办公自动化系统需求分析说明书38348.pdf

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1、-工程号 版本 1.0 办公自动化系统 需求规格说明书 2021 年 7 月 6 日 版本历史 日期 版本 说明 作者 目 录 1.引言 5 1.1.编写目的 5 1.2.系统简介 5-1.3.适用围 5 2.业务需求综述 5 2.1.业务需求背景 5 2.2.存在的主要问题 6 2.3.用户类别与特征 7 2.4.系统功能构造图 8 3.业务需求 9 3.1.公文管理 9 3.1.1.公文概述9 3.1.2.请示公文10 3.1.3.机关发文13 3.1.4.阅办单17 3.1.5.传阅单21 3.1.6.部门传阅24 3.1.7.局属单位报文26 3.1.8.局属单位收文29 3.1.9.

2、局属单位报文(临时)32 3.1.10.公文公共功能33 3.1.11.待办事宜提醒有 35 3.1.12.工作委托有 36 3.1.13.催办36 3.1.14.自动标引37 3.1.15.文号管理37 3.1.16.消息提醒37 3.1.17.公文交换38 3.1.18.公文查询39 3.1.19.公文统计40 3.1.20.公文模板管理40 3.1.21.常用语管理41-3.2.流程管理有41 3.2.1.流程定制41 3.2.2.流程监控有 41 3.3.督办管理 42 3.3.1.业务功能42 3.4.辅助办公*42 3.4.1.业务功能42 3.5.协同办公*43 3.5.1.业务

3、功能43 3.6.移动办公有43 3.6.1.业务功能43 3.7.报文批示 43 3.7.1.业务流程43 3.7.2.业务功能43 3.8.电子印章 44 3.8.1.业务功能44 3.9.信息管理 44 3.9.1.业务流程44 3.9.2.业务功能44 3.10.行政管理有45 3.10.1.业务功能45 3.11.会议管理有45 3.11.1.业务功能45 3.12.知识管理有45 3.12.1.业务功能45 3.13.功能定制有46 3.13.1.业务功能46 3.14.用户授权有46 3.14.1.业务功能46 3.15.虚拟组织有46-3.15.1.业务功能46 3.16.日志

4、管理 47 3.16.1.业务功能47 3.17.数据备份 47 3.17.1.业务功能47 4.非功能需求 47 4.1.性能需求 47 4.2.扩展性需求 47 4.3.稳定性需求 48 4.4.平安性需求 48 4.5.部署需求 48 4.6.数据迁移需求 48 5.软硬件环境需求 49 5.1.硬件环境 49 5.2.软件环境 49 6.接口需求 49 6.1.界面需求 49 6.2.硬件接口 50 6.3.软件接口 50 7.51 7.1.151-1.引言 1.1.编写目的 本文档作为*局与万达信息之间就*局办公自动化系统需求理解达成一致共识的根底文件，作为双方界定工程围、系统验收的

5、主要根底，也作为本工程*局办公自动化系统验收的主要依据。同时，本文档也作为工程研发后继工作开展的根底，供双方工程主管负责人、工程经理、技术开发人员、测试人员等理解需求之用。1.2.系统简介 工程名称：*局办公自动化系统升级改造工程 系统名称：*局办公自动化系统 1.3.适用围 本文档适用于所有与本工程有关的软件开发阶段及其相关人员，其中：用户方面的工程负责人、乙方工程经理、技术开发人员包括分析人员、设计人员、程序人员、测试人员应重点阅读本文档各局部，其他人员可选择性阅读本文档。2.业务需求综述 2.1.业务需求背景 中国外文事业局简称*局是中共中央所属事业单位，是承当党和国家对外宣传任务的重要

6、机构，是我国最大的对外书刊宣传出版基地。-*局办公自动化系统自 2007 年 7 月开场建立，共实施了两期。一期工程于 2007 年 7月由*局信息技术中心与慧点科技开发合作开发，与 2021 年 5 月建立完成并正式上线运行，主要用于局机关部的公文管理等。办公自动化系统二期工程于 2021 年 12 月与慧点科技开发签订合同后开场实施，于 2021 年 5 月上线运行，主要用于国图总公司、周报社、对外传播研究中心和信息技术中心等局属 4 家试点单位部的公文管理等。*局办公自动化系统上线运行以来，给传统的行政办公方式带来了革命性的改变。电子公文极提升了行政办公效率，人工递送收发公文的工作方法不

7、复存在，电子公文也带来了很多传统纸质公文无法使用的管理方法。电子公文便于查询的特性也提高了公文使用率，更多的繁琐的重复手工劳动被自动的信息化系统取代，为最终用户节约了大量办公时间，减轻了工作负担。为了实现*局的战略开展目标，必须加快信息化建立的步伐，充分利用信息技术，进一步改变传统的工作模式，增加规性，强化部管理和监视，提高办公效率和质量，需要在原有办公自动化系统的根底上实现协同办公，在*局局机关及局属各单位部形成协同办公环境，支持高效的业务协作和信息共享。2.2.存在的主要问题 随着时代的开展，技术水平的提高和对系统业务更深入的理解，现有 OA 系统日益暴露出早期系统存在的缺乏与技术缺陷，已

8、经越来越无法满足现在的工作需要，系统亟待升级。目前系统存在的问题主要有：构造功能：1.现在的 OA 系统既不能支持大量的并发用户也没有各单位相对独立的数据构造。目前的系统已经无法继续扩展至*局所有局属单位都能使用；-2.系统管理模块不支持多级管理员模式，系统中只有一个超级管理员。这样的管理模式使得管理员过多介入业务工作。同时由于管理员获取各单位人员信息变更情况相对滞后，导致了权限的分配不够及时准确；3.OA 系统中虽然包含了查询统计功能模块，但是统计工程不够科学，无法从统计结果中提取到更有利用价值的数据；系统性能 4.OA 系统不支持移动设备，不能实现移动办公。在个别用户特别是领导岗位用户外出

9、时，只能由管理员手工录入领导批示等信息。增加了操作环节，延误了公文流转时间；5.人员岗位变更时，不能仅调整需要变更的人员，而要将全部相关人员进展变更。工作量大且容易造成操作失误，且变更人员较多时会造成系统宕机；客户端：6.由于 weboffice 控件的原因，如果在公文流转过程中，由于*人机器浏览器的问题，可能造成公文的损坏，无法进展恢复。且只能重新发起流程，重新走一遍已有过程；7.对主流的浏览器支持存在较多问题。比拟典型的有 360 浏览器升级后无常显示 OA系统页面；安装 IE 工具栏插件后无法提交或显示正文等。2.3.用户类别与特征 1.组织机构*局组织机构包括局机关、局属单位和海外机构

10、。局机关有8 大部室，局属单位有 20 家，海外机构有 21 家。此次系统上线运行包括局机关和20 家局属单位。-2.局机关用户角色类别 系统业务角色主要分为局机关业务角色和局属单位业务角色，系统根据登录人所属的角色不同呈现不同的权限和功能。局领导局长秘书办公室主任办公室文秘部室主任部室文秘处长职员校对员打印员附印员归档员系统管理员 3.局机关角色的功能 4.局属单位角色类别 单位领导办公室主任办公室文秘部室主任职员校对员打印员归档员二级系统管理员附印员 5.局属单位角色的功能 2.4.系统功能构造图 1.系统总体构造*局办公自动化系统，分为六大功能模块，分别是公文管理，公文查询，公文统计，辅

11、助办公，局机关角色类别 局属单位角色类别-行政办公，系统管理。每个功能模块包含假设干个子功能模块，见下列图：2.子功能模块构造 3.业务需求 3.1.公文管理 3.1.1.公文概述 公文分为两大类，收文和发文。*局公文管理分为 7 种公文类型，局机关的分别是：请示公文，发文，阅办，部门传阅，文件传阅；局属单位的是：局属单位报文，局属单位收文。其中请示公文，发文和报文属于是发文类型，阅办，部门传阅，文件传阅和局属单位收文属于收文类型，但是每种公文的表单样式和流程有所不同，其他操作形式根本一样。发文主页面分为发文表单，发文正文，流转记录 3 个选项卡可以考虑增加根本信息选项卡，发文表单包括表单、保

12、存按钮、打印按钮、转件按钮；发文正文包括 Word 文档的修订、版本查阅、文档模板、公文关联、上传多个、打印按钮；流转记录包括公文的整个流转信息。根本格式如下列图。在正文的下方。收文主页面分为收文表单，收文正文，流转记录 3 个选项卡可以考虑增加根本信息选项卡，收文表单包括表单、保存按钮、打印按钮、转件按钮；正文包括公文关联、文件管理；流转记录包括公文的整个流转信息。根本格式如下列图。-3.1.2.请示公文 3.1.2.1.业务流程 3.1.2.2.业务功能 请示公文办理环节的功能描述 办理环节 环节功能 拟稿人 表单 1、系统自动填写拟稿人(登录人)；2、时间提取效劳器时间；3、事由可以编辑

13、；正文 1、编辑正文；2、关联公文：挂接以前的公文，对于公文交换的可以挂接已办结的公文，其他形式的公文只能挂接已归档的公文。3、：可以上传，删除自己的；操作 1、新建公文：选择新建按钮，系统显示新建公文画面；处 室 负 责人 表单 1、编辑主办处核稿局部；2、自动提取登录人和效劳器时间；3、修改事由；正文 1、编辑正文；2、可以上传，删除自己的；可以浏览别人的；表单 1、编辑主办部室领导批示局部；2、自动提取登录人和效劳器时间；-部室主任 3、修改事由；正文 1、编辑正文；2、可以上传，删除自己的；可以浏览别人的；部 室 文 秘(分办)表单 1、编辑备注局部；正文 1、编辑正文；2、可以上传，

14、删除自己的；可以浏览别人的；局 长 秘 书(分办)表单 1、编辑主管领导批示，其他领导批示，备注局部；2、登录人名字和时间不带出来；3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；正文 1、编辑正文；2、可以上传，删除自己的；可以浏览别人的；局领导 表单 1、编辑主管领导批示局部；2、自动提取登录人和效劳器时间；3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；4、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；正文 1、编辑正文；2、浏览；其 他 局 领导 表单 1、编辑其他领导批示局部；2、自动提取登录人和效劳器时间；3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；4、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；正文 1、

15、编辑正文；-2、浏览；部 室 文 秘(分办)表单 1、编辑备注局部；正文 1、浏览；拟稿人 办结 表单 1、浏览；正文 1、浏览；会签局部 会 签 部 室文秘 表单 1、编辑备注局部；正文 浏览 部室主任 表单 1、编辑相关部室会签局部；2、自动提取登录人和效劳器时间；3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；4、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；正文 浏览 部室文秘 表单 浏览 正文 浏览 处长 表单 浏览 正文 浏览 职员 表单 浏览 正文 浏览 注：编辑表单意见时，可以通过鼠标双击录入框，选择维护好的常用语，也可以录入意见。-3.1.2.3.业务表单 请示公文表单样式：正文样式参考

16、 流转记录样式 3.1.3.机关发文 3.1.3.1.业务流程 说明：发文环节第 4 步部室文秘分办，如果部室文秘是办公室文秘，就可以直接转给局长秘书；3.1.3.2.业务功能 发文办理环节的功能描述:办理环节 环节功能 拟稿人 表单 1、系统自动填写拟稿人(登录人)；2、时间提取效劳器时间；3、事由可以编辑；4、紧急程度可选，默认普通；5、等级可选，默认普通；正文 1、编辑正文；2、关联公文：挂接已归档的公文。3、：可以上传，删除自己的；操作 1、新建公文：选择新建按钮，系统显示新建公文画面；表单 1、编辑主办部门核稿局部；2、自动提取登录人和效劳器时间；3、修-处 室 负 责人 改事由；正

17、文 1、编辑正文；2、可以上传，删除自己的；可以浏览别人的；部室主任 表单 1、编辑主办部室领导核稿局部；2、自动提取登录人和效劳器时间；3、修改事由；正文 1、编辑正文；2、可以上传，删除自己的；可以浏览别人的；部 室 文 秘(分办)表单 1、编辑处理结果局部；正文 1、编辑正文；2、可以上传，删除自己的；可以浏览别人的；办 公 室 文秘(分办)表单 1、编辑处理结果局部；正文 1、浏览 办 公 室 主任 表单 1、编辑办公室审核局部；2、自动提取登录人和效劳器时间；正文 1、编辑正文；2、可以上传，删除自己的；可以浏览别人的；局秘书(分办)表单 1、编辑签发局部；2、先写的意见在上面，后写

18、的意见在下面；3、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；正文 1、编辑正文；2、可以上传，删除自己的；可以浏览别人的；局领导 表单 1、编辑签发局部；2、自动提取登录人和效劳器时间；3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；4、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；-正文 1、编辑正文；2、可以上传，删除自己的；可以浏览别人的；办 公 室 文秘(发文编号)表单 2、编辑处理结果局部；2、生成文号；3、编辑份数；4、编辑并可选主送、抄送机关局部；文号生成规则：*字yyyyzzzz号，*是可维护，yyyy 是年份，zzzz是流水号；例如：外文通字2021110 号；正文 1、编辑正文；排 版

19、 打 字员 表单 1、显示打字员；正文 1、编辑正文；2、浏览；校对员 表单 1、显示校对人员；正文 1、编辑正文；2、可以上传，删除自己的；可以浏览别人的；办 公 室 文秘(复核)表单 1、显示复核人员；正文 1、编辑正文；2、浏览；打印员 表单 1、浏览 正文 1、编辑正文；2、浏览；办 公 室 文秘(附印)表单 1、编辑处理结果 正文 1、编辑正文；2、加盖电子公章；-3、浏览；拟稿人(办结)表单 1、浏览；正文 1、浏览；操作 1、选择主送单位和抄送单位；会签局部 会 签 部 室文秘 表单 浏览 正文 浏览 部室主任 表单 1、编辑机关部室会签局部；2、自动提取登录人和效劳器时间；3、

20、先写的意见在上面，后写的意见在下面；4、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；正文 浏览 部室文秘 表单 浏览 正文 浏览 处长 表单 浏览 正文 浏览 职员 表单 浏览 正文 浏览 部室分办局部 部 室 文 秘(发文)表单 1、编辑处理结果；正文 浏览；部 室 文 秘(附印)表单 1、编辑处理结果；正文 1、编辑正文；-2、加盖电子印章；3、浏览；注：编辑表单意见时，可以通过鼠标双击录入框，选择维护好的常用语，也可以录入意见。3.1.3.3.业务表单 发文表单如下：3.1.4.阅办单 3.1.4.1.业务流程 说明：主办部室文秘(办结)环节，文秘可以发起并发传阅给本部室人员，也可以发给其

21、他部室文秘。其他部室文秘可以并发传阅给本部室人员。部室人员阅毕后要能够反应给部室文秘以表示阅知，部室文秘能够查询到本部室人员的阅知情况。在发起并发传阅的过程时，不能影响主流程继续向下办理。3.1.4.2.业务功能 阅办办理环节功能描述 办理环节 环节功能 表单 1、生成收文编号，收文编号样式如下：*字yyyyzzzz 号，*是可维护，yyyy 是年份，zzzz 是流水号；例如：外文通字2021110 号；2、选择关联公文时系统自动提取来文机关，来文字号，文件名称部来文时；-拟稿人(局办公室文秘)3、通过扫描纸质文件，系统自动提取来文机关，来文字号，文件名称外部来文时；4、来文时间提取效劳器时间

22、；正文 1、无 Word 正文；2、关联公文：挂接以前的公文，对于公文交换的可以挂接已办结的公文，其他形式的公文只能挂接已归档的公文。3、：可以上传，删除自己的；可以浏览别人的；可以通过扫描纸质公文成 PDF 格式文件，自动上传；操作 2、新建公文：选择新建按钮，系统显示新建公文画面；办 公 室 主任 表单 1、编辑阅办意见局部；2、自动提取登录人和效劳器时间；正文 1、浏览；办 公 室 文秘分办 表单 1、编辑处理结果；正文 1、浏览；主 办 部 室文秘(分办)表单 1、编辑处理结果局部；正文 1、浏览；部 室 主 任(签批)表单 1、编辑主办部门意见局部；2、自动提取名字和时间；正文 1、

23、浏览 部 室 文 秘分办 表单 1、编辑处理结果局部；正文 1、浏览；表单 1、编辑主办部门意见局部，先写的意见在上面，后写的意见在下面；-处长 2、自动提取名字和时间；正文 1、浏览；职员 表单 1、编辑主办部门意见局部，先写的意见在上面，后写的意见在下面；2、自动提取名字和时间；正文 1、浏览；局 长 秘 书分办 表单 1、编辑主管领导批示，其他领导批示，处理结果局部；正文 1、浏览；局领导 表单 1、编辑主管领导批示局部；2、自动提取登录人和效劳器时间；3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；正文 1、浏览；主 办 部 室文秘(办结)表单 1、编辑处理结果局部；正文 1、浏览；归档人员

24、表单 1、浏览；正文 1、浏览；会签局部 会 签 部 室文秘 表单 浏览 正文 浏览 部室主任 表单 1、编辑协办部门意见局部；2、自动提取登录人和效劳器时间；3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；4、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；-正文 浏览 部室文秘 表单 编辑处理结果；正文 浏览 处长 表单 浏览 正文 浏览 职员 表单 浏览 正文 浏览 并发传阅局部 部 室 文 秘(发文)表单 1、浏览；正文 1、浏览；注：编辑表单意见时，可以通过鼠标双击录入框，选择维护好的常用语，也可以录入意见。3.1.4.3.业务表单 阅办表单样式如下：在公文关联框中录入待关联的公文名称关键字，选择

25、查询按钮，系统显示查询结果，在结果中选择相应的公文即可。选择文件管理按钮，显示如下画面。选择扫描按钮，能够对纸质文件进展扫描，对扫描形成的 PDF 文件中的容进展自动识别，提取文件信息放到表单的来文机关，来文字号，来文时间，文件名称框中。选择浏览按钮，挂接文件后提交，显示画面如下。流转记录样本：-3.1.5.传阅单 3.1.5.1.业务流程 3.1.5.2.业务功能 传阅单办理环节功能描述 办理环节 环节功能 拟稿人(局办公室文秘)表单 1、生成收文编号，收文编号样式如下：*字yyyyzzzz 号，*是可维护，yyyy 是年份，zzzz 是流水号；例如：外文通字2021110 号；2、如果是部

26、来文，选择关联公文时系统自动提取来文机关，来文字号，文件名称；3、如果是外部来文，通过扫描纸质文件，系统自动提取来文机关，来文字号，文件名称；4、来文时间提取效劳器时间；正文 1、无 Word 正文；2、关联公文：挂接以前的公文，对于公文交换的可以挂接已办结的公文，其他形式的公文只能挂接已归档的公文。3、：可以上传，删除自己的；可以浏览别人的；可以通过扫描纸质公文成 PDF 格式文件，自动上传；操作 1、新建公文：选择新建按钮，系统显示新建公文画面；办 公 室 主任 表单 1、编辑传阅围局部；2、自动提取登录人和效劳器时间；-正文 1、浏览；办 公 室 文秘分办 表单 1、编辑备注；正文 1、

27、浏览；局 长 秘 书分办 表单 1、编辑局领导批示，备注局部；正文 1、浏览；局领导 表单 1、编辑局领导批示局部；2、自动提取登录人和效劳器时间；3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；正文 1、浏览；局秘书(办结)表单 1、编辑备注局部；正文 1、浏览；归档人员 表单 1、浏览；正文 1、浏览；会签局部 会 签 部 室文秘 表单 1、浏览 正文 1、浏览 部室主任 表单 1、编辑备注；正文 1、浏览 部室文秘 表单 1、编辑备注；正文 1、浏览 处长 表单 1、浏览 正文 1、浏览-职员 表单 1、浏览 正文 1、浏览 其他局领导并发会签局部 其 他 局 领导(并发会签)表单 1、浏览；正

28、文 1、浏览；注：编辑表单意见时，可以通过鼠标双击录入框，选择维护好的常用语，也可以录入意见。3.1.5.3.业务表单 文件传阅表单样式：在公文关联框中录入待关联的公文名称关键字，选择查询按钮，系统显示查询结果，在结果中选择相应的公文即可。选择文件管理按钮，显示如下画面。选择扫描按钮，能够对纸质文件进展扫描，对扫描形成的 PDF 文件中的容进展自动识别，提取文件信息放到表单的来文机关，来文字号，来文时间，文件名称框中。选择浏览按钮，挂接文件后提交，显示画面如下。流转记录样本：-3.1.6.部门传阅 3.1.6.1.业务流程 3.1.6.2.业务功能 部门传阅功能描述 办理环节 环节功能 部室文

29、秘(收文)表单 1、选择关联公文时系统自动提取来文机关，来文字号，文件名称部来文时；2、通过扫描纸质文件，系统自动提取来文机关，来文字号，文件名称外部来文时；3、来文时间提取效劳器时间；正文 1、无 Word 正文；2、关联公文：挂接以前的公文，对于公文交换的可以挂接已办结的公文，其他形式的公文只能挂接已归档的公文。3、：可以上传，删除自己的；可以浏览别人的；可以通过扫描纸质公文成 PDF 格式文件，自动上传；操作 1、新建公文：选择新建按钮，系统显示新建公文画面；部室领导 表单 1、编辑传阅围局部；2、自动提取登录人和效劳器时间；正文 1、浏览；部 室 文 秘表单 1、编辑备注；-分办 正文

30、 1、浏览；部室职员 表单 1、编辑职员签注局部，每个职员写一行；2、自动提取登录人和效劳器时间；正文 1、浏览；办结人 表单 浏览；正文 浏览；归档人 表单 浏览；正文 浏览；注：编辑表单意见时，可以通过鼠标双击录入框，选择维护好的常用语，也可以录入意见。3.1.6.3.业务表单 在公文关联框中录入待关联的公文名称关键字，选择查询按钮，系统显示查询结果，在结果中选择相应的公文即可。选择文件管理按钮，显示如下画面。选择扫描按钮，能够对纸质文件进展扫描，对扫描形成的 PDF 文件中的容进展自动识别，提取文件信息放到表单的来文机关，来文字号，来文时间，文件名称框中。选择浏览按钮，挂接文件后提交，显

31、示画面如下。流转记录样本：-3.1.7.局属单位报文 3.1.7.1.业务流程 说明：打印办结环节，文秘可以发起并发传阅给部门主任，部门主任可以并发传阅给本部室人员。部室人员阅毕后要能够反应给部室文秘表示已阅知，部室文秘能够查询到本部室人员的阅知情况。在发起并发传阅的过程时，不能影响主流程继续向下办理。3.1.7.2.业务功能 局属单位报文办理环节功能描述：办理环节 环节功能 拟稿人 表单 1、系统自动填写拟稿人(登录人)；2、时间提取效劳器时间；3、事由可以编辑；正文 1、编辑正文；2、关联公文：挂接已归档的公文。3、：可以上传，删除自己的；可以浏览别人的；操作 1、新建公文：选择新建按钮，

32、系统显示新建公文画面；部 室 负 责人 表单 1、编辑主办部门核稿局部；2、自动提取登录人和效劳器时间；3、修改事由；正文 1、编辑正文；-2、可以上传，删除自己的；可以浏览别人的；办 公 室 文秘(分办)表单 1、编辑处理结果局部；正文 1、浏览 办 公 室 主任 表单 1、编辑办公室意见，主管领导批示，其他领导批示局部；2、不提取登录人和效劳器时间；正文 1、编辑正文；2、可以上传，删除自己的；可以浏览别人的；主管领导 表单 1、编辑主管领导批示局部；2、自动提取登录人和效劳器时间；3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；4、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；正文 1、编辑正文；其

33、他领导 表单 1、编辑其他领导批示局部；2、自动提取登录人和效劳器时间；3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；4、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；正文 1、编辑正文；办 公 室 文秘 表单 1、编辑处理结果局部；正文 1、编辑正文；办 公 室 文秘发文编号 表单 1、生成发文编号；2、编辑处理结果；文号生成规则：*字yyyyzzzz 号，*是可维护，yyyy 是年份，-zzzz 是流水号；例如：外文通字2021110 号 正文 1、编辑正文；校对员 表单 1、浏览；正文 1、编辑正文；办 公 室 文秘(复核)表单 1、编辑处理结果；正文 1、编辑正文；办 公 室 主任(附印)表单

34、1、编辑处理结果；2、编辑份数；正文 1、编辑正文；2、加盖电子公章；办 公 室 文秘打印办结 表单 1、编辑处理结果；2、编辑主送，抄送机关；3、选择是否报局，如果是就需进展公文交换；正文 1、编辑正文；2、加盖电子公章；操作 1、选择主送单位和抄送单位；归档人(归档)表单 1、浏览；正文 1、浏览；会签局部 部 门 主 任会签 表单 1、编辑协办部门意见局部；2、自动提取登录人和效劳器时间；3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；-4、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；正文 浏览 部发文局部 办 公 室 文秘(分办)表单 1、编辑处理结果；正文 浏览；注：编辑表单意见时，可以通过鼠

35、标双击录入框，选择维护好的常用语，也可以录入意见。3.1.7.3.业务表单 3.1.8.局属单位收文 3.1.8.1.业务流程 说明：1、办公室文秘办结环节，文秘可以发起并发传阅给部门主任，部门主任可以并发传阅给本部室人员。部室人员阅毕后要能够反应给部室主任表示已阅知，部室主任能够查询到本部室人员的阅知情况。办公室文秘在发起并发传阅的过程时，不能影响主流程继续向下办理。3.1.8.2.业务功能 局属单位收文办理环节功能描述：办理环节 环节功能 表单 1、生成收文编号；文号生成规则：*字yyyyzzzz号，*是可维护，yyyy 是年份，zzzz 是流水号；例如：外文通字2021110 号-办 公

36、 室 文秘 2、如果是公文交换批复的收文，在批复后自动生成新的收文，来文机关，来文字号，来文时间，文件名称自动从上个文里带过来。新文自动关联上一个公文；3、如果是收外单位来文，录入来文机关，来文字号，来文时间，文件名称；正文 1、关联公文：挂接以前的公文，对于公文交换的可以挂接已办结的公文，其他形式的公文只能挂接已归档的公文。2、：可以上传，删除自己的；可以浏览别人的；操作 1、新建公文：选择新建按钮，系统显示新建公文画面；办 公 室 主任 表单 1、编辑阅办意见，主管领导批示，其他领导批示局部；正文 1、浏览；主管领导 表单 1、编辑主管领导批示局部；2、自动提取登录人和效劳器时间；3、先写

37、的意见在上面，后写的意见在下面；4、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；正文 1、浏览；其他领导 表单 1、编辑其他领导批示局部；2、自动提取登录人和效劳器时间；3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；4、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；正文 1、浏览；办 公 室 文表单 1、编辑处理结果局部；-秘 正文 1、浏览；落 办 部 门主任 表单 1、编辑主办部门意见；2、自动提取登录人和效劳器时间；3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；4、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；正文 1、浏览；落 办 部 门职员 表单 1、编辑主办部门意见；2、自动提取登录人和效劳器时间；3、

38、先写的意见在上面，后写的意见在下面；4、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；正文 1、浏览；协 办 部 门主任 表单 2、编辑协办部门意见；2、自动提取登录人和效劳器时间；3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；4、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；正文 1、浏览；办 公 室 文秘办结 表单 1、浏览；正文 1、浏览 归档人(归档)表单 1、浏览；正文 1、浏览；领导并发传阅局部 部 门 领 导表单 1、编辑其他领导批示局部；-并发传阅 2、自动提取登录人和效劳器时间；3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；4、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；正文 浏览 部门并发传阅局

39、部 部门主任 表单 1、浏览；正文 1、浏览；部门职员 表单 1、浏览；正文 1、浏览；注：编辑表单意见时，可以通过鼠标双击录入框，选择维护好的常用语，也可以录入意见。3.1.8.3.业务表单 3.1.9.局属单位报文(临时)3.1.9.1.业务流程 3.1.9.2.业务功能 拟稿人录入信息后直接归档。录入信息包括：领导签发，办公室审核，拟稿人，文号，事由，主送机关，抄送机关。-3.1.9.3.业务表单 3.1.10.公文公共功能 公文的公共功能属于系统在每一个办理环节都具有的功能，详细描述如下：3.1.10.1.驳回 在办理过程的任一个环节驳回人可以驳回公文到前面的任何一个环节已办理过的环节

40、，办理人采用2 种方式继续办理公文，顺序办理和跳转办理：方式 1：顺序办理 驳回到办理人后，办理人修改公文后按照现有流程继续顺序办理；方式 2：跳转办理 驳回到办理人后，办理人修改公文后可直接转回驳回人；3.1.10.2.正文格式模板化 正文中的格式分为标题、正文和版记三局部。当在标题局部输入或粘贴文字时，自动显示 20 号方正小标宋如果没有小标宋华文中宋也可以，在正文局部输入或粘贴文字时，自动显示正文是三号仿宋GB2312。在版记局部输入或粘贴文字时，自动显示版记字体是四号仿宋GB2312。如下列图所示：3.1.10.3.流转记录 公文主画面有表单、正文、流转记录，流转记录格式如下：序号 办

41、理人 办理环节 到达时间 完毕时间 办理意见-*说明：办理环节：流程节点名称；办理人：登录人名称；到达时间：公文到达环节点的时间；完毕时间：公文离开环节点的时间；意见：办理人在表单上录入的意见，在表单上没写意见的，办理意见栏为空；如果是退件，退件意见要记录在办件意见中。3.1.10.4.审批痕迹保存 在进展正文录入时，对 Word 文档中的容进展增加、修改、删除后，选择修改稿按钮，系统自动显示出修改的容，选择清样稿按钮，系统显示最终的修改结果。如下列图所示：上图为修改稿样式 上图为清样稿样式 3.1.10.5.公文打印 对正文中的容能够进展全部打印、套红打印、反套红打印，实现页面所见即所得的打

42、印预览和打印。1、全打印：将正文中的容完全打印出来，包括标题等。2、套红打印：对正文中的容能够按照固定的格式进展套打，不包括标题等。请示公文打印样式-其他公文打印样式 2、反套红打印：不打印正文的容，只打印红头局部。3.1.10.6.版本保存 在进展正文录入时，对 Word 文档中的容进展增加、修改、删除，选择转件后，系统自动保存当前的文档容作为一个版本，下一岗位的人员可以选择查看前边的版本但是不能修改前面的版本。选择当前版本按钮，系统自动回到当前的版本，如果此人有编辑权限就能够编辑当前版本。3.1.11.待办事宜提醒有 3.1.11.1.业务功能 1、集中显示：在一个统一的区域集中显示应用系

43、统的工作列表。2、流程监控：全部公文流程必须向相关人员提供流程监控的功能。显示出全部的流程步骤，当前执行到哪一步，并突出显示异常。3、列表容如发文：发送时间、发送者、列表容摘要等给列表处理者。4、列表排序：管理员可以设置列表的显示顺序。5、类别划分：管理员可以将工作列表设置为显示成一个，也可按业务列表拆分显示为多个工作列表。6、自动刷新：用户工作列表，没有进展处理、或没有处理完毕后关闭任务时，不需要刷新工作列表；用户翻开工作列表，处理完毕后关闭任务时，需要刷新工作列表，同时工作列表的统计数字也要相应发生调整。7、列表检索：用户可以通过搜索工作列表来检索到自己所需要的工作任务，检索条件从工作-列

44、表所包含的。8、数量提醒：假设对用户显示为一个列表，应列出所有列表条目的总数。假设对用户分组显示为多个列表，应针对每一个列表列出条目总数。3.1.12.工作委托有 3.1.12.1.业务功能 工作人员由于外出等可以方便地将自己的工作委托给其他人办理，回来后可收回相应的权限。具体功能包括委托设置、委托查询、委托撤销、委托公文查询。此局部系统已具备，以下是相关画面。委托设置：委托查询：3.1.13.催办 3.1.13.1.业务功能 催办过程必须在两个方面进展表达：1、在收文方：当收文方收到或看到时，必须用醒目、清楚的方式告诉公文接收者公文的紧急程度、办理时限等方面的信息；2、在发文方：当发文方催办

45、时，必须明确自己的办理时限要求、公文的紧急程度要求等信息，以便收文方明确自己的责权利，按时完成公文的办理。-3.1.14.自动标引 3.1.14.1.业务功能 通过对发文进展自动标引技术实现主送单位、抄送单位、审核人自动显示在发文的版记中，发文编号时自动生成标引。3.1.15.文号管理 3.1.15.1.业务功能 公文文号通过系统定义格式后，在公文流转过程中由相关业务人员自动提取，系统自动按定义好的格式计算。3.1.15.2.业务表单 收发种类维护 类别维护 样式维护，输入查询条件系统能够按条件查询，选择增加按钮，系统显示新增画面 如下列图所示，录入相关信息后保存即可。3.1.16.消息提醒

46、3.1.16.1.业务功能 1、发件人公文处理通过即时消息、短信、电子等多种形式实现消息处理，在转件前选择提醒类型如：即时消息，电子，短信。2、收件人收到新的公文后，系统自动进展待办提示如：即时消息，电子，短信。-其中电子的使用*局自己的。3.1.17.公文交换 3.1.17.1.业务流程 3.1.17.2.业务功能 电子公文交换是基于网络提供平安、可靠的公文交换效劳，实现上下级之间、部门和部门之间的公文交换。提供电子公文传递、接收功能，实现局机关与成员单位、分支机构之间日常工作中电子公文发送、接收的交换和管理，提供分类、查询、统计等功能。发送公文查询 发送公文查询，输入查询条件选择查询按钮能

47、够按条件查询出已发送的公文。选择查看回执，显示已发送公文的接收情况。选择取回，撤销已发送的公文，选择删除，在已发送公文列表中删除此记录，选择添加接收单位，可以新增加接收公文的单位。显示已发送公文的接收情况。公文接收与批复 接收公文分为待接收公文和已接收公文，在待接收公文列表中显示的公文中选择接收按钮，即完成接收并进入到已接收公文中。同时，对新接收的公文的拟稿人不能够再进展修改。选择退回按钮，不进展接收，并进入到退回选项卡中。选择批复按钮，系统弹出批复画面。选择退回按钮，此公文被退回。批复画面-在已批复公文选项卡中，选中公文后选择编辑按钮，此公文由只读状态变为可编辑状态，拟稿人可以编辑该公文。在

48、批复公文选项卡中，能够进展已批复的公文查询。3.1.18.公文查询 3.1.18.1.业务流程 需要置公文智能搜索引擎，采用多重复杂关联搜索，能快速准确地从公文库中查找到公文，智能推送与容主题相关具有在关联的公文。主要分为部门在办查询，部门办结查询，机关办结查询，全部公文查询，局领导待办公文查询。3.1.18.2.业务功能 个人在办查询：查询本人正在办理中的公文，选择公文标题显示公文容；个人办结查询：查询本人办结的公文，选择公文标题显示公文容；部门在办查询：查询本部门正在办理中的公文，选择公文标题显示公文容；部门办结查询：查询本部门已经办结的公文，选择公文标题显示公文容；机关在办查询：查询局机

49、关正在办理的公文，选择公文标题显示公文容；机关办结查询：查询局机关的办结公文，选择公文标题显示公文容；全部公文查询：查询全部的公文，选择公文标题显示公文容；局领导待办公文查询：查询局领导待办的公文，选择公文标题显示公文容；局属单位领导班子待办公文查询：查询局下属单位领导班子的公文，选择公文标题显示公文容；-3.1.19.公文统计 3.1.19.1.业务功能 能够在一段时间对公文按类别进展统计，如：按文种统计，按文号统计，按主办部室统计。表格如下：1、按文种统计 公文种类 数量 2、按文号统计 文号种类 数量 3、按主办部室统计 主办部室 数量 3.1.20.公文模板管理 3.1.20.1.业务

50、功能 公文模板管理画面如下，选择新建模板显示如下画面，设定模板后保存即可。选择编辑按钮，可编辑模板。点击-删除按钮删除此模板。3.1.21.常用语管理 3.1.21.1.业务功能 系统常用语能够按照用户及公文类型设定常用语，公文类型分为公用，发文，收文，签报四种。其中，公用可用于所有公文类型，发文用于局机关发文和下属单位报文，收文用于局机关阅办单、传阅单、部门传阅、下属单位收文，签报用于请示公文。在表单中双击意见栏，可以选择定义好的常用语。3.2.流程管理有 3.2.1.流程定制 3.2.1.1.业务功能 工作流定制，包括流程设计功能、运行控制功能、运行交互功能、任务的归档与查询功能等。用户或