计算机二级高级办公室软件上机考试参考资料.doc

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1、目 录 第1章 Word高级应用 1.1 正文排版-2 1.2 分节、目录-13 1.3 页眉和页脚、域-17 第2章 Excel高级应用 2.1 数组的使用-26 2.2 高级筛选-28 2.3 透视表与透视表的使用-29 2.4 常用函数与应用示例-33 2.5 二级考试实战示例与练习-39 第3章 PowerPoint高级应用 3.1 设计模板-48 3.2 配色方案-49 3.3 母版-51 3.4 动画设置-52 3.5 幻灯片切换-54 3.6 放映设置-54 3.7 演示文稿的输出-55 考试大纲-58- 1 - 办公软件高级应用(计算机二级辅导资料) 第1章 Word高级应用

2、Word软件考核的重点内容为:正文排版(样式设置、项目符号与编号、文档注释)，分隔设置，生成目录(分节、交叉引用、索引和目录)，分节处理，添加页眉,页脚(使用域、奇偶页处理)。 本章围绕实例展开讲解，借助实例操作，掌握Word高级应用的技巧。实例由三个文件组成:Dword.doc(排版文檔)、题目要求.doc(排版要求)、DWord-Ans.pdf(排版后参考样本)。为便于分解成三部分讲解。 1.1 正文排版 1.1.1 样式设置 高级Word排版提倡的是用样式对全文中的格式进行规范管理。应用样式可以快速完成对文字、图、表、脚注、题注、尾注、目录、书签、页眉、页脚等多种页面元素统一设置和调整。

3、 样式是已命名的应用于文檔中的一组格式组合，每种样式都有惟一确定的名称。 样式设置示例: 1(题目要求: (1)新建样式，样式名为:“样式”+准考证号后四位;其中: a.字体:中文字体为“楷体-GB2312”，西文字体为“Times New Roman”，字号为“小四”; b.段落:首行缩进2字符，-段前0.5行，段后0.5行，行距1.5倍; c.其余格式，默认设置。 注意:题中准考证号设为:091761126100123 (2)将(1)中样式应用到正文中无编号的文字。 注意:不包括章名、小节名、表文字、表和图的题注。 2(操作步骤: 将光标置于第一段正文处设置如下: (1)新建样式。 步骤1

4、:选择菜单“格式”?“样式和格式”(弹出任务窗格如图1-1所示)?单击“新样式”按钮，弹出“新建样式”窗口; 步骤2:在“新建样式”窗口中输入样式名称:样式0123;然后单击“格式”按钮弹出菜单，如图1-2所示，选中“字体”菜单项，在如图1-3所示“字体”窗口中设置:中文字- 2 - 第1章 Word高级应用 体为“楷体-GB2312”，西文字体为“Times New Roman”，字号为“小四”;按“确定”返回“新建样式”窗口。 图1-1 样式和格式 图1-2 新建样式 - 3 - 办公软件高级应用(计算机二级辅导资料) 图1-3 字体 步骤3:在图1-2“新建样式”窗口，选中“段落”菜单项

5、，在“段落”窗口中设置:首行缩进2字符，-段前0.5行，段后0.5行，行距1.5倍;按“确定”返回“新建样式”窗口。 图1-4 段落 步骤4:其余格式不要改动，在图1-2选择“自动更新”，按“确定”按钮结束。可以- 4 - 第1章 Word高级应用 看到，在图1-1右侧“样式和格式”任务窗格中增加一项“样式0123”。 图1-5 样式0123 (2)样式应用。 将光标依次置于各段正文中(注意:不包括章名、小节名、表文字、表和图的题注)，然后单击图1-5所示 “样式和格式”任务窗格中的“样式0123”。就可快速设置所有正文段落格式。 也可以在格式工具栏 “样式”中选择“样式0123”;另外，第一

6、段落设置后，其余段落也可用常用工具栏的“格式刷”设置。 1.1.2 项目符号和编号 为了使文档条理化，通常将文档划分为章、节、段落，在添加章、节、段落标题时可以使用“项目符号和编号”来统一快速的添加序号和设置格式。 多级符号示例: 1(题目要求: (1)章名使用样式“标题1”，并居中;编号格式为:第X章，其中X为自动排序。 (2)小节名使用样式“标题2”，左对齐;编号格式为:多级符号，X .Y。X为章数字序号，Y为节数字序号(例:1.1)。 - 5 - 办公软件高级应用(计算机二级辅导资料) 2(操作步骤: (1)设置章名、小节名使用的编号。 将光标置于第一章标题文字前; 步骤1:选择菜单“格

7、式”?“项目符号和编号”?“多级符号”，弹出图1-6窗口，选择预设标题项，点击“自定义”按钮，弹出图1-7窗口。 选择预设标题项 图1-6 项目符号和编号 图1-7 设置章名编号 步骤2:在图1-7窗口中，选择级别:1，编号格式:第1章(1由编号样式决定，在1前输入“第”，在1后输入“章”);标题1编号设置完毕。 步骤3:在图1-8窗口中，选择级别:2，编号格式:1.1，按“确定”按钮.多级编号中- 6 - 第1章 Word高级应用 的标题2编号设置完毕。 图1-8设置小节名编号 (2)设置各章标题格式。使用格式工具栏设置: 首先选中各章标题(Ctrl+单击各章标题);在格式工具栏“样式”中选

8、择“第1章 标题1”，再单击“居中”按钮，各章标题设置完毕。 注意:别忘记删除各章标题中的原有编号“第二章、第三章”。 (3)设置各小节标题格式。使用格式工具栏设置: Ctrl+单击各小节标题);在格式工具栏“样式”中选择“1.1 标首先选中各小节标题(题1”，多次单击“编号”按钮，直到设置成所需格式，各小节标题设置完毕。 同样也可以使用菜单或格式刷完成，方法自己探索。 自动编号示例: 1(题目要求: (1)对出现“1.”、“2.”处，进行自动编号，编号格式不变; (2)对出现“1)”、“2)”处，进行自动编号，编号格式不变。 2(操作步骤: (1)对“1.”、“2.”处，进行自动编号格式设置

9、。 逐次选中或置于“1.”、“2.”处(若连续可同时选中)，按下格式工具栏中的“编号”按钮即可;或选择菜单“格式”?“项目符号和编号”?“编号”，选中列表编号“1.”、“2.”，按“确定”按钮。 (2)对“1)”、“2)”处，进行自动编号格式设置。方法同上，不再重复。 1.1.3 脚注和尾注 - 7 - 办公软件高级应用(计算机二级辅导资料) 在文章中通常要对某些名词术语在页下边或章节后加解释文字，这就是脚注和尾注;脚注通常位于每页底部，如作者简介、名词和术语解释;尾注通常位于文档的结尾，如参考文献。脚注和尾注由两个关联部分构成:注释引用标记、对应的注释文字。这里重点介绍脚注，尾注与脚注方法相

10、似，同学们可以自行练习。 脚注示例: 1(题目要求: 对为正文文字(不包括标题)中首次出现“乒乓球”的地方插入脚注，添加文字“乒乓球起源于宫廷游戏，并发展成全民运动”。 2(操作步骤: (1)查找首次出现“乒乓球”的地方。 将光标置于文档开始处，使用菜单“编辑”?“查找”(如图1-9所示)?在“查找内容”中输入:乒乓球?单击“查找下一处”按钮，在正文中首次找到“乒乓球”时按下“取消”按钮。 图1-9 查找和替换 (2)插入“乒乓球”脚注。 将光标置于找到的“乒乓球”文字后，使用菜单“插入”?“引用”?“脚注和尾注”(如图1-10所示)?选择脚注位置:“页面底端”，编号格式:“1，2，3”?按下

11、“插入”按钮，光标自动跳转到插入脚注文本的当前页面底部，输入注释文字:“乒乓球起源于宫廷游戏，并发展成全民运动。”。 1注意:插入脚注的文字“乒乓球” 后自动添加上标符号，本页底部有相应的注释文字。可参考看本页底部。 插入尾注方法与脚注相同，不在重复。脚注和尾注标记位置可以复制、移动、删除。 1乒乓球起源于宫廷游戏，并发展成全民运动。 - 8 - 第1章 Word高级应用 图1-10 脚注和尾注 1.1.4 题注 题注通常是对文章中表格、图片或图形、公式或方程等对象的下方或上方添加的带编号的注释说明。 图题注示例: 1(题目要求: (1)对正文中的图添加题注“图”，位于图下方，居中。 a.编号

12、为“章序号”-“图在章中的序号”，(例如第1章中的第2幅图，题注编号为1-2 ); b.图的说明使用图下一行的文字，格式同标号; c.图居中。 2(操作步骤: 前提:必须将标题中的章节符号转变成自动编号，否则不能生成题注的编号。 准备:将光标置于图的下方文字前。 (1)使用菜单“插入”?“引用”?“题注”(如图1-11所示)?修改标签为:图?确定。 如果希望输入图片时自动生成题注编号，则在按下“确定”按钮前先单击“自动插入题注”按钮，这样每次插入或粘贴图片时，都会在图下方自动生成图题注编号，然后自己在输入图的注释文字就行了。 - 9 - 办公软件高级应用(计算机二级辅导资料) 图1-11 图题

13、注 (2)同时选中图及题注，单击格式工具栏设置“居中”对齐。 表题注示例: 1(题目要求: (2)对正文中的表添加题注“表”，位于表上方，居中。 a.编号为“章序号”-“表在章中的序号”，(例如第1章中第1张表，题注编号为1-1); b.表的说明使用表上一行的文字，格式同标号; c.表居中。 2(操作步骤: 前提:必须将标题中的章节符号转变成自动编号，否则不能生成题注的编号。 准备:将光标置于表的上方文字前。 (1)使用菜单“插入”?“引用”?“题注”(如图1-12所示)?修改标签为:表?确定。 图1-12 题注 - 10 - 第1章 Word高级应用 如果希望插入表格时自动生成题注编号，则在

14、按下“确定”按钮前先单击“自动插入题注”按钮，这样每次插入或粘贴表格时，都会在图下方自动生成表格题注编号，然后自己在输入表格的注释文字就行了。 (2)分别选中题注及表格(单击表格的“全选”光标)，用格式工具栏设置“居中”对齐。 1.1.5 交叉引用 交叉引用是将编号项、标题、脚注、尾注、题注、书签等项目与其相关正文或说明内容建立的对应关系，既方便阅读，又为编辑操作提供了自动更新手段。创建交叉引用前要先对项目作标记，然后将项目与交叉引用连接起来。这里以题注的交叉引用为例介绍。 图题注的交叉引用示例: 1(题目要求: (1)对正文中所有出现“如下图所示”的“下图”，使用交叉引用，改为“如图X-Y所

15、示”，其中“X-Y”为图题注的编号。 2(操作步骤: 前提:必须对该图用添加题注的方法生成图的题注编号。 准备:查找或移动到文檔中第一处“如下图所示”，并选中“下图”两字。 (1)使用菜单“插入”?“引用”?“交叉引用”(如图1-13所示) (2)在图1-13窗口中，修改“引用类型”为:图，“引用内容”为:只有标签和编号，“引用哪一个题注”选择:图1-1 国际乒联总部图(要连接的图题注)，单击“插入”按钮，原来文字“如下图所示”自动变成“如图1-1所示”，即完成第一处插入; (3)移动光标到下一处“如下图所示”，并选中“下图”两字。重复(2)中操作，直到全部插入完毕，最后按下“关闭”退出 图1

16、-13 图的交叉引用 - 11 - 办公软件高级应用(计算机二级辅导资料) 表题注的交叉引用示例: 1(题目要求: (2)对正文中出现“如下表所示”的“下表”，使用交叉引用，改为“如表X-Y所示”，其中“X-Y”为表题注的编号。 2(操作步骤: 前提:必须对该表用添加题注的方法生成表的题注编号。 准备:查找或移动到文檔中第一处“如下表所示”，并选中“下表”两字。 (1)使用菜单“插入”?“引用”?“交叉引用”(如图1-14所示) (2)在图1-14窗口中，修改“引用类型”为:表，“引用内容”为:只有标签和编号，“引用哪一个题注”选择:表2-1 24-29届冠军获得者表(要连接的表题注)，单击“

17、插入”按钮后，原来文字“如下表所示”自动变成“如表2-1所示”，即完成第一处插入; (3)移动光标到下一处“如下表所示”，并选中“下表”两字。重复(2)中操作，直到全部插入完毕，最后按下“关闭”退出。 图1-14 表的交叉引用 注意:当题注的交叉引用发生变化后，不会自动调整，需要用户自己要求“更新域”(“域”在后面的章节加以介绍)。“域”的更新方法如下: 鼠标指向该“域”右击，在快捷菜单中选择“更新域”命令，即可更新域中的自动编号;若有多处，可以全选(Ctrl+A)后再更新;更新域也可以使用快捷键。 1.2 分节、目录 1.2.1 分节 - 12 - 第1章 Word高级应用 “节”是文檔版面

18、设计的最小有效单位，可以以节为单位设置页边距、纸型和方向、页眉和页脚、页码、脚注和尾注等多种格式类型。 Word将新建整篇文檔默认为一节，划分为多节主要是通过插入分节符实现。插入分节操作可使用菜单:“插入”?“分隔符”，如图1-15所示，然后选择“分节符类型”，按“确定”按钮完成。设置后在普通视图方式下可以用删除字符的方法删除分节符。 分节符类型共有四种如下表所示。 图1-15 分隔符 表格 1 分节符类型 分节符类型 功能 普通视图方式显示 下一页 新节从下一页开始。 连续 新节从同一页开始。 偶数页 新节从下一个偶数页开始。 奇数页 新节从下一个奇数页开始。 分节设置示例: 1(题目要求:

19、 对正文做分节处理，每章为单独一节，每节总是从奇数页开始。 2(操作步骤: 注意:光标置在“第2章”文字后，使用菜单:“插入”?“分隔符”?“分节符类型”:奇数页?“确定”。重复上述步骤，直到每章都分节完毕为止。 1.2.2 目录 目录是通常位于文章之前，由文檔中的各级标题及页码构成。可以手工创建和自动创建，当文檔做过修改其标题和页码就会发生变化，手工创建的目录修改起来很麻烦，使用自动创建方式，使用更新域的方式就可自动修改目录。 - 13 - 办公软件高级应用(计算机二级辅导资料) Word目录分为文档目录、图目录、表格目录类型。通过下面实例介绍三种目录的自动创建方法。 目录设置示例: 1(题

20、目要求: 在正文前按序插入节，使用“引用”中的目录功能，生成如下内容: (1)第1节:目录。其中: a.“目录”使用样式“标题1”，并居中; b.“目录”下为目录项。 (2)第2节:图索引。其中: a.“图索引”使用样式“标题1”，并居中; b.“图索引”下为图索引项。 (3)第3节:表索引。其中: a.“表索引”使用样式“标题1”，并居中; b.“表索引”下为表索引项。 2(操作步骤: (1)在文檔最前面插入三节。 光标置在“第1章”文字前，使用菜单:“插入”?“分隔符”(如图1-15所示)?分节符类型:下一页?“确定”。 再重复上述操作，再插入一个“下一页”、一个“奇数页”分节符。 (2)

21、完成题目要求中(1)(3)中的a 要求。 步骤1:在第一个分节符(下一页)前输入文字:目录，按两次“回车”键;在格式工具栏中，单击“编号”按钮，取消目录前的自动编号。 步骤2:在第二个分节符(下一页)前输入文字:图索引，按两次“回车”键;在格式工具栏中，单击“编号”按钮，取消目录前的自动编号。 步骤3:在第三个分节符(奇数页)前输入文字:表索引，按两次“回车”键;在格式工具栏中，单击“编号”按钮，取消目录前的自动编号。 (3)创建文档目录，即题目要求中(1)中的b要求。 光标置于第一个分节符(下一页)的回车符前，使用菜单:“插入”?“引用”?“索引和目录”(如图1-15所示)?“目录”?“确定

22、”。 图1-15中“显示级别”根据实际需要设定，本题目不作改动。 (4)创建图目录，即题目要求中(2)中的b要求。 光标置于第二个分节符(下一页)的回车符前，使用菜单:“插入”?“引用”?“索引和目录”?“图表目录”(如图1-16所示)?“题注标签”选择:图，选中“包括标签和编号”?“确定”。 - 14 - 第1章 Word高级应用 图1-15 创建文文件目录 图1-16 创建图目录 - 15 - 办公软件高级应用(计算机二级辅导资料) (5)创建图目录，即题目要求中(3)中的b要求。 光标置于第三个分节符(奇数页)的回车符前，使用菜单:“插入”?“引用”?“索引和目录”?“图表目录”(如图1

23、-17所示)?“题注标签”选择:表，选中“包括标签和编号”?“确定”。 图1-17 创建表目录 从创建的三种目录可以看出，自动生成的目录都带有灰色的域底纹，都是域。当标题和页号发生变化，与题注和交叉引用一样目录可以用更新域的方式更新。即在生成的目录区或选中目录区右击，在快捷菜单中选择“更新域”命令，在“更新目录”对话框中选择“只更新页码”或“更新整个目录”，按“确定”按钮就可以完成目录的修改。 1.3 页眉和页脚、域 在文档每页上方会有章节标题或页码等，这就是页眉;在每页的下方会有日期、页码、作者姓名等，这就是页脚。在同一文档的不同节中可以设置不同的页眉和页脚、奇偶页页眉和页脚、不同章节中的不

24、同页码形式等。 在页眉和页脚区域中可以输入文字、日期、时间、页码或图形等，也可以手工插入“域”，实现页眉页脚的自动化编辑，例如在文档的页眉右侧自动显示每章节名称等。 创建页眉页脚可使用菜单:“视图”?“页眉和页脚”，弹出“页眉和页脚”工具栏，借助此工具栏，实现页眉、页脚间的切换，以及其他功能。 - 16 - 第1章 Word高级应用 1.3.1 创建页脚 页脚设置示例: 1(题目要求: 添加页脚。使用域，在页脚中插入页码，居中显示。其中: (1)正文前的节，页码采用“i，ii，iii”格式，页码连续; (2)正文中的节，页码采用“1，2，3”格式，页码连续，并且每节总是从奇数页开始。 )更新目

25、录、图索引和表索引。 (32(操作步骤: (1)正文前的节，页码采用“i，ii，iii”格式，页码连续; 光标置于第1节中，使用菜单:“插入”?“页码”(如图1-18所示)?“对齐方式”选择:“居中”，单击“格式”按钮，弹出图1-19所示窗口?“数字格式”选择:“i，ii，iii”“页码编排”选择:“续前节”?“确定”?“确定”。 光标分别置于第2节、第3节中，重复上述步骤，直到正文前各节设置完毕为止。 图1-18“页码”对话框 图1-19“页码格式”对话框 - 17 - 办公软件高级应用(计算机二级辅导资料) (2)正文中的节，页码采用“1，2，3”格式，页码连续，并且每节总是从奇数页开始。

26、 步骤1:光标置于第1章首页(即第四节)中，使用菜单:“插入”?“页码”(如图1-18所示)?“对齐方式”选择:“居中”，单击“格式”按钮，弹出图1-20所示窗口?“数字格式”选择:“1，2，3”?“起始页码”选择:“1”?“确定”?“确定”。 图1-20“页码格式”对话框 (3)更新目录、图索引和表索引。 拖动选中“目录”、“图索引”和“表索引”各节，右击使用快捷菜单，选择“更新域”命令，弹出“更新目录”(如图1-21所示)对话框，、弹出“更新图表目录”(如图1-22所示)对话框?选择 “只更新页码”?“确定”。 图1-21“更新目录”对话框 图1-24“更新图表目录”对话框 - 18 -

27、第1章 Word高级应用 1.3.2 创建页眉 页眉设置示例: 1(题目要求: 添加正文的页眉。使用域，按以下要求添加内容，居中显示。其中: (1)对于奇数页，页眉中的文字为“章序号”+“章名”， (2)对于偶数页，页眉中的文字为“节序号”+“节名”。 2(操作步骤: (1)页面设置。 光标置于第1章所在节中;使用菜单:“文件”?“页面设置”?“版式”(如图1-21所示)?“节的起始位置”选择:“奇数页”，“页眉和页脚”选择:“奇偶页不同”，“应用于”选择:“本节”?“确定”。重复上述步骤，直到每章都分节完毕为止。 图1-21“页面设置”对话框 (2)创建奇数页页眉。 步骤1:使用菜单:“视图

28、”?“页眉和页脚”，光标将自动置于奇数页页眉处如图1-22所示，并且自动弹出“页眉和页脚”工具栏，单击“链接前一个”按钮，使得页眉处“与上一节相同”取消，使本节设置的奇数页页眉不影响前面各节的奇数页页眉设置。 步骤2:光标将置于奇数页页眉处，使用菜单:“插入”?“域”?“类别”选择:链- 19 - 办公软件高级应用(计算机二级辅导资料) 接和引用，“域名”选择:StyleRef，“域属性”选择:标题1，“域选项”选择:插入段落编号，如图1-23所示; 与上节相同 链接前一个 图1-22 创建奇数页页眉 图1-23 插入奇数页页眉中的“章序号” 步骤3:使用菜单:“插入”?“域”?“类别”选择:

29、链接和引用，“域名”选择:StyleRef，“域属性”选择:标题1，如图1-24所示; - 20 - 第1章 Word高级应用 图1-24 插入奇数页页眉中的“章名” 插入奇数页页眉结果，如图1-25所示。 显示下一项 图1-25 插入奇数页页眉 - 21 - 办公软件高级应用(计算机二级辅导资料) (2)创建偶数页页眉。 步骤1:奇数页页眉创建后，在图1-25窗口中，单击“页眉和页脚”工具栏中的“显示下一项”按钮，光标将自动跳转到偶数页(下一页)页眉处，如图1-26所示;然后单击“页眉和页脚”工具栏中的“链接前一个”按钮，使得页眉处“与上一节相同”取消，使本节设置的偶数页页眉不影响前面各节的

30、偶数页页眉设置。 与上节相同 链接前一个 图1-26 创建偶数页页眉 步骤2:使用菜单:“插入”?“域”?“类别”选择:链接和引用，“域名”选择:StyleRef，“域属性”选择:标题2，“域选项”选择:插入段落编号，如图1-27所示; 图1-27 插入偶数页页眉中的“节序号” - 22 - 第1章 Word高级应用 步骤3:使用菜单:“插入”?“域”?“类别”选择:链接和引用，“域名”选择:StyleRef，“域属性”选择:标题2，如图1-28所示; -28 插入偶数页页眉中的“节名” 图1插入结果如图1-29所示，单击“页眉和页脚”工具栏中的“关闭”按钮，完成设置。 图1-29 插入的偶数

31、页页眉 - 23 - 办公软件高级应用(计算机二级辅导资料) 设置完毕要预览文档，参考.pdf效果文件，从开始到结尾检查所有设置是否正确。 图1-30 “文档结构图”窗口方式 修改文档时为了快速浏览，可把视图切换到其他方式，如“文档结构图”方式，操作使用菜单:“视图”?“文档结构图”，窗口会分成左右两部分，如图1-30所示，左边显示标题，右边显示所有内容;这样能快速的在各章节中移动修改。 1.3.3 域 1(哪些是域 在前面的应用中多处出现了域，比如插入能自动更新的“时间和日期”，页眉和页脚中的“页码”、“页数”、自动添加的“章节编号和名称”，题注的引用、自动创建的目录等这些在文档中可能发生变

32、化的数据，都是域。Word提供了9大类73个域，我们不可能全部掌握，只需要对经常用到的作以简单了解就行了。 2(域的构成 由三部分组成:域名、域参数和域开关组成;域名是关键字;域参数是对域的进一步说明;域开关是特殊命令，用来引发特定操作。 我们使用时不必直接书写域，可以用插入域的方式，在“域”窗口中选择插入即可。 3(域的操作 插入域:使用菜单:“插入”?“域”?选择“类别”、“域名”、“域属性”、“域- 24 - 第1章 Word高级应用 选项”参数设置即可，如图1-31所示。不同“域”，其属性、选项都不同。当选中某个时，在“域名”下方有说明，通过此说明可以了解“域”;单击“域代码”，可以将

33、域代码显示出来，如图1-32所示。 “域”说明 单击显示“域代码” 图1-31 “域”窗口 图1-32 “域代码”窗口 - 25 - 办公软件高级应用(计算机二级辅导资料) 4(常用域 要想对“域”，有深入的了解，可以选择相应书籍作深入学习。这里希望大家了解下列几个常用域: (1) Page 域 作用:插入当前页的页号。 说明:参考1.3.1 创建页脚示例。 (2) NumPages域 作用:插入文档中的总页数。 说明:在页眉页脚中操作。 (2) toc域 作用:建立并插入目录。 说明:参考1.2.2 创建目录示例 (3) StyleRef域 作用:插入具有样式的文本。 说明:参考1.3.2

34、创建页眉示例 (4) MergeField域 作用:插入合并域在邮件合并中使用，作用是将主文档中的占位符与数据源联系在一起。自动生成不同“人员”相同格式内容的通知。 由于篇幅有限，这里不再举例。虽然是一个很有用的功能，但等级考试中没有此项;限于篇幅，不再举例。 5(编辑域 指向“域”右击，使用快捷菜单中的“编辑域”命令。 6(更新域 指向“域”右击，使用快捷菜单中的“更新域”命令。 7(删除域 与删除其他对象一样。 8(域的常用快捷键 :下一个域; +:前一个域; :更新当前选择域; +:切换显示域; - 26 - 办公软件高级应用(计算机二级辅导资料) 第2章 Excel高级应用 2.1 数

35、组的使用 2.2.1 数组的意义 数组是单元的集合或是一组处理的值的集合。可以写一个数组公式，即输入一个单个的公式，它执行多个输入操作并产生多个结果，每个结果显示在一个单元格区域中。数组公式可以看成有多重数值的公式，它与单值公式的不同之处在于它可以产生一个以上的结果。一个数组公式可以占用一个或多个单元区域，数组元素的个数最多为6500个。 数组应用示例: 将下图表中的“笔试成绩比例分”列按计算方法:(笔试成绩/3)*60% 填写。 1.1 图2-1 说明:此问题可以用单个公式编辑再拖动引用公式的方法完成，但不是数组方式。 2.1.2 数组的编辑 1(操作步骤: (1)先选中要定义数组的全部数据

36、区域J3:J18; (2)在编辑栏中按题目要求编写公式“=I3:I18/3*0.6”; (3)按ctrl+shift+enter键，所编辑的公式出现数组标志符号“”，同时J3:J18列各个单元中生成相应结果如下图。 - 26 - 第2章 Excel高级应用 图2-2 2.其它练习 练习示例: 对上一问题中“面试成绩比例分”和“总成绩”列分别按公式“面试成绩*0.4”和“笔试成绩比例分+面试成绩比列分”进行填写。 操作方法:参照上例进行。 2.1.3 数组的修改 数组修改示例:将上一题目中“笔试成绩比例分”按公式:(笔试成绩/2)*60%计算。 1(操作步骤: (1)选中数组的全部数据区域J3:

37、J18; (2)在编辑栏中修改公式“=I3:I18/2*0.6” ; (3)按ctrl+shift+enter键，所编辑的公式出现数组标志符号“”，同时J3:J18列各个单元中生成相应结果。 2(说明: (1)数组公式不能单个进行修改，否则系统提示错误。 (2)修改数组过程中数组标记“”会消失，需重新按ctrl+shift+enter键。 2.2 高级筛选 - 27 - 办公软件高级应用(计算机二级辅导资料) 2.2.1高级筛选 对于筛选条件比较复杂的情况，必须使用高级筛选功能来处理。 使用高级筛选功能必须先建立一个条件区域，用来指定筛选条件。条件区域的第一行是所有作为筛选条件的字段名，这些字

38、段名与数据列表中的字段名必须一致，条件区域的其它行则输入筛选条件。需要注意的是条件区域与数据列表不能重叠，必须用空行或空列隔开。 条件区域的运算关系是:同一行的条件是“与”，同一列的条件是“或”。 高级筛选应用示例: 将下图表中的数据进行筛选，条件为:性别-女，所在区域-西湖区 图2-3 2.2.2高级筛选的编辑 1(操作步骤: (1)在J3单元格输入“性 别”，在K3单元格输入“所在区域”，在J4单元格输入“女”，在K4单元格输入“西湖区”; (2)将光标点中数据区的任意位置; (3)点击菜单“数据”,”筛选”,”高级筛选”,出现数据区和条件区定义对话框; 图 2 -4 (4)在对话框中定义

39、对应的数据区$A$1:$H$37和条件区$J$3:$K$4，见图2-4，点击“确定”，生成筛选结果，如图2-5。 - 28 - 第2章 Excel高级应用 图 2 -5 2(说明: (1)点击筛选菜单前必须把光标点进数据区，否则不能正确筛选。 (2)如果列名称中有空格，如“性 别”，在筛选区中也使用相同的样式输入，否则不能正确筛选。 (3)条件的具体值如果是文本型如“女”、“西湖区”，直接书写;如果是数值型应写成相应的数学表达式，如条件“年龄大于40”，应在年龄字段名下写“40”。 2.2.3撤销高级筛选 操作方法:点击菜单“数据”,”筛选”,”全部显示”,恢复筛选前数据状态。 2.3 透视表

40、与透视图的使用 2.3.1使用透视表 一、透视表概述 数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格，不仅能够改变行和列以查看源数据的不同汇总结果，也可以显示不同页面以筛选数据，还可以根据需要显示区域中的明细数据。 二、透视表的创建方法 透视表应用示例:对图2-1表中的数据建立一个数据透视表，具体要求(a)显示每个报考单位的人的不同学历的总人数;(b)行区域设置为“报考单位”;(c)列区域设置为“学历”;(d)数据区域设置为“学历”;(e)统计为“学历”。 操作步骤: (1)点击图表中的任意位置，选择“数据”,“数据透视表和数据透视图向导”如图2-6,点击“下一步”; - 29

41、- 办公软件高级应用(计算机二级辅导资料) 图 2 -6 (2)出现图2-7，定义建立透视表的数据区，点击“下一步”; 图 2-7 (3)定义透视表建立的位置，如图2-8，点击“完成”; 图2-8 - 30 - 第2章 Excel高级应用 (4)在如图2-9的环境中定义透视表的具体内容，根据题目要求将数据表字段列表窗口的“报考单位”字段拖动到透视表区域中的“将行字段拖至此处”位置，将“学历”字段拖动到透视表区域中的“将列字段拖至此处”位置，最后将将“学历”字段拖动到透视表区域中的“请将数据项拖至此处”位置。 图2-9 (5)生成透视表结果如图2-10 图2-20 说明:透视表的内容也可以在步骤(3)中点击“布局”来定义。 - 31 - 办公软件高级应用(计算机二级辅导资料) 2.3.2使用透视图 一、概述 数据透视图是将数据透视表结果赋以更加生动、形象的表示方式。因为数据透视图需利用数据透视表的结果，因此其操作是与透视表相关联的。 二、创建方法 1(直接创建透视图 仍以图2-1为例，创建反映各报考单位学历状况的统计透视图。 操作步骤: (1)见透视表操作步骤1，在图2-6 “所需创建的报表类型”中选择“数据透视图”; (2)见透视表操作步骤2; (3)见透视表操作步骤3; (4)在图2-11中的字段列表框中