合同专用章管理办法10506.pdf

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1、合同专用章管理办法 1 目的 为加强公司合同专用章管理，规范合同专用章的使用流程，规避公司在经营管理活动中的各项风险，维护公司的合法权益。根据相关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。2 范围 本办法适用于公司所属机关部室及基层单位。3 管理内容 3.1 合同专用章管理部门 综合部为公司合同专用章的统一归口管理部门，负责公司合同专用章的刻制、保管及用印等管理工作。3.2 合同专用章使用流程 3.2.1各部门需要签署合同的当事人，应填写 合同会签审批表，经相关部门会签、主管领导及总经理审批同意，凭 合同会签审批表并在合同专用章登记表登记后，方可使用合同专用章，合同会签审批表复印件应保存备案。3.

2、2.2特殊紧急事项需要使用合同专用章的，若公司总经理外出，用章人可通过电话或其他方式向领导口头请示批准后，方可用章。事后用章人应补齐用章审批手续。3.3 合同专用章使用范围 3.3.1 合同专用章用于合同的签订、履行、变更、解除或终止等情形，包括在以上过程中与其他各方办理往来文件等手续。3.3.2 除法律、法规、政府主管部门另有要求或公司法定代表人、公司总经理批准外，凡是符合规定的属于合同范畴的文件，原则上必须使用合同专用章，不得以行政章、部门章、财务章或其它印章代替。3.3.3 除法律、法规、政府主管部门另有要求或公司法定代表人、公司总经理批准外，原则上不能在非合同类文件上使用合同专用章。3

3、.3.4 使用合同专用章必须遵循诚信、合法、有效的原则，非经授权或批准，任何人不得在任何文件、单据上加盖公司合同专用章。3.4 合同专用章管理 3.4.1 公司合同专用章实行专人专管制度。合同专用章使用人和保管人必须坚持原则、忠于职守、认真负责，严格按照国家法律、法规及公司有关制度进行管理和使用。3.4.2 印章管理员应妥善保管合同专用章，不得遗失、毁损或擅自交与他人使用。3.4.3 合同专用章管理员因故请假不在岗时，综合部负责人应指定临时保管人员，并做好相关交接记录。3.4.4 一般情况下，不得将合同专用章携带出公司外使用。如确需在公司外使用印章时，必须经公司总经理批准，办理印章出借手续，并

4、由印章管理人员或公司总经理指定的专人到场监印。3.4.5 禁止在空白文本或空白合同书上预盖合同专用章。3.4.6 合同专用章发生遗失、损毁、被盗等情况时，印章管理人应立即向公司总经理汇报并及时采取补救措施，以声明形式予以作废。3.5 凡违反本办法有关规定，造成经济损失的，公司将视情节轻重给予行政处分、经济处罚或解除劳动合同;情节严重，构成犯罪的，由司法机关追究刑事责任。3.6 本办法由公司综合部负责解释、修订，自颁布之日起实行。基层单位、项目部印章管理办法 1 目的 为加强基层单位、项目部印章管理，进一步规范印章的使用流程，从源头上预防基层单位以及项目部印章因使用保管不当引起的经济纠纷，特制订

5、本办法。2 范围 本办法适用于公司所属基层单位及项目部。3 管理内容 3.1 基层单位、项目部印章刊刻由基层单位、项目部向公司提出书面申请，经公司主管领导审批同意后，由综合部承办。基层单位、项目部不得违规私刻印章。3.2 基层单位、项目部印章由该单位、项目负责人或指定保管人领取，领取人需在基层单位、项目部印章使用范围承诺书上签字并办理领用手续。3.3 基层单位、项目部印章应指定专人保管，不得外借；使用印章必须由基层单位经理、项目经理审批并由专人登记。3.4 使用基层单位、项目部印章必须由使用人填写印章使用申请单（留档），经基层单位经理、项目经理审批同意签字后方可使用。基层单位、项目部不得违反程

6、序使用印章。3.5 基层单位、项目部使用印章必须登记。项目结束时，印章及印章使用登记一并上交到公司综合部封存。3.6 基层单位、项目部印章系非经济类用章，不得对外签署合同，仅限于本单位、项目部在工程建设中与业主、监理、设计等单位的工程技术往来文件中使用。严禁在借代、租赁、承揽、买卖、担保、收发材料、材料采购及其他合同、协议等事项中使用。3.7 基层单位、项目部印章如发生丢失、损毁或被盗等情况，要及时向公司综合部报告。3.8 对于违规私刻印章或违规用章的，公司将视情节轻重分别给予警告、罚款、解除劳动合同等处分；情节特别严重的，公司将追究相关责任人的民事赔偿责任或刑事责任。3.9 基层单位经理、项

7、目经理是印章管理使用的第一负责人，因管理使用不当引起的纠纷由基层单位经理、项目经理承担全部责任。3.10 本办法由公司综合部负责解释、修订，自颁布之日起实行。单位（项目部）印章使用审批单 单位（项目部）印章使用登记表 单位（项目部）印章使用审批单 申请日期：年 月 日 申请人 用印份数 用印文件名称 申请事由 审批人意见 审批人签字 备注 单位（项目部）印章使用登记表 印章名称：负责人：序号 日期 用印事项（文件名称）份数 经办人 备注 档案管理办法 1 目的 为了加强公司档案管理，及时、完整地收集整理公司和部门文件材料，全面反映公司历史面貌，更好地为公司生产经营服务，公司对文件材料归档特做如

8、下规定。2 范围 本办法适用于公司所属机关部室及基层单位。4 管理内容 4.1 归档要求 4.1.1 机关各部室，接到市、集团公司下发的文件及在参加市、集团公司各种会议接到的下发文件要及时交公司综合部，由综合部办理传阅、立卷、归档。4.1.2 各部室凡是上报的各种报表、请示报告，及有关材料必须报综合部一份存档。4.1.3 凡是形成的文件、材料，归档时有手写底稿的，底稿一律要用蓝黑和碳素墨水书写，如有使用不合格墨水书写的字迹，必须按要求重新书写；归档是打印文件的，必须将纸质文件与纸质文件内容相同的电子文件制成只读光盘，同时交给档案人员办理存档。4.1.5 本公司（含各部门）获集团公司以上授予各种

9、荣誉称号，其奖状、奖杯、证书等要统一交公司档案室保存。4.1.6 各部室有关人员应将办理完毕具有保存价值的文件材料，在次年的一月末之前整理移交公司综合部，并写好移交清单一式二份。4.2 档案借阅 4.2.1 借阅文书档案必须是本公司的工作人员，如上级有关部门或外单位借阅时，必须经综合部领导同意后方可借阅。4.2.2 借阅文书档案材料必须填写借阅文件登记表。由单位负责人或部门负责人签字、主管领导审批签字后，方可借阅。注明借阅时间，借阅期限一般不得超过一周，确因特殊情况需要延期，需经主管领导审批。4.2.3 借阅者要注意保管、保证文件材料不受损坏，严禁在文件上圈划和涂改，保持案卷的清洁。4.2.4

10、 借阅的案卷需要复印时，必须经综合部领导同意后方可复印。4.3 附 则 4.3.1 本办法自公布之日起施行。4.3.2 本办法由综合部负责解释。对重要文件签发流转及贯彻落实的管理规定 1 目的 为进一步规范公司重要文件在签发流转处理环节上的管理，确保其有效流转及贯彻落实，特制定本规定。2 范围 本规定适用于公司所属机关部室及基层单位。3 管理内容 3.1 重要文件是指上级机关下发或转发的重要文件、领导的重要讲话、重要的会议纪要、公司和职能部门制定的规章制度、工作流程等。3.2 所有重要文件由综合部进行统一流转，实行登记管理。签发流转流程：综合部指定专人负责登记签收在天津市内网进行公文流转根据公

11、司领导签批的要求进行流转（内网无法接收的单位，综合部将以纸质形式下发，领取纸质文件的单位要严格履行登记手续）。3.3 相关要求：各单位、部门负责人应每天及时上网查收文件，对于第一条所列的重要文件各单位、部门要组织相关人员进行学习、贯彻落实，并形成学习记录，参与学习人员要有签字。综合部将定期对各单位、部门重要文件的贯彻落实情况进行检查，并将其作为绩效考核内容的一部分。3.4 本规定由综合部负责解释。3.5 本规定自下发之日起执行。对外提供证据的程序规定 1 目的 为了更好地依法履行作证义务，规范公司对外提供证据程序，预防和避免纠纷，制定本规定。2 范围 本规定适用于公司所属机关部室、基层单位和投

12、资公司。4 管理内容 4.1 总则 4.1.1 本规定所称证据，是指能够证明与公司生产、经营、管理等具体行为涉及公司权利义务有关的事实材料。分为书面证据、实物证据、视听资料、证人证言。4.1.2 书面证据包括但不限于档案部门保存的所有档案资料文件，各级管理岗位的管理人员保存（含电脑里保存）的文字材料、帐册、表格以及各类合同书、各种票据、各种单证、传真、信函等书面材料。实物证据包括但不限于有形物品或有形物品的照片。视听资料包括但不限于录音带、录像带、电脑软件、光盘等。证人证言仅指公司员工就自己知道的与公司生产、经营、管理以及与公司权利义务有关情况的陈述。4.1.3 本规定所称对外提供证据，是指公

13、司各部室、各单位向司法机关、行政机关、仲裁机构、公证机构、其他公司、企业、社会团体、事业单位、律师、公民个人提供的证据。4.1.4 本规定所称公司所属单位，是指公司基层各单位和投资公司。本规定所称司法机关，是指人民法院和人民检察院。本规定所称行政机关，是指县级以上人民政府及其所属的各行政执法工作部门。包括但不限于公安、工商、海关、环保、税务机关等。本规定所称仲裁机构，是指各地仲裁委员会及各级劳动争议仲裁委员会。本规定所称公证机构，是指各地公证处。4.2 管理职责 4.2.1 公司综合部是公司对外提供证据的归口管理部门，其主要工作职责是：4.2.1.1 确定提供证据范围；4.2.1.2 接受公司

14、各部室、各单位关于对外提供证据等有关问题的法律咨询；4.2.1.3 协调因提供证据发生的纠纷；4.2.1.4 负责各部室、各单位对外提供证据的指导、监督。4.2.2 公司各部室负责人、各单位领导是根据公司确定的对外提供证据的程序、范围，做好对外提供证据的主要责任人，负责本部室、单位对外提供证据的相关工作。4.3 程序要求 4.3.1 对外提供证据，应当遵循依法取证和依法提供的原则，并符合本规定的程序要求：4.3.1.1 国家各级司法机关、行政机关、仲裁机构因办理案件需要，到集团公司各部室及所属单位调查取证，被调查单位必须依法查验本办案机关的介绍信和本办案机关的 2 名以上执法人员执法工作证。凡

15、是符合规定的，应当提供。但必须填写对外提供证据报告单，报本单位主管领导或本部室负责人同意后提供。凡是不符合规定的，拒绝提供，并说明理由。4.3.1.2 其他公司、企业、社会团体、事业单位、公证机构、律师、公民个人到公司各部室及所属单位调查取证，原则上不予提供。确因维护公司及所属单位合法权益需要，被调查单位认为有必要时，并且该证据不会引发纠纷或产生不良后果的，可以提供，但必须报本单位主管领导或本部室负责人批准，并报公司综合部确定证据范围，填写对外提供证据报告单。若该证据涉及到国家秘密、集团公司和本公司商业秘密的，必须报公司领导批准。4.3.2 因办理公证的需要，要求公司及各部室、所属单位提供其亲

16、属及本人档案的，原则上不予提供，若待公证的事实必须的材料从其他渠道无法获取的，而且不损害公司利益的，可以提供，但必须按照公司员工档案查（借）阅规定的程序办理。4.3.3 凡是对外提供的证据，不得提供原件、原物和原视听资料。4.3.4本规定不适用于公司及所属单位的委托代理人因办理公司或所属单位的纠纷案件需要，要求公司各部室、各单位提供或出具与案件有关的证据。4.3.5 本规定不适用于司法机关、公安机关为追究刑事犯罪的需要，依法要求提供的与犯罪有关的证据。4.3.6 未经同意，擅自向其他公司、企业、社会团体、事业单位、公证机构、律师、公民个人提供了证据，导致公司或所属单位被诉或造成经济损失的，对提供证据的主要负责人和直接责任人员，根据公司的有关规定处理。4.4 附则 4.4.1 公司将各部室、各单位对外提供证据的管理工作纳入管理考核。4.4.2 本规定由公司综合部负责解释。4.4.3 本规定自下发之日起施行。对外提供证据报告单 对外提供证据报告单 调 取 单 位（人）调 取 人 证件 名称、号码 承 办 部 门 执 行 部 门 承 办 部 门 负 责 人 意 见 调取单位（人）要求调取证据的范围：主管领导意见 年 月 日 同意提供证据的范围：