基于风险控制的合同管理体系的构建26090.pdf

《基于风险控制的合同管理体系的构建26090.pdf》由会员分享，可在线阅读，更多相关《基于风险控制的合同管理体系的构建26090.pdf（13页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、-1-基于风险控制的全程合同管理体系的构建 肥矿集团白庄煤矿于 1979 年建成投产，原设计生产能力 30 万吨年，91 年进行矿井改扩建。目前已建设成为年产原煤 140 万吨，精煤洗选能力 100万吨,拥有企业员工 4500 余人。固定资产 8 亿元，年上缴利润 5 亿元的现代化矿井.是肥城矿业集团公司骨干矿井之一。白庄煤矿以卓而不群的斐然业绩，先后荣获“全国文明煤矿”、“全国煤炭工业企业文化示范矿”、“全国安全高效矿井”、“全国煤炭工业双十佳煤矿、全省“煤矿安全程度评估 6A 级矿井”、“平安山东建设先进单位”、“重合同守信用单位等荣誉称号。一、基于风险控制的全程合同管理体系的构建与实施背

2、景 随着我国加入 WTO，社会主义法治建设的逐步推进,企业依法经营决策问题必将更加突出地显现出来。企业要健康成长，必须建立完善的风险防范机制，这是近年来各企业特别是国有企业的管理层越来越重视的课题.可以说，风险存在于企业经营发展的每一个环节，如果不加以重视和及时规避、化解，一旦风险出现，其后果往往是企业难以控制的，会给企业带来极大的甚至是灾难性的后果，但往往是直到出了事才想到仓促补救，这样的效果自然极差。合同是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带，同时也是产生纠纷的根源。企业在经营中必然会签署大量的合同，用以规范双方当事人的权利和义务，保障彼此的利益。但就目前的企业的法律纠纷来看，大多是由

3、于合同的签订和履行的不规范所造成的，可以说,目前，合同风险是企业最大的法律风险。二、基于风险控制的全程合同管理体系的内涵与指导原则 合同是企业开展生产经营活动的不可或缺的载体,也是实现经营目的的重要手段。合同风险是企业风险最常见的表现形式，有效地减少和避免因合-2-同给企业带来的风险是企业实现经营目标的永恒话题,也是企业合同管理部门的永恒追求.因此，合同管理是企业管理的重要组成部分，应当纳入到企业管理体系的架构之中。实践证明,全程合同管理体系的建立在防范企业法律风险方面,能够起到显著的效果.同时强化了对合同完整生命周期的全过程管理,使合同风险防线从传统意义的仅仅停留在对合同订立阶段“点”的把关

4、,延伸到对合同当事人的资信调查、文本制订、合同签定、合同履行和纠纷处理全过程一条“线”的把关，并按照“计划-执行检查-修正”的模式对文本和制度进行 PDCA 循环过程管理。建立与实施本体系的主要目标是优化流程、降低风险、提高效率。这需要建立在合同管理流程和合同管理风险分析基础之上。合同管理一般流程分为合同准备、签署、履行和履行后管理四个阶段，要从合同管理流程视角和导致风险的主要因素视角分析合同管理风险，并提出相应控制措施，以期为建立全过程合同管理体系提供理论依据。三、基于风险控制的全程合同管理体系的构架 全程合同管理模式是借鉴国际上成功的管理模式和技术，逐步完善起来的一整套全新的企业管理理念和

5、方法。如果说全面质量管理使企业的产品质量有了根本性的保障，那么全程合同管理则是根据合同法律风险的特性，建立起行之有效的风险防火墙,从根本上改进企业基础管理，提高风险防范能力和市场竞争能力。（一）全程合同管理体系的体例和内容 全程合同管理体系的体例由制度、流程、表单、文本组成,形成一个相互联系的统一整体.全程合同管理体系是基于防范法律风险的经营管理系统,具-3-体包括：“一支队伍”，即建立一支内部管理人员与法律人才相结合的合同管理队伍；“二套文本即企业结合自身实际制定的合同格式文本和各种合同管理的图表文本;“三项考察”，即合同对方当事人资格、信誉度、双方履约能力的考察；“四大阶段”,合同准备阶段

6、管理、缔约管理、履约管理和合同履行后管理；“五种制度”，即授信制度、谈判制度、审批制度、归档制度、争议处理制度。全程合同管理将管理的重点移向事前和事中，并且采用要素控制与程序控制相结合的全过程动态控制的方式,通过细分各交易要素,强化各个业务环节的管理。上述体系主要包括以下内容：(1）规范企业全程合同管理的组织机构，设立合同主管部门；（2)编制本单位合同管理作业指引，制定相关文件;（3）为本单位两审定制各种格式合同文本、图表；（4）实行资信管理制度，有效控制客户信用和风险；（5）通过内部授权、授信管理制度,实现交易科学化、定量化、程序化；（6）对方当事人资格、信誉、履约能力的尽职调查；（7）参与

7、合同洽谈、起草、准备签约资料；（8）对合同条款、合同效力、主从合同的关联性等合同的每一要素和细节严格审查;（9）编制双方履约的顺序图，实行动态管理，对履约过程可能出现的情况准备预案；（10)建立违约预警机制，即使就预案等信息做出报告，启动预警方案；（11）代理本单位整理、管理合同，健全履约资料的分类管理.（二）全程合同管理的机构设置 全程合同管理的前提是对合同管理机构进行合理设置，做到责权利明确，成立合同管理领导小组，由企业主管领导任组长，主抓经营的分管领导、总会计师任副组长，相关科室、部门负责人为成员。做到综合管理，归口把关。-4-（1）综合管理 合同主管部门，负责企业各类合同的综合管理工作

8、。主要职责:负责企业合同管理章程、办法的起草、修订工作；对企业各业务单位草拟的合同进行审查和指导；负责办理企业法定代表人给企业所属单位代理人的法人授权委托证或法人委托授权书手续;负责企业合同专用章的启用和管理工作;负责对企业各类合同的签订和履行情况进行监督检查；负责企业合同台帐、归档、统计报表及基础工作的管理;参与企业各类重大合同的调研、谈判及签约活动。（2）归口把关 各业务部门和所属各单位作为合同二级管理单位,负责本部门、本单位的合同起草、签订和履行。如：器材供应科负责生产基建物资、设备的采购、委托加工、仓储保管合同的签订管理工作;基本建设科、地测科负责对各种渠道安排的建设、安装工程承包合同

9、、建设工程勘察、设计合同的审查管理签订工作；科技科、技术科负责技术合同的签订管理工作；这样企业和所属各部门、各单位对合同的管理做到机构、人员、制度三落实，形成完善的合同管理体系。四、基于风险控制的全程合同管理体系的实施 合同管理是企业重要管理内容之一，其主要目标是优化合同管理流程、降低合同管理风险、提高合同管理效率.这需要对合同管理的一般流程和合同管理风险进行分析。合同管理一般经过合同策划、调查、初步确定准合同对象、谈判、拟定合同文本、审核、正式签署、分送相关部门、履行、变更或转让、终止、纠纷处理、归档保管、执行情况评价等环节构成.可以将合同管理划分为四个阶-5-段:合同准备阶段,包括合同策划

10、、调查、初步确定准合同对象、谈判、拟订合同文本、审核等程序；合同签署阶段，包括正式签署合同、将合同分送相关部门等程序；合同履行阶段，包括合同履行、变更或转让、终止、处理纠纷等程序;合同履行后管理阶段，包括合同归档保管、执行情况评价等程序。（全程合同管理流程图见图一）企业在合同管理的每一个流程中均存在风险。按照合同管理流程进行风险分析，可将合同风险分为合同准备阶段的风险、合同签署阶段的风险、合同履行阶段的风险和合同履行后管理阶段的风险。针对四阶段的风险借鉴一些成功企业的做法，将合同管理的全过程分解为合同准备阶段管理、缔约管理、履约管理和合同履行后管理四大阶段，每部分各有其管理要素和流程。(一）合

11、同准备阶段管理 在合同准备阶段中存在不当行为的风险，包括合同策划风险、调查风险、初步确定准合同对象的风险、谈判风险、合同文本风险、审核风险等.合同策划风险是指在合同策划阶段存在的不能满足企业战略和业务目标的风险。这种风险主要体现在两方面:一是合同策划的目标与企业战略目标或者业务目标不一致；二是故意规避合同管理的相关规定，如将需要招标管理或需要较高级别领导审批的重大合同拆分成标的金额较小的若干不重要的合同。对于合同策划风险的主要控制方法：(1)审核合同策划目标与企业战略目标和业务目标的一致性;（2)在合同管理制度中明确规定不得将需要招标管理的重大合同拆分为不重大的合同，并建立相应的责任追究制度。

12、-6-合同调查风险是指在合同调查过程中对被调查对象做出不当评价的风险。这种风险主要体现在对被调查对象的履约能力和商业信誉给予过高评价的风险。对于合同调查风险的主要控制方法：（1）提高合同调查人员的专业素质和责任心;（2）通过资信考察,在相关数据和资料进行系统分析的基础上,确定签约对象是否具有法律意义上的签约、履约主体资格,是否可以顺利履行合同并实现合同目的.在充分收集相关证据的基础上做出恰当的判断；（3）建立合同对象的商业信用档案；（4）严格执行合同管理制度,承办部门或承办人应将审查结果在经济合同对方资信调查表中如实填写并签字确认.在签订合同以前，业务承办部门必须会同合同主管部门，与其他相关部

13、门共同对对方的资信情况进行详细的调查,做到五不签合同：一是信誉和经营状况不好不签；二是超出对方履约能力不签；三是代理人超出代理权限不签；四是没有进行资信调查不签；五是“三证（营业执照、生产经营许可证、资质证）一书（授权委托书)不全不签。初步确定准合同对象的风险是指准合同对象确定不当的风险。这种风险主要体现为：将不具备履约能力的对象确定为准合同对象；将具有履约能力的对象排除在准合同对象之外.主要防范措施就是实行准合同对象确定的集体决策制度，合同管理部门会同合同承办部门和各职能部门(纪委、审计、财务)集体决策。合同谈判风险是指在合同谈判过程中忽略了重大问题或在重大问题上做出不当让步的风险以及本企业

14、谈判策略泄密的风险。这种风险主要表现为：-7-对合同标的、产品和服务的数量、产品或服务的质量或技术标准、价款或酬金的确定方式与支付方式、履约期限和地点及方式、违约责任的主要类型及其承担方式、争议的解决方法和地点等涉及合同内容和条款的核心部分，乃至关键细节等的忽略或做出了不当的让步，可能导致企业权益受损的风险；对可能存在的不符合国家产业政策和法律法规要求之事项的忽略。控制合同谈判风险的主要方法是:（1）组建素质结构合理的谈判团队，如要求谈判团队中除了有经验丰富的业务人员外，还应当有谈判经验丰富的技术、财会、审计、法律等方面的人员参与谈判，必要时还应当聘请外部专家参与合同的相关工作；（2）在谈判过

15、程中，谈判团队及时总结谈判过程中的得失，研究确定下一步谈判的策略等，充分发挥团队的智慧；（3）在整个过程中,强调并做好保密工作。合同文本风险是指合同内容和条款不当的风险。这种风险主要表现为:合同内容和条款可能存在的不合理、不严密、不完整、不明确或表述不当，可能导致重大误解；合同内容违反国家法律法规或国家产业政策等。控制这类风险的主要方法是:（1）严格执行合同审核制度,按照“计划执行检查修正”的模式对文本进行 PDCA 循环过程管理.（2）同时规定合同文本采用统一化，各单位、各部门在签订合同时，必须使用国家工商行政管理局统一制订和发布的合同文本，对于自制格式条款合同的，应将该合同文本报规划发展处

16、（法律事务处）审查备案。-8-合同审核风险是指在合同审核过程中没有发现或纠正合同不当内容和条款的风险.这种风险主要表现为：合同审核人员因专业素质或工作态度的原因未能发现合同文本中的内容和条款不当的风险；虽然发现了问题但未提出恰当的修订意见的风险；合同起草人员没有充分考虑合同审核人员提出的改进意见或建议，导致合同中的不当内容和条款未被纠正等。控制此类风险的主要方法是：（1）提高合同审核人员的专业素质；(2）划分合同起草人员和审核人员的责任；（3）制定合同审核操作指南；（4）建立合同审核工作底稿等。(二)缔约管理 合同签署阶段的风险是指在合同签署阶段存在不当行为的风险，主要包括合同正式签署风险、合

17、同分送相关部门的风险等。合同正式签署风险是指正式签署合同过程中存在不当行为的风险。这种风险主要表现为：超越权限签订合同；合同印章管理不当，为不符合管理程序的合同加盖了合同印章;签署后的合同被篡改等。控制此类风险的主要方法是：（1)严格执行相应审批权限制,根据合同管理制度的规定的审批权限到有关部门审批，同时填写经济合同签订审批单，由相关单位与领导审批.（2）规定企业签订的合同，必须经过合同主管部门的审查，审查合同时应注意以下要点：合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行-9-为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和公司规章制度的规定；当事人的意思表达是否真实、一致，权利、义务

18、是否平等;订约程序是否符合法律规定。合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误.合同的可行性.包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失.（3）严格合同印章管理，确保只为符合管理程序的合同文本加盖合同印章;（4）合同必须由双方当事人当面签订;（5）采取恰当措施,防止已签署的合同被篡改,如在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记、使用纸质合同书、使用不可编辑的电子文档格式等方法对合同内容加以控制，防止对方单方面改动合同文书等。合同分送相关部门的风险是指

19、在合同分送相关部门过程中可能存在不当行为的风险。这种风险主要表现为：合同被送到了不相关的部门；收到合同的相关部门没有采取妥善措施处理合同；因保管不当导致合同泄密等.控制此类风险的主要措施是：（1)实施合同签收制度,并及时退回与本部门不相关的合同；（2）指定专人负责合同的日常保管，并为合同保管提供相应的条件；（3）建立合同管理的责任追究制度等.（三）履约管理 -10-在合同履行阶段中存在不当行为的风险，包括合同履行过程中的风险、合同变更或转让风险、合同终止风险、合同纠纷处理不当的风险等。合同履行过程中的风险是指在合同履行过程中存在的风险，主要表现为违约风险，即本企业或对方没有恰当地履行合同中约定

20、的义务。控制违约风险的主要方法是：（1）签约前认真调查对方的履约能力和商业信誉等情况,尽量只与具有良好履约能力和商业信誉的单位签订合同；（2）在合同中明确规定违约责任;（3）要求对方为履行合同提供相应的担保措施；（4）对合同履行过程进行监督，一旦发现对方有违约的可能或违约行为，则采取相应措施将合同损失降到最低等。合同变更或转让风险是指在合同变更或转让过程中存在的风险.这种风险主要表现为：应当变更合同内容或条款但未采取相应的变更行为；合同变更未经相应的管理程序，导致合同变更行为不当或无效；合同转让行为未经原合同当事人和合同受让人达成一致意见，使合同转让行为无效；合同转让未经相应的管理程序，导致合

21、同转让行为不当或无效等。控制此类风险的主要方法是：（1)明确规定合同变更或转让需向合同管理部门报告，并向上级单位规划发展处（律师事务处)汇报备案；（2）合同变更或转让的内容和条款必须与当事人协商一致；（3)变更或转让后的合同视同新合同，需履行相应的合同管理程序等.-11-合同终止风险是指在办理合同终止手续过程中存在不当行为的风险。这种风险主要表现为:未达到终止条件的合同终止；合同终止未办理相关的手续等。控制此类风险的主要方法是：（1）明确规定合同终止的条件以及应当办理的相关手续;（2）指定专人对合同终止手续进行复核等。合同纠纷处理不当的风险是指在处理合同纠纷过程中存在不当行为的风险。这种风险主

22、要包括:未及时向相关领导报告合同纠纷和拟采取的对策;未及时采取有效措施防止纠纷的扩大和发展；未与对方有效协商合同纠纷解决办法，或合同纠纷解决办法未得到授权批准；未收集充分的对方违约行为的证据，导致本企业在纠纷处置过程中处于举证不力的地位；未按照合同约定追究对方的违约责任等。控制此类风险的主要方法是：（1）明确规定合同纠纷的处置办法；（2）明确各类人员在合同纠纷处置中的责任；（3）合同纠纷处置方案应当经适当管理层的审核批准等。（四)合同履行后管理 合同履行后管理阶段的风险即在合同履行完毕或终止后管理过程中存在的风险,包括合同归档保管的风险、执行情况评价的风险等.合同归档保管的风险是指在合同归档保

23、管过程中存在的风险。这种风险主要包括合同丢失或泄密；合同被滥用等.控制此类风险的主要方法是：(1）明确规定合同管理人员的职责；（2）规定合同借阅的审批程序;（3)实施合同管理的责任追究制度;-12-（4）对合同保管情况实施定期和不定期的检查等。合同执行情况评价风险是指在合同执行情况评价中存在的风险。这种风险主要包括:未对合同执行情况进行评价;在合同评价过程中未按照规定兼顾全面和突出重点等。控制此类风险的主要方法是：(1）制定合同执行情况的评价制度，建立合同执行情况评价的操作指南；（2）实施责任追究制度等。五、基于风险控制的全程合同管理体系的构建与实施效果 2009年，白庄煤矿本着科学化、制度化

24、、规范化的原则，在合同管理上统一标准，严格要求，使全年合同管理工作有序开展,为生产经营管理工作奠定了坚实的基础，保证了企业的正常经济秩序和各项经济指标的圆满完成。2009年全年，白庄煤矿共签订合同31部，其中签订工程合同2部、物资采购合同26部、设计合同3部、科技服务合同5部，合同价款总计6000余万元。目前,各类合同已全部执行完毕，按照进度全面完成了结算工作，全年未发生合同纠纷和无效合同.全过程合同管理体系的成功实施，减少了白庄煤矿的经营风险，使企业的社会信誉有了更好的保证，提高了企业的核心竞争能力。其主要表现在以下几点:(1)促进了白庄煤矿合同的管理责任与风险控制措施,对采购、承包、服务等

25、多类型合同的履行、变更、结算等过程进行全过程管理及审批控制。（2)建立了严谨的合同管理体系及控制流程，明确管理责任。通过及时的全程管理与反馈,管理者可以实时把握项目合同执行动态。（3）自定义的合同审批流程与主要业务自动化处理极大地简化合同管理-13-工作，提高了工作效率。（4）取得了可观的经济效益。根据2009年合同管理统计数据，由于实施本体系，各环节审查会签合同中发现了大量的经济和法律问题,从减免合同风险损失从而节约了经营成本的角度来说，无疑是创造了一定的价值。白庄煤矿的合同管理系统，如今不再是简单的要约、承诺、签约等内容，而是一种全过程、全方位、科学的管理，为白庄煤矿的管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力。