时间管理世界500强企业员工必备精华版1.pptx

《时间管理世界500强企业员工必备精华版1.pptx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《时间管理世界500强企业员工必备精华版1.pptx（80页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、TIME MANAGEMENTTheworld500strongenterprisestaffmust第1页/共80页第2页/共80页 计算：你的每秒价值多少呢？计算：你的每秒价值多少呢？第3页/共80页1-20岁、60-80岁忽略不计，余40 1年为1寸项目项目 每天耗时每天耗时 4040年耗时年耗时 结余结余睡眠 8小时 13.3年 26.7年一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5年 交通 1.5小时 2.5年 20年 电话 1小时 1.7年 18.3年 看电视、上网 3小时 5年 13.3年 看报、聊天 3小时 5年 8.3年 刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6年 休假、白日梦

2、、闹情绪、身体不适 2小时 3.3年 3.3 年 我们只有我们只有3 3年的时间去创造价值年的时间去创造价值,我们如何管理它？我们如何管理它？平均 80岁寿命一寸光阴一寸金一寸光阴一寸金第4页/共80页 今天，你的时间如何安排？今天，你的时间如何安排？科学科学oror非科学？！非科学？！接下来与你共同分享世界接下来与你共同分享世界500500强企业的时间管理之道强企业的时间管理之道!第5页/共80页课程的收获课程的收获课程的收获课程的收获 了解时间管理的重要意义 掌握时间管理基本方法 分析时间浪费原因 规划人生，改变自己 全方位成功的人生观第6页/共80页每个人的时间资产有限练习：计算你个人的

3、时间资产第7页/共80页不会改变的是：个人时间资本，依着不同的年纪，只有几万个小时！即使每天工作10小时，整个工作生命也少于9万小时；若将工作及休闲资产合成可用的总资本，如此最高总共有20万小时可用！第8页/共80页一、“做我们希望做的事”，时间管理会使我们在工作中，利用时间更有效在有限的时间里做更多的工作平衡我们花费在工作中的时间，留出更多的时间给我们自己和家人成为时间的主宰，使生活感到轻松二、“避免做我们不希望做的事”，时间管理使我们减少可能被浪费的时间避免忘记去做重要的事避免仓促上阵，失去主动避免因迟到而失信于人避免天天在时间的压力下度过人生时间管理：做我们希望做的事，避免做我们不希望做

4、的事。时间管理：做我们希望做的事，避免做我们不希望做的事。第9页/共80页三、时间管理不是去管理时间，而是自我管理抛弃陋习引进新的工作方式和生活习惯制定目标妥善计划及分配时间权衡轻重、权力下放自我约束、持之以恒速度与效果并重第10页/共80页Definition of time management:to continually urge oneself to change his/her working styles and living habits and to effectively use time so as to improve his/her work efficiency a

5、nd quality of living and to live a more enriching and meaningful life.时间管理的含义：不断的督促自己改变工作方式和生活习惯、有效地使用时间、务求提高工作效率和生活素质、使人生更丰富和更有意义。第11页/共80页 过去、现在、未来过去、现在、未来过去、现在、未来过去、现在、未来 一连串事件连成线一连串事件连成线一连串事件连成线一连串事件连成线 让你的时间里发生该发生的事让你的时间里发生该发生的事让你的时间里发生该发生的事让你的时间里发生该发生的事 无法管理时间便无法管理一切无法管理时间便无法管理一切无法管理时间便无法管理一切无

6、法管理时间便无法管理一切时间是什么？时间是什么？第12页/共80页 传统观念传统观念 现代观念现代观念时时 钟钟速速 度度日日 程程 表表效效 率率管管 理理 罗罗 盘盘 方方 向向 关系、角色关系、角色 效效 能能 领领 导导第13页/共80页二二 “时间杀手时间杀手”Time Killers第14页/共80页影响时间效率的因素1、电话2、打扰者、突然来访者3、会议（预约、没预约）4、争吵、发火5、缺乏目标、时间计划、优先计划6、杂乱的办公室和工作桌、个人的无序性7、无效率的代表、委托人8、作无用的尝试9、同一时间，想法、尝试过多10、不现实的时间期望11、无效的的通讯12、下属的训练和发展

7、不充分13、拖延、犹豫、作白日梦14、不会说“不”15、努力不彻底、或改变努力第15页/共80页16、自己做缠人过多的细节17、员工不足或工作不力18、社会的、闲在的谈话19、缺少自律20、保持优越感21、错误的倾听22、缺少反馈23、争议、个人问题24、忧虑、恐惧、焦急25、不充分的计划、错误的变更26、等待27、记忆本身28、差的记忆29、对结果行为的迷惑30、疲劳、讨厌第16页/共80页31、责备其它32、压力、紧张33、不充分的工具与设备34、公司策略35、不充分的登记系统36、过多的文案工作、邮件、读物37、宠物、外界活动38、不耐烦、草率39、不懂该做先做的事第17页/共80页“时

8、间杀手”：电话会议打扰官僚作风沟通不足资源不足文件及信件处理交通拥挤、堵塞欠缺周详计划不分轻重缓急过分专注细节不能自我约束不懂说“不”善忘不懂授权欠缺组织健康欠佳犹豫不决第18页/共80页 三三 创造时间创造时间Making Time时间是稀缺商品，“创造时间”是不可能的，但你一定能够在有限的时间里做更多的事情。第19页/共80页 提高事件掌握度，可以提高自我价值提高事件掌握度，可以提高自我价值 区分优先顺序：区分优先顺序：20%20%的重要事情产生的重要事情产生 80%80%的结果的结果 做对的事情比把事情做对更重要做对的事情比把事情做对更重要时间管理的关键：时间管理的关键：第20页/共80

9、页创造时间第一招：做做 好好 规规 划划第21页/共80页为什么要做计划“上君，尽人之智；中君，尽已之智；下君，尽已之力”-商鞅 “谋和断是哈佛职业经理的两大职能”-哈佛职业经理箴言“如果说远见不是管理的全部的话，那它至少是管理的核心部分”-法约尔 第22页/共80页 主导价值:什么对我最重要?主导价值范例：冒险、健康、专业、诚实、信念、正直、事业、朋友、家庭、成长、教育、人际关系、自由、快乐、责任、勇气、感恩、奉献、财富、幸福、忠诚、合作、团队、智慧、坚韧、美貌、玩乐、卓越、成功、积极、乐观、创造、奋斗、谦虚、心态第23页/共80页角色：重要的关系与责任角 色关系与责任第24页/共80页关于

10、使命宣言的几个问题我什么时候感到幸福并充满成就感？我的个人活动中最有价值的活动是什么？我在事业上最有价值的活动是什么？我有哪些天赋、才能、优点及能力？什么事情最能激励我，令我着迷并充满激情？我如何能为社会做出最大贡献？第25页/共80页PLAN 计划计划是什么？不计划的原因是什么？长期计划周计划第26页/共80页长期目标SMART目标我的长期目标：主导价值观角色使命第27页/共80页哈佛的调查哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟踪调查。对象是一群智力、学历、环境等条件都差不多的年轻人，调查结果如下：27%的人 没有目标60%的人 目标模糊10%的人 有比较清晰的短期目标3%的人有比较

11、清晰的长期目标第28页/共80页每周计划:1.2.3.4.第29页/共80页 行动Today:TheCriticalMoment今日：关键时刻Daily Implementation 每日实施第30页/共80页墨非定律(1)凡是可能出错的都会出错；(2)每次出错的时候，总在最不可能出错的地方；(3)不论您估算多少时间，计划的完成都会超出期限；(4)不论您估算多少的开销，计划的花费都会超出预算；(5)您做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。第31页/共80页怎样做好计划计划工作的着眼点计划的基础与关键目标计划的内容计划制定的一般过程特别提示计划锦囊第32页/共80页设定目标的SMART原则S

12、pecific目标要具体Measurable目标必须是可衡量的Attainable目标是可能实现的Relevant目标是切合实际的Trackable（Timebound）可跟进，要设定时间表。第33页/共80页耶鲁大学设定目标七步骤（1）先拟出您期望达到的目标；（2）列出好处：您达到这目标有什麽好处?（3）列出可能的障碍点：您要达到此目标之障碍；（4）列出所需资讯：思索需要那些知识、协助、训练等；（5）列出寻求支持的对象；（6）订定行动计划：一定要有一个行动计划；（7）订定达成目标的期限。第34页/共80页计划的内容“如何做”实现目标的行动方案（途径、方法等）“如何分工”各成员分别做什么，分别

13、承担什么样的责任“何时做”准备时间、起止时间、进度安排“涉及范围”涉及哪些部门、哪些地理范围“投入多少资源”成本、费用、代价“应变措施”考虑应付意外的对策第35页/共80页制定计划的一般过程1.围绕最终目标，明确当前目标范围 要点：计划方向与最终目标一致；初步锁定当前目标区域 针对点：明确当前做什么；估算当前能做到大致什么程度 2.根据SMART原则，制定初步目标 要点：使当前目标逐步成为好的工作目标 针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则 3.根据历史数据，现实情况，修订目标 要点：与过去比较，确定改进；收集相关信息，评估影响因素；调整初步目标 针对点：好的工作目标是计划的核心；S

14、MART原则 4.分为关键目标和日常目标并明确达成标准 要点：关注关键领域，维持一般领域；定好标尺 针对点：分清既定目标群中的主次；定位要达到的标准第36页/共80页5.制定相应行动方案 要点：分析实现目标所需解决的问题 针对点：考虑怎样做、技术路线问题6.落实责任人、奖惩 要点：落实每个目标由谁负责、由谁执行、由谁协调、由谁检查，并明确 相应的奖惩措施 针对点：责任到位；奖罚分明7.制订进度表 要点：各项行动方案的时间问题、资源供给情况、成本等 针对点：约束条件8.分配资源 要点：分配需要的资源、需要投入的时间和投入的量 针对点：资源保证9.审定计划 要点：评价计划的完整性和可行性 针对点：

15、计划与最终目标的必然联系第37页/共80页特别提示“计划无须事无巨细”、“凡事计划则不如无计划”。“不需要大小事都周密计划，不必具体计划那些无关紧要的事”。只须周密计划好最紧要的20，其余的80事情只要有备忘就足够了！第38页/共80页计划锦囊*计划的基础和关注核心是目标。*好的目标要符合SMART原则。*目标要有主次之分和优先顺序。*目标设定最后期限，专人负责。*防火重于救火，预先评估问题。第39页/共80页创造时间第二招：要要 事事 第第 一一（确定优先顺序）（确定优先顺序）第40页/共80页有效的行动（写五项有关时间安排在下表格内）（写五项有关时间安排在下表格内）（写五项有关时间安排在下

16、表格内）（写五项有关时间安排在下表格内）紧紧 急急 不不重重要要重重要要不紧急不紧急 时间矩阵图时间矩阵图第41页/共80页工作重 要 性高低急切性 处理危机传真或邮寄文件高出差开分公司回答一般电话查询处理经销商投诉准备今天早上开会用的茶点面试高职位员工 A B 低 C参加一般工作会议准备季度工作报告制定下年度预算案初步评估应征者文件归档清理废物订购下月往北京机票 D将信件初步分类及处理参观展览 安排一场员工足球赛复印文件第42页/共80页创造时间第三招：组织得当组织得当第43页/共80页5 5S PracticeS Practice 五常法五常法 改善品质及生产力的关键英 语意 义 例 子S

17、tructurise常组织Clean up the trash把垃圾清掉Systematise常整顿Find the document you want within 30 second 30秒内就可找到要找的文件Sanitise常清洁Responsibilities of personal hygiene 个人清洁卫生责任Standardise常规范Transparency of storage 贮藏的透明度Self-discipline常自律Apply the“5-S practice”Method 每天运用五常法第44页/共80页“常组织”活动概要常用程度使用频率（必需的程度）保存方法低

18、过去一年都未使用过的物品过去一年只使用过一次的物品扔掉保存在比较远的地方中过去的二至六个月只使用过一次的物品一个月使用数次的物品把它保存在工作区域的中间部分高一周使用一次的物品每天都要使用的物品每小时都要使用的物品保存在工作最接近的地方，甚至随身携带第45页/共80页 讨论：如何使办公室成为省时工作站？杂乱无章的办公室：你会因此无法控制工作；生产率下降；分心、疲劳、紧张；使同事或其他目睹桌面状况的人对你留下不好的印象。第46页/共80页 清理办公室五个简单步骤；挪出一段时间，专门处理眼前的问题（最困难的是处理堆积如山的杂物）；如果杂物确实很多的话，那就不妨采用所谓的“腊肠方法”（分成几段）；清

19、掉可以不要的东西（如书本、杂志、旧报告等）；把不是很贵重的书架集中放到办公室的一个角落；把零散的文件统一收集在一个档案夹或盒子里。第47页/共80页方法：及时处理，一次完成Filing 归档Executionm 执行Circulation 传阅Abandonmen 废弃处理文书处理文书第48页/共80页工作简化法崔西定律：任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比；简化工作是所有成功主管的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题。第49页/共80页剔、合、排、简 剔剔除运用5W1H查问法，试试哪些可以剔除：oWHY?为何做？不做可以吗？oWHAT?做什么？不这样做可以吗？oWHERE?在那里做？一

20、定要在这个部门做吗？oWHEN?何时做？换个时间可以吗？oHOW?如何做？变通办法做可以吗？合合并流程内的各项手续，试一试哪些可以合并排重经过剔除、合并以后，剩下的手续按顺序重排简简化经过剔、合、排之后，是否最简？能不能再简化，以达到最好的效果。第50页/共80页创造时间第四招：与人共事与人共事第51页/共80页 问自己：你做了什么能够由别人，并且应该由别人做的事？为什么不授权？为什么要授权？什么是授权？授权要诀1 1、授权第52页/共80页 2、有效地沟通 YouYour ColleaguesYour PeopleYour BossesOther Dept.Your Dept.第53页/共8

21、0页创造时间第五招：应付应付“时间杀手时间杀手”第54页/共80页应付时间杀手十大省时要诀时间管理八大对策善用时间的良好习惯第55页/共80页十大省时要诀1.了解自己的生理时钟，掌握个人生活的韵律，在最清醒的时间做最重要的事。2.工作前一定整理文件及用具，工欲善其事，必先利其器。3.制作每日、每周、每月工作计划表，按步就班心中压力自然纾缓。4.重视开始，做好准备，才能一路顺畅。5.勿忘优先顺序，先将应完成工作分类，每一次的出击达最高效益。第56页/共80页善用最有效率的时段第57页/共80页6.勇于授权委任，可以交给别人做的事，不一定揽在自己身上，让自己去做最有价值的事情。7.一鼓作气，企划、

22、创意、思考的事情一旦顺手就不要停顿下来。8.放弃完美主义，任何事情经过评估有胜算就放手去做。9.绝不拖延工作，该做的事绝不以任何理由、借口推拖。10.保持轻松，凡事全力以赴只要己经尽全力对自己能负责，保持轻松愉快的心情吧！第58页/共80页时间管理八大对策设定工作及生活目标，并分别其优先次序。每天把要做的事列出一张清单。执行工作应照已订之优先次序。自思“现在做什么事最能有效地利用时间”，然后立即去做。把不必要的事丢开。每次只做一件事。做事力求完成。立即行动，不可等待、拖延。第59页/共80页善用时间的良好习惯1、做事有计划-明白自己将要做什么2、真正把时间看得很宝贵-时间是财富3、懂得处理事情

23、的轻重缓急-懂得做先做的事4、凡事不能拖拉-今天能做的事今天做-并让您的下属也知道您的习惯。5、重点的事重点对待-懂得关门做事6、要为下属形成一些习惯和程序-让他们知道什么时候该做什么和不做的后果，根本不需要您的催促。7、懂得分工授权-实际上下属可以帮您处理许多烦琐事务，花很多时间处理小事情是非常不明智的。第60页/共80页8、不要贪大求全和拘泥形式-做事情看效果，而不一定看是否所有的程序都走到。9、不要去处理重复出现的事情-这样的事您应该总结一下，看看能不能程序化，或者把引起这种事情的原因杜绝掉。10、善于利用零星时间-一个人难免会有等人、等车、买菜等的时候，利用这些时间来整理思路或看书等。

24、11、有的事情可以一心几用-如边看电视边整理内务。12、学会说“不”-无谓的应酬可能浪费您大量的时间。13、学会利用工具-利用电脑可以使您高效得到所需的信息、或减少重复的文字工作，利用记事本、通讯录、台历等有助于您有计划地利用时间。第61页/共80页怎样开会会议税美电影届元老德里克罗森改行后做网页设计师。他为客户设计项目每小时收费125美元，但如果要他参加一次会议，价钱就要加倍。第62页/共80页站着开会密苏里大学研究表明：坐着开会比站着开会时间长34。西尔斯公司规定：员工必须站着开会。第63页/共80页借用技术微软公司会前员工发出大量电子邮件作准备，这样可以加快速度。利用NetMeeting

25、软件（用摄像机向电脑屏幕播放图像）使整改工作区的员工不离开办公桌就能开会虚拟会议。第64页/共80页创造时间第六招：与拖延决战与拖延决战第65页/共80页成功是一种习惯，赚钱是一种义务，快乐是一种权利。成功、富有、快乐的微笑最好！成功者有成功者的习惯，失败者有失败者的习惯。成功很难，不成功更难！培养良好的习惯培养良好的习惯第66页/共80页与拖延决战拖延-时间的最大杀手！拖延-一种恶习！第67页/共80页净是处理无关紧要的事，而非必须优先解决的问题；净是处理无关紧要的事，而非必须优先解决的问题；你必须着手一篇重要的报告，你却在整理桌上的东西；你必须着手一篇重要的报告，你却在整理桌上的东西；不替

26、一位大客户准备简报，不替一位大客户准备简报，却打电话给一个小客户；却打电话给一个小客户；延误了和孩子共度的时光，延误了和孩子共度的时光，等到他们快长大成人为时已晚。等到他们快长大成人为时已晚。什么是拖延？什么是拖延？第68页/共80页浪费了今天每天都是一个遗憾的生活逃避积极的人生长期在压力下工作的忧虑待处理问题的不断增多健康不良暗淡的前途优柔寡断的生活拖延的代价拖延的代价第69页/共80页 结束语结束语:享受生活享受生活Donttakehomeyourwork不把工作带回家！Alifevalueof“all-roundedsuccess”“全方位成功”的人生观第70页/共80页一、做好规划一、

27、做好规划每天都计划并写下当天要做的事情。有比较长远的理想（五年）。每周都安排一些时间去计划未来。对现时如何使用时间有清楚的了解。按目标去计划如何使用时间。为自己手头的工作找生趣。对自己的工作感兴趣。找些时间去定立目标，不要每天都把自己弄得忙得喘不过气来。第71页/共80页二、定下优先顺序二、定下优先顺序知道每件工作的轻重缓急。将每天的工作依轻重缓急来分类。在适当的时候委任他人去执行任务。在明知没有时间去承担更多工作时，就断然拒绝新的工作。技巧地处理，不要因为情面而答应承担更多不能承担的工作。依问题的轻重缓急马上下手去处理，不要堆积。优先处理生命中你认为重要的事。懂得授权，要假手于人，不是事事都

28、要亲力亲为。第72页/共80页三、组织得当三、组织得当清除那些在工作环境中使人不能集中精力工作的东西；把工作上需要的东西放在方便取用的地方；用日记簿安排每日的时间与约会；确保工作地方一切东西都运作正常，使工作能顺利进行；为每样东西找个“家”；将需要的资料放好，以免费时失事；将文件归档，不要堆满桌面；尽量集中在一个地方工作。第73页/共80页四、与人共事四、与人共事l做个“人民币”式的人物；l做好自己该做的事，帮助同事做有助于自己工作完成的事；l善于沟通，乐于沟通；l发扬团队精神，与他人一起工作，；l学习同事省时的好办法；l善于在“工作链”中忙里偷闲；第74页/共80页五、避免荒废时间五、避免荒

29、废时间只出席那些真正需要出席的会议；专心工作，作出各种安排去减少骚扰；尽量多用更有效的方法沟通而少用文书；懂得婉拒不速之客；善用电话；善用旅途和等候时间；减少身旁无聊的人，全心投入工作；懂得授权，不要只靠自己处理积压的工作。第75页/共80页六、与拖延决战六、与拖延决战面对艰难的工作时，马上着手处理，不要找借口拖延；争取第一时间完成手上的工作，不要别人多次催促；把艰巨的问题优先在清早处理；把困难的工作优先办妥；面对艰难工作时要提起精神，控制自己的情绪，不要厌倦，紧张和不安；马上行动，不要说“不知从何入手”而延迟开展工作；积极面对，不要因为工作困难而迟迟不展开工作；坐言起行，不要说因为需要把事情做更深入的了解而把事情拖延。第76页/共80页“I have no regrets in life!”我对人生无悔！我对人生无悔！第77页/共80页 花有重开日，人无再少年！花有重开日，人无再少年！送给大家，希望大家珍惜时间，珍惜身边的送给大家，希望大家珍惜时间，珍惜身边的人！人！第78页/共80页THE END,THANK YOU!第79页/共80页感谢您的观看！第80页/共80页