秘书工作的性质划分从秘

6、书工作的性质划分 从秘书工作的性质划分，可以分为党政秘书、企业秘书、商务秘书等。党政秘书是辅助党政机关领导人和领导集体实施决策与管理，保障机关各项工作正常运转的秘书。现在我国通用的秘书工作的各项原则规范，主要是针对党政秘书制定的。企业秘书是在公司企业中专门为企业领导统筹公司的各项事务而服务的秘书。在私有企业工作的属于私人秘书性质，在国有企业工作的属于公务秘书性质。商务秘书是在公司企业的经营活动中，专门辅助领导处理各类商业性事务的秘书。目前在我国公司企业中，纯粹的商务秘书还不多，随着人们对商务秘书在商务运作中的重要性有了更进一步的了解和认识，这种局面将会得到改善。3从秘书业务的内容划分从秘书业务

7、的内容划分 从秘书业务的内容划分，可以分为行政秘书、机要秘书、文字秘书、事务秘书、会议秘书、公关秘书等。行政秘书是指协助领导处理公务、实施管理的秘书 机要秘书是指处理机关机密文件的秘书 文字秘书是指专职从事以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书，具有较强的口头与文字表达能力，俗称“笔杆子”。事务秘书是指负责总务、后勤等事务性工作或负责照顾高层领导、专家生活的秘书 会议秘书是指专门从事会议策划、组织、安排、协调等工作的秘书 公关秘书是指能够协助领导协调关系、处理矛盾、树立和维护组织良好形象的秘书（三）秘书的分级1初级秘书初级秘书主要从事操作性的服务工作，帮助领导处理一些日常程序性的琐事和杂务2中级秘书

8、中级秘书主要从事辅助管理事务和部分操作性事务，消除领导在决策与管理过程中的各种技术障碍3高级秘书 高级秘书是指秘书部门的负责人、助理、首脑机关的专职秘书等 在社会实践中，对于初级秘书、中级秘书和高级秘书的划分方法及相应要求，由于各国国情和管理体制等不同而均有差异。（四）秘书职业化 1我国秘书职业化的过程我国秘书职业化的过程 2我国秘书职业化的特征我国秘书职业化的特征（1）服务对象多元化（2）业务工作专门化（3）劳动价值商品化（4）商务秘书女性化（5）资格认定制度化三、技能训练训练下面是东方魔鬼辞典和办公室魔鬼辞典中对“秘书”和“文秘”的解释，请结合本节所学的基本知识对其作出评判。秘书1不必打字

9、好，只须线条好。2董事太太的敌人。3只消说“董事正在开会，何时结束很难说”便可领取薪金的漂亮女子。文秘1沏茶倒水者的美称。2用化妆盒多于用笔的职工。3电话最多的纪录保持者。4坐在椅子上等待结婚之人。秘书1领导喜欢有人辅佐，不喜欢有人超过。2如果你想向上司提出忠告，你应该显得只是在提醒他某种他本来就知道不过偶然忘掉的东西。3至高权力的守护者。他们通过处理日程安排、电话和电子邮件而控制着通往权力的大门。训练 下面是人们对秘书及秘书工作的一些形象化的描绘，请体会其中的真义所在。l从事秘书工作这一行，别人睡觉我清醒，别人度假我站岗，别人娱乐我工作，加班是正常的，不加班是不正常的。l有人风趣地说：秘书工

10、作“无法无天”，不受劳动法保护，没有星期天的概念。l领导开会我先来，看看座位怎么排；领导讲话我先讲，看看话筒响不响。训练 回忆你看过的文学作品或影视作品中的秘书人物（或有秘书特征的人物），比如金庸小说鹿鼎记中的韦小宝、电视剧乔家大院中的孙茂才等，请共同讨论分析这些人物身上有什么是值得我们学习的？又有什么是我们必须摒弃的？训练 根据下列的测试量表对自己是否适合从事秘书工作进行测量。你适合做秘书工作吗？自我分析二十条：（1）你是不是认为，要当元帅的士兵不一定是好士兵。（2）小时候，妈妈如果让你去打酱油，买菜，再到邮局帮她寄信，回来的时候还要帮爸爸取放在朋友处的材料，你是不是习惯先很好地计划一下，再

11、有条不紊地完成呢？（3）当你工作的时候，你是不是说“上帝保佑，又到了星期一了”。（4）当你考虑一个问题没有答案的时候，能不能换个角度，甚至从逆向角度加以考虑。（5）小时候，你能不能看一天的蚂蚁搬家。（6）你是不是更喜欢让别人拿主意，你照着完成即可呢？（7）你无意中知道了别人的一个秘密，你总是能很好地保密。（8）你从小就很喜欢和人打交道，并且深得叔叔阿姨和朋友的欢。（9）你是否在做好一件事情之前，就开始很好地考虑后面的事情。（10）上学时，是否尝试过骑自行车长途旅行？（11）小时候你的朋友如果比你出色很多，但是你并不嫉妒，相反，你会帮助他做得更好。（12）当你成功地完成一件事情后，功劳却记在了别

12、人头上，而你从不会很在意。（13）你从小就是个热心肠的人，喜欢到处张罗。（14）说真的，你觉得自己虽然不是个作家但是文笔还真的不呢。（15）你从小就很细致，做事情一丝不苟。（16）你喜欢和比你强的人物在一起，并不觉得有压力。（17）你有一项了不起的本事，那就是很善于弥补别人或者事情的不足。（18）你从小就会揣摩爸爸妈妈的心思，因此他们也总是夸你是个很懂事的孩子。（19）你的口才不错。（20）你是不是总在看有什么事情需要做，不等人说，就主动完成。四、相关链接 链接1链接2第二节第二节 秘书的职责秘书的职责一、情景案例二、基本知识（一）秘书工作的内容3文书拟写与处理2事务管理1会议管理（二）秘书工作的特征 1主动性 2集体性 3专业性 4灵活性 5超前性（三）秘书工作的要求1准确 2迅速 4务实 3保密