济胜知识体系15-07方案-电脑销售行业解决方案.pdf

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1、 济胜商务 电脑销售行业解决方案 济胜软件公司 目 录 目 录.1 第一章 电脑销售行业管理现状.2 第二章 系统目标和网络结构.3 第三章 行业部分应用举例.4 第四章 项目实施与服务.27 附录一 为何要实施软件信息化.29 附录二 公司信息化目标的层次.31 附录三 如何选购管理软件？.33 第一章 电脑行业管理现状 一边是行业巨头的挤压，一边是电子商务的流行，电脑销售企业的利润空间被不断蚕食。快捷的市场反应、精益求精的成本控制、优质的客户服务等要素，都决定着电脑销售企业的生死存亡，可是，目前虽然大部分电脑销售企业都完成了用管理软件记帐的过程，但由于管理软件功能等一系列原因，众多电脑销售

2、企业还是处于粗放式管理阶段，管理中存在诸多问题：1.仓库管理失控。哪些商品应及时销售，哪些商品已断货等没有系统管理。2.缺乏留住顾客的有效手段。对老顾客缺乏关怀手段，顾客满意度、粘合度不高。3.对员工考核和管理难度大。员工工资提成的管理工作量大，容易错。4.获得经营数据投入大。库存、资金等公司基本数据的统计，费时费力，不及时、不准确。5.经营决策缺乏依据。经营数据无法进行多角度分析，经营决策拍脑袋。图 1 面对一大堆无序、滞后的数据，管理显得力不从心 诸多电脑销售企业在信息化时，遇到诸多的问题，主要的原因是大部分进销存管理软件都不是专业的“电脑行业管理软件”，难以胜任“电脑行业”的一系列管理要

3、求，主要体现在以下几个方面。1.普通进销存管理软件缺乏完善的售后管理模块。电脑公司的赢利模式已由单纯的销售转为销售与服务并重的模式。售后服务是电脑行业重要业务。对售后进行全方位管理是电脑行业一项基本管理要求，而一般进销存管理软件都没有这一功能。2.业务员业绩考核工作量巨大。电脑销售行业营业员的工资往往与其业绩挂钩，而业绩统计一般软件又没有提供有效的方案。导致工资核算工作量巨大。3.序列号管理困难。增加了售后服务工作量，降低了客户满意度。4.不能有效管理连锁店。5.不能方便快捷地管理市场商户间的调货。济胜公司研发团队对众多电脑公司的业务进行了深入的调查分析，成功的研发了专门解决电脑销售企业一系列

4、管理要求的济胜商务，它还具备灵活、业务覆盖广等特点。经过多年来的推广应用，深受老总们的好评。第三章 行业部分应用举例 一、库存管理 1.库存直接显示。在销售开单时，所有商品目前库存直接显示；这样就能做到有没有现货一目了然。图 3 库存直接显示在屏幕上 2.方便查询各店面相应物品的库存。如果有关商品本店已没有库存，只要右击该物品，就可以显示各店当前库存。库存数量在业务操作界面上显示。右击相应物品，就会弹出快捷菜单。图 4 选择显示库存明细 图 5 显示各店面仓库实时库存 3.完成各分店的“智能配送”。（1）各个店面均可以设置各自的库存上限和下限。方便地查询所有店面、所有仓库的该物品的“库存”。可

5、以分仓库设置各物品的上、下限。图 6 各仓库的上下限可以分别设置 （2）通过软件“异地仓库物品调出”中提供的“智能调库”功能，每天早上，根据相应店面目前库存情况，由配送中心自动打印配货单，完成一次性配送，减少中途往来奔波，降低成本，减少客户流失。图 7 每天早上可以进行“智慧调库”（3）各店面方便地完成货物接收。将货配送到相应店面后，操作人员对货物进行检查后，可十分方便地完成收货。图 8 方便地完成调库收货 4.方便分析库存数量异常。在经营过程中，如发现物品数量异常，在众多操作窗体中，只要右击该物品，然后选择“显示物品进出明细”，该物品的所有进出就一清二楚地呈现出来了。“智能调库”能自动根据目

6、标库的上下限生成调库单。接收方核对实际到货物品后，完成一键收货。图 9 选择“显示物品进出明细”图 10 某种物品的进出一目了然 5.滞销、积压管理简单。在经营过程中，难免会出现某些商品滞销、积压等，如何才能有效地找出滞销、积压的产品也是老板们关心的问题，济胜商务通过“库存时间超期商品”和“近期没有销售的商品”等功能来有效地实现滞销品的管理。（1）通过“库存时间超期商品”功能，可以了解有哪些物品是在什么时候之前进货的，但到目前还没有卖完，以便采取相应措施。发现数据异常的物品，右击鼠标，就可轻松显示所有进出历史。图 11 进货日期早于指定时间的物品清单（2）通过“近期没销售的商品”功能，可以方便

7、了解已有多少天未曾销售过的商品清单。图 12 已多少天没销售过的物品清单 6.公司库存情况一目了然。随时、随地了解整个公司库存情况，包括库存总值，总数量等等。该商品最后一次进货日期。指定显示库存中，进货日期早于某天的物品。可以指定已有多少天没销售的物品。图 13 库存数据 7.月末的物品进销存报表轻松搞定。一个月下来，财务可以方便、快捷地统计各物品进出情况以及汇总情况。图 14 物品进、销、存报表 二、销售管理 1.进价可以隐蔽的查询。如想查询当前物品的进价，可以按一下键盘上的“F12”，在销售窗体二个表格之间就显示当前商品的进价。也可以指定相应操作员能不能查询进价。（1）对于能查看进价的操作

8、员，只要按 F12，就可以查询到进价。再按一下，又能隐藏进价。不仅可以查询每种商品的库存明细，还自动统计当前公司库存总金额。库存市值：以当前进价统计；库存金额：以进价的加权平均价来统计。可以随时查询、分析指定时段所有物品的进、销、存情况。图 15 销售时隐蔽的显示进价（2）可以指定相应的操作员能否查询进价。图 16 设置相应操作员在销售时能否查看进价 2.可以立即查询本单据有没有利润。只要按键盘上的“F10”，就可以显示当前单据的利润。（1）如果相应操作员能查看利润的话，只要按键盘上的“F10”，就会在销售窗体二个表格之间直接显示当前单据的利润。在销售窗体隐蔽的显示进价。销售时能否查询进价，根

9、据操作员设置。图 17 在销售窗体能直接查看单据的利润（2）可以设置相应的操作员能否查询利润。图 18 设置相应操作员在销售时能否查看单据利润 3.如果库存不足，需要从旁边的商家调进，在销售时就可以直接完成“急件入库”。完成急件入库后，自动产生应付款。通过快捷键就可以方便查询当前单据的利润。指定相应的操作员能否查看单据利润。图 19 数量不够时，自动弹出是否急件的询问窗体 图 20 完成急件入库后，自动管理应付款 4.“序列号”管理方法一：只在销售时记录一下序列号，而不管理各商品序列号库存。（1）支持序列号扫描出库。销售时可以通过扫描枪扫入序列号，以后可以方便地根据序列号来查询该物品是什么时候

10、销售的。图 21 销售时可以人工或扫描输入序列号 销售时，产品序列号也可以直接扫描。（2）当客户拿来物品要求售后服务时，我们可以通过序列号，方便地了解是哪天销售的。图 22 序列号可以从销售历史数据中方便地查询 5.“序列号”管理方法二：如果要管理“序列号”的库存，跟踪哪些序列号没有销售，序列号在店里是如何流转的。（1）首先选择“提供序列号管理”。图 23 指定提供序列号管理 在销售查询窗体，可以直接查询相应序列号是什么时候销售的。选择提供序列号管理，并且指定为严格跟踪。（2）通过【物品资料】窗体，指定哪些物品要提供序列号管理。图 24 指定哪些物品要提供序列号管理 （3）要管理序列号的物品在

11、出入库时，根据本次出入库的数量输入序列号。序列号也可以从EXCEL中导入。图 25 出入库时都要输入相应序列号 7.服务卡和回访管理（1）有许多电脑品牌，在包装箱中含有服务卡，商家可以通过该卡从厂家退还一定的款项。我们可以通过“收回服务卡”功能记录哪些卡已收回，哪些卡尚在安装工那里。图 28 记录所收回的服务卡 （2）回访。在销售时可以指定相应商品是否需回访，如果是需回访，就会根据预约的回访时间自动显示在“回访”窗体。在回访时，我们可以填写客户满意度，客户的反馈意见。如果有问题尚未解决，还可以继续回访。图 29 送货、安装客户满意度回访（3）事后我们可以对指定期间的客户满意度进行统计。有服务卡

12、而未收回服务卡的，自动显示。需回访而未回访的，系统自动显示。客户满意度统计。图 30 客户满意度分析 三、员工业绩提成管理 1.可以任意定义提成规则。比如：可以指定具体物品的提成单价、基本提成、基本提成打折、利润提成比例。图 31 提成规则可以任意设置 2.到月底，只要运行业绩提成菜单，就能自动算出相应业务员的提成。图 32 员工提成工资核算一键完成 四、售后服务管理 上一定规模的电脑销售企业，一般都配有售后服务部，负责售后的一系列管理。通过【服务流程】窗体达到服务流程管理的目的。可以任意设置提成规则。员工提成自动生成。图 33 售后流程管理 通过这个界面，可以完整显示目前售后服务单的具体进展

13、，比如：未派工的有多少？未完工的有多少？未回访的有多少？1.接单 可以通过服务流程界面单击“接单”按钮，将需服务的客户相关信息输入。图 34 服务接单 目前未完成的服务单自动显示。服务流程管理完整。接单时可以指定客户、什么时候上门等。在接单时，主要是指定什么客户。同时也可以指定本次服务的是什么物品，如果是以前服务过的物品，所有信息会自动显示，并且可以指定该物品下次需养护的日期。2.“接单”还可以通过来电自动弹屏来完成快速接单。图 35 电话来电自动显示公司相关信息 3.服务流程要管理哪些结点，可以自由定义。通过服务流程界面，可以方便地完成“派工、领料、完工审核、结算”等一系列管理。并且哪个流程

14、要做哪个流程不做，均可以自由选择，服务最短流程是：接单结算。4.结算 相应维修单（服务单）完成后，可以通过“结算”来完成服务单资金收取的登记。来电自动显示相关信息。图 36 服务单的“结算”5.服务单也可以通过“服务回访”进行服务回访的记录。6.可以对服务进行各种各样的分析、查询。图 37 对服务收入可以任意分析、统计 五、客户关系管理 市场的竞争，归根到底就是客户资源的竞争，如何才能做到与客户一次相遇就终生难忘，这是众多商家梦寐以求的目标。企业信息化后，提高老客户忠诚度也是一项主要目标。下面就简单介绍几个管理点。1.发送短信，关怀今天来购买的客户。当一天经营歇业后，可以给今天来店里购买过东西

15、的客户发送关怀短信。并且只要一键就可以找出所有今天来购买商品的客户。可以对服务单进行各种各样统计、分析。图 38 每天给前来购买的客户发送关怀短信 2.生日、节假日短信促销。也可以在客户生日、节假日有针对性的成批发送促销短信。图 39 客户生日的关怀短信 3.老顾客关怀、购买历史等所有信息一目了然。济胜商务还提供专门的“客户关系管理”管理模块，可以指定专人负责客户关怀，只要作好记录，客户的成交历史、我们主动关怀的历史一目了然，还可以方便地统计相关人员的具体工作量。一天经营结束后，可以向今天来购买过的会员发送感谢短信。短信发送对象：今天来购买的会员一键完成添加。会员生日的关怀、促销短信。图 40

16、 VIP客户关怀、销售历史 4.方便记录客户关怀历史。在进行客户关怀时，我们可以记录关怀历史，并且可以实现一键完成一次关怀的记录。并且到时系统会再次提醒再次关怀。图 41 可以快捷记录关怀历史 5.方便统计关怀客户人员的工作量。客户和潜在客户的基本信息、关怀历史、销售历史一目了然。提供客户开发全面记录，并且提供一键快捷记录。图 42 VIP工作人员工作量统计 六、采购管理 1.轻松管理受托代销和委托代销（1）通过“物品借入”功能，可以方便地完成收到供应商铺货记录，该功能使库存增多，但没有产生应付款；图 43 物品的借进（2）铺货物品可以进行销售；（3）对于销售掉的商品，我们可以通过“借进物品转

17、入库”，完成入库管理，并且产生应付款。会员关怀、客户开发工作量统计一键轻松搞定。物品借进，库存变多，但不影响应付款。图 44 借进物品转入库 2.同供应商或客户对帐轻松搞定。将采购、销售和收付款业务录入到电脑后，便可方便完成与供应商或客户对帐了。图 45 与供应商对帐 七、资金管理 1.店面营业收入，一清二楚。全面支持委托代销和受托代销的管理。往来对帐一清二楚，双方满意。图 46 店面资金收支一清二楚 2.通过“其它支出”记录公司各种各样的开支。图 47 资金其它支出记录 八、通过“资产负债表”和“损益表”，可以有效掌握整个公司的资金和利润情况。1.资产负债表。以业务为主线，清晰显示公司当前资

18、产情况。使公司经营者对公司目前整体状况有清晰了解。公司其它支出记录轻松自如。店面应上交资金一清二楚。图 48 随时可以了解公司的“资金和负债情况”2.损益表。以系统管理的业务为对象，整体展现了收入和支出的情况，使管理者对公司的整体赢利情况及时、整体的了解。图 49 随时可以了解经营业务的利润 只要制作业务后，系统自动生产每月以及当前月的资产负债表。公司利润来源一目了然。上面所介绍的只是济胜商务一部分功能，具体应用时，还会用到更多、更强的功能。总的来说，济胜商务以其灵活的配置，强大的功能，总能很好的满足各位老总提出来的各种各样的管理要求。第四章 项目实施与服务 一、实施流程 系统实施的基本流程：

19、需求调研系统个性化业务培训、试运行正式运行。项目实施的具体安排见下表。序号 步骤 目标 周期（天）备注 1 需求调研 明确管理特征、理清管理流程 1 通过软件演示、现场调查等 2 根据公司业务实际情况设计有针对性的流程 对软件进行设置，使现有软件更贴近用户实际需要 1-2 不断深入交流，客户试用 3 合同签订、产品安装、初始化培训、试运行 将原来手工业务逐渐搬到计算机 30 电脑和手工作业同时进行 4 正式上线 确保正确掌握业务操作，确保报表的准确性。可以有选择的停止手工模式 表 1 实施进度表 二、售后服务承诺 1 负责济胜商务管理软件安装、维护和培训等工作。2 负责济胜商务管理软件自安装之

20、日起一年之内的免费维护。3 一年以后另签维护协议。三、数据安全 1 服务器内置三块硬盘，二块做 RAID0，以提高硬盘读写速度，增加并发性。第三块硬盘单独做备份，系统在每天启动软件时，自动将数据备份到第三块硬盘中。2 定期将服务器数据备份到服务器外的存储介质上（比如 U 盘、移动硬盘、异地电脑），并且保管好服务器外的存储介质。3 服务器必须安放在不容易被外人接触到的地方，以防人为篡改和小偷，也可考虑电信托管。4 其它计算机上，不要随意存放数据库备份包，以免数据外泄。5 系统管理员的密码必须管好，最好定期修改密码。6 服务器最好不要直接上网，更不要下载不明来源的软件。7 服务器在一般情况下不直接

21、用来操作业务。8 服务器安装防木马、杀病毒软件，并及时更新操作系统漏洞。四、网络与操作用电脑 1 服务器端最好采用光纤。2 各店面的网络提供商应该统一，在南方最好选择中国电信，在北方最好选择网通。3 各店面用来业务操作的电脑最好不要用来任意上网、玩游戏。4 老总出差要查询，只要能上网，均可随时随地查询。附录一 为何要实施软件信息化 当你创办公司后，兴奋之余，更多的是压力！压力！压力！公司在发展，经营的品种越来越多，管理越来越难；竞争越来越激烈；大公司时刻都想吃掉小公司；客户越来越挑剔，对供货商的要求越来越高：信誉度、规范度、反应速度等等。如果公司难以做到，客户就可能会流失 从另一角度来看，人类

22、历史发展到不同阶段必然会运用不同的工具。电脑最终会淘汰手工管理模式，就像笔和纸最终淘汰了甲骨和毛竹刻字一样。因为利用电脑的确能快速、便捷的获得原来根本无法一下子获得的一系列经营决策信息。成功应用软件后能给企业带来诸多好处。一、采购管理 软件自动提示应进货的物品种类和数量；可以大大减少统计进货物品的时间，从而有更多时间研究销售思路、研究应对竞争对手的策略。准确掌握每次进货价格，提高采购谈判的筹码，减少凭记忆或帐本遗失而造成不必要的损失。通过自动提供的采购历史，帮助我们准确地选择供应商。通过对销售数据的分析，确保订单处理的准确性，减少因多进或少进而造成的损失。温馨提醒：缺货、断货是客户流失的重要原

23、因！二、销售管理 销售开单时，电脑自动计算销售金额。解决手工计算即慢又容易出错的问题。可以按权限轻松、隐蔽地了解物品进价信息，防止了盲目低价销售，确保交易利润。清晰、明确的计算机打印单据充分体现公司的形象和规范，能更好地赢得客户的信任和好感。客户数据库管理既可以轻松查询客户销售历史，还自动显示最近售价，便于客户关系的维持，赢得客户信任。电脑自动核算应收款，省心、省力又准确。同时，即使管理者不在公司，也能及时准确掌握每天公司销售额及实际收到多少现金。只要客户下过订单，电脑就会自动提醒，杜绝错发、漏发现象的发生。电脑自动完成业务员的业绩统计，为业务员管理提供方便。当客户一段时间没有购买时，软件会自

24、动提醒，以防止你的客户被竞争对手抢走。通过对不同客户销售情况的查询，可以及时掌握哪些是成长型客户哪些是流失型客户，以便及时采取不同的销售政策。温馨提醒：争取一个客户不简单，失去一个客户很容易。三、库存管理 物品货位，一清二楚，不仅提高物品存取效率，减少堆积，同时提高仓库的使用效益。自动显示库存的异常情况，物品进出历史一目了然，为分析提供方便。低于下限或高于上限物品自动报警，大大减少断货、缺货现象发生，加速资金周转。即将过期物品自动报警，降低经营风险。通过对畅销品、滞销品的分析，用少量资金可以实现更大规模的销售，为企业赢得更大的利润。温馨提醒：用活公司的每一分钱，是增加收益的关键。四、应收应付

25、指定客户或供应商，自动提示应收应付款。可以设定各客户的欠款额度，当企图超出额度时，电脑自动提醒，还可根据需要设定成自动禁止销售，控制经营风险。超期应收会自动提醒，可以保证及时催款，防止呆帐和坏帐的发生。电脑自动提醒到期的应付账款，以免给企业信誉造成不必的损失。可以方便实现应收款帐龄分析，及时了解客户信用，以便决定客户的去留，减少因客户信用度差而造成损失。所有业务往来一清二楚，月末对帐，双方满意。温馨提醒：赚钱不容易，资金风险应回避。五、理顺内部关系 采购价格一目了然，减少资金流失，进而提高企业竞争力。客户信息电脑掌控，为业务人员客户资料交换提供方便，为管理业务员和提升业绩创造条件。权限自行设置

26、，避免了人情和随意性。温馨提醒：万丈高楼平地起，规范管理是根基。六、决策支持 通过对各物品、物品类别的获利能力分析，进一步明确公司主营业务。通过对地区以及客户的获利分析，可以明确重点开发哪些区域和客户。通过对时段和业务员的获利能力分析，可以进一步制定相应促销和管理制度。对库存、应收、应付、资金的变化情况的分析，可以进一步制定公司相应库存、应收款等政策。为经营决策提供良好的信息支持。温馨提醒：光凭记忆不可靠，信息管理最重要；放过一个信息，丢掉一个客户。第五个层次特征：信息化用来辅助企业经营决策。附录三 如何选购管理软件？购买软件的目的是为了解决公司在管理过程中存在的问题。所以，选购软件时必须看其

27、功能是否适合，如果功能不适合，再便宜也是浪费。选择合适的管理软件应该考虑以下这些方面。一、基本考虑 管理软件的选购同其它一般商品不同，甚至同选购别的通用软件也不同。第一，软件的质量无法通过外形、手感等来判断。想要充分、准确了解软件质量的话，只有通过与软件销售人员一道来试用软件才能知道。第二，应用软件最终是想代替目前管理模式。所以，软件应该能体现目前公司管理的具体要求，这样也就导致了并不是功能强就一定能用，关键还是要适合企业，而是否适合也得通过充分交流才能知道。第三，软件的载体只是一张光盘，其真正的价值主要通过服务来体现，所以在选购时服务能否到位也是应充分考虑的。下面我们就从质量、服务等方面谈谈

28、如何鉴别和选购软件。二、软件的质量 目前市场上的管理软件很多，可大多数软件，就象 Windows 操作系统中的“记事本”一样，功能简单，灵活性、适用性不够，不能很好地满足企业要求。优秀的管理软件应该象 Office 中的“Word”一样，应具备详尽的功能，想用某一功能时，能取之即来。好的管理软件应具备以下特性：个性化：每个公司经营产品和品类各不相同、管理思路各异；所以，管理软件应能够根据企业的特点，进行个性化设置。比如应该考察软件能否自由定义物品特性、往来单位栏目、菜单、导航图等，甚至还应要求在管理特征方面也应可进行系列定义和设置，以满足企业个性化要求。简易性：考察软件的简易性应该考察这个软件

29、录入资料、业务操作、查询的快捷性、方便性、灵活性、易用性。也就是掌握软件操作后，操作能否快捷、简单。简易性不应该偏面的追求易学这一目标。因为应用软件，不是为了易学，而是为了应用软件后，能真正提高管理效益。智能化：如果软件只是将手工模式搬入到电脑，而没有对业务处理、经营决策等方面提供有效的信息支持，这个软件还不能称为好软件。软件应该着力挖掘历史数据，可以根据权限方便地提供手工模式下无法及时、有效获得的信息。比如采购时提供相应物品进货历史，销售时隐蔽地提供进价查询，超期订单、过期物品自动提醒等等。扩展性：软件必须满足企业不断扩展的需要，并且应具有较长时期的适用性。人性化：在操作过程中，软件最好能自

30、动记忆我们的操作习惯，比如输入法和操作界面均能自动适应不同操作员爱好等。安全保密：权限设置灵活，系统对经营的数据应具有较好的保密功能。分析功能强大：比如能否分析“哪些是我们的重点顾客？哪些顾客销量在上升？哪些顾客销量下降并可能流失？去年同期该产品的销量如何？是畅销品还是滞销品？”等等。三、软件的服务 买软件不是购买一张光盘，也不是购买后安装结束就没事了，服务是软件最关键的部分。“软件就是服务”的讲法一点也不为过。一个能使客户放心使用的软件，应具备以下服务：售前服务。售前服务主要包括以下二个方面：第一是帮助客户选购合适的软件。供应商应该能从客户实际出发，对不同的软件进行比较，这样才能让用户选到真

31、正适合自己的软件。第二是帮助客户在购买前就对软件的操作方法、应用目标等进行详细规划，比如物品如何分类？如何编码？查找物品用编码还是用名称？名称如何取？能否上条码？单据是否打印？要得到哪些报表？等等。最好能在购买软件前就规划好应用软件达到的目标。售中服务。售中服务主要包括以下三个方面：第一是通过软件提供的功能，根据企业特点进行个性化设置；第二是通过对客户软件知识的培训和操作方法的指导，让客户放心使用软件。但用软件与原来手工方式会有很大的不同，所以培训过程最好是能分多次，循序渐进的掌握软件的操作，将原先手头的业务逐渐、有序地搬入电脑。售中服务不仅应对软件十分了解，同时对客户的业务也得进行详细的了解。第三，根据客户提出的合理化建议，可对软件进行适应性开发。售后服务。选购软件关键要选好软件供货商提供的服务质量，如果服务不到位，功能最好的软件，也只是一块没用的光盘。四、软件的价格 购买软件不是购买普通物品，企业购买软件的目的是为了提高客户的忠诚度、降低管理成本、减少因管理不善而造成的损失，从而实现管理效益的提高。因此，如果是追求低价买来软件却不能给管理带来效益是一个严重的失误。我们都懂得什么叫贵？没有用的东西叫贵。如果买来不能用的软件，再便宜也是浪费。如果对管理产生很好效益的，就是便宜、合算的。