采购控制程序(正版110727).xls

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1、 富富 澜澜 正正 东东 自自 动动 售售 货货 设设 备备 有有 限限 公公 司司文件名称采采购购控控制制程程序序适用范围FLZDFLZD自自动动售售货货设设备备有有限限公公司司原原材材料料采采购购文件编号FLZD.QP.29FLZD.QP.29文件版本C.2C.2页 数共共 7 7 页页生效日期2011/8/12011/8/1制制 作作审审 核核批批 准准 分发：董事长总经理管理者代表研发部质量部制造部采购部工程部资材部营销部财务部文控中心 企管部其它发发文文日日期期：20112011年年8 8月月1 1日日采采购购部部发发布布 FLZDFLZD VENDINGVENDING MACHIN

2、EMACHINE EQUIPMENTEQUIPMENT CO.CO.LTD.LTD.文件名称采采购购控控制制程程序序文件编号FLZD.QP.29FLZD.QP.29适用范围FLZD自动售货设备有限公司原材料采购版 本 号C.2C.2页次2 2 OFOF 7 71.01.0 目目的的规范采购流程，确保采购物料符合公司质量标准、价格要求、交期、服务等,并能及时配合生产进度，避免停工待料。2.02.0 适适用用范范围围适用于FLZD 自动售货设备有限公司原材料(包括主料辅料其它)采购。3.03.0 定定义义3.1 主料：又称产品主要部件，含电子元器件、结构件（包括包装类与表面设计类）及经外协加 工的

3、零部件等，系指用于组装成品的各类零件与组件的统称。3.2 协力商/供应商：涉及与产品相关的原料提供商及产品加工或制造的厂商。4.04.0 职职责责4.1 采购部：负责供应商的选择、开发，日常管理，参与供应商考评，负责签定采购协议。4.2 质量部:主导并组织相关部门对供应商考核评估,并负责签定质量协议.4.3 采购部经理：对采购部的工作进行督导与监控；负责对供方的最终报价单进行审批（必要 时报主管副总经理进一步确认）；负责对金颜1万元人民币的采购项目履行审批。4.3 财务经理：负责按公司规定，对1万元X5万元人民币的采购合同/采购订单履行核核准。4.4 分管总经理：负责对采购单价及采购合同/订购

4、单的审批作业执行监督与稽核；负责对单项金 额5万元人民币的采购项目进行核准；负责采购单价在1万元人民币以下下物品（如 生产设备、仪器等）的供方报价、新新供供应应商商报报价价、新新样样品品报报价价进行审审核核。4.5 总经理：负责对应付供应商货款进行定期确认审核，负责对单项 5万元人民币的采购项目、供方报价、新供应商报价、新样品报价等进行最终批准。5.05.0内内容容5.1 采购部须掌握所购物料的市场价格行情，收集相关资料.5.2 采购部选择供应商必须遵循6个基本准测：5.2.1 商业道德：供应商必须遵守所有适用法律规定，在所有活动中不得有任何违法行为。5.2.2 可持续性：供应商应与富澜正东一

5、同持续努力，提高运营效率和可持续性，包括水资源保护 项目。5.2.3 劳动标准：在任何情况下，供应商都不得强迫劳动，严标使用童工，遵守劳动法和相 关法规。文件名称采采购购控控制制程程序序文件编号FLZD.QP.29FLZD.QP.29适用范围FLZD自动售货设备有限公司原材料采购版 本 号C.2C.2页次2 2 OFOF 7 75.2.4 安全健康：供应商应为员工的卫生与安全提供保障，包括工作环境、居住条件、卫生等，同时要求所提供的所有产品必须达到富澜正东的质量要求和安全服务标准。5.2.5 环境保护：供应商在运营时必须注意保护环境，保证遵守相关法律法规及ROHS指令要求。5.2.6 转包协议

6、：供应商承诺并保证未经富澜正东的许可，不得将提供给富澜正东的产品转包给第 三方生产。5.3 PMC根据营销部提供的客户订单在本月20号前制定月度生产计划表，并根据仓库零备件库 存状况在每月的25号前编制下月度采购申购计划表，经分管副总、总经理审核批准后，采购于本月30号前针对供应商的不同交期对供应商下达采购订单。5.4 采购部须根据PMC发放的各阶段生产计划编制月份采购计划表，并上报总经理批准。5.5 供应商评估：按供应商选择控制程序执行，只有经评估后合格的供应商方 可与之合作。5.6 采购合同管理：只有列入合格供方一览表或新供方一览表的供应商，相关采购员方可 向其采购相关物资；下达采购订单时

7、，应清楚说明所采购物料的名称、规格、计量单位、数量、单价、总金额、质量要求、交货期及交货方式等；5.7 采购合同需由采购采购部经理审核，并按照公司规定的审批权限上报批准；采购合同经过批准 后，须在3天内，由采购员将其传真给相应认可供应商，（经）供应商确认签字后须及时回传，若未回传则采购订单不生效，采购员必须及时追查原因，直到采购订单得到落实为 止，经供应商签准回传的采购合同须妥善（落实）归档。5.7 采购进度的控制5.7.1 采购员依据采购订单制定相应月度物品预计到厂的日期、数量表，经确认后分发给 仓库、PMC、质量、生产，同时抄送分管副总、总经理。当每批物料来货时由采购及时知会仓 库收货。同

8、时采购将到货的实际日期、数量填入月度物品预计到厂的日期、数量表中，与预计到货日期、数量进行对比，并以邮件方式发送到PMC、质量、生产、财务、分管副总、总经理。5.7.2 采购员依据月份采购计划表、新增部分月份采购计划表及各份采购订单，及及时时跟跟进进供供应应商商每每批批来来料料状状况况和和 质质量量部部检检验验状状况况。5.7.3 质量部须及时将来料检验报告单反馈给采购部，由采购员对照各类物料的计划交期，对 未按交期执行的供应商进行及时追踪，确保所采购的物料在在采购计划规定的日期内 完成配套5.7.4 质量部IQC月度质量分析报告将作为后续考核供应商标准之一。5.7.5 若来料经质量部检验被判

9、定为轻微不合格，当该物料系生产急用时，由PMC提出，经MRB小 组评审后，由总经理批准裁决退货、特采、或返工处理，同时将相关信息传达财务部。文件名称采采购购控控制制程程序序文件编号FLZD.QP.29FLZD.QP.29适用范围FLZD自动售货设备有限公司原材料采购版 本 号C.2C.2页次4 4 OFOF 7 75.8 采购合同变更管理5.8.1 如因月份生产计划或任务通知单调整而引起部分采购项目的撤消，若此部分采购 项目尚未办理，则将通知调整的月份生产计划存档，并将调整的具体情况在月份采购 计划表中注销或增补；5.8.2 如需撤消的部分采购项目已与供应商签订合同，则由采购员与供应商接洽撤消

10、合同，经供应 商同意撤消后，则将同意撤消的书面协议附在原合同后存档；5.8.3 若是供应商只同意部分撤消的情况，则与供应商签订撤消部分合同的书面协议作为原合同的 附件。5.8.4 若供应商不同意撤消，则由采购部依据通知变更的月份生产计划或任务通知单，将 因变更所导致的在供方处已落实生产的采购物料的具体数量（多数为非标准件）向主管副总 经理或总经理及时汇报，并按其批示的处理意见执行。一般情形下，由我司独立或供我双方 各承担一定比例的因变更造成的物料损失费用，同时对相关设计责任人应负的责任重新进行 评估。5.8.5 若因材料规格设计变更，导致采购材料规格须进行变异时，需第一时间通知供应商终止原 采

11、购合同/采购订单的订料规格，对变更后的材料追加采购合同，同时对经规 格变更的材料须进行样品确认。5.9 采购过程中的物料管理5.9.1 仓管收货员收材料之前需确认供应商的送货单是否具备以下信息：供应商名称，订单号，存货编码，数量；如送货单上的信息与采购订单不符，则知会采购退回供应商;如确认OK后，填写物料送检单，将材料放置于“材料待检区”或送质量部，由质量部依使用紧急程度 执行检验。5.9.2 经质量部检验合格的材料，由质量部填写来料检验报告单，并填制入库单办理入库5.9.3 仓管员根据来料检验报告单，将检验单上的数据入到U8系统中，便于后续财务对帐，同 时把来料检验报告单附联分别传送至财务和

12、采购，如经质量部检验不合格时，由采购员 将此及时传真给供应商，要求供应商给予改善，并要求补货及办理退货。5.9.4 经检验不合格的材料，由质量部检验员于其包装箱（袋）所贴附的标签上加盖“不合格”章 或贴附不合格标签，由由仓仓库库暂放于“不合格区”，由仓库通知采购员适时办理 退货单，经采购部经理批准后，方可向供应商办理移交或退货手续，退货出厂还须开具 放行条交保安员，由保安员核实后放行。对使用部门退回仓库的不合格材料（分清来料 不良与制造不良），属于制造不良的，由其车间主管填写退料单，经主管部门经理审批 后送交质量部进行检验，其处理方式与上述同。若供应商不同意接收系制造不良的不合格品，则由使用部

13、门填写报废申请单，经部门经理审核，总经理批准后执行报废（对于超出正文件名称采采购购控控制制程程序序文件编号FLZD.QP.29FLZD.QP.29适用范围FLZD自动售货设备有限公司原材料采购版 本 号C.2C.2页次5 5 OFOF 7 7 常损耗规定比例的制造不良物料，必要时须呈报总经理批准方可报废）。5.9.5 若来料系轻微不合格，且生产急用，则依上述特采规定执行。5.9.6 物料使用部门在领料中，若发现欠料，则由其开立欠料单，及时反馈给采购部，由采购 部及时向供应商追回欠料（必要时须追加采购订单），使用部门则依欠料单跟踪及 补领欠料。5.9.7 对于研发部用于试验及装样机的样品材料，由

14、研发部填写申购单，采购部负责此样品的 采购，样品到公司后由采购直接办理入库，并在入库单上备注“打样物料”字样，无须 送检。在库房暂存的该类样品应由研发部于领料时一次性全部领出。5.9.8 对于生产使用的各种辅料，由生产部根据各月标准用量，参考当月库存量，以每月为周期填 写申购单，经审批后由相关采购员进行采购，处理方式与主料类相同。5.9.9 对于办公类用品，由使用部门填写申购单，经部门领导审核、总经理批准后，由采购部 或指定的人员负责采购，来料时由采购责任人及仓管人员负责验收，并办理入库手续。办公 类用品的采购与领用统一安排于规定的日期进行，领用时须填写领料单。5.9.10 属于一次性采购或求

15、援性采购的材料，可采用申购单，注明品名、规格、数量、质量 要求、价格、付款方式等，由总经理批准后派相关采购人员执行采购，不必另签采购合同。5.10 采购过程中的质量控制5.10.1 凡本公司采购的各类物料均须由采购员向供应商提供与该材料相关的物物料料技术文件及检 验标准（由研发部、质质量量部部提供）。5.10.2 供应商在首次向本公司供应某品种材料前，必须先行进行样品确认，由供应商负责向我司 提供样品规格承认书、各类体系及产品认证证书及相关检测报告等资料，只有经样品确认合 格后，方可正式供货。5.10.3 样品确认程序具体参见供应商选择控制程序规定执行。5.10.4 供应商所供应的材料入厂时，

16、均须按来料检验程序执行检验。5.10.5 未列入合格供方一览表或新供方一览表的供应商所送的材料，质量部有权拒绝检 验，仓管科则拒绝办理入库手续。5.11 外发程序5.11.1 采购部分管外加工的采购员根据生产计划编制外发加工单，经主管采购部领导审核后 交总经理批准。5.11.2 由分管外加工的采购员负责与外加工厂商签订采购订单，该订单经主管采购部副总审 核、总经理批准后，须经外加工厂商签名确认回传。5.11.3 由分管外加工的采购员负责按外发加工单，参照对应加工部件或成品之产品材料明细 表技术文件，先行拟制委外加工出库单，据此填写领料单至对应仓库领料。外加文件名称采采购购控控制制程程序序文件编

17、号FLZD.QP.29FLZD.QP.29适用范围FLZD自动售货设备有限公司原材料采购版 本 号C.2C.2页次6 6 OFOF 7 7 工材料领出后由库房开具出库单，外发材料经整理包装好，统计好具体件数，暂放于 库房周转区，由分管外加工的采购员及时通知外加工厂商领出或由我司送货到供应商处。5.11.4 材料出厂时须分管外加工的采购员先行填写好物品放行条注明件数，由外加工厂商按 采购部发出的外发加工单（或由我司送货到外加工厂的人员持该单）作为领料手续，材 料领出时必须妥善履行交接，由分管外加工的采购员与外加工厂商在物品放行条上签名 确认，并由分管副总签字确认。保安员须认真履行监督职能，核查各

18、件包装的具体物品是否 与出厂手续相符，并须在物品放行条上签名。5.11.5 为了加强对外加工作业的管理，本公司可视需要安排质检人员至外加工厂商处进行现场质 量监督与指导，由其将相关技术文件及资料提供给外加工厂商。提供给外发加工商的技术文 件应按文件和资料控制程序进行控制。外加工厂商对本公司提供的技术文件及商业机密 有保密责任。5.11.6 外发加工完成后，由外发加工厂直接送货或由我司派车至外发加工厂处载回，由本公司进 行检验，其处理方式与材料类相同。5.11.7 为加强外发材料的管制，须由分管外加工的采购员每月定期对外加工厂商所领用的本公司 材料的进销存数据进行统计与审查，同时财务部每月进行核

19、准，确保材料进销存数据保持 平衡，凡发现亏空者，由外加工厂商照价赔偿，并对其合作能力重新进行评估。5.11.8 因采购、市场销售等业务需要，须携带外发物料者，须填写物品放行条，在放行手 续齐全及经保安员查验后给予放行。5.11.9 相关财务人员须配合落实与外加工厂商之外发材料的对帐工作，并进行财务处理。5.12 每个月月初，各供应商及采购员根据公司收货员签字的送货单、入库单据、单价表进行上 月度核对和总结，财务部每月组织盘点并清帐核准。6.06.0参参考考文文件件 6.1文件和资料控制程序 （FLZD.QP.02）6.2供应商选择控制程序 （FLZD.QP.09）6.3来料检验程序 （FLZD.QP.10）文件名称采采购购控控制制程程序序文件编号FLZD.QP.29FLZD.QP.29适用范围FLZD自动售货设备有限公司原材料采购版 本 号C.2C.2页次7 7 OFOF 7 7附附件件：文文件件更更改改记记录录表表序序号号版版本本状状态态修修改改项项目目修修改改摘摘要要拟拟制制者者制制定定日日期期1A.0B.0B.1C.0C.1详见文件修订废止申请单2C.21.0/2.0/3.0/4.2/5.2/5.7.3修改和增加了部分内容李绪洪2011/2/243