企业内部控制与审计案例.doc

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1、第五章 购货与付款循环的内部控制与审计漯河卷烟厂竞价采购等典型案例案例一：漯河卷烟厂的竞价采购案例分析与思考中国财经报1999年9月23日报道：从1998年3月开始，漯河卷烟厂试行辅料公开竞标采购，既保证了采购辅料的数量和质量，又杜绝了因回扣而导致的腐败行为，取得了良好的社会和经济效益，截至1999年3月底，一年的时间里全厂降低采购成本620余万元，产品质量合格率一直保持在100%。他们是怎样做的呢？1改革采购制度，走出“暗箱”操作。以往的卷烟生产辅料采购，都是由分管领导和物资供应部门与供货方一对一谈判。这种采购形式缺乏透明度，弊端较多，一方面，有的供货厂商采用不正当手段，拉拢腐蚀采购人员；另

2、一方面，受“人情、条子”风气影响，常出现盲目采购、重复采购和随意采购的现象。1997年12月，厂长兼党委书记邵富根走马上任后，提出了“集中的权力分散化，隐蔽的权力公开化、建立公开竞争机制，严控采购成本，确保产品质量，提高经洗效益”的采购管理思路。经厂长办公室会议认真研究决定，对全厂生产辅料、香料和原煤等三种类型物资，从市场上统一集中采购，公开竞争招标。为此，漯河卷烟厂成立了以厂长为主任、副厂长为副主任，企划账务、物资供应、生产、质管、审计等部门负责人为成员的厂原辅材料管理委员会，对采购事项民主决策，统一监控。2实施“透明工程”，漯河卷烟厂事先发出招标通知，现场进行公开竞价，事后公布招标结果，为

3、彻底解决可能存在的“假招标”问题，推进“透明工程”，漯河卷烟厂原辅材料管委会在科研所专门设立信息中心，广泛收集各种辅料市场信息，综合测评辅料市场产量、容量和价格，给竞标提供采购可比价。3建立健全管理制度。一年来，漯河卷烟厂建立健全了多项配套规范的管理规章制度，主要是：原辅材料竞争招标暂行管理办法、原辅材料采购制约管理办法、原辅材料采购货款支出财务管理办法，明确规定了竞争招标原则、程序、评标定标标准、合同履行、供求双方遵守的准则、支付货款手续及责任。对中标供货厂家实行“四定”（定厂家、定计划、定价格、定质量）管理，制定出台“四定”实施细则，明文规定入厂辅料质量连续出现不合格者，终止供货合同。19

4、98年6月，就有9个厂家被终止合同。4实行竞争招标采购廉政责任制。要求每个领导和采购人员，不准收取供货厂家的礼金、礼品、回扣，违者调离业务岗位，并视其严重程度给予党纪政纪处分、除名直至移交司法机关处理。在市场竞争越来越激烈的情况下，企业靠提高产品售价获取利润已不现实。在产品售价不变甚至降低的情况下，降低产品成本就显得尤为重要。要降低成本首先必须严把材料采购关。过去，我国大多数企业实行的是分散采购，一对一谈判的采购方法，在实际运行过程中存在很多问题。1 采购支出效率低下。在采购预算编制时，各支出部门都积极争支出、争项目。财务按预算拨款后，各支出部门自行安排资金的使用，完全没有采购监督。在采购资金

5、使用过程中，除存在大量挪用现象外，还出现了盲目采购、重复采购、随意采购等问题，对被采购材料和服务的价格质量比考虑很少，或者根本没有考虑。这种分散、无序、缺乏监督和公开竞争机制的采购，导致了大量采购支出的浪费和使用效率的低下。2 采购决策透明度不高。由于缺乏公开招投标机制，企业的采购量最终是由少数分管领导作出购买决定，在价格谈判时常常是个人因素起决定作用，在确定供货商时，也常常搞假投标、人情标，由于购买决策方式很不透明，因而出现了大量权钱交易、人情交易，这些行为不仅使采购资金受损而且使产品的质量没有保证，使企业最终丢掉市场。3 采购动作很不规范。从预算编制、采购计划制定到采购方式的确定，以及招标

6、程序、资金拨付等，缺乏相应的制度和办法。从这是这里可以看出，采购环节上隐性流失的“漏洞”远比生产现场的“跑、冒、滴、漏”严重。漯河卷烟厂在企业采购这个“老大难”问题上，大胆探索，试行采购公开部分招标，集中统一采购，有效地防止了个人专权行为，使企业采购走上规范化、程序化、制度化的轨道。漯河卷烟厂成功的奥妙何在？克服采购失控问题的出路何在？我们认为，企业采购环节的财务控制应做好以下几个方面：一是决策透明。“隐蔽的权力公开化，集中的权力分散化”，使采购走出“暗箱”操作，企业应成立以总经理为组长，企划、财务、采购等部门负责人为成员的采购监控领导小组，重大事项（如大宗原材料采购定价等）共同研究，集体决策

7、，统一监控。其他事项按采购金额大小，分级明确权限和责任，避免相互越位。此外必须建立并明确规定个人权限的合理范围，超过某一指定金额的购货，必须经由竞争性的投标手续完成。二是信息公开。企业应利用全国各地及本企业内部的价格信息网络，广开价格信息来源，并使信息在内部公开。各级参与决策的人员应充分掌握必要的信息，在采购过程中充分进行质量、价格等方面的比较，通过有效的竞争投资和卖主评估以获得最佳的价格、质量和服务，实现最优选择。“漯河卷烟厂”设立信息中心的做法很好地体现了对价格信息的重视及充分运用。三是有效的监督和制约。有效的监督和制约机制是解决采购问题的法宝，在采购中，应实行“三审一检”，即审核采购计划

8、、审核价格、审核票据、检查质量。“三审”保证低价，“一检”保证质量，从而最大限度地消除了腐败。上述“一检”应由不同的职能部门承担。另外企业在请购、订货、验收和付款方面必须编制正式的书面处理手续，处理手续必须做到职能分割，任何人不能身兼二职，以免妨碍内部牵制制度的有效性。四是管理制度化，有“法”要依。企业应建立健全的规章制度，用制度去约束和规范行为，以保证采购的公开、公平、公正。从采购预算的编制、采购计划的制定到采购方式的确定，以及招投标程序，资金拨付等都应制定相应的制度和办法。漯河卷烟厂有关采购管理的规章制度定得很细、很精密，各种关系户想推销质次价高的产品已无空子可钻，整个采购过程都很规范，每

9、个细节都是高标准、严要求。这样既令广大供应商信服，又使企业自身提高了采购质量，降低了采购费用。五是责任清晰，奖惩严明。采购各个环节人员必须权责明确，各司其职。企业应建立永久可追溯的台账制度，使不正当采购行为逃得过今天逃不过明天，并对违规人员给予严惩，直到移送司法机关；另外企业可探索构建采购考核评价指标体系，对有功人员予以重奖，委以重任。像漯河卷烟厂实行的廉政责任制就较好地体现了这种理念。显而易见，“漯河卷烟厂”竞标采购这项管理创新、制度创新的举措给其带来了巨大的经济和社会效益，但是我们也必须认识到，并不是所有的企业都适合竞标采购。像潍坊亚星的“购销比价管理”和其他一些企业的做法都各有其特色，在

10、实际的采购管理中，企业应因地制宜、量体裁衣。案例二：常德卷烟厂实行采购、销售多环节控制见成效中国财经报1998年8月15日发表了朱方钦、侯正凡同志采写的以“芙蓉花开表五枝”为题的文章，介绍了常德卷烟厂的有关做法和经验。文章认为，在社会主义市场经济体制下，企业的财会职能应仅仅是反映与监督的功能。企业管理以财务管理中心产，一定要充分发挥财会人员，特别是总会计师、财务部门负责人、管理会计参与企业决策、组织、调控、分析的职能。财会人员如何行使上述职能？湖南省常德卷烟厂注重理顺原材料进货与储备、设计核算、用料、费用、销货管理五个环节，收到了明显效果。近三年来在卷烟产量基本稳定在68万箱的情况下，1996

11、年实现销售收入32.4亿元，税利总额16.2亿元，比上年分别增长56.3%、79.7%，1997年实现销售收入35.6亿元，税利总额17.3亿元，在上年大幅度增长的基础上，分别增长10.16%、8%，利润总额连续两年过亿元，1998年该厂经济增长速度可望达到10%12%。第一，进货环节，控价到位。在市场经济体制下，国家实行并逐步完美宏观经济调控下主要由市场形成价格的机制。企业进货渠道多，材料价格差异大，减少进货价格的支付等于创造了等额的利润。进货控价到位要做到：一是实行厂内原价、主要材料和大批量物资采购价格报批制按最低控价进货。价格审批权厂部授权厂价格领导小组，价格领导小组要履行职责，一是要广

12、泛收集原辅材料、物资的市场价格信息，供货渠道与货源状况，及时办理审批手续。对于实际进货价格与审批价的差异按厂规定的比例奖罚。二是要确保适量进货，进货数量要根据企业实际和生产需要，参照同行业先进水平核定合理的储备定额（最低与最高限额与储备期），要与经济责任制考核挂钩，减少存货资金还要严防积压超储，要避免进货品种规格（型号）不对路，实行限量进货，特别是新产品开发配套的小包和条盒包装等亦应小批量进货。在清产核资工作中相当多的企业少则原材料报废几十万元，多则报废几百万元甚至更多，应当杜绝此类问题的发生。三是要合理选择渠道或者定点厂商进货，例如，商标印刷、包装材料、香料等要定点进货。定点进货一则因质量、

13、试机、检测发现的不合格品可憎及时办理退货；二则可以及时保证货源，减少库存，确保供货的连续性。第二，设计环节，核算到位。纵观全国卷烟产品外包装变化态势，近两三年各类档次的包装材料存在追求高、精、新和采用防伪高新技术的发展趋势，甚至一些小烟厂也生产烫金、磨砂硬小盒卷烟，产品成本与产品设计两张皮，设计不计成本，产后发生亏损。有一厂家设计产品出厂价（条）26元，而设计凹版烫金的硬小盒（个）高达0.55元，普通硬小盒（个）不足0.15元，尽管该新品在市场上有销路，但成本比普通硬小盒每大箱调出1 000元，仅仅为弥补硬小盒投入成本增加，出厂价每包就要提价0.80元，由于价格涨幅太大，不空容易被消费者接受，

14、设计核算失误，造成无销售利润只能停产，设计核算到位要做到：一是设计分类（型）的产品成本控制标准，如出厂价（条）低于10元的不能使用全包装，出厂价（条）低于20元的不能使用硬小盒等，在标准中还要按照现行市场价确保控制金额，这样可以做到设计产品成本有标准可依，避免设计成本与生产成本脱节；二是要合理筛选最佳、最低设计成本控制点，选定标准材料，避免设计成本与生产用料脱节；三是设计成本和费用要做到不漏、不缺，单位产品的销售利润扣除单位产品应分摊的管理费用、财务费用后，还应有一定比例利润，例如一类烟产品销售利润率达到10%，二类烟5%等。第三，用料环节，“三化”到位。卷烟工业科学合理，用料要做到标准化、规

15、格化、程序化和运用定额控制消耗。在标准化方面要求选择产品用料，能用国产材料的不用进口材料，能用中低档材料的不用高中档材料，选用定点材料不用劣质不合格材料；规格化方面要科学设计材料型号、规格利于降耗，如可用32克铝箔纸不用50克铝箔纸；能用涂布水松纸就不用印刷水松纸，严格限定在定额指标内，并要建立严格的耗料考核制，节奖超罚，奖罚兑现。近三年常德卷烟厂就是按此思路实施的，每年降耗节约额都在千万元以上。第四，费用环节，监控到位。“八五”、“九五”期间，卷烟工业企业投入了巨额资金进行技术改造，调高了产品档次，与此同时，企业的四大费用（制造费用、销售费用、管理费用、财务费用）每年一般递增10%15%，有

16、的厂高达30%以上。费用控制到位一是要实行费用总预算制度，在产量稳定情况下，年度费用亦应相对稳定，加上增减因素应是总预算计划总额数。各个产品的原料、材料、燃料动力、工资福利成本之和加上费用总预计数不能突破企业年度成本费用预算总额，才能确保盈利；二是企业下达费用定额计划的总和要与总费用预算相吻合，并留有适当余地，在开支方面财务部门要从严审批。对于年度内新增不可预料的开支项目要量力而行，不可突破警界线（即超过总预算）；三是制定或者修订开支标准与定额，不可乱开口子，巧立名目开支，要抵制社会各种乱摊派、乱收费、乱罚款，企业要学会运用法律武器，维护企业自身利益，保护自身权益。第五，销货环节，货款到位。确

17、保货款的及时回收是财务管理的重要环节，企业成本控制再好，货款收不回就等于劳而无功，确保货款回收到位，财务部门要及时向企业厂长（经理）反馈衔接信息，要将产品库存控制在限量之内，并提出确保产销两旺的对策与方案，保证货款回收到位要做到：一是企业要遵循“产品市场价位”相关连的规律，即以名优产品拓宽市场，构筑巩固的销售网络渠道，以产品市场确保产品价位稳中有升，提高企业产品商业、零售环节毛利率；二是要保证产品的投入地域到位，防止产品回流，产品在一地饱和集中投放，势必导致产品价位下跌。对于产品外地市场，沿未培育成熟之前，不宜过多，过量投放，防止外地商家谋取一时利润在产地甩售，影响市场培育；三是要与客户建立良好的信誉与结算关系，厂商之间的支持与友谊比什么都重要，厂商关系融洽与；默契，货款的及时回笼也就水到渠成。