大药房财务管理规定1346.pdf

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1、制度 第一章 总则 第一条 为加强公司的财务及税务工作,发挥财务在公司和提高经济效益中的作用,特制定本规定;第二条 公司财务部门的职能是：1.认真贯彻执行国家有关的制度和税收制度;2.建立健全的各种规章制度,编制财务计划,加强经营,反映、分析财务计划的执行情况,检查监督财务纪律的执行情况;3.积极为服务,通过财务监督发现问题,提出改进意见,促进公司取得较好的经济效益;4.认真进行总分支机构核算,合理安排和处理分支分支机构的核算,满足汇总缴纳企业所得税相关要求,由总机构统一计算,总分支机构就地预缴,年终由总机构进行汇算清缴;6.积极主动与有关机构及财政、银行部门沟通,及时掌握相关法律法规的变化,

2、有效规范财务工作,及时提供和有关;7.完成公司交给的其他临时性工作;第三条 公司财务部由财务经理、出纳、税务和审计人员组成,岗位职责另行制定;第四条 公司各部门和职员办理财税事务,必须遵守本规定;第二章 财税具体要求 第五条 年度自一月一日起至十二月三十一日止;第六条 凭证、帐簿、报表和其他必须真实、准确、完整,并符合制度的规定;第七条 财务工作人员办理事项必须填制或取得原始凭证,并根据i审核的原始凭证编制记帐凭证;、出纳员记帐,都必须在记帐凭证上签字;第八条 财务工作人员应当会同总经理办公室专人定期进行财务清查,保证帐簿记录与实物、款项相符;第九条 财务工作人员应根据帐簿记录编制报表上报总经

3、理,并报送有关部门;报表每月由编制,财务经理负责审核,上报一次;报表须经财务经理、总经理签名或盖章;第十条 财务工作人员对本公司的各项经济实行监督;财务工作人员对不真实、不合法的原始凭证,不予受理;对记载不准确、不完整的原始凭证,予以退回,要求更正、补充;第十一条 财务工作人员发现帐簿记录与实物、款项不符时,应及时向总经理或主管副总经理书面报告,并请求查明原因,作出处理;财务工作人员对上述事项无权自行作出处理;第十二条 财务工作应当建立内部稽核制度,并做好;出纳人员不得兼管稽核、保管和收入、费用、债权和债务帐目的登记工作;第十三条 财务审计每季一次;审计人员根据审计事项实行审计,并做出审计报告

4、,报送总经理;第十四条 财务工作人员调动工作或者离职,必须与接管人员办清交接手续;财务工作人员办理交接手续,由行政办公室主任、主管副总经理监交;第四章 支票、发票 第十五条 支票由出纳员或财务经理指定专人保管;支票使用时须有“请购审批单”,经财务经理、总经理批准签字,然后将支票按批准金额封头,加盖印章、填写日期、用途、登记号码,领用人在支票领用簿上签字备查;第十六条 支票付款后凭支票存根,发票由经手人签字、核对、财务经理、总经理审批;填写金额要无误,完成后交出纳人员;出纳员统一编制凭证号,按规定登记银行帐号,原支票领用人在“支票借款单”及登记簿上注销;第十七条 支票借款应在签发支票之日起五个工

5、作日内清算,超期的财务人员月底清帐时凭“支票借款单”转应收个人款,发工资时从领用工资内扣还,当月工资扣还不足,逐月延扣以后的工资,领用人完善报帐手续后再作补发工资处理;第十八条 对于报销时短缺的金额,由支票领用人办理现金借款手续,并按现金借款规定执行;凡一周内支出款项累计超过10000元或现金支出超过5000元时,或出纳人员应文字性报告财务经理;凡与公司业务无关款项,不分金额大小由承办人文字性报告财务经理;第十九条 凡1000元以上的款项进入银行帐户两日内,或出纳人员应文字性报告财务经理;第二十条 公司财务人员支付每一笔款项,不论金额大小均须财务经理会同总经理联签字;总经理外出应由财务人员设法

6、通知,经总经理授权可委托其他负责人代签,同意后可先付款后补签;第二十一条 总机构财务部负责购买发票,并分发到各分支机构,各分支机构的开票员于每月1号向总机构汇报上月发票使用情况,开票金额等;由总机构财务部核对其各分支机构的开票情况;第五章 现金 第二十二条 公司可以在下列范围内使用现金：职员工资、津贴、奖金；个人劳务报酬；出差人员必须携带的差旅费；结算起点以下的零星支出；总经理批准的其他开支;借款结算起点定为1000元,结算规定的调整,由总经理确定;第二十三条 除本规定第二十五条外,财务人员支付个人款项,超过使用现金限额的部分,应当以支票支付;确需全额支付现金的,经财务经理审核,总经理批准后支

7、付现金;第二十四条 公司固定资产、原料辅料、车辆保管维修、代办运输费用必须采取转帐结算方式,不得使用现金;第二十五条 日常零星开支所需库存现金限额为5000元;超额部分应存入银行;第二十六条 财务人员支付现金,可以从公司库存现金限额中支付或从银行存款中提取,不得从现金收入中直接支付;因特殊情况确需坐支的,应事先报经财务经理批准;第二十七条 财务人员从银行提取现金,应当填写现金借款单,并写明用途和金额,由财务经理批准后提取;第二十八条 公司职员因工作需要借用现金,需填写借款单,经审核;交财务经理、总经理批准签字后方可借用;并按借款审批程序第二条执行;超过还款期限即转应收款,在当月工资中扣还;第二

8、十九条 符合本规定第二十五条的,凭发票、工资单、差旅费单及公司认可的有效报销或领款凭证,经手人签字,审核,财务经理、总经理批准后由出纳支付现金;第三十条 发票及报销单经总经理批准后,由审核,经手人签字,金额数量无误,填制记帐凭证;第三十一条 工资由财务人员依据行政办公室及各部门每月提供的核发工资代理编制职员工资表,交主管副总经理审核,财务经理、总经理签字,财务人员按时提款,当月发放工资,填制记帐凭证,进行帐务处理;第三十二条 差旅费及各种补助单,由部门经理签字,审核时间、天数无误并报财务经理复核后,送总经理签字,填制凭证,交出纳员付款,办理手续;第三十三条 无论何种汇款,财务人员都须审核汇款通

9、知单,分别由经手人、部门经理、财务经理、总经理签字;审核有关凭证;第六章 第三十四条 凭证应按月、按编号顺序每月装订成册,标明月份、季度、年起止、号数、单据张数,由及有关人员签名盖章,由财务经理指定专人归档保存,归档前应加以装订;第三十五条 报表应分月、季、年报、按时归档,由财务经理指定专人保管,并分类填制目录;第三十六条 不得携带外出,凡查阅、复制、摘录,须经财务经理批准;第七章 处罚办法 第三十七条 出现下列情况之一的,对财务人员予以警告并扣发本人月薪13倍：1.超出规定范围、限额使用现金的或超出核定的库存现金金额留存现金的；2.用不符合财务制度规定的凭证顶替银行存款或库存现金的；3.未经

10、批准,擅自挪用或借用他人资金或支付款项的；4.利用帐户替其他单位和个人套取现金的；5.未经批准坐支或未按批准的坐支范围和限额坐支现金的；6.保留帐外款项或将公司款项以财务人员个人储蓄方式存入银行的；7.违反本规定条款认定应予处罚的;第三十八条 出现下列情况之一的,财务人员应予解聘;1.违反,造成财务工作严重混乱的；2.拒绝提供或提供虚假的凭证、帐表、文件的；3.伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿凭证、帐簿的；4.利用职务便利,非法占有或虚报冒领、骗取公司财物的；5.弄虚作假、营私舞弊,非法谋私,泄露秘密及贪污挪用公司款项的；6.在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使公司利益遭受损失的；7.有其

11、他渎职行为和严重错误,应当予以辞退的;第八章 附则 第三十九条 本制度经股东会通过 第四十条 本制度由财务部负责解释;第四十一条 本制度2012年1月1日开始执行;第八章 总分支机构的商品采购管理 第四十二条 总机构实行“采、供、销”三统一模式;总机构负责商品的全面采购,二级分支机构和三级分支机构不允许单独采购;三级分支机构缺货时,统一报二级分支机构业务部,二级分支机构上报总机构业务部;由总机构业务部统一采购商品,采购的商品统一配送到各二级分支机构,由二级分支机构统一配送到三级分支机构,商品款由总机构支付;配送药品的价格和价款的结算方式由总机构统一制定和计算,各分支机构收到药品后,根据送货单据

12、核对药品的名称、生产厂家、批号、数量、金额等,核对无误后在送货单据上签字确认;第九章 总分支机构存货的管理 第四十三条 本公司存货采用历史成本记帐原则;第四十四条 本公司的低值易耗品采用一次转销法;第四十五条 本公司存货盘点分随时盘点、定期盘点和年度盘点;第四十六条 随时盘点由各分支机构库管员负责,库管员要根据实际情况,随时清点库存物资,保证库存台帐记录的物资数量和实际物资数量相符;第四十七条 定期盘点每月由二级分支机构的财务部和各三级机构的库管员负责,每季度总机构出纳要代表财务部亲自到各个分支机构和库管员共同盘点库存物资,盘点后出纳员要填写库存物资盘点差异记录表,列明盘点遇到的情况,库管员签

13、字后交财务部;第四十八条 年度盘点由总部财务部负责组织,营运部、办公室、审计员参与,对公司所有资产进行全面大盘点;第四十九条 年度盘点的职责：1、财务部负责编制年度资产盘点表;在实地盘点时负责记录;2、营运部负责在实物存放地点准备好各种必要的度量衡量器 具,并进行详细的检查,以保证计量的准确性;3、审计员负责对盘点过程进行监督;第五十条 盘点的程序 4、由财务部门于每次盘点前,事先依盘点种类、项目准备所需盘点表格;5、存货保管部门把存货按规定标准堆放好,应力求整齐、集中、分类,并放置物资品名标识牌;盘点期间已收到物资而未办妥入帐手续的,应另行分别存放,并予以标识;6、盘点小组实地盘点,并将盘点

14、结果添入盘点表;7、盘点结束后,盘点小组要编制盘点报告,详细分析盘点中遇到的问题、盘盈和盘亏的原因分析,提交总经理审批;8、总经理要召开专门会议,确定盘盈盘亏的责任,对相关责任人进行处罚;第五十一条 所有盘点资产都要保持静止状态,因此盘点开始后应停止物资的进出及移动;第五十二条 盘点结果处理:9、盘盈资产处理：资产盘盈后,要将资产重新登记入帐;盘点小组要添制一式两份的盘盈资产登记表,经过盘点小组负责人、监盘人、存货保管人签字,一联交财务部进行帐务处理,一联交存货保管人登记存货台帐;10、盘亏资产处理：资产盘亏后,要确定资产盘亏的原因和责任人,并对责任人进行经济处罚;盘点小组要添制一式两份的盘亏

15、资产登记表,经过盘点小组负责人、监盘人、存货保管人签字,一联交财务部进行帐务处理,一联交存货保管人登记存货台帐;财务部要按盘亏的资产种类、数量、金额从存货帐户中转出,扣除相关责任人的罚款金额后计入营业外支出帐户；把责任人罚款计入其他应收款帐户,收到罚款后从其他应收款中转出;第十章 二级分支机构和三级分支机构现金管理制度 第五十三条 总机构每月月末对二级分支机构备用金进行盘点清查；二级分支机构对三级分支机构备用金进行盘点清查;营运部督导每月应对所管辖区域的各分支机构现金进行抽盘;总机构财务部应定期检查营运部的盘点资料,并定期对各分支机构现金进行抽盘,每月末最后一天各分支机构盘点库存,层层监督盘存

16、;盘存后的报损报溢表由营运部副经理统一上报总机构财务部,由财务部按区域做进行帐务处理;第五十四条 三级分支机构每日销售日报表收入明细在18：30 之前上报二级分支机构财务部,二级分支机构汇总三级分支机构的收入日报表,在 19:30 之前上报到总部财务部;各分支机构每日营业收取的现金存入公司法定账户,并于每星期周一8：00 之前把上周存款凭单交于二级分支机构财务部；二级分支机构于每星期周一14：00 之前把上周存款凭单交于总机构财务部;每月收取并如实登记分支机构取得的营业外收入,填写营业外收入登记表,月末前层层上交财务部；这样能够保证分支机构销售收入与销售成本能及时确认,且不存在滞后现象;第五十

17、五条 储蓄业务卡与取款密码必须由财务部负责人及出纳分别保管;各门店备用金不得超过 2000 元,如有特殊情况需超额借支,应经营运部经理及分管副总审批后办理相关借支手续;第五十六条 各门店的备用金有店长写借款单,借款单有营运部经理签字,财务部审核、财务经理、公司总经理签字后,出纳方可放款;借款单并交给会计入账;第五十七条 各门店和总部的出纳人员应当建立健全现金、银行存款帐目,逐笔记载现金、银行款项支付;帐目应当日清月结,每日结算,帐款相符;第十章 各门店借支、费用报销核算制度 第五十八条 各门店需要借支办理门店事务的,由门店负责人填定借据,写明借款用途,由营运部经理签字,由财务部长签字,最后需要总经理签字,出纳确认以上签字无误方可付款;门店发生的费用必须要出具正规的发票,办理费用报销流程,出纳复核无误后方可付款;第十一章 总分机构纳税核算制度 第六十条 每月 1-15 日,由总部财务部统一核算营业收入、成本、费用,并确认总部和各二级分支机构的税金,由总部财务部统一存税款,总机构和各二级分支机构就地申报缴纳税款;