会议筹备方案流程.docx

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1、 会议筹备方案流程 会议筹备方案流程 会议筹备方案流程 一、会议时间：2023年7月15日10:00-11:00 二、会议地点：二楼办公室 三、参会人员：张经理、王经理、朱适、段玉红、张帅、李 琴、邱伟恒、刘珍娣、谭玲。 四、会议主持：张经理、王经理 五、会前预备工作： 1、依据领导的会议要求，确定出会议议题。 2、利用电话、邮件等通讯工具通知参会人员参会时间，地点，同时告知参会人员会议的名称及内容，以便参会人员整理好相关资料，做好充分的预备工作。 3、组织各参会人员按时到场，明确自己所在职位的工作职责范围。 4、制作出会议的各项日程，编排好会议的相关程序，制定出一系列的留意事项，依据这些留意

2、事项作出相对应的应急方案。 5、会场的布置要充分反映会议主旨，简明扼要，突出重点。 （1）会场要悬挂横幅，横幅上的字要直击中心议题。 （2）会场要安放一台投影仪，以便更好的反映出会议的核心问题，同时用数据的形式更能直观呈现出该问题的 1/ 5 实质，有针对性的想出一整套的解决方案来解决目前存在的问题。 （3）确定好明确的会场区域后，再对会议桌的摆放形式进展调整。 （4）会场还要对主席台位置做一个明确的设定，在设定好位置后，落实主席台的领导人，再进展一一安排座次，并告知参会人员所在座次的编号，依据编号设置发言席，再设定的发言席上摆放席签、话筒，在开会前期要对话筒进展试音，确保话筒的音质。 （5）

3、还要留意的是会场的环境对会议的开展也起着至关重要的作用。会场的灯光照明设施，通风效果，录音、录像的好坏直接打算了本次会议的胜利与否，因此要对这些设施设备进展细致的检查。 （6）为了让会议的气氛不会显得那么紧急，可以在会场内摆放少量的花，既缓减压力，又衬托气氛。 6、后勤部门要对参会人员供应一些帮助性的帮忙。比方：水、食宿、用车、医疗保健、安全保卫等。 7、开展此次会议还要考虑对会议做好会议发言、投票、发奖、集体照相等一系列的预备工作，以确保会议不会由于某些环节而影响会议的正常进行。 8、把全部会前预备工作做好后再对其进展重新检查一遍，最终向领导汇报工作。 六、会中的效劳与组织 1、工作人员要提

4、前1小时到会场，认真检查会场前期的预备状况，确保没有遗漏的环节。 2/ 5 2、完善签到工作，精确了解参会人员的到场状况，尤其是主席台领导人及发言人是否到齐，对还没有到的参会人员进展二次通知，询问缘由，对已到场的参会人员发矿泉水，并进展材料的.分发工作。 3、根据原规划的编排方式让参会人员从前往后依次就座。 4、后勤部门维持好会场秩序，参会人员提前5分钟进会场就座，与会议无关的人员准时离开会场，并关闭会场大门，在开会期间手机调成震惊或静音，不准擅自离开会场，不准接电话，保持会场的宁静。 5、行政人员在开会期间要做好会议记录，写好会议简报。 6、为了弘扬公司文化，在开会过程中安排特地人员进展现

5、场拍照，会后可将这些图片放至网上，做后期公司文化的宣传，同时为了加深参会人员之间的友情，对参会人员组织照相。 7、行政接待人员为参会人员提前预定返程车票、火车票、 飞机票等。 七、会后会场的收尾工作 1、会议完毕后，检查所带工作资料和物品（包括会签）是否全部带齐。 2、依据参会人员离开的时间，安排工作人员对参会人员进展护送。 3、回公司后准时对此次会议做好文件的清退、收集和归档等工作。 4、为了让此次会议开展的更有意义，可以安排新闻媒体对此次会议进展全方位的报道。 3/ 5 经销商会议流程筹划方案_(格式)2023-12-1616:12|#2楼 1、预备周期： 周密的会议筹备要用57天 成立会

6、务组、作出会议费用预算，拟定会议议题。 预备会议用品：礼品、奖品、横幅、背景、展览道具 选择适宜的会场及会议时间，统筹食、宿、行问题。 作好会议幻光片并以传真形式下发会议通知。 2、会议筹备 会场布置及最终与会名单确认及跟催。 3、会议正式召开。 会后政策执行、效果跟踪等善后事宜处理。 4、经销商会议费用预算。 5、会议备品预备：做到事事有人负责，件件有人预备。 6需要预备的文件类： 文件通知、经销商意见反应表、产品报价单、经销商嘉奖制度、促销活动方案、会议签到表、订货单、会议议程、纸、笔、文件袋、宣传用印刷品。其他会议备品预备。 7、会场布置类：横幅、口语标语、会议室指示牌、展台、样品、托架

7、、彩盒堆头、海报、灯箱、广告碟、促销品、宣传单、新产品、电视机、VCD机。 8、会议备品预备 演讲用品类：话筒、功放、笔记本电脑一台、投影仪一台、白板 4/ 5 一块、油笔二支、板擦一块、讲台、激光笔。摄影人员2名、摄像人员1名。 人员用品：工作证、促销服、饮品、纪念品、对讲机。 9、会议通知： 尽可能让客户全部参与以正式文件下发通知，并写明议程，申明与会的必要性和文件的严谨性。发文后10分钟电话跟催，进一步明确人员、地点、时间及会议参与的不行推拖性。在会议开头前一个小时再作一次跟催和确认。县区的客户要提前通知和报到，一般是路远的 先到。 10、会议时间： 一般是选择下午，按阅历来讲，上午客户一般起床晚，会议开头时间迟，较为被动，但下午时间与会人员简单困倦，所以开头必需精彩而紧急，建议会议时间是2：00报到，2：305：30会议进程，6：00完毕用餐。 11、会前事宜 我们不要让业务员错过任何与客户沟通的时机。一般来讲，先到的比拟孤独无聊，所以要作以下事宜：让经销商填写经销商意见表、业务员与经销商作简短的沟通、让经销商看产品报或看新产品。 切记：千万要让业务员主动打招呼，生疏的要主动交换名片，不行冷落一个客户。附件：经销商会议、客户年度会议的迎宾仪式方案 5/ 5