会议体系文件汇编7105.pdf

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1、-.z.公司会议体系文件汇编 总经办 2017 年 10 月 目录 摘要 1 会议组织流程 2 公司会议筹备工作管理方法 3 公司视频、会议管理制度 7 公司会议效果评价表 9 公司行政督查管理制度 11 公司会议工作督查推进表 13 公司会议方案调查表 18-.z.摘要 在现代企业管理中，会议管理是企业开展的必要环节，企业决策者和会议管理者通过对会议管理的不断探索和创新，并加强会议环节的管理，将企业经营水平和会议效率直接挂钩。做好会议管理，使企业的经营决策有了优化的方针，进而提高企业管理水平，从而带动企业长足开展。如何实现会议目的，降低会议本钱，让会议效果更为显著是现代企业中会议管理的核心。

2、这就要求会议的组织者深入了解会议的目的、种类和体系；掌握如何做好会前准备的要领；主持人如何把控会议的方向；会后如何贯彻会议精神、落实会议安排等等。通过有效的沟通，到达传达讯息、协调矛盾、解决矛盾、资源共享、开发创意、鼓励士气的作用。贯彻凡会必决、凡决必录、凡录必行、凡行必果的会议原则，确保会议的目的始终明确。坚决反对开没准备的会，反对会议走形式，反对虚实结合，反对会议扩大化或不规组织，反对浪费会议本钱，反对夸夸其谈、言不由衷或沉默不语，反对一言堂，反对召集政治会，反对扰乱会秩序，反对情绪化会议，反对会议人身攻击，反对议而不决，反对决而不行，反对行而无果，严格把控会议走向，自始而终保持会议的积极

3、性、正确性、有效性和目的性，通过对会议进程的整体评价，量化会议效果，全面提高会议管理水平。-.z.会议组织流程-.z.公司会议组织工作管理方法 为了加强公司各种会议的组织管理，规会议行为，提高会议质量和效率，结合公司实际，特制定本方法。一、确定与会者 一确定与会者围，应考虑以下因素：1.与会者是否对会议所要实现的目标负有主要或直接责任；2.与会者是否与会后的行动直接相关；3.与会者在中心议题方面是否具备专门的知识与经历，能否有助于议题的深化；4.与会者是否有能力或有权力达成一项决议；5.与会者是否多余或可无可有；6.与会者是否能全身心投入会议；7.与会者是否会阻碍会议总体成效、是否会造成对他人

4、的心理压力，影响他人发言的质量或真实性；8.必须有效地控制与会者人数。二、选择开会时间 一 在会前准备时，必须考虑开会时间的选择，确保全体与会者能够按时出席、安心开会。二选择开会时间要考虑以下因素：1.会前调查，把握全体与会者方便的时间段。2.选择与会者中关键人员的最正确开会时间，确保关键人员集中精力开好会议。3.恰当安排会议时间，防止与管理公司最重要的经营活动冲突，防止会议打乱管理公司工作的正常运行秩序，同时保证生产经营活动中的关键人物能有充足的时间做出安排，不至于因出席会议而影响管理公司效益或效率。4.力求开短会。如果议程太长，连续开会时间超过半天，就应设法分两个时间段开会。5.应该注意把

5、握开会的时机，时效性很强的会议要尽早安排。需要酝酿和深-.z.思熟虑的会议，可以拖后召开。三、选择开会地点 一会址必须考虑距离的远近以及路线、交通上的方便与否，便于与会者能按时到会。二会场外必须保持安静，要有良好的通风和照明设施以及室温调控装置，以便与会者能够长时间保持清醒头脑，集中精力参与会议。三会场的空间必须适宜，以平均每个与会者拥有 2 平方米为宜。四外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便、费用开支、衣食起居的舒适，等等。四、拟订议事日程 一应先了解会议或会议中心，以便有所准备和有所考虑，会务人员可以拟订议事日程。二在拟订议程时必须考虑以下要点：1.重要的或紧急的议案或事项，必须优先列在整个

6、议事日程的前项。反之，靠后讨论。2.必须合理分配各项议案或事项的时间。特别重要的事项，要留出足够的时间，必要时标出各议案的时间分配，以便会议主持及与会者控制时间。3.每次会议议程不必太杂、容不必太多，以提高会议的效率。必要时可以考虑分两次会议或分阶段讨论同一个议案。4.为了提醒与会者注意、提前做好准备，议程应至少提前 3 天交给每一位与会者。5.如果会议很重要或很复杂，在时间充足的情况下，可以事先要求与会者做相关准备，并指定时间提交与会者建议。归纳汇总的意见可以附在成文的议事日程上，送发全体与会者。6.提前送发与议程有关的会议资料，以减少会议讨论的时间。7.会议持续两个小时以上的，应考虑在会议

7、中间安排休息时间。并注意在会议完毕后，留出一定的社交时间。五、会前工作-.z.一会议召开之前需要根据工作需要和领导意图拟定会议方案并对其必要性、重要性、可行性进展论证。二例行性和日常工作会议，要将会议活动制成安排表，将会议时间、名称、与会部门及人员、议题、主持者、地点等项填人表中，提前发给领导者和有关部门，以便早做准备和安排。三制定会议预案 会议预案就是会议的筹备方案。在会议召开之前，必须周密、细致地制定会议预案，以保证会议的顺利进展。1.会议预案中应明确以下容：(1)会议名称。即拟定会名，应根据会议的容、主题和人数等来考虑，切忌名不副实。(2)会议主题。即召开会议的原因、目的和指导思想。(3

8、)会期。即会议的起止日期，要根据会议的容来确定。(4)出席人数。要依据会议的性质和容来确定出席人员的围，既不过宽，也不过严。(5)会议工作班子及其职责分工。大中型会议应成立相应的会议筹备班子，明确职责分工，做到人有专职、事有专人，既分工负责，又协同配合；(6)选择与布置会场。会场的选择与布置应根据会议的人数、容、会场容量等情况综合考虑。(7)会议的其他活动。如表决、发奖、参观、文娱活动等，也应列入会议预案。四会议组织部门设置 1.会议发起部门，负责会议文字工作以及领导在会议期间交办的事项；负责各种会议文件的印刷、保管、发放、回收以及会议文件的聚集、归档；与会人员编组、签到；2市场部，负责会议的

9、宣传报道以及摄影、录像等工作。3总经办，负责会议票证准备、会场布置、会间食宿、用车、生活用品供给、返程票购置等后勤保障工作。五准备会议文件-.z.1.规模较大、容重要的会议，必须提前准备各种会议文件，包括开幕词、闭幕词、工作报告、交流材料、领导者讲话、会议须知或会议手册等。2.文件材料不宜过多、过长。通常应事先印发到与会者手中，重要文件要登记和回收。六发送会议通知 1.会议召开之前都要发出通知，重要会议要发请柬或邀请书。2.无论是口头通知还是书面通知，都要做到及时、准确、明晰、简要，防止重发、错发或漏发。3.会议通知要写明为何开会、会名、会期、报到地点与时间、参加人员围、入场凭证、接站及行车路

10、线、需携带的材料和其他要求等容。七布置会场 1.会场的选择要根据各种相关因素综合考虑，尤其要注意以下条件：(1)大小是否适宜；(2)座位是否够用；(3)光线是否充足；(4)照明是否清晰；(5)温度是否适宜；(6)音响效果是否良好；(7)录音、录像设施是否完备等。2.会场布置包括主席台布置、座位排列、会标及花卉设等，根本原则是朴素大方，能表达出会议的主题和气氛。3.会场应视会议的类型、人数等情况具体布置。(1)会场空间安排。以便于与会者进出和流动为前提，并使整个会场格局紧凑、和谐。(2)会议座位安排应考虑会议的目的。八排列座次 1.主席台座次以人员的职务或社会地位、名望上下排列。最高者排在主席台

11、第一排的正中间，其余按上下顺序，以正中间座位为起点，面向会场，依左为上、右为下的原则穿插排列。-.z.2.其他与会者的座次排列，按地理位置、行业系统等排列方法。3.以上座次安排需报领导者审定。九编组 较大规模的会议，要对与会者进展编组，到达方便分组讨论和会间活动的目的。编组的方法可按地区编组、按专业编组、按职务、按职称层次编组等。十编制会议手册 大型会议要编制会议手册或会议须知，用以指导与会者活动。其工程包括大会各级工作机构、一般情况介绍、分组情况、大会日程表、各项活动时刻表、会场及分会场平面图等。十一会前检查 会议正式开场之前，要对各项准备工作进展全面、认真、细致地检查，重要会议还需要进展反

12、复检查。检查重点包括会议文件、会场布置等。公司视频、会议管理制度 为规公司视频、会议管理，提升视频、会议效果，根据股份公司视频、会议系统使用与管理的有关规定和要求，特制定本管理方法。一、主办部门职责：一发出会议通知。股份公司召开的会议，应以正式文件发出通知。二收集、确定参会人员，准备座签，安排座次。三通知参会领导，通过、等形式通知本部门相关人员。四编制或撰写会议材料，根据领导意见印发股份公司、各管理公司。五会场设置等相关事宜。六随时掌握会议的视频效果，协助信息部及时解决出现的问题。七督导会议精神落实。二、协办部门主要职责：一信息部：负责视频、会议系统运行的组织协调工作，提前测试视频系统，会议中

13、及时处理视频故障，保证会议效果。二总经办：负责会议室预约。-.z.三管理公司行政部：负责分行会场电源、灯光的保障与维护、音响的操作维护及相关效劳卫生、桌椅、空调等工作。三、视频、会议的召开本着节约经费、提高会议效率的原则进展，但凡适合以视频、会议方式召开的会议、培训等，应通过视频、会议方式实施。四、公司各部门如使用视频、会议，需由本部门负责人提前一周进展申请，紧急会议需提前三天进展申请，申请成功后申请人将打印出的申请单交总经办进展审核总经办确认公司会议室可以使用后，将申请单转至各管理公司视频、会议管理员进展会议的预定。一般会议股份公司视频、会议管理员将在收到申请单之后三天之通知申请人会议预定结

14、果，紧急会议股份公司视频、会议管理员将在收到申请单之后二天之通知申请人会议预定结果。五、会议预定好，主办部门要通过及时通知参会人员会议的时间和议题。六、视频、会议应在会议室召开，应保证开会办公室环境良好、无噪音。七、所有参会人员必须提前 5 分钟到达会场，严禁迟到、早退现象。八、视频会议会前 5 分钟至会议完毕，主会场将轮流播放各分会场画面。参会人员要遵守会议纪律，防止随意走动、交谈等情况发生。参会人员在会议开场前关闭手机，无紧急情况不得随意接听或擅离会场，确因特殊情况不能按时到会或需提前离场的，要及时向会议主办部门说明情况。九、与会人员要在会议开场前半小时准时翻开设备，随时与参会人员进展视频

15、和音频的效果调试，确保视频、会议的正常使用。十、视频、会议进展过程中，各参会单位应保持会场安静，如有单位需要发言时，方可翻开麦克进展讲话，除发言单位外，所有分会场均关闭话筒。十一、分会场视频、会议设备出现网络故障时，应立即通知会议主办部门和信息部。在此期间，参会人员不得离开现场，如故障短时间无法排除，参会人员由会议主办部门以其他方式传达会议精神。*股份 总经办-.z.公司会议效果评价表 会议名称 承办部门 参会人员 会议时间 会议地点 名 分类 评价容 评价细节 选项 得分 会议效果 会议主题 是否明确清晰 模糊不清0 分比拟清晰2 分非常明确3 分 参会者是否提前了解 不太了解0 分比拟了解

16、2 分非常清楚3 分 会议议题 是否准确真实 模糊不清0 分比拟准确2 分非常准确3 分 数量是否适中 过多过少0 分较多较少2 分数量适中3 分 是否有未经批准的议题上会 有且较多0 分局部议题2 分完全没有3 分 会议议程 顺序是否合理 杂乱无章0 分比拟合理2 分非常合理3 分 时间分配是否合理 分配不均0 分比拟合理2 分非常合理3 分 会议日程 日程安排是否合理 杂乱无章0 分比拟合理2 分非常合理3 分 参会人员 是否到齐 过多未到0 分局部未到2 分正常到齐3 分 人选、围是否合理 不太合理0 分比拟合理2 分非常合理3 分 会议时间 召开时间是否合理 不太合理0 分比拟合理2

17、分非常合理3 分 是否准时召开 很不准时0 分根本准时2 分非常准时3 分 是否超时 大量超时0 分少量超时2 分没有超时3 分 会场布置 是否符合会议规格、气氛 很不符合0 分比拟符合2 分非常符合3 分 是否整洁卫生 非常凌乱0 分比拟整洁2 分非常整洁3 分 设施用品 是否齐全实用、有无故障 问题较多0 分问题较少2 分齐全无故障3 分 是否符合节省办会 铺浪费0 分非常合理2 分节省实用3 分 -.z.会议通知 是否及时 严重失时0 分比拟及时2 分非常按时3 分 是否周详 非常粗略0 分比拟详细2 分非常周详3 分 会议资料 种类是否齐全 比拟欠缺0 分比拟齐全2 分非常齐全3 分

18、容是否真实准确 虚假失实0 分比拟准确2 分非常准确3 分 会前是否让与会人充分了解 不太了解0 分比拟了解2 分非常清楚3 分 会议讨论 议题是否充分讨论 严重缺乏0 分比拟充分2 分非常充分3 分 讨论是否出现争议 争议过多0 分争议较少2 分没有争议3 分 是否在原定分配时间完成 严重超时0 分正常完成1 分略有余时2 分 是否说明真实感受或意见 没有说明0 分简单说明2 分充分说明3 分 与会者讨论是否离题 严重离题0 分比拟离题1 分没有离题3 分 主持人主持是否离题 严重离题0 分比拟离题1 分没有离题3 分 是否得出结论或对策 没有得出0 分勉强得出1 分充分得出、且有方案4 分

19、 是否就事论事，有无人身攻击 存在人身攻击0 分根本就事论事2 分充分就事论事3 分 会议是否总结 没有总结0 分简单总结1 分充分总结3 分 会议效劳 是否周到 效劳怠慢0 分比拟周到2 分效劳热情3 分 会议纪律 与会人员是否遵守 严重违反0 分比拟遵守1 分完全遵守3 分 评分合计 0 意见建议 没有意见或建议请写明无意见建议；有意见建议请详细列出 备注：综合评价低于 85 分，会议组织者应就与会者反映的问题进展深入思考，提出整改意见并落实整改，总经办督导整改效果。-.z.公司行政督查管理制度 为进一步强化执行力，不断加大行政督查力度，持续提高经营管理质量和管理效率，确保政令畅通，及时准

20、确地为公司领导提供决策依据与信息反应，结合公司实际，特制定本制度。一、任何单位和个人必须无条件执行公司的各项方针政策、规章制度以及公司董事会出台的决议、决定。二、总经理办公室和检查考核部门是履行行政督查的部门，设置兼职行政督查岗位，通常情况下由总经办具体负责董事会、总经理办公会、各项专题会议以及领导批办、交办事项等有关日常经营管理的督查、催促工作。三、督查工作必须遵循实事、注重实效的原则，及时、全面、真实、准确地反映情况，做到有批必查、有查必果、有果必报，任何单位和个人必须无条件配合检查考核部门的督查调度工作。四、对会议纪要确定事项、通知下达或公司领导交办的有关工作，检查考核部门以、书面通知、

21、或 通知具体容及时限要求，深入、细致、全面的做好各项工作。要求上报书面材料的，必须在规定时间前上报检查考核部门。否则，将严格追究单位负责人责任并罚款 200-500 元/次，同时必须于两日将书面材料报检查考核部门。对无时限要求或需较长时间才能完成的工作，检查考核部门要在每周督办一次并在次周五向有关领导汇报工作进度情况。五、假设因特殊情况需延迟办理时间的，必须于规定时限前告知检查考核部门，并说明详细原因，经检查考核部门负责人向公司分管领导请示同意前方可延期办理。同时，延期办理时间原则上不超过一周。六、各职能部门在检查考核部门行政督查人督查时不予积极配合，致使督查人无法按时完成的，每次给与该部门负

22、责人 200-500 元罚款，并通报批评。对连续无故延期办理检查考核部门下发通知及检查考核部门督查工作的部门，将给与部门负责人从严、从重处分。七、因检查考核部门督察人员没能及时检查，向公司领导反应信息、上报书面材料造成工作失误、影响工作进程的，给予督察人员罚款 200 元处理，并分别给予检查考核部门-.z.负责人、分管领导连带处分。八、对检查考核部门下发通知所要求的各项具体容，各分管领导、总经理、董事长对各职能部门负有监视责任，要及时催促分管单位按时办理完成。九、本制度最终解释权归总经办。十、本制度自公布之日起执行。*股份 总经办-.z.公司会议工作督查推进表 序号 工作工程 工作容 工作标准 工作推进结果 完成时间节点 时间四象限分析 部门 责任人 协作部门 协作部门负责人 紧急重大 紧急非重大 重大非紧急 非重大非紧急 1 运营部 2 3 会议方案调查表 序号 部门 会议主题 会议目的 会议容 会议形式现场、视频、会议围 会议召开频率 会议时间/地点 会议所需物品 发起部门/负责人 协助部门 支持部门-.z.1 2 3 4