文字处理技术.pptx

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1、3.1 文字处理软件简介 文字处理软件主要完成对各种文稿的录入、编辑、排版、打印输出等工作。比较成熟的文字处理软件包括微软公司的Office系列中的WORD，从Office97开始到现在最新的Office2010，目前一般使用Office2003。国产软件中的WPS Office，从WPS97到现在最新的WPS2012,目前各个版本均有使用。WPS基本上模仿了Office的各种功能，在中文处理习惯等很多方面已经超过了Office，但因为历史原因，后者应用更为广泛。有一点WPS不能跟Office相比，那就是后者内嵌的VBA编程，可以让高级用户更加随心所欲。而新版本的WPS个人版不支持VBA编程。

2、第2页/共25页第1页/共25页3.2 排版有关的基本知识1.段落：指WORD文档中一个回车符及其前面的内容。看一个文档有多少个段落，数一个有多少个回车符即可，一个WORD文档至少有一个段落。与段落有关的操作包括：段前段后空、缩进（左右缩进、悬挂缩进、首行缩进）、首字下沉、对齐方式（左对齐、右对齐、两端对齐、分散对齐）、行距（单倍行距、多倍行距、最小值、固定值）2.字符：指一切可从键盘输入的字母、数字、汉字及其它符号。与之有关的操作包括：字体、字形、字号、字间距、颜色、下划线、上下标、空心、字符缩放等。第3页/共25页第2页/共25页3.2 排版有关的基本知识3.图文版式：指文字与图形之间的关

3、系，包括七种版式。最常用的四周型、上下型、衬于文字下方等。4.页面设置：指对纸张大小、纸张方向、边距、文档网格、页眉页脚特征设置。5.纸张型号：一般有三种标准，A系列、B系列、开系列。各种标准见下表。第4页/共25页第3页/共25页常用的纸张规格有：开系列、A系列、B系列A系列开系列B系列A01189*841全张全张1042*737A1841*594对开对开737*521B11030*728A2594*4204K521*368B2728*515A3420*2978K368*260B3515*364A4297*21016K260*184B4364*257A5210*14832K184*130B5

4、257*1823.2 排版有关的基本知识第5页/共25页第4页/共25页3.2 排版有关的基本知识6.视图：指数据的显示方式，每一种视图都有自己特定的用途，包括：普通视图：常用于文字录入时；页面视图：常用于排版和看排版效果时；文档结构图：常用于了解文章结构时；打印预览：常用于了解打印效果；第6页/共25页第5页/共25页 光标上下左右键 Home（起始）End（结束）PgUp（上页）PgDn（下页）Ctrl+Home Ctrl+End7.插入点定位 插入点除了可以用鼠标定位外，还常用以下方式定位，需要大家熟练掌握。3.2 排版有关的基本知识第7页/共25页第6页/共25页 两种方式的切换可以通

5、过Insert(插入)键完成，在Word中，状态栏中可以看到插入点的方式。8.插入点的插入与改写方式 在各种编辑软件中，插入点都有两种方式：即插入方式与改写方式。3.3.2 2 排版排版有有关的基本知识关的基本知识第8页/共25页第7页/共25页9.选定文本 WindowsWindows中对各种对象的操作都遵循的原则就是“先选定，后操作”。文本的选定方法，最常用的选定方法：1.1.鼠标拖曳选定，一般用于少量文本的选定，选定的文本在同一屏上；2.Shift 2.Shift键与鼠标配合选长文本块；3.3.利用选定区选定行、段落、全部文档；4.4.用ShiftShift键和键盘编辑键选定；5.5.选

6、定矩形块（按住ALTALT后再拖鼠标）。3.3.2 2 排版排版有有关的基本知识关的基本知识第9页/共25页第8页/共25页1.整齐协调 指通篇文档中字体字号设置要整齐协调，常见的问题如下：（1）如标题用二号字体，但文中正文却用五号字体，这样的文档字号就不协调。（2）如果制作一个留言条、请假条、开一个证明材料，内容不多，如果用五号字只能占到一个页面的1/4，那就可以适当选择四号或三号字，当然，标题也应该相应增大一些。（3）页面整体空白太多，常见于文章被分成了很多个段落，每个段落只有一行，每一行只有几个字的情况，这使得整页右侧都是空白，虽然整齐了，但极不协调。可以通过分栏来解决这个问题。3.3

7、3.3 排版基本准则排版基本准则第10页/共25页第9页/共25页2.行距适中 是指文档正文行距要与字号协调。比如：正文为五号字，但行距却为2倍行距，排出来的效果肯定就不好。再如，正文四号字，行距却选择15磅就不合适了。一般情况下：如果正文为五号字，基本上可以按照前面所述的文档网格来确定行距，而不用专门再设置行距，如果正文为非五号字，则需要专门设置行距了，如果没有特殊要求，小四号字可以将行距设置为固定值20-24磅，四号字设置为24-28磅比较协调。3.3 3.3 排版基本准则排版基本准则第11页/共25页第10页/共25页3关于标题 （1）对于超过一页的文档，如果其中需要多处标题，则标题最好

8、通过“样式和格式”来定义，这样标题比较容易统一且有利于制作目录。（2）若文档中包含多级标题，则各级标题间最好有层次感，如各级标题均用黑体则不合适。各级字号应该有所不同。（3）WORD中标题默认有段前后空，一、二级标题段前后空都比较多，可根据需要缩小一些。3.3 3.3 排版基本准则排版基本准则第12页/共25页第11页/共25页3关于标题（4）不要让任何一级标题出现在一个页面的最后一行。这种情况称为“背题”。（5）不要让多级标题之间没有任何内容却连续编排，例如：（6）标题文字中一般不排标点符号。3.3 3.3 排版基本准则排版基本准则第13页/共25页第12页/共25页4关于图表（1）表格（图

9、形）中的文字一般要求比正文小半号字，例如正文为五号字，则表格（图形）中文字就应该设为小五号字。（2）如果文档中包含多个表格（图形），则每一个表格（图形）均应该有表标题（图说），表标题（图说）中包含表的序号，如：“表2-1 几种字体与磅之间的关系”等。除此以外，文档正文中应该有与此表（图）相呼应的文字说明，如“几种字号与磅的关系如表2-1所示”。3.3 3.3 排版基本准则排版基本准则第14页/共25页第13页/共25页4关于图表（3）如果整篇文档只有极少量的表格（图形），而且表格（图形）之间间隔了大量的文字，且表格（图形）紧随相关文字之后，不会存在跨页情况，可以直接不用表标题（图说），表示为“

10、几种字号与磅的关系如下表所示：”，然后表格紧随其后。（4）表标题与图说中文字字号要与表格中内容一致，表标题一般要求放在表格上方，而图说一般要求放在图形下方。3.3 3.3 排版基本准则排版基本准则第15页/共25页第14页/共25页4关于图表（5）表格尽量避免跨页，实在不能避免则需要设置“标题行重复”（6）图说必须与图形在同一页，这个可以通过将图说放在文本框中，再将文本框与图形组合成一个整体来实现。（7）理工科科技论文中的表格一般要求为三线表。即表格上下各一条线，表头下面还有一条线，其它表格线隐藏。3.3 3.3 排版基本准则排版基本准则第16页/共25页第15页/共25页一、普通文档排版 要

11、求掌握以下内容：1.页面设置（包括：纸张大小级方向、页边距、文档网格设置）2.字符格式设置（字体、字号、文字颜色等）3.段落格式设置（对齐方式、行距、段前后空、四种缩进、分栏与首字下沉等）实习素材：给爸爸妈妈的一封信3.4 3.4 精典排版案例精典排版案例第17页/共25页第16页/共25页二、图文混排 要求掌握以下内容：1.图片在文字中的七种版式特点 2.图片的插入与裁剪、缩放、背景图片设置、图说设置 3.自选图形应用（组织结构图、多图组合）4.文本框应用(多行文本对齐、斜线表头、内部边距调整)5.图文框应用（本身是图形，但有封闭空间，可以右键后添加文字）6.公式与艺术字 7.图形的颜色、大

12、小、角度等设置3.4 3.4 精典排版案例精典排版案例第18页/共25页第17页/共25页三、普通二维表格 要求掌握以下内容：1.显示“表格与边框”工具栏 2.单击“插入表格”工具栏，插入任意行列表格 3.增加行：将光标移到表格最右侧回车符处回车即可 4.增加列：用拆分单元格或用铅笔画竖线即可 5.调整列宽：鼠标按住竖线左右拖动或双击要调整的竖线 6.用“字符缩放”改变字的宽度，可以放下超长的内容 7.（三线表设置）“线的隐藏与显示”按钮的使用3.4 3.4 精典排版案例精典排版案例第19页/共25页第18页/共25页四、带斜线表头的表格 要求掌握以下内容：1.调整行高的方法：鼠标按住横线上下

13、拖动即可 2.文字对齐方式按钮，一共九种方式 3.均分各行与各列按钮的使用 4.斜线的画法，用“绘图”工具栏中的线来画，在线上右击，可选择“编辑顶点”来将线段以任意角度放置到任意位置 5.表头内容排版用“绘图”工具中的文本框实现 6.复制文本框时要先选中文本框边缘，粘贴时文本框不能处于选中状态，否则会粘到被选中的文本框中 7.文本框位置调整用可用鼠标或光标键，微调时按住Ctrl再用光标键。3.4 3.4 精典排版案例精典排版案例第20页/共25页第19页/共25页五、不规则表格（简历表）要求掌握以下内容：1.插入任意表格 2.局部表格线位置调整要先选中相关单元格 3.巧妙应用拆分与合并增减列数

14、 4.学会改变表格中文字方向3.4 3.4 精典排版案例精典排版案例第21页/共25页第20页/共25页六、综合应用（象棋棋盘）要求掌握以下内容：1.插入9行8列表格，再使表格大小适当 2.合并中间行，即河界 3.用表格中的铅笔画仕线 4.用绘图中的“直线”工具在表外画一个线段，再通过复制、粘贴旋转、组合等方法，组成兵站与炮站。放好一侧后，再组合复制出另一侧。选中技巧，多选要按住SHIFT，微移按住CTRL键。5.“楚河”用艺术字（绘图工具中的“A”）做出。3.4 3.4 精典排版案例精典排版案例第22页/共25页第21页/共25页七、自选图形综合应用 要求掌握以下内容：1.图层的概念 2.文

15、本框边距设置 3.自选图形线型设置 4.斜线箭头的画法3.4 3.4 精典排版案例精典排版案例第23页/共25页第22页/共25页八、长文档排版 要求掌握以下内容：1.样式设置 2.样式应用（格式刷）3.Tab键的使用(公式对齐)4.表格排版 5.目录生成 6.分页符与分节符的应用（页眉页脚的应用）7.脚注生成 3.4 3.4 精典排版案例精典排版案例第24页/共25页第23页/共25页九、一页双码排版 要求掌握以下内容：域的应用 域：在office中是指系统固定使用的变量，通常用于获取表示页码、段落等信息。3.4 3.4 精典排版案例精典排版案例第25页/共25页第24页/共25页谢谢您的观看！第25页/共25页