时间管理TM学习.pptx

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1、认识时间障碍 分析如何运用时间掌握各种有效控制时间的工具订出行动方案课程目标课程目标第1页/共56页时间管理的错误观念时间管理的错误观念时间管理的错误观念时间管理的错误观念时间管理只是常识只要我把工作做好，时间管理只是常识只要我把工作做好，我的时间管理应该还不错我的时间管理应该还不错我在压力下表现较好，我在压力下表现较好，时间管理会令我失去我的优势时间管理会令我失去我的优势我有使用计事本和行事历，这还不够吗？我有使用计事本和行事历，这还不够吗？第2页/共56页这个课程带给大家最这个课程带给大家最重要的讯息是重要的讯息是.不是教给你把事情做得快的技巧,也不是教你怎样可以不眠不休明白自己问题所在明

2、白自己问题所在,你们需要作出怎样的决定你们需要作出怎样的决定,及及你可以做些什么和要做些什麽你可以做些什么和要做些什麽第3页/共56页认识时间障碍第4页/共56页什么是时间杀手?第5页/共56页时间杀手的分类第6页/共56页时间杀手的分类第7页/共56页人最容易掉进的时间陷阱人最容易掉进的时间陷阱人最容易掉进的时间陷阱人最容易掉进的时间陷阱工作欠目标，优先次序不明确危机管理能力薄弱多项工作须同时进行自我组织问题外界骚扰无力拒绝要求不能有效授权拖延工作会议第8页/共56页要懂得管理自己，首先要认识自己第9页/共56页要管理好自己吗?抛弃恶习,引进新的工作方式和生活习惯 订立目标订立目标妥善计划妥

3、善计划分配时间分配时间权衡轻重权衡轻重权力下放权力下放自我约束自我约束持之以恒持之以恒第10页/共56页第11页/共56页订立计划以掌握时间订立计划以掌握时间 运用企划的概念运用企划的概念-拟定计划拟定计划 订好长期目标,以及的短期目标 根据目标的轻重,安排优先次序 搞清楚个人活力周期表,再根据最有效 的工作时间,勾勒出“理想工作时间表”以目标,优先次序,理想工作时间表表示这三块积木为基础,想好一天的计划第12页/共56页 目标是行动的导航目标是行动的导航灯灯!为什么需要目标？为什么需要目标？第13页/共56页成功就等于目标，成功就等于目标，其他的一切都是这句话的注解。其他的一切都是这句话的注

4、解。美国潜能大师伯恩美国潜能大师伯恩崔西语崔西语为什么需要目标？为什么需要目标？第14页/共56页哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现：27%的人没有目标60目标模糊10有清晰但较短期的目标3有清晰且长期的目标为什么需要目标？为什么需要目标？第15页/共56页25年后调查发现：27%的人没有目标 60目标模糊 10有清晰但较短期的目标 3有清晰且长期的目标 为什么需要目标？为什么需要目标？社会的最底层，抱怨整个世界社社会的中下层面安稳地生活与工作成为各行业的专业人士成为社会各界的顶尖人士第16页/共56页长期目标长期目标:个人目标-是否有

5、关于健康,休闲和营养等的目标?事业目标长期的目标应该是长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己可以鼓励自己和推动自己!第17页/共56页短期目标短期目标项目计划(例如推行 新系统)日常运作计划(编写每月生产报告)每周的行事安排每日的需要完成的工作短期的目标应该是现实的短期的目标应该是现实的短期的目标应该是现实的短期的目标应该是现实的!第18页/共56页“剥洋葱法剥洋葱法”“多叉树法多叉树法”分 解 目 标第19页/共56页S Specific-pecific-明确的M Measurableeasurable-可以量度的A Achievablechievable-可以达成的R Realistice

6、alistic-实际可行的T Time Boundime Bound-有时间性的计划目标第20页/共56页命中是偶然的，打不中是必然的！命中是偶然的，打不中是必然的！如 果 没 有 目 标第21页/共56页浩浩 君君 的的 故故 事事一、明 确 的 目 标二、工 作 排 列 优 先 次 序第22页/共56页你是怎样编排时间计划？一、年度计划甘特图二、周计划执行事项清单史蒂芬 柯维博士“与时间有约”第23页/共56页TO DO LIST-执行事项清单第24页/共56页TO DO LIST-执行事项清单 每天做每天做 每天同一时间做每天同一时间做 将优先次序写下将优先次序写下 由最重要的事情写下由

7、最重要的事情写下第25页/共56页区分优先工作区分优先工作第26页/共56页最重要的是我们必须常常把最重要的事列为最重要The main thing is to keep the main thing the main thing at all times-哲学家 施格兰第27页/共56页理想的工作时间表理想的工作时间表理想的工作时间表理想的工作时间表1/要有正面的工作态度2/留意自己的表现曲线3/预留自己安静的时间4./利用工作日志第28页/共56页请记着:巴雷德“80/20”定理第29页/共56页看看你的工作日志看看你的工作日志,然后问自己然后问自己:几点开始目标几点开始目标?能不能早点开

8、始能不能早点开始?有没有任何让你分心有没有任何让你分心,以致无法完成目标的事情以致无法完成目标的事情?,?,能不能早点开始能不能早点开始?你完全不受干扰的最长时段有多久你完全不受干扰的最长时段有多久?(?(不要把午饭也放进不要把午饭也放进去去)你最有效率和最没有效率是什么时候你最有效率和最没有效率是什么时候?你将当天的主要目标完成到什么程度你将当天的主要目标完成到什么程度?你会照着优先次序的书面计划做事吗你会照着优先次序的书面计划做事吗?你在适当的时间做适当的事吗你在适当的时间做适当的事吗?你在怎么处理不应该做的事你在怎么处理不应该做的事?可不可以授权可不可以授权?手边的工作要如何做得更有成效

9、手边的工作要如何做得更有成效,更为简化更为简化,并减少细节并减少细节?你花的时间与你的优先次序是否相称你花的时间与你的优先次序是否相称?第30页/共56页以行动配合计划以行动配合计划将目标写下来-是什么目标?要达致什么的成果?行动 要做些什么?次序 -哪些应该先做/哪些为后?订下完成 日期及排列优先次序时间估计 每项的行动需要多长时间?灵活性 有没有预留时间给不可估计的突发事情时间表 甚么时候处理甚么事项？第31页/共56页立立 即即 行行 动动 !1/改 变 你 的 习 惯 行为科学研究表明：一个人一天的行为只有5是属于非习惯性的，而95的行为都是习惯性的。江山易改，本性难移!罗曼罗兰名言：

10、性情即命运!第32页/共56页立立 即即 行行 动动 !2/修 正 你 的 态 度 时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛。第33页/共56页怎样可以增加怎样可以增加你的生产力你的生产力?第34页/共56页1.你的办公桌你的工作环境是怎么样?有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率?第35页/共56页改善工作环境将所有可以吸引你视线的东西全挪开将你每天必须用的文具放在上面(电话,时间表,笔记本,日历,笔座.)将你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方第36页/共56页将一些你知道不会作出反应的信件抛弃 利用文件夹来将不同的文件归

11、档改善工作环境第37页/共56页2.归档所有的文件和书信应只分成三类:马上处理只作参考归档第38页/共56页归档系统一些你需要今天马上完成的事情-DO NOW 一些你需要这个星期完成的工作-FILE 一些你需要归档的文件-FILE 有空才阅读的书本-READ 需要传阅的文件-PASS ON 一些文件需要等待资料完成-PROGRESS第39页/共56页3.如何处理电话/电邮如果找不道要通话的对方-切记要留言,并说明事情的严重性,以确保对方回电打电话之前,要把事情重点写下来 要谈比较复杂的事情,可以先将文件传真给对方先看,减少详细解释的时间备有有关文件 自设时限第40页/共56页4.处理会议每次召

12、开任何会议前,必须要紧记以下几点:我是否一定要出席这个会议 会议之前应派发议程 说明开会的目的 如果你是主席,你应 鼓励发言和要求言之有物,要避免发言同事偏离主题 最好设定一个时限,以方便各人安排工作第41页/共56页5.授权授权的定义和原因委派授权是一个向下级分配工作的过程,它通常与一个经理的责任以及决策权利有关 委派授权可以帮助你节约时间的有力武器 委派授权可以增强一个经理的聪明才智 第42页/共56页授 权 应 有 的 心 态?把工作授权给下级,应该存在一个给下属发展的机会 它不是用来惩罚下级 不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情第43页/共56页授权的形态授权的形态主要可以分成两种形态：下

13、达指令下达指令 充分信任充分信任第44页/共56页委派授权技巧预期的成果预期的成果解释所分配工作的重要性订出需要的结果询问下属的意见及疑问应守的规则订出下属的权利范围及规定达到完成工作限期的共识订出跟进时间表肯定成就,提高士气第45页/共56页如何介定哪些工作委派?你必须自己做你应该做,但有些人可以帮助你你可以做,但如果其他人有机会也可以做其他人应该做,但情况紧急时你可以帮他其他人必须做第46页/共56页委派授权技巧解释所分配工作的重要性订出需要的结果订出下属的权利范围及规定达到完成工作限期的共识询问下属的意见及疑问订出跟进时间表肯定成就,提高士气第47页/共56页6.要懂得说不 说不应该是有

14、礼貌 要给对方的清晰的解释 给对方另外的选择和建议 第48页/共56页7.处理拖延心态为什么我们会拖延?不知道如何或从何入手不知道为什么要做?不喜欢去处理 个人情绪及健康问题 缺乏奖励没有迫切性找借口过分忧虑忙碌过后第49页/共56页改善拖延方法问题文件洗牌著手工作时间行动行动每次只处理一项工作每次只处理一项工作-即时去做即时去做-交付下属去做交付下属去做-把工作分成若干部分把工作分成若干部分-订出工作时间订出工作时间第50页/共56页改善拖延方法建立自信-跟自己说“我一定可以做到”设立目标找出与自己相关的地方-对自己的好处储蓄时间全力再战自我奖励设立完工期限时刻提醒自己事情的重要性有充分的准

15、备,才会把事情做好时间就是金钱第51页/共56页我们可以怎样赢得每一分秒?利用交通时间 与运动同行 避开繁忙时间 车上观察构思 车上看书出差外游 收集情报 计划构想 寓工作于娱乐第52页/共56页总结 希望你能够:看到自己的问题在那里 要改变生活的习惯和工作方式 订立目标,策略,行动去应付每一个挑战 在自己所能控制的情况下,把握每分钟 在不能完全自己控制的情况下,把负面的影响减到最低第53页/共56页在新的天地里,你会.有清晰的目标,知道自己在做什么和要做什么 分辨事情的先后次序 知道自己是否朝着目标前进 选择做对的事,而不是说只念着把事情做对 讲求效率,以最少的资源追求最大的成效 计划每天,每周,每年要做的事情 估计需要完成时间,并编排时间表行事第54页/共56页懂得在适当时候说“不”建立一套方法和技巧减少打扰缩短必须要做的事所花的时间抗拒拖延求取生活和工作平衡第55页/共56页感谢您的观看！第56页/共56页