工作表的编辑和格式化操作.ppt

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1、单元格的选定操作数据编辑单元格的插入、删除和合并工作表的格式化4.4 工作表的编辑和格式化操作本节内容2第4章 表格处理软件Excel 2010选选 定定 内内 容容操操 作作单个单元格单个单元格 单击相应的单元格，或用方向键移动到相应的单元格单击相应的单元格，或用方向键移动到相应的单元格 所有单元格所有单元格 单击单击“全选全选”按钮，单击第一列列号上面的矩形框按钮，单击第一列列号上面的矩形框 不相邻的单元格不相邻的单元格或单元或单元 格区域格区域选定第一个单元格或单元格区域，然后按住选定第一个单元格或单元格区域，然后按住【Ctrl】键再选定其他的单元格或单元格区域键再选定其他的单元格或单元

2、格区域连续单元格区域连续单元格区域选定第一个单元格，然后按住选定第一个单元格，然后按住【Shift】键再单击区域键再单击区域中最后一个单元格中最后一个单元格 整行整行单击行号单击行号 整列整列单击列号单击列号 取消单元格选定取消单元格选定单击工作表中其他任意一个单元格单击工作表中其他任意一个单元格4.4.1 单元格的选定操作3第4章 表格处理软件Excel 20101修改数据修改数据 单击要修改的单元格，在编辑栏中进行数据修改；或双击要修改单元格，在单元格中直接进行数据修改。2移移动、复制数据、复制数据(1)移移动和复制和复制单元格元格 选定需要移动和复制的单元格。用鼠标将选定区域拖到粘贴区域

3、，直接拖动为移动；按住Ctrl键拖动为复制。(2)选择性粘性粘贴 Excel可以选择单元格中的特定内容进行复制：选定需要复制的单元格，进行“复制”操作。选定粘贴区域的左上角单元格，选择“开始”选项卡“剪切板”组的“粘贴”下拉按钮，在打开的对话框选择所需选项。4.4.2 数据编辑4第4章 表格处理软件Excel 20103清除数据清除数据（1）选中要清除的单元格或区域。（2）按下Delete键完成清除数据或单击功能区“开始”选项卡下“编辑”组“清除”按钮，在弹出的下拉列表中选择所需的清除命令即可。5第4章 表格处理软件Excel 20101插入插入单元格元格选定待插入单元格的位置，单击“开始”选

4、项卡下“单元格”组中的“插入”按钮，在弹出的下拉列表中选择所需要插入的选项即可2删除除单元格元格选定待删除的单元格，单击“开始”选项卡下“单元格”组中的“删除”按钮，在弹出的下拉列表中选择所需要删除的选项即可。3合并合并单元格元格选中要进行合并的单元格区域，单击功能区“开始”选项卡下“对齐方式”组中的“合并后居中”下拉按钮，在展开的列表中选择一种合并选项即可完成单元格的合并。4.4.3 单元格的插入、删除和合并6第4章 表格处理软件Excel 20101调整行高和列整行高和列宽选定要调整行高或列宽的单元格，在“开始”选项卡的“单元格”组中单击“格式”按钮，在弹出的下拉列表中选择所需要设置的选项

5、即可。2设置置单元格格式元格格式方法方法一一：直接单击“开始”选项卡下的“字体”组、“对齐方式”组和“数字”组中的各个列表命令直接进行简单的格式设置，方法二：方法二：单击“字体”组、“对齐方式”组和“数字”组右下角的对话框启动器，在出现的“设置单元格格式”对话框中进行具体的设置。4.4.4 工作表的格式化7第4章 表格处理软件Excel 20103自自动套用格式套用格式(1)选定数据表中要进行格式化的区域。(2)在“开始”选项卡“样式”组中单击“套用表格格式”下拉选项，在弹出的表格样式选择一种格式，单击“确定”按钮，即可将选定区域编排成所选择的格式。4 4使用条件格式使用条件格式(1)选定数据

6、表中要进行条件格式化的区域。(2)在功能区“开始”选项卡“样式”组中单击“条件格式”下拉选项：系统将单元格区域中满系统将单元格区域中满足某一特定条件的数据足某一特定条件的数据值用已设定的格式显示值用已设定的格式显示出来。出来。系统将数据表中某些特系统将数据表中某些特定范围的单元格区域中定范围的单元格区域中的数据用其已设定的格的数据用其已设定的格式显示出来。式显示出来。系统将单元格区域中的系统将单元格区域中的所有数值型、日期型数所有数值型、日期型数据的值按照数据条的形据的值按照数据条的形式显示出来。数据条的式显示出来。数据条的长短代表了每个数据的长短代表了每个数据的值的大小。值的大小。系统将单元

7、格区域的数据按值系统将单元格区域的数据按值的范围用不同的底纹颜色表示的范围用不同的底纹颜色表示出来，在同样的颜色中包含了出来，在同样的颜色中包含了双色渐变或三色渐变，分别表双色渐变或三色渐变，分别表示在相同范围单元格的值的大示在相同范围单元格的值的大小。小。系统将单元格区域的数据按值系统将单元格区域的数据按值的范围用不同的图标表示出来，的范围用不同的图标表示出来，每个图标表示一个单元格值的每个图标表示一个单元格值的范围。范围。8第4章 表格处理软件Excel 2010建立数据清单数据排序数据筛选分类汇总数据透视表合并计算4.5 数据管理本节内容9第4章 表格处理软件Excel 20104.5.

8、1 建立数据清单 数据清单是数据清单是由工作表中的单元格构成的包含标题的一由工作表中的单元格构成的包含标题的一组数据，即一张二维表组数据，即一张二维表。数据清单中的数据一列称为一数据清单中的数据一列称为一个字段，一行称为一个记录，第一行为数据清单的列标个字段，一行称为一个记录，第一行为数据清单的列标题，由若干个字段名组成。题，由若干个字段名组成。10第4章 表格处理软件Excel 20104.5.2 数据排序 数据排序是指按一定的规则将数据清单的数据变成有序数据排序是指按一定的规则将数据清单的数据变成有序的数据。的数据。(1)单击数据清单中的要排序字段内的任意一个单元格。(2)单击功能区“数据

9、”选项卡中的“排序和筛选”组下的“升序”或“降序”按钮，即可完成所选数据列升序或降序的排列。升序排序的默认次序如下：数字：从最小的负数到最大的正数。文本以及包含数字的文本：按09、AZ。逻辑值：False优先于True。空格始终排在最后。1.简单排序排序11第4章 表格处理软件Excel 2010在“数据”选项卡的“排序和筛选”组单击“排序”按钮2多关键字排序添加条件添加条件按列标题分为主关按列标题分为主关键字或次要关键字键字或次要关键字排序的依据是按数排序的依据是按数值还是字符值还是字符排序是按升序还是排序是按升序还是按降序排序按降序排序12第4章 表格处理软件Excel 2010自定义排序

10、是指对数据清单按照用户定义的顺序进行排自定义排序是指对数据清单按照用户定义的顺序进行排序序。自定义排序的方法与多个条件排序类似，只是自定自定义排序的方法与多个条件排序类似，只是自定义排序只需要设定一个义排序只需要设定一个“主关键字主关键字”，在，在“次序次序”列表列表框中选择框中选择“自定义序列自定义序列”即可。即可。3自定义排序13第4章 表格处理软件Excel 20104.5.3 数据筛选 数据筛选功能将数据清单中不满足条件的数据行隐藏起来，数据筛选功能将数据清单中不满足条件的数据行隐藏起来，这样可以更方便地让用户对满足条件的数据进行查看。这样可以更方便地让用户对满足条件的数据进行查看。1

11、414(1)单击数据清单中任意一个单元格。(2)单击功能区“数据”选项卡下“排序和筛选”组中的“筛选”按钮，在数据清单每个字段名旁出现一个下拉按钮。在数据清单每个字段名旁出现一个下拉按钮。(3)单击字段名右侧的下拉按钮，显示自动筛选选项，选中其中一项，即可按照选中项目进行自动筛选条件设置。(4)如果要取消筛选，只需再次单击“数据”选项卡下“排序和筛选”组中的“筛选”按钮即可。1.自自动筛选2023/3/214第4章 表格处理软件Excel 20102高级筛选 高级筛选可以设定多个条件对数据进行筛选，还可高级筛选可以设定多个条件对数据进行筛选，还可以保留原数据清单的显示，而将筛选的结果显示到工作

12、以保留原数据清单的显示，而将筛选的结果显示到工作表的其他区域。表的其他区域。进行高级筛选时，首先要在数据清单以外的区域输进行高级筛选时，首先要在数据清单以外的区域输入筛选条件，然后通过入筛选条件，然后通过“高级筛选高级筛选”对话框对筛选数据对话框对筛选数据的区域、条件区域及筛选结果放置的区域进行设置进而的区域、条件区域及筛选结果放置的区域进行设置进而实现筛选操作。实现筛选操作。筛选条件的表示筛选条件的表示u 单一条件：在输入条件时，首先要输入条件涉及单一条件：在输入条件时，首先要输入条件涉及的字段的字段名，然后将该字段的条件写到字段名下的的字段的字段名，然后将该字段的条件写到字段名下的单元格中

13、。单元格中。u 复合条件：复合条件：Excel在表示复合条件时，遵循这样的原在表示复合条件时，遵循这样的原则，在同一行表示的条件为则，在同一行表示的条件为“与与”关系；在不同行表示关系；在不同行表示的条件为的条件为“或或”关系。关系。15第4章 表格处理软件Excel 2010高级筛选条件高级筛选条件示例示例单一条件单一条件职称为教授职称为教授 工资大于工资大于600600复合条件复合条件职称讲师，性别为男职称讲师，性别为男工资大于工资大于600600，小于，小于900900职称教授职称教授或副教授或副教授 职称讲师和职称讲师和工资大于工资大于600 600 职称教授同时工资大于职称教授同时工

14、资大于800800，或，或者职称副教授同时工资大于者职称副教授同时工资大于600 600 16第4章 表格处理软件Excel 2010（1）建立条件区域，在条件区域设置筛选条件。（2）单击数据清单中任意一个单元格，在功能区“数据”选项卡下“排序和筛选”组中单击“高级”按钮，弹出“高级筛选”对话框。“列表区域列表区域”文本框文本框会会显示出我示出我们要要筛选的数据范的数据范围单击“条件区域条件区域”后面后面的折叠的折叠对话框按框按钮，直接直接输入或用鼠入或用鼠标选择条件区域。条件区域。通通过隐藏不符合条件的数据藏不符合条件的数据行来行来筛选数据清数据清单通通过将符合条件的数据行复将符合条件的数据

15、行复制到工作表的其它位置来制到工作表的其它位置来筛选数据数据直接直接输入存放入存放筛选结果的目果的目标区域的左上角区域的左上角单元格元格17第4章 表格处理软件Excel 20104.5.4 分类汇总 分分类类汇汇总总是是按按照照某某一一字字段段的的字字段段值值对对记记录录进进行行分分类类(排排序序)，然后对记录的数值字段进行统计的操作。，然后对记录的数值字段进行统计的操作。在在进进行行分分类类汇汇总总操操作作时时一一定定要要先先按按照照分分类项排序，再进行汇总的操作。类项排序，再进行汇总的操作。必必须须以以“分分类类字字段段”为为依依据据，将将数数据据清清单中的记录进行分类，分类由排序操作实

16、现。单中的记录进行分类，分类由排序操作实现。在在分分类类汇汇总总时时必必须须指指明明汇汇总总方方式式。汇汇总总方方式式有有：平平均均值值、求求和和、最最大大值值、最最小小值值、乘积、计数等。乘积、计数等。分分类类汇汇总总时时必必须须指指明明汇汇总总项项，即即对对哪哪个个字字段段进进行行汇汇总总。如如汇汇总总字字段段为为“工工资资”和和“奖金奖金”。18第4章 表格处理软件Excel 2010(1)对需要分类汇总的数据按关键字进行排序（升序或降序都可以）(2)单击数据清单中任意一个单元格。在功能区“数据”选项卡下“分级显示”组单击“分类汇总”按钮，出现“分类汇总”对话框。(3)在“分类字段”列表

17、框中选择的分类字段要和排序的字段相同。(4)在“汇总方式”列表框中，选择一个汇总函数。(5)在“选定汇总项”列表框中，选择要汇总的字段。(6)单击“确定”按钮，出现分类汇总后的结果。19第4章 表格处理软件Excel 20104.5.5 数据透视表 分分类类汇汇总总适适合合按按一一个个字字段段进进行行分分类类，对对一一个个或或多多个个字字段段进进行行汇汇总总。如如果果要要对对多多个个字字段段进进行行分分类类并并汇汇总总，这这就就需需要利用数据透视表来实现。要利用数据透视表来实现。20第4章 表格处理软件Excel 2010(1)单击“插入”选项卡的“表格”选项组的“数据透视表”下拉按钮，在下拉

18、列表中选择“数据透视表”命令，弹出“创建透视表”对话框。(2)在“创建透视表”对话框中指定数据源和透视表存放的位置，然后单击“确定”按钮，显示“数据透视表字段列表”对话框。(3)在“数据透视表字段列表”对话框上半部分的列表框中，列出了数据源包含的所有字段。创建数据透视表时，要将“页字段”拖入“报表筛选”位置，称为透视表的页标题；将要分类的字段拖入“行标签”、“列标签”位置，称为透视表的行、列标题；将要汇总的字段拖入“数值”位置。21第4章 表格处理软件Excel 2010要想合并计算数据，首先要为合并数据定义一个目标区域，用来显示合并后的信息，此目标区域可位于与源数据相同的工作表中，也可以在另

19、一个工作表中；其次需要选择合并计算的数据源，此数据源可以来自单个、多个工作表或多个工作簿。4.5.6 合并计算 使使用用“合合并并计计算算”将将多多张张工工作作表表的的数数据据合合并并在在一一张张工工作作表表中中。合合并并计计算算不不仅仅可可以以进进行行求求和和汇汇总总，还还可可以以进进行行求求平平均均值值、计数统计和求标准差等运算。计数统计和求标准差等运算。22第4章 表格处理软件Excel 2010(1)选定需要合并计算的目标区域“总评”工作表的单元格区域。(2)单击功“数据”选项卡下“数据工具”组的“合并计算”按钮。出现“合并计算”对话框。(3)单击“函数”列表框，选择合并计算中将要用到的汇总函数。(4)单击“引用位置”后面的折叠对话框按钮,添加其它工作表中要合并计算的单元格区域。(5)单击“确定”按钮，完成合并计算功能。23第4章 表格处理软件Excel 2010