2022年会议工作指南与准备检查清单 .docx

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1、精品_精品资料_会议工作指南与预备检查清单1. 出席预期出席会议总人数2. 日期（1 ） 大多数会议出席者到店日期（2 ） 大多数会议出席者离店日期（3 ） 未使用客房可销售日期3. 住宿（1 ） 大约所需客房数,按标间、大床房、套房分类（2 ） 会议出席者房价（3 ） 预订确认：会议代表、会议负责人或协会秘书长（4 ） 预订复印件的送给 4. VIP 室1数量 价格2服务时间、小吃、茶水3服务人员称呼、联系方式4是否有小费 / 服务费产生5. 客人1是否邀请当的名人2是否供应入场券3重要嘉宾的交通支配4关于发言的提前沟通5是否支配欢送 / 接待6. 设施设备1特的通知是否放在了贵宾席或包厢里

2、2会议资料是否齐全,分装好了？3签到台、 VIP 休息室、会议出席者、欢送条幅等指示标识4灯光灯光师、聚光灯、追光灯等5舞台大小、规模、是否需要一次性的毯6黑板、磁性板、法兰绒板7图表架、黑板 / 白板、板架8有照明的讲台、小台架、演讲辞提示器、会议主席用的小木槌、座位划区9会议参与者所需座位是否足够了10 冷 / 热空调是否正常11 扩音系统是否正常12 录音设备工作是否正常13 麦克风的配备数量和类型是否符合预订要求14 讲坛是否到位？照明灯亮否？可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_15 是否有会议主席用的小木槌？席位划区否？16 讲坛上水杯是否到位？17 会议出席者所需水杯是

3、否摆放到位18 入场处警卫是否到位19 是否放置烟灰缸和火柴20 是否有投影机、屏幕、架子、现场放映员21 演讲词提、示器工作是否正常22 铅笔、拍纸簿、纸是否到位23 图表架、黑 / 白板、板架24 钢琴、风琴是否按要求放置25 告示牌、旗帜是否到位26 灯光设备是否符合预订要求27 花卉植物是否符合预订要求28 其他特别设备是否按要求到位29 会议厅假如难找的话,楼层是否需放置方向告示牌30 假如会议室更换,是否在明显之处张贴告示7. 会议1会议召开前的检查内容A. 供应场所楼面布置图B. 每次分会的正确日期和时间C. 每次分会的安排厅、租金D. 组委会办公室E. 每次分会的席位数、席位图

4、、演讲者台子F. 错开支配会议、以保人流畅通、电梯不拥挤G. 需要舞台规模、大小H. 每个分会所需设备对比设备清单检查I. 其他特别要求J. 速记是否在场2临开会前的检查内容：A. 会议室门是否打开,服务人员是否到位B. 席位是否根据预定要求排好C. 电费D. 货运箱包的储存保管E. 场的分隔、背景F. 警卫服务（3 ） 会议终止清场工作A. 撤走会展主办单位用品B. 检查是否有遗忘物品可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_8. 展览信息如穿插展览1 展品数量和楼面布置图2 展出时间3 布展时间4 撤展日期5 展现用场的6 各展位参展公司名称7 每日租金8 方向告示牌9 劳务费用10

5、 电工、木工及美工服务11 电力、蒸汽、煤气、水、废水管道12 特别节庆录音或现场演奏13 演出录音或现场演奏14 演员或管弦乐队排练15 乐队或者管弦乐队是否供应乐谱架16 扩音系统、话筒类型、数量17 录音设备、操作人员18 投影放映设备、灯光掌握操作人员19 特定花草植物20 钢琴、风琴21 留声机唱片、录音机和磁带22 印刷服务23 演员扮装间24 停车场、修车问题25 装饰布置应与消防规定核对26 特别设备27 关于额外服务和总价的协议28 29 摄影师30 速记员31 旗帜、国旗、其他国家国旗32 无线电广播和电视播放33 闭路电视34 实况播送与工程费用9. 签到（1 ）签到天数

6、（2 ）签到表、内容、数量可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_（3 ）签到桌、数量和尺寸（4 ）填写表格所需桌子、数量及尺寸（5 ）椅子（6 ）烟灰缸（7 ）打字机、数量、类型（8 ）电脑、数量、类型（9 ）人员展出单位人员或展会工作人员（10 ） 水罐、杯子（11 ） 照明（12 ） 布告栏、数量、大小（13 ） 指示牌（14 ） 便条纸、钢笔、铅笔、杂物（15 ） 现金抽屉、数量、大小（16 ） 扩音系统、话筒类型、数量（17 ） 保险箱、数量、大小（18 ） 开头签到前要检查：A. 签到工作人员以及对签到程序的明白B. 文件箱、数量、大小C. 保险箱D. 接受支票的规定E.

7、退款的规定F. 需要填入签到卡的信息G. 胸卡信息H. 入场券价格及有关规定I. 贵宾与名流的接待J. 个人票的销售K. 接待台口废纸篓L. 应急遮盖物（19 ） 在签到期内应有人：在签到台停止接待后,支配与会者的签到和住宿执行有关决策在停止接待签到时,检查收取钱款是否有误10. 音乐款待会用录音或现场演奏宴会用录音或现场演奏11. 杂项1是否为男士、女士和儿童策划了好玩的文艺节目2婴儿照看人员可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_3支配观光游玩的短途旅行12. 宣扬1新闻中心、打字机、电脑和打印机、2是否成立了高效的新闻中心3组织一个广泛人员参与的宣扬活动4预备新闻发布5为展会活动参与单位和宣扬工作做好摄影支配6事先预备好发言稿可编辑资料 - - - 欢迎下载