模板第讲Word模板应用技术.pptx
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1、2023/3/181/89Word模板应用技术一、理解模板的概念二、模板和样式的关系三、使用现有的模板创建文档四、创建适合自己的模板1.使用“修改法”创建模板2.使用“原型法”创建模板3.使用“汇编法”创建模板五、使用自己的模板创建新文档六、使用其它模板改变现有文档风格七、模板使用小结第1页/共106页2023/3/182/892023/3/18徐州师范大学管理学院2Word中的模板是提高工作效率的一条重要的途径。如果希望使自己制作的各种企业文档统一规范,通过样式和模板的组合使用,可以得到完整的解决方案。下面将在前面介绍过的Work样式的基础上,进一步学习获得和实施文档统一规范解决方案所需的各
2、种基本能力,并且学习使用模板提高实际工作效率所需的必备基本技能。对于那些需要常常处理具有规律和重复性的文档(例如会议通知、企业公文、客户信函、传真等)者来说,模板将是你梦寐以求的工具。前前 言言第2页/共106页2023/3/183/89一、理解模板的概念 所谓“模板”,实际上是“模板文件”的简称,也就是说“模板”是一种特殊的文件,在其他文件创建时使用它。其实在Word中单击“新建空白文档”,创建一个空白的文档时就使用模板了,这时候默认使用的Normal模板来创建了一个新文档。当然,如果通过单击“本机上的模板”或“网站上的模板”,在弹出的对话框中,选择其他特殊的模板来创建文档时,在文档创建时使
3、用了模板是容易理解的。第3页/共106页2023/3/184/89实际上,每个模板主要就是一个样式的集合,供我们格式化文档使用。除了样式之外,模板还包含其它元素,比如宏、自动图文集、自定义的工具栏等。因此我们可以把模板形象地理解成一个容器,它包含上面提到的各种元素。不同功能的模板包含的元素当然也不尽相同,而一个模板中的这些元素,在处理同一类型的文档时是可以重复使用的,由此可以初步体会一下模板在避免重复劳动方面的重要意义。第4页/共106页2023/3/185/89二、模板和样式的关系样式是被包含在模板中的重要元素之一,并且是最重要的元素。样式在快速修饰文档中具有”非凡“能力。那么,能不能把在制
4、作某个文档中所创建的样式都保存下来,供以后处理同类型的文档使用呢?当然可以,模板就是实现这个目标的有效途径。后面我们将通过实际案例的学习,了解实现的全过程。第5页/共106页2023/3/186/89三、使用现有的模板创建文档 使用现有模板创建文档的一个前提条件是,你对现有的模板的特性和功能比较了解,要不然,如果你选择了不恰当的模板,那么制作完成的文档外观,可能是非常别扭的。使用现有模板的大部分工作是在填空,包括向导方式的模板,都是根据提示填入你自己需要的实际内容。第6页/共106页2023/3/187/89同学们在毕业后,往往需要制作一份个人简历,方便在找工作时使用,所以下面的例子就是使用W
5、ord提供的“简历向导”模板制作一份具备专业外观的个人简历。1.启动Word2003,进入程序主界面后,选择菜单“文件新建”命令,显示“新建文档”任务窗格。单击任务窗格“模板”区的“本机上的模板”,打开“模板”对话框,选择“其他文档”选项卡,并选中“简历向导”模板(图 1)。第7页/共106页2023/3/188/89图第8页/共106页2023/3/189/892.单击“确定”按钮后,弹出“简历向导”对话框,从对话框左边我们可以了解该向导的流程,接下来我们将根据向导的提示,一步一步完成简历文档的初步定制(图 2)。第9页/共106页2023/3/1810/89第10页/共106页2023/3
6、/1811/893.单击图2“下一步”按钮,进入“样式”步骤,我们选择“专业型”(图 3)。第11页/共106页2023/3/1812/89第12页/共106页2023/3/1813/894.单击“下一步”按钮,进入“类型”步骤,选择“条目型”。5.单击“下一步”按钮,进入“地址”步骤,根据自己的实际情况输入相应信息(图 4)。第13页/共106页2023/3/1814/89第14页/共106页2023/3/1815/896.单击“下一步”按钮,进入“标准标题”步骤,根据需要选择简历文档中包含的标题(图 5)。第15页/共106页2023/3/1816/89第16页/共106页2023/3/1
7、817/897.单击“下一步”按钮,进入“可选标题”步骤,选择你的简历文档中还需要包含的标题(图 6)。第17页/共106页2023/3/1818/89第18页/共106页2023/3/1819/898.单击“下一步”按钮,进入“添加/排序标题”步骤,这里你可以添加上面两步中没有提供的标题,通过“上移”和“下移”按钮,对简历文档中已有的标题进行排序(图 7)。第19页/共106页2023/3/1820/89第20页/共106页2023/3/1821/899.单击“完成”按钮,就完成简历文档的初步定制,返回Word编辑窗口后,可以看到简历文档的标题框架已经成型了(图 8)。第21页/共106页2
8、023/3/1822/89第22页/共106页2023/3/1823/8910.接下来,根据文档中的提示和自己的实际情况,把自己的相应信息“填入”文档中(像在填空一样)。当开始输入“教育”部分信息时,文档中只提供了一个时间段供填写,但是若有好几个时间段的教育信息要填写,该怎么操作呢?第23页/共106页2023/3/1824/8911.一个不错的方法是,在填写“教育”部分的具体信息之前,先考虑好大至有几个时间段要输入。然后选中文档提供的一个时间段教育信息的相应段落,单击鼠标右键在弹出的菜单中选择“复制”命令。然后将插入点定位于下方适当的位置,单击鼠标右键在弹出的菜单中选择“粘贴”命令,这样就制
9、作好了另一个时间段的教育信息段落组(图 9)。其左边的时间输入文本框,也用复制粘贴的方法制作。第24页/共106页2023/3/1825/89第25页/共106页2023/3/1826/8912.后面“工作经历”部分,如果有多个时间段的信息要输入,也用同样的方法处理。当我们把所有信息输入完后后,开始进行文档的修饰,以便使简历文档具备统一专业的外观。第26页/共106页2023/3/1827/8913.如果“样式和格式”任务窗格没有显示,请打开它。从“样式和格式”任务窗格中,可以看到该模板提供的供我们格式化文档使用的样式列表(图 10)。使用前面用样式修饰文档的方法,使文档具备专业统一外观:即整
10、篇文档的同类型段落要用相同的样式,比如该简历文档中的所有单位名称段落统一采用“单位名称”样式,其他段落依此类推。第27页/共106页2023/3/1828/89第28页/共106页2023/3/1829/8914.当然,如果觉得模板提供的样式并不符合你要求,那么你可以用前面介绍的方法修改它。为了获得更真实的学习效果,不妨在这个操练中用自己的真实情况制作。上面以“简历向导”模板为例,详细地介绍了现成模板的使用方法,由于该过程包含了使用现有模板的各个基本要点,因此即使是Word初学者,也可以由此参照使用其他现有的模板了。第29页/共106页2023/3/1830/89实际上和样式一样,现有的模板不
11、是任何时候都符合我们的需要。那么,接下来我们将学习如何创建适合自己要求的模板。第30页/共106页2023/3/1831/89四、创建适合自己的模板第31页/共106页2023/3/1832/891.使用“修改法”创建模板 所谓使用“修改法”创建自己的模板,就是指在现有模板的基础上,通过修改与定制,得到自己的模板。修改与定制的主要内容是现有模板中的样式,当然模板中的文字、提示语也可以根据自己的要求更改。第32页/共106页2023/3/1833/89下面的操作我们将修改Word提供的“典雅型报告”模板来创建一个符合自己企业需要的“业绩报告”模板。1.启动Word2003,进入程序主界面。选择菜
12、单“文件新建”命令,显示“新建文档”任务窗格。单击任务窗格“模板”区的“本机上的模板”,打开“模板”对话框,选择“报告”选项卡,选中“典雅型报告”模板,然后选中“新建”区的“模板”单选框(图 11)。第33页/共106页2023/3/1834/89第34页/共106页2023/3/1835/892.单击“确定”按钮后,便根据“典雅型报告”模板为基准创建了一个模板,接下来我们修改其中的文字和样式从而得到适合自己需要的模板。3.为了便于浏览,切换到“普通视图”。可以看到模板中的各种提示性文字,以及已经根据模板定义的样式显示的文档外观框架,如果“样式和格式”任务窗格没有显示,请打开它。可以拖动“样式
13、和格式”任务窗格的滚动条,浏览一下该模板提供的相当丰富样式组(图 12)。第35页/共106页2023/3/1836/89第36页/共106页2023/3/1837/894.制作一个文档需要用这么多样式吗?当然不是,如此丰富的样式只是供我们需要时选用的。5.接下来先修改一些文字内容。在“单击此处键入公司名称”处输入企业的名称,如“新悦国际教育咨询”,如果是为自己公司制作模板,那么这个名称应该是不变的内容,所以在这里输入后,那么以后用此模板新建文档时就不必重新输入了。第37页/共106页2023/3/1838/896.选中“营销计划”段落,更改为“业绩报告”。更改“向东部地区发展的最佳时机”为“
14、2004年度部门业绩报告”,对于“分节符(下一页)”下方的标题也按此更改,完成后的效果如下图(图 13)。第38页/共106页2023/3/1839/89第39页/共106页2023/3/1840/897.接下来对样式进行修改,以满足自己企业对文档外观的需要。下面的操作将把“标题1”样式的字体颜色改为“蓝色”,为“标题2”样式添加灰色的底纹。要说明一下的是,在实际的工作中可能不会像这样修改。此处之所以采取这样的操作。只是为了方便学习和理解,因为这样修改后的外观变化很明显。8.单击“样式和格式”任务窗格中“标题1”样式名右边的下拉箭头,在弹出的菜单中选择“修改”命令(图 14),打开“修改样式”
15、对话框。第40页/共106页2023/3/1841/89图第41页/共106页2023/3/1842/899.单击“修改样式”对话框中的“格式”按钮,在弹出的菜单中选择“字体”命令,在打开的“字体”对话框中设置字体的颜色为“蓝色”,然后依次单击“确定”按钮。10.可以看到模板中使用“标题1”段落的文字改为蓝色。11.单击“样式和格式”任务窗格中“标题2”样式名右边的下拉箭头,在弹出的菜单中选择“修改”命令,打开“修改样式”对话框。第42页/共106页2023/3/1843/8912.单击“修改样式”对话框中的“格式”按钮,在弹出的菜单中选择“边框”命令,在打开的“边框和底纹”对话框中选择“底纹
16、”选项卡,然后设置好底纹(图 15),并单击两次“确定”按钮。第43页/共106页2023/3/1844/89图 15第44页/共106页2023/3/1845/8913.可以看到模板中使用“标题2”样式的段落被修饰了灰色的底纹。14.修改完毕后,把刚才的修改保存为一个自己的模板。单击工具栏上的“保存”按钮,或者选择“文件保存/另存为”命令,打开“另存为”对话框,由于我们在创建时就选择了“模板”选项,因此此时Word自动识别我们是要保存一个模板,并定位到了Word模板的默认保存位置(图 16)。第45页/共106页2023/3/1846/89图 16第46页/共106页2023/3/1847/
17、89说 明Word用户创建模板的默认保存位置为:C:Documents and Settingszunyue(用户帐号)Application DataMicrosoftTemplates 文件夹。当然可以把创建的模板保存到其它位置,但是建议还是保存在这个默认位置,因为保存在这里的模板会在“模板”对话框的“常规”选项卡显示,以后利用该模板新建文档时方便选用。第47页/共106页2023/3/1848/8916.在文件名框内输入该模板的名称,如“业绩报告”,单击保存按钮即可完成保存。到这里,利用“修改法”创建自己的模板的操练就完成了,在后面的“使用自己的模板创建新文档”部分,我们将学习利用这个模
18、板来创建新的文档。第48页/共106页2023/3/1849/892.使用“原型法”创建模板所谓“原型法”,就是用常规方法完成了一篇文档的制作,同时,修饰这篇文档的各种样式也已经修改或创建好。这种方法在实际工作中可能使用更加频繁。比如,你现在已经制作好了一份客户信函文档,修饰该文档所需的各种样式也制作好了。由于你考虑到以后还会多次制作同类型的文档,为了提高效率,就可以根据这篇已完成的文档为基准创建模板。第49页/共106页2023/3/1850/89“原型法”创建模板的过程其实很简单简单,主要做两件事情:一是删除该文档的会根据不同情况变化的内容(比如客户名称,客户信息等),保留不变的内容(比如
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